论文部分内容阅读
随着京津冀区域一体化进程建设的加速推进，我省在大力发展经济的同时，对节能减排也提出了更高、更严的要求。节能减排档案管理工作作为节能减排的基础性工作，对于掌握节能减排工作推进情况，加强节能减排工作的监督指导，及时记录推广节能减排工作中的先进技术、经验、做法及重要成果，进一步推进节能减排事业发展发挥着越来越重要的作用。
一、节能减排档案管理工作现状
近几年来，相比节能减排工作的卓有成效，节能减排档案管理并非同步进行，而是滞后，主要存在以下问题：
（一）缺乏统一要求，节能档案管理与节能工作脱节。
目前，节能减排工作主要由各级发改、建设、机关事务管理等三个节能主管部门的节能科室负责，各级档案管理部门没有出台节能减排档案管理工作的具体要求。造成有些主管部门单位领导及节能主管科室对节能减排档案管理没有清楚的认识，重视程度不够，不能将节能减排档案及时收集、整理、归档、交存，从而导致节能减排档案管理与节能减排工作要求相脱节，很多宝贵的资料并未保存下来。
（二）重视程度不够，节能档案管理流于形式。
有些节能主管科室虽然设立了节能资料文件柜，但并不是放置档案用，而是为单纯迎接上级业务检查所准备的资料，资料整理流于形式，资料的保管并不符合档案要求，个别单位把节能减排档案的收集与整理当作一种累赘与负担，甚至存在严重的虚构问题，更谈不上发挥档案作用推动节能减排工作。
（三）人员专业性不强，节能档案管理信息化程度低。
多数节能主管单位的节能档案管理工作由兼职人员负责，这些人员没有经过专业的档案培训，缺乏档案管理工作应有专业知识结构和管理技能，因此导致节能档案管理工作仅限于存放资料，不能实现档案的分类、查询、文件检索等基本功能，更谈不上实现业务档案数字化管理等更高要求。
二、关于加强节能减排档案管理的思考
针对目前节能减排档案管理工作现状，结合各级档案部门及节能主管部门实际情况，提出如下加强节能减排档案管理的思考。
（一）统一认识，明确职能，层层落实责任
为了扎实有效地推进节能档案管理工作，首先应统一认识，把节能减排档案管理纳入整个档案管理体系，节能档案的管理、指导、检查与监督职能由各级档案部门履行，节能档案的形成、收集、立卷、归档、利用主要由各级节能部门来完成。各级档案主管部门，要定期到节能主管部门进行节能档案的检查指导工作，提供技术支持。各节能主管部门要高度重视节能档案管理工作，将其作为节能工作的基础部分，采取有效措施，切实抓紧抓好。一是落实责任到人。要做到三个明确：“明确节能主管科室为节能档案专职管理责任科室、明确分管领导、明确专职档案员”。二是加强监督考核。将节能档案管理作为节能工作中的基础内容，纳入节能考核评先工作，节能档案管理不达标的单位，影响其节能考核排名，从而起到督促各级单位规范节能档案管理的作用。
（二）健全制度，明确要求，规范节能档案管理
针对节能减排工作形势和档案管理的有关要求，要从健全制度、完善管理著手，注重抓好节能档案管理的规范化建设。一是建立健全节能档案管理办法及业务规范。各级档案部门要制定下发节能减排档案的管理方法及业务规范等，明确节能减排工作中档案材料的形成、收集、整理、归档、利用等各项业务标准和要求。二是完善节能档案管理制度。各级节能主管部门要从节能工作实际出发，明确本部门节能档案的收集、整理、立卷的有关要求和程序，确立节能档案归档范围及保管期限，使节能档案管理工作有章可循。三是规范节能档案管理程序。在节能减排工作中形成的文件材料，应由各形成部门按要求收集、整理、立卷，定期向档案部门移交。对于承担节能减排重点产品、重大技术创新项目、重点建设工程项目和重大技术装备研发和建设的各级单位，在进行项目鉴定或验收之前，应通过档案管理部门的项目档案专项验收。
（三）部门协作，整合资源，加强节能档案信息化建设
节能减排工作中，各级发改部门负责本区域内节能减排全面管理，各级建设部门负责建筑节能，各级机关事务管理部门负责公共机构节能，这三大部门掌握本地区节能减排工作的主要情况，部门间存在着职能重合区域。比如建设部门的建筑节能也包括机关事务管理部门的公共机构办公建筑节能改造；发改部门的节能考核，也涉及建设部门和机关事务管理部门的节能工作开展情况。因此，节能部门之间，要增强节能档案管理工作的协作配合，以档案为纽带，定期沟通交流，这样即可以全面收集节能档案、规范管理，同时也促进了节能主管部门全面掌握节能工作情况，整合资源，信息互补，使节能档案充分发挥信息指导作用，更好地为节能减排工作服务。
在节能档案的管理中，要结合节能工作涉及面广、专业性强、省内横向联系较多等特点，利用现有办公条件，加强信息化管理，便于档案利用及资源共享。一是充分发挥现代化办公设备的优势，加强电子档案的收集、保管和利用。二是对档案实行数字化和纸质化管理，利用计算机直接查询，保证数字档案利用的便捷性。三是有条件的地区，可利用网络自动化办公系统，完成档案数据的收发、登记、信息传递等功能，努力实现节能档案与办公系统一体化管理。
（四）创新机制，突出服务，有效利用节能档案资源
档案资源保管是前提，利用是目的。用好节能档案，对节能工作起到引导、推动、促进的重要作用。例如：在节能形势的分析中，年度节能数据档案是主要支撑；在节能技术、产品、材料等的推广应用中，节能示范点的建设经验及节能技术档案具有高度的参考性及指导性；在落后企业的关停并转中，档案记载了企业的归属与流向，同时也见证了经济发展的历史脚步。因此，各级节能主管部门要根据节能工作特点，发挥节能档案价值，积极开展节能减排档案利用工作，做到节能减排开展到哪里，档案信息就服务到哪里。一是创新服务机制，建立节能档案协作机制。档案管理部门定期召开由节能档案人员参加的节能系统档案协作会议，整合各部门节能档案资源，对各部门节能档案管理工作进行自查及互查，为各节能相关单位互通有无、资源共享创建平台。二是完善服务手段，定向提供节能档案利用服务。各节能主管部门可从节能工作特点出发，将节能技术档案主要索引予以发布，定向为所需单位提供查询服务。三是拓展利用渠道，实现节能档案资源广泛共享。加大节能档案网络化远程利用力度，结合政府信息公开工作，开展节能信息远程查阅服务。
（五）加大宣传，强化培训，提高节能档案人员素质
节能档案管理是一项政策性、业务性都很强的工作，现有的节能档案管理人员，多数为节能管理科室的兼职人员，加大对此类人员的节能档案宣传力度，强化档案专业技能培训，将会对节能档案管理的规范化、科学化起到重要促进作用。档案部门应按照节能档案管理相关规范，结合节能工作特点，对节能档案管理中的各个环节进行示范性培训，提高节能档案管理人员的实践操作能力，将节能档案人员纳入档案系统人员的统一管理，做到节能档案管理人员持证上岗，参加年度档案工作的评先评优，调动工作积极性。各节能相关单位要做好节能档案管理工作的宣传教育，加强节能档案管理规章制度的交流学习，增强相关人员的档案意识。同时，要强化节能档案人员的保密教育，使节能档案管理人员能够正确处理档案利用与信息保密的关系，努力培养节能科室的专业档案工作人员。
（作者单位：秦皇岛市机关事务管理局）
一、节能减排档案管理工作现状
近几年来，相比节能减排工作的卓有成效，节能减排档案管理并非同步进行，而是滞后，主要存在以下问题：
（一）缺乏统一要求，节能档案管理与节能工作脱节。
目前，节能减排工作主要由各级发改、建设、机关事务管理等三个节能主管部门的节能科室负责，各级档案管理部门没有出台节能减排档案管理工作的具体要求。造成有些主管部门单位领导及节能主管科室对节能减排档案管理没有清楚的认识，重视程度不够，不能将节能减排档案及时收集、整理、归档、交存，从而导致节能减排档案管理与节能减排工作要求相脱节，很多宝贵的资料并未保存下来。
（二）重视程度不够，节能档案管理流于形式。
有些节能主管科室虽然设立了节能资料文件柜，但并不是放置档案用，而是为单纯迎接上级业务检查所准备的资料，资料整理流于形式，资料的保管并不符合档案要求，个别单位把节能减排档案的收集与整理当作一种累赘与负担，甚至存在严重的虚构问题，更谈不上发挥档案作用推动节能减排工作。
（三）人员专业性不强，节能档案管理信息化程度低。
多数节能主管单位的节能档案管理工作由兼职人员负责，这些人员没有经过专业的档案培训，缺乏档案管理工作应有专业知识结构和管理技能，因此导致节能档案管理工作仅限于存放资料，不能实现档案的分类、查询、文件检索等基本功能，更谈不上实现业务档案数字化管理等更高要求。
二、关于加强节能减排档案管理的思考
针对目前节能减排档案管理工作现状，结合各级档案部门及节能主管部门实际情况，提出如下加强节能减排档案管理的思考。
（一）统一认识，明确职能，层层落实责任
为了扎实有效地推进节能档案管理工作，首先应统一认识，把节能减排档案管理纳入整个档案管理体系，节能档案的管理、指导、检查与监督职能由各级档案部门履行，节能档案的形成、收集、立卷、归档、利用主要由各级节能部门来完成。各级档案主管部门，要定期到节能主管部门进行节能档案的检查指导工作，提供技术支持。各节能主管部门要高度重视节能档案管理工作，将其作为节能工作的基础部分，采取有效措施，切实抓紧抓好。一是落实责任到人。要做到三个明确：“明确节能主管科室为节能档案专职管理责任科室、明确分管领导、明确专职档案员”。二是加强监督考核。将节能档案管理作为节能工作中的基础内容，纳入节能考核评先工作，节能档案管理不达标的单位，影响其节能考核排名，从而起到督促各级单位规范节能档案管理的作用。
（二）健全制度，明确要求，规范节能档案管理
针对节能减排工作形势和档案管理的有关要求，要从健全制度、完善管理著手，注重抓好节能档案管理的规范化建设。一是建立健全节能档案管理办法及业务规范。各级档案部门要制定下发节能减排档案的管理方法及业务规范等，明确节能减排工作中档案材料的形成、收集、整理、归档、利用等各项业务标准和要求。二是完善节能档案管理制度。各级节能主管部门要从节能工作实际出发，明确本部门节能档案的收集、整理、立卷的有关要求和程序，确立节能档案归档范围及保管期限，使节能档案管理工作有章可循。三是规范节能档案管理程序。在节能减排工作中形成的文件材料，应由各形成部门按要求收集、整理、立卷，定期向档案部门移交。对于承担节能减排重点产品、重大技术创新项目、重点建设工程项目和重大技术装备研发和建设的各级单位，在进行项目鉴定或验收之前，应通过档案管理部门的项目档案专项验收。
（三）部门协作，整合资源，加强节能档案信息化建设
节能减排工作中，各级发改部门负责本区域内节能减排全面管理，各级建设部门负责建筑节能，各级机关事务管理部门负责公共机构节能，这三大部门掌握本地区节能减排工作的主要情况，部门间存在着职能重合区域。比如建设部门的建筑节能也包括机关事务管理部门的公共机构办公建筑节能改造；发改部门的节能考核，也涉及建设部门和机关事务管理部门的节能工作开展情况。因此，节能部门之间，要增强节能档案管理工作的协作配合，以档案为纽带，定期沟通交流，这样即可以全面收集节能档案、规范管理，同时也促进了节能主管部门全面掌握节能工作情况，整合资源，信息互补，使节能档案充分发挥信息指导作用，更好地为节能减排工作服务。
在节能档案的管理中，要结合节能工作涉及面广、专业性强、省内横向联系较多等特点，利用现有办公条件，加强信息化管理，便于档案利用及资源共享。一是充分发挥现代化办公设备的优势，加强电子档案的收集、保管和利用。二是对档案实行数字化和纸质化管理，利用计算机直接查询，保证数字档案利用的便捷性。三是有条件的地区，可利用网络自动化办公系统，完成档案数据的收发、登记、信息传递等功能，努力实现节能档案与办公系统一体化管理。
（四）创新机制，突出服务，有效利用节能档案资源
档案资源保管是前提，利用是目的。用好节能档案，对节能工作起到引导、推动、促进的重要作用。例如：在节能形势的分析中，年度节能数据档案是主要支撑；在节能技术、产品、材料等的推广应用中，节能示范点的建设经验及节能技术档案具有高度的参考性及指导性；在落后企业的关停并转中，档案记载了企业的归属与流向，同时也见证了经济发展的历史脚步。因此，各级节能主管部门要根据节能工作特点，发挥节能档案价值，积极开展节能减排档案利用工作，做到节能减排开展到哪里，档案信息就服务到哪里。一是创新服务机制，建立节能档案协作机制。档案管理部门定期召开由节能档案人员参加的节能系统档案协作会议，整合各部门节能档案资源，对各部门节能档案管理工作进行自查及互查，为各节能相关单位互通有无、资源共享创建平台。二是完善服务手段，定向提供节能档案利用服务。各节能主管部门可从节能工作特点出发，将节能技术档案主要索引予以发布，定向为所需单位提供查询服务。三是拓展利用渠道，实现节能档案资源广泛共享。加大节能档案网络化远程利用力度，结合政府信息公开工作，开展节能信息远程查阅服务。
（五）加大宣传，强化培训，提高节能档案人员素质
节能档案管理是一项政策性、业务性都很强的工作，现有的节能档案管理人员，多数为节能管理科室的兼职人员，加大对此类人员的节能档案宣传力度，强化档案专业技能培训，将会对节能档案管理的规范化、科学化起到重要促进作用。档案部门应按照节能档案管理相关规范，结合节能工作特点，对节能档案管理中的各个环节进行示范性培训，提高节能档案管理人员的实践操作能力，将节能档案人员纳入档案系统人员的统一管理，做到节能档案管理人员持证上岗，参加年度档案工作的评先评优，调动工作积极性。各节能相关单位要做好节能档案管理工作的宣传教育，加强节能档案管理规章制度的交流学习，增强相关人员的档案意识。同时，要强化节能档案人员的保密教育，使节能档案管理人员能够正确处理档案利用与信息保密的关系，努力培养节能科室的专业档案工作人员。
（作者单位：秦皇岛市机关事务管理局）