如何做好机关档案管理工作

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  【摘要】档案是机关事业单位公务活动的真实记录。重视档案工作,对于规范机关管理。提高机关工作效率。具有重要的意义。本文从档案管理工作的重要性入手。结合目前机关档案管理工作浅谈几点建议。
  【关键词】档案;管理;建议
  科学规范的档案管理工作,有利于提高档案管理工作的效率与质量,可以给我们的工作决策提供更多参考和值得借鉴的信息。因此,在新形势下,如何使机关档案管理工作规范化、标准化,已成为机关档案管理工作人员务必认真做好的一项新课题。那么,根据笔者多年从事机关办公室档案管理工作的实践工作经验,就如何做好机关档案管理工作,谈一些粗浅的见解,与大家共同分享。
  一、必须规范公文的处理及把好公文的形成关
  公文形成是档案工作的起点,规范公文处理,把好公文形成关,是做好档案管理工作的基础。而公文拟制则是公文形成的关键环节。不同单位的文件拟制部门各不同,有的单位的公文是由办公室统一拟制的,有的则是由相关职能部门起草然后交由办公室负责印发。我局就属于后者,由于各职能部门写作人员的水平、素质各不相同,对公文起草工作相关要求的理解存在差异,导致起草的文件质量也就大不一样。我局在公文拟制过程中存在的问题主要反映在以下几个方面:
  (一)文种使用不当。主要有请示、报告不分,一文请示多件事情,生造文种或不规范使用红头文件等。
  (二)附件标识混乱。有的公文注有附件,但既不在规定的位置做出标识,也不在附件名称前标识出具体的序号,行文程序混乱。
  (三)主题词标注不准确。公文主题词标注不准确,不利于检索查找。
  (四)数字及数量单位使用不规范。同一份公文内的数字出现有大写的和小写的,而数量单位则有的写吨、有的写公斤、也有的写成斤等。
  (五)行文方式处理不当。有的下行文本应由部门制定贯彻实施方案通知下属单位,而用转发直接通知下属单位,造成下属单位不知如何执行。
  (六)资料管理分散。部分职能部门为了使用方便,将应统一归档、集中保管的档案资料分散保管,利用档案的人员在借阅档案后没有及时归还档案部门,导致档案内容不全、材料分散,严重影响了档案的完整性。
  针对上述情况,严重影响了公文转化为档案的立卷和归档。因此,作为办公室的档案管理人员,平时有必要参与对各部门呈送的公文初稿进行规范处理,依照有关规定,全面审核,严格核稿,特别是对那些突出表达主题思想的关键的字、词、句,数字及数量单位的使用以及行文方式等要严格把关,发现问题应尽快与提供初稿的部门进行衔接,共同磋商,尽量将各种问题都解决在核稿阶段,决不能将问题推给签发的领导定夺,以确保公文的高质量、高水平,以及档案的高质量、高水平。
  二、必须从档案整理及公文的评估分类做起
  评估工作对文书人员是个严峻的挑战,它要求文书人员有发展的眼光和敏锐的洞察能力,能够在数量众多、内容庞杂的文件中挑选出那些具有保存价值的文件进行归档,供日后的工作查考利用。在日常工作中,很多档案工作人员兼任秘书工作,因此一定要重视对形成档案的公文进行科学地评估归类。我局在整理档案过程中,已经形成了一套较科学的归档方法,具有较强的规律性,即年度—组织机构—内容,但在实际工作中,文秘人员不应该拘泥于传统的整理归类思路,但也不应该随意更改,要结合单位的具体发展实际,严格依照档案管理部门的统一规范和要求,进行科学地创新,不断提高单位的档案管理水平,尽量做到查找简便、快捷。
  三、必须完善公文材料及做好资料收集工作
  文书部门在公文最初归档时要认真检查形成公文的一系列材料,发现有附件而未及时归档的要催要,同一事项有外来文件未按时上交的要跟踪收回,以避免长时间留在个人手中而遗失。具体可以从以下几点着手:
  (一)档案整理工作必须从平时做起。对于上级发文,做完收文登记后,首先应鉴别该文件是否具有保存价值,如果其中一部分随着现行效用的完成,便失去其保存的社会价值而被淘汰;而另一部分文件,退出现行领域之后,却具有储存价值,能使后人通过其载录进行借鉴和利用。因此应按档案整理规范要求进行传阅,阅办完毕后,已初步进入归档程序,进一步归整,以备平时查阅。
  (二)档案整理工作应注重细节。对于本单位自生文件,领导签发后,应将形成该文件的所有资料收集齐全,按照从上到下,依次为正式文件、签发文、定稿、改稿、初稿等程序集中归整,并统一装订成册,初步完成“件”,由零散“页”到集中归整为“件”,初步做好档案入库前的各项准备工作。
  四、必须善于交流及发挥档案的作用
  档案利用工作开展得好坏,直接影响到整个档案工作能否很好地为各项工作服务。在档案的利用工作中,要求档案工作者必须具有高度的责任心,要树立精品意识,培育职业意识。不断接受新信息,扩大知识视野,提高自己的鉴别能力,要主动热情、服务周到,给利用者以最满意的服务。在新形势下的档案利用工作中,不应只满足于等待利用者上门的被动服务方式,应该做好档案的开放利用和编研工作,充分利用各种媒体和机会,主动向用户推荐和宣传自己编纂的各种档案史料汇编和参考资料,如大事记、组织沿革、专题概要、统计数字汇集、会议简介等,从而达到资源共享的目的。
  五、必须加强档案工作规范化、标准化及依法规范管理
  要做好档案工作,必须建立健全各项规章制度。有了切实可行的规章制度,才能实现现代化、规范化、标准化的档案管理。随着档案事业的不断发展,《档案管理制度》《档案保密制度》《档案借阅利用制度》《档案销毁制度》等等规章制度都在不断完善,这些制度涉及到档案的收集、整理、鉴定、立卷、归档、保管、利用、销毁等各个方面,明确了档案的管理范围、管理原则和管理方法,使得档案管理工作做到有章可循。《档案法》的颁布和实施,为依法管理档案工作提供了依据。自觉遵守《档案法》,明确档案工作者的权力、义务和责任,加强档案法制建设、依法治档,是做好档案工作的一个重要方面。
  六、必须提高档案管理人员的职业道德素质及业务素质
  档案管理水平如何以及档案服务质量优劣,直接取决于档案的管理人员。因此,档案管理人员的整体素质如何,是做好档案管理工作和保证档案服务质量的决定因素。档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量。因此,档案管理人员除了具备良好的政治素质、道德素质外,还应具备精明强干的业务素质,具体可以从以下几个方面进行:
  (一)对档案工作要有高度的认识。要实现从公文到档案的成功转化,就必须重视公文的规范化管理,实现文秘工作和档案工作组织制度的真正交融,加强档案部门对文件管理的超前控制,这样才能保证档案的质量,减少档案部门的工作程序和繁琐的移交手续,避免重复立卷,使文书工作流程更加科学化、合理化。
  (二)要有高度的职业责任感。档案工作人员要有较强的职业悟性,要随时将“档案”装在自己的头脑里,要有对历史负责的态度,使档案工作平时化、平常化。因此,务必要按照规定的要求,规范地、科学地办理好每一份文件,对每一份文件做出科学的评估。
  (三)要不断提高自己的专业素质和综合素质。文秘工作和档案工作具有较强的专业性和技术性。在日常工作中,文秘人员要重视档案知识的学习,加强档案意识的培养,最好的办法就是常备一本专业书籍,《档案管理学》《档案管理基础》等,以便需要时查阅,真正做到边工作、边学习,在工作实践中逐步提高自己的理论水平。在日常工作中,很多档案工作人员都兼任秘书工作,因此一定要重视对形成档案的公文进行科学的评估归类。
  【参考文献】
  [1]刘莉,王丽欣.浅析科研档案的管理与利用[J],经济研究导刊,2011(22).
  [2]谭海燕.做好档案管理工作的几个要素,[J],《山西档案》,2012(S1).
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