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【摘要】组织机构代码在社会和经济发展中发挥的作用越来越大，随着管理手段的不断提高，组织机构代码电子档案的应用越来越广泛，对于提高服务质量和工作效率具有非常重要的意义。本文剖析了组织机构电子档案数据采集工作中存在的问题，并探讨应对的策略。
【关键词】组织机构代码；电子档案；数据采集；问题；对策
前言
组织机构代码档案是国家机关、各企事业单位和其他社会团体、组织在办理组织机构代码证的申请、变更、年检、换证、注销等业务过程中形成的具有保存价值的原始材料，一般以文字、图表的形式呈现。为提高工作效率，提高服务质量，采用电子档案来替代传统的纸质组织机构代码档案已经成为大势所趋。组织机构代码电子档案就是将办理代码证时办理方提供的相关证件、表格、文件等通过扫描等方式转换为电子数据，存储到计算机中，实现组织机构代码档案的信息化管理，从而能够实现对代码档案更有效的保护，实现代码档案管理的规范化、制度化和科学化。对代码电子档案数据采集工作的质量好坏是代码电子档案管理的关键所在，因此探讨此项工作当前存在的问题，并有针对性地提出应对策略是十分必要的。
1、组织机构代码电子档案数据采集存在的问题
1.1纸质组织机构代码档案管理不科学给电子档案数据采集带来了麻烦
很长时间以来，纸质机构代码档案的管理缺乏规范性和科学性，没有专门的代码档案管理人员，缺乏标准化的规章制度，这就给纸质组织机构代码档案的管理增加了难度，主要表现在一个组织机构在办理申领、变更、年检、换证等不同业务时形成的纸质代码档案存放在不同的方位，当需要对某一组织机构的代码电子档案数据采集时就需要往返于不同位置，给查找工作增加了难度，而且增加了相关人员的工作强度。另外，几年前形成的纸质代码档案由于保存时间较长，管理方法落后，导致纸质代码档案格式不统一、字迹模糊甚至残缺不全，质量无法保证，因此给代码电子档案数据采集带来了麻烦。
1.2对组织机构代码电子档案变更、换证等数据采集重视程度不够
当前代码管理机构对于代码电子档案数据采集认识不够，造成对变更、年检、换证等过程的档案数据采集不够重视，应配套的设备和人员配备不齐或设施较为落后，因此所采集到的档案信息质量不高，表现在档案扫描件清晰程度不够、可辨识性较差，无法保证对代码电子档案的有效利用。另外，在代码电子档案数据采集中只重视对新申办机构的档案数据采集，以反映机构成立之时的信息，而忽视对变更、换证等档案数据采集，导致档案数据信息不具备实时性，在实际应用中可用性不强，易造成使用混乱。
1.3代码档案管理人员素质较低
代码档案管理工作程序繁琐，专业性较强，兼具管理和服务的性质，而且随着代码档案电子化的飞速发展，对代码档案管理人员业务素质的要求也越来越高，而当前代码档案管理人员素质普遍处于较低的水平，对于代码电子档案数据采集没有一个系统的知识体系，尤其对计算机、扫描仪等设备以及对代码档案管理系统的操作和管理都无法做到精细化，给代码电子档案数据采集质量带来隐患。
2、组织机构代码电子档案数据采集相关对策
2.1提高代码电子档案管理水平
由于组织机构代码电子档案的形成是基于纸质代码档案之上，而同时鉴于不同时期形成的纸质代码档案形成特点不同，要想提高代码电子档案数据采集的工作效率和准确性，应当对纸质代码档案进行科学分档建册，具体来说，要对不同机构代码的纸质档案分为企业法人、机关法人、事业法人、社会团体、其他机构等类型分类存放，同时对每个组织机构的申办、变更、年检、换证等各项业务按照业务办理的时间先后顺序进行分档，装订成册。与此同时，应当建立科学的编码体系，便于日后对代码档案的检索和使用。另外，对于不同历史时期形成的代码档案信息进行区别对待，对于时间较为久远的质量较差的代码档案进行电子档案数据采集时，可只采集较为常用的数据项，而对于不常用的、利用率不高的数据项应当舍弃，做到重点突出，而对于近期形成的代码档案同时采集常用基础数据项和重要数据项，这样的工作方法可有效减少代码电子档案数据采集工作的工作量，提高工作效率。
2.2充分重视代码电子档案变更、换证等数据采集工作
随着组织机构代码的广泛应用，社会各界对组织机构代码档案数据的质量要求也越来越高，因此要重视每一个环节代码电子档案的数据采集工作，尤其是变更、换证等的档案数据采集工作必须得到应有的重视，以确保代码电子档案数据信息的实时性和真实性。例如，当某机构的法人或地址、业务范围、注册资金等信息在代码证有效期内发生了变化，就必须在其办理业务之时进行代码电子档案数据的采集，以便相关组织机构代码档案信息的应用部门能够随时获取其最新信息。另外，还要保证所采集的代码电子档案图像的可识别性，确保图像的清晰，实际工作中可从以下几个方面着手：第一，加强读纸质代码档案原件材料的审核，严格按照《代码档案管理办法》办事，对于不合格或质量不高的纸质代码档案原件要拒绝接收；第二，在对纸质代码档案转化为电子数据时要严格把关，做好掃描、调节、剪裁等技术工作，对于识别性不高的要予以删除后重新扫描；第三，要加大电子档案数据采集基础设施的投入，为得到高质量的代码电子档案数据信息奠定基础。
2.3提高代码档案管理人员的业务素质
为提高组织机构代码电子档案数据采集的科学化和规范化水平，从根本上来说就要提高代码档案管理人员的业务水平，由于代码档案工作既具备管理性质又具有服务的性质，因此应当配备专职的代码档案管理人员。代码档案管理人员需要具备扎实的代码业务知识，同时又需要具有代码档案管理和服务意识，既要熟练操作计算机、扫描仪等设备，又要对代码电子档案数据采集相关软件的应用烂熟于心，并且随着科技的发展，代码档案管理人员也应当与时俱进，时刻关注代码档案管理工作的发展动态，了解世界最前沿的技术特点，不断掌握科学、先进的工作方法。为提高代码档案管理人员的业务素质，可通过对代码档案管理人员的培训使其相关知识不断更新，同时通过建立科学的激励机制，以充分发挥代码档案管理人员的主观能动性，使其能够积极、主动、创造性地工作。
结束语
综上所述，组织机构代码电子档案数据采集对于提高代码档案工作的效率和服务能力具有十分重要的意义，高质量的数据采集才能带来高质量的档案，因此要看到当前工作中存在的问题，不断采取措施，提高代码电子档案采集的工作质量。
参考文献
[1]刘国辉.组织机构代码电子档案的安全问题及其对策[J].科技致富向导，2014，（2）：99.
[2]冯燕宁.组织机构代码电子档案的管理与应用[J].科教文汇，2010，（10）：184-185.
【关键词】组织机构代码；电子档案；数据采集；问题；对策
前言
组织机构代码档案是国家机关、各企事业单位和其他社会团体、组织在办理组织机构代码证的申请、变更、年检、换证、注销等业务过程中形成的具有保存价值的原始材料，一般以文字、图表的形式呈现。为提高工作效率，提高服务质量，采用电子档案来替代传统的纸质组织机构代码档案已经成为大势所趋。组织机构代码电子档案就是将办理代码证时办理方提供的相关证件、表格、文件等通过扫描等方式转换为电子数据，存储到计算机中，实现组织机构代码档案的信息化管理，从而能够实现对代码档案更有效的保护，实现代码档案管理的规范化、制度化和科学化。对代码电子档案数据采集工作的质量好坏是代码电子档案管理的关键所在，因此探讨此项工作当前存在的问题，并有针对性地提出应对策略是十分必要的。
1、组织机构代码电子档案数据采集存在的问题
1.1纸质组织机构代码档案管理不科学给电子档案数据采集带来了麻烦
很长时间以来，纸质机构代码档案的管理缺乏规范性和科学性，没有专门的代码档案管理人员，缺乏标准化的规章制度，这就给纸质组织机构代码档案的管理增加了难度，主要表现在一个组织机构在办理申领、变更、年检、换证等不同业务时形成的纸质代码档案存放在不同的方位，当需要对某一组织机构的代码电子档案数据采集时就需要往返于不同位置，给查找工作增加了难度，而且增加了相关人员的工作强度。另外，几年前形成的纸质代码档案由于保存时间较长，管理方法落后，导致纸质代码档案格式不统一、字迹模糊甚至残缺不全，质量无法保证，因此给代码电子档案数据采集带来了麻烦。
1.2对组织机构代码电子档案变更、换证等数据采集重视程度不够
当前代码管理机构对于代码电子档案数据采集认识不够，造成对变更、年检、换证等过程的档案数据采集不够重视，应配套的设备和人员配备不齐或设施较为落后，因此所采集到的档案信息质量不高，表现在档案扫描件清晰程度不够、可辨识性较差，无法保证对代码电子档案的有效利用。另外，在代码电子档案数据采集中只重视对新申办机构的档案数据采集，以反映机构成立之时的信息，而忽视对变更、换证等档案数据采集，导致档案数据信息不具备实时性，在实际应用中可用性不强，易造成使用混乱。
1.3代码档案管理人员素质较低
代码档案管理工作程序繁琐，专业性较强，兼具管理和服务的性质，而且随着代码档案电子化的飞速发展，对代码档案管理人员业务素质的要求也越来越高，而当前代码档案管理人员素质普遍处于较低的水平，对于代码电子档案数据采集没有一个系统的知识体系，尤其对计算机、扫描仪等设备以及对代码档案管理系统的操作和管理都无法做到精细化，给代码电子档案数据采集质量带来隐患。
2、组织机构代码电子档案数据采集相关对策
2.1提高代码电子档案管理水平
由于组织机构代码电子档案的形成是基于纸质代码档案之上，而同时鉴于不同时期形成的纸质代码档案形成特点不同，要想提高代码电子档案数据采集的工作效率和准确性，应当对纸质代码档案进行科学分档建册，具体来说，要对不同机构代码的纸质档案分为企业法人、机关法人、事业法人、社会团体、其他机构等类型分类存放，同时对每个组织机构的申办、变更、年检、换证等各项业务按照业务办理的时间先后顺序进行分档，装订成册。与此同时，应当建立科学的编码体系，便于日后对代码档案的检索和使用。另外，对于不同历史时期形成的代码档案信息进行区别对待，对于时间较为久远的质量较差的代码档案进行电子档案数据采集时，可只采集较为常用的数据项，而对于不常用的、利用率不高的数据项应当舍弃，做到重点突出，而对于近期形成的代码档案同时采集常用基础数据项和重要数据项，这样的工作方法可有效减少代码电子档案数据采集工作的工作量，提高工作效率。
2.2充分重视代码电子档案变更、换证等数据采集工作
随着组织机构代码的广泛应用，社会各界对组织机构代码档案数据的质量要求也越来越高，因此要重视每一个环节代码电子档案的数据采集工作，尤其是变更、换证等的档案数据采集工作必须得到应有的重视，以确保代码电子档案数据信息的实时性和真实性。例如，当某机构的法人或地址、业务范围、注册资金等信息在代码证有效期内发生了变化，就必须在其办理业务之时进行代码电子档案数据的采集，以便相关组织机构代码档案信息的应用部门能够随时获取其最新信息。另外，还要保证所采集的代码电子档案图像的可识别性，确保图像的清晰，实际工作中可从以下几个方面着手：第一，加强读纸质代码档案原件材料的审核，严格按照《代码档案管理办法》办事，对于不合格或质量不高的纸质代码档案原件要拒绝接收；第二，在对纸质代码档案转化为电子数据时要严格把关，做好掃描、调节、剪裁等技术工作，对于识别性不高的要予以删除后重新扫描；第三，要加大电子档案数据采集基础设施的投入，为得到高质量的代码电子档案数据信息奠定基础。
2.3提高代码档案管理人员的业务素质
为提高组织机构代码电子档案数据采集的科学化和规范化水平，从根本上来说就要提高代码档案管理人员的业务水平，由于代码档案工作既具备管理性质又具有服务的性质，因此应当配备专职的代码档案管理人员。代码档案管理人员需要具备扎实的代码业务知识，同时又需要具有代码档案管理和服务意识，既要熟练操作计算机、扫描仪等设备，又要对代码电子档案数据采集相关软件的应用烂熟于心，并且随着科技的发展，代码档案管理人员也应当与时俱进，时刻关注代码档案管理工作的发展动态，了解世界最前沿的技术特点，不断掌握科学、先进的工作方法。为提高代码档案管理人员的业务素质，可通过对代码档案管理人员的培训使其相关知识不断更新，同时通过建立科学的激励机制，以充分发挥代码档案管理人员的主观能动性，使其能够积极、主动、创造性地工作。
结束语
综上所述，组织机构代码电子档案数据采集对于提高代码档案工作的效率和服务能力具有十分重要的意义，高质量的数据采集才能带来高质量的档案，因此要看到当前工作中存在的问题，不断采取措施，提高代码电子档案采集的工作质量。
参考文献
[1]刘国辉.组织机构代码电子档案的安全问题及其对策[J].科技致富向导，2014，（2）：99.
[2]冯燕宁.组织机构代码电子档案的管理与应用[J].科教文汇，2010，（10）：184-185.