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摘 要：项目档案是项目建设、管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。一个项目从立项、设计、施工、监理、验收的过程中形成大量的文件材料和影像资料，是真实反映建设过程和施工成果的重要原始资料，有利于加强工程进度控制和质量监督，明确责任追查。本文从项目档案管理角度出发，分析当前项目档案管理工作现状，并提出相应解决对策。
关键词：工程项目；项目管理；档案
工程项目一般都有投资金额大、建设周期较长、涉及的部门多等特点。其中，项目档案管理是工程项目建设的重要组成部分，应该引起广大项目管理工作人员的高度重视，通过科学合理的管理手段，妥善完备收集项目档案资料，为项目顺利开展和日后交付维护使用打下良好基础。
一、项目施工档案管理工作中存在的主要问题
1.档案管理重视程度不够
在工程项目推进过程中，无论是施工单位还是监督部门，大部分都是关注工程形象进度、预算执行、设备购置、工程质量等问题，认为这才是工程项目最主要的考核指标，上至单位领导，下至施工人员，往往都忽视了在施工过程中对于档案资料的收集整理工作，档案管理工作重视程度不高。档案管理工作呈现出严重的滞后性，总是在工程建设完成后，等到需要开展竣工驗收实施项目档案检查了，才临时想起来整理项目档案材料，对于档案收集的完整性和时效性质量都不会太好。
2.档案收集质量不高
在目前工程项目实施过程中，由于档案收集和整理的工作重视程度不够，认为这项工作没有技术含量，许多单位都是安排新进人员或者实习人员来实施档案收集整理。而且档案收集人员相对于项目建设人员来说，工资收入也存在差距，一定程度上影响了项目档案管理人员的工作积极性，自然会影响档案收集质量。很多的工程建设单位都没有设立专门的档案管理工作人员，而复杂工程建设的技术人员对于档案管理制度和要求也不是太明确，对档案收集的工作不是很熟悉，不知道什么样的资料需要收集，什么样的资料需要整理和建档，错过了最佳的归档时机。在工程建设完成后，缺乏专业的档案管理人员来整理档案资料，对于不同类别的档案资料，收集保管方式也不太妥当，部分单位甚至没有单独的档案室，一些很重要的资料因存放的不得当而遭到损坏。
3.档案制度落实不强
在工程项目的推进过程中，施工档案管理工作的具体落实，还缺乏统一的项目档案管理制度，在实际执行中，各单位根据自身的实际需求，对施工档案管理的方式方法存在差异，影响了施工档案的统一管理。笔者单位对于档案管理虽有明确的制度，对于项目管理工程档案的相关要求也比较明确，但是在实际执行中，也会出现偏差，不同的项目，档案材料收集过程也不一致，施工档案的管理随意性大，难以保证档案管理工作质量。
4.档案资料缺乏电子备份
随着工程项目的复杂性不断提升，许多项目管理人员逐步开始引进数码相机、便携式摄影器材，对工程项目实施情况进行记录，档案资料的收集和整理也向着高科技的趋势发展。但是对于项目的影音资料，保管也不是太正规，没有专门的存储设备进行电子备份。目前，项目管理人员对于档案材料的收集大部分还是限制于纸质文件，没有对纸质材料进行扫描拍照存档，纸质材料损坏或者丢失后就不容易补救。长期以来，工程项目施工人员对于工程项目档案的收集和整理不够重视，更不要说电子备份的问题了，有些管理人员甚至认为电子资料的备份是完全没有必要的。很多单位都只是进行纸质版的档案整理，并没有意识到电子版档案的重要性和方便性。
二、存在问题的解决对策
1.重视档案收集工作
增强项目档案归档意识，加强对项目档案工作的组织领导，只有重视档案收集和整理工作，才会将更多足够的人力、物力和财力向档案收集整理工作予以倾斜，才能将工程项目档案工作完成的更快更好。各单位领导一定要意识到档案管理工作的重要性，提高档案工作人员的工作地位，肯定他们的工作能力和成果，让大家一起积极配合档案收集工作。档案材料要从动态和静态两方面记录，真实反映工程建设过程和建设成果，为项目建设、管理、生产（运行）、维护提供重要依据和参考数据。
2.完善档案管理制度
各工程项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。其次，还应该制定相关的规章制度来规定档案收集资料的标准，制定出相关的标准来去检验资料收集的质量问题，一旦发现与标准有出入的地方就要及时的改正。而且要定期举办会议来讨论在档案管理过程中所遇到的问题，让大家集思广益，提出问题，解决问题，总结经验和教训，进而提高工程项目档案收集的工作。
3.优化档案收集模式
档案工作要与项目建设同步进行，坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国项目档案工作的一条重要经验，也是项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况。在工程的施工阶段，负责档案管理的工作人员不能仅仅在办公室负责资料的整理，还应亲自到施工现场去考察，掌握工程进度的资料的整理和收集。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作，要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。
4.严把档案验收关
当工程项目结束的时候，档案整理的工作人员应该及时的进行收集、整理和建档，分门别类的录入到电脑中，保存好电子备份资料。要严格按国家规定编制好竣工图，竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。要把好竣工档案专项验收关，齐全、完整、准确、系统的档案是项目生产（运行）、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。每项工程项目都应按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。对于没有按照国家规定编制竣工图或档案资料存在重大缺陷的项目，不能给予验收。
三、结束语
工程项目档案资料是反映工程建设过程的最好记录凭证，档案资料的整理和收集贯穿于整个工程建设生命周期。加大对档案资料收集工作的重视，完善相关档案管理制度，保持项目收集整理的时效性和同步性，提高各部门之间的配合度，对于增加项目管理水平，推进项目实施，提高工程建设质量都将会有积极的作用。
参考文献：
[1]《中华人民共和国档案法》，2011.
[2]胡翠荣.浅谈如何搞好水电站基本建设项目竣工档案资料的整理工作.青海电力，2000.
关键词：工程项目；项目管理；档案
工程项目一般都有投资金额大、建设周期较长、涉及的部门多等特点。其中，项目档案管理是工程项目建设的重要组成部分，应该引起广大项目管理工作人员的高度重视，通过科学合理的管理手段，妥善完备收集项目档案资料，为项目顺利开展和日后交付维护使用打下良好基础。
一、项目施工档案管理工作中存在的主要问题
1.档案管理重视程度不够
在工程项目推进过程中，无论是施工单位还是监督部门，大部分都是关注工程形象进度、预算执行、设备购置、工程质量等问题，认为这才是工程项目最主要的考核指标，上至单位领导，下至施工人员，往往都忽视了在施工过程中对于档案资料的收集整理工作，档案管理工作重视程度不高。档案管理工作呈现出严重的滞后性，总是在工程建设完成后，等到需要开展竣工驗收实施项目档案检查了，才临时想起来整理项目档案材料，对于档案收集的完整性和时效性质量都不会太好。
2.档案收集质量不高
在目前工程项目实施过程中，由于档案收集和整理的工作重视程度不够，认为这项工作没有技术含量，许多单位都是安排新进人员或者实习人员来实施档案收集整理。而且档案收集人员相对于项目建设人员来说，工资收入也存在差距，一定程度上影响了项目档案管理人员的工作积极性，自然会影响档案收集质量。很多的工程建设单位都没有设立专门的档案管理工作人员，而复杂工程建设的技术人员对于档案管理制度和要求也不是太明确，对档案收集的工作不是很熟悉，不知道什么样的资料需要收集，什么样的资料需要整理和建档，错过了最佳的归档时机。在工程建设完成后，缺乏专业的档案管理人员来整理档案资料，对于不同类别的档案资料，收集保管方式也不太妥当，部分单位甚至没有单独的档案室，一些很重要的资料因存放的不得当而遭到损坏。
3.档案制度落实不强
在工程项目的推进过程中，施工档案管理工作的具体落实，还缺乏统一的项目档案管理制度，在实际执行中，各单位根据自身的实际需求，对施工档案管理的方式方法存在差异，影响了施工档案的统一管理。笔者单位对于档案管理虽有明确的制度，对于项目管理工程档案的相关要求也比较明确，但是在实际执行中，也会出现偏差，不同的项目，档案材料收集过程也不一致，施工档案的管理随意性大，难以保证档案管理工作质量。
4.档案资料缺乏电子备份
随着工程项目的复杂性不断提升，许多项目管理人员逐步开始引进数码相机、便携式摄影器材，对工程项目实施情况进行记录，档案资料的收集和整理也向着高科技的趋势发展。但是对于项目的影音资料，保管也不是太正规，没有专门的存储设备进行电子备份。目前，项目管理人员对于档案材料的收集大部分还是限制于纸质文件，没有对纸质材料进行扫描拍照存档，纸质材料损坏或者丢失后就不容易补救。长期以来，工程项目施工人员对于工程项目档案的收集和整理不够重视，更不要说电子备份的问题了，有些管理人员甚至认为电子资料的备份是完全没有必要的。很多单位都只是进行纸质版的档案整理，并没有意识到电子版档案的重要性和方便性。
二、存在问题的解决对策
1.重视档案收集工作
增强项目档案归档意识，加强对项目档案工作的组织领导，只有重视档案收集和整理工作，才会将更多足够的人力、物力和财力向档案收集整理工作予以倾斜，才能将工程项目档案工作完成的更快更好。各单位领导一定要意识到档案管理工作的重要性，提高档案工作人员的工作地位，肯定他们的工作能力和成果，让大家一起积极配合档案收集工作。档案材料要从动态和静态两方面记录，真实反映工程建设过程和建设成果，为项目建设、管理、生产（运行）、维护提供重要依据和参考数据。
2.完善档案管理制度
各工程项目都应根据国家、行业有关文件、规范、标准，结合本项目的实际建立健全档案管理制度。必须建立归档制度，明确归档范围、归档时间、归档要求及归档责任人。建设项目单位还应编制档案分类大纲，以指导竣工档案的编制、整理工作。其次，还应该制定相关的规章制度来规定档案收集资料的标准，制定出相关的标准来去检验资料收集的质量问题，一旦发现与标准有出入的地方就要及时的改正。而且要定期举办会议来讨论在档案管理过程中所遇到的问题，让大家集思广益，提出问题，解决问题，总结经验和教训，进而提高工程项目档案收集的工作。
3.优化档案收集模式
档案工作要与项目建设同步进行，坚持档案工作与工程建设“三同步”是我国项目档案工作的一条重要经验，也是项目档案工作是否能达到预期效果的关键。一是项目建设前期阶段就应及时建立档案工作，加强对前期阶段产生的文件材料的管理，在建设合同中要明确提出对文件材料的编制、整理及提交的具体要求。二是在检查落实建设项目的实施过程中，要同时检查落实档案工作的情况。在工程的施工阶段，负责档案管理的工作人员不能仅仅在办公室负责资料的整理，还应亲自到施工现场去考察，掌握工程进度的资料的整理和收集。三是在工程竣工验收时，要同时验收工程档案情况，在竣工阶段，必须按要求认真进行项目整套竣工档案资料的汇总、编制、整理工作，要按国家要求组织竣工档案资料的专项验收。
4.严把档案验收关
当工程项目结束的时候，档案整理的工作人员应该及时的进行收集、整理和建档，分门别类的录入到电脑中，保存好电子备份资料。要严格按国家规定编制好竣工图，竣工图必须准确反映项目竣工时的实际情况，做到图物相符，数据准确，签署完备。要把好竣工档案专项验收关，齐全、完整、准确、系统的档案是项目生产（运行）、维护、改扩建的重要依据，也是项目竣工验收的必备条件。每项工程项目都应按照国家有关规定，进行项目档案竣工验收工作。对于没有按照国家规定编制竣工图或档案资料存在重大缺陷的项目，不能给予验收。
三、结束语
工程项目档案资料是反映工程建设过程的最好记录凭证，档案资料的整理和收集贯穿于整个工程建设生命周期。加大对档案资料收集工作的重视，完善相关档案管理制度，保持项目收集整理的时效性和同步性，提高各部门之间的配合度，对于增加项目管理水平，推进项目实施，提高工程建设质量都将会有积极的作用。
参考文献：
[1]《中华人民共和国档案法》，2011.
[2]胡翠荣.浅谈如何搞好水电站基本建设项目竣工档案资料的整理工作.青海电力，2000.