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一、电子文件定义及其特点电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：（1）电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用；（2）电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；（3）电子文件可直接共享，不受时间和距离的影响；（4）电子文件的保存条件和环境要求较高。