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摘要：海上应急救助值班工作中形成大量文档资料，如何对海上应急救助值班文档进行科学管理，进一步夯实救助管理工作基础，不断提高应急救助处置成效是迫切需要解决的问题。本文通过对几种常用档案管理方法的对比分析，提出了海上应急救助值班文档管理的解决方案，并给出了合理的工作建议。
关键词：档案管理方法 海上应急救助值班 文档管理
海上应急救助是海上安全保障工作的“最后一道防线”，是保障涉海经济活动安全有序进行的重要举措，随着国家海上“一路一带”海洋发展战略的提出，海上应急救助工作也必然面临新的更高的要求。在海上应急救助值班工作中，积累了大量的文档资料，如何对这些文档进行甄别区分、科学归档，进而更好地服务于海上应急救助值班工作，提高海上应急救助工作成效也是从业者迫切思考解决的问题。
一、规范海上应急救助值班文档管理工作的必要性
海上应急救助值班文档是专业单位履行海上应急救助职责的重要履职文件，是应急救助事件处置工作的客观真实反映，也是指导后续应急处置工作的重要依据。但是由于海上应急救助值班存在文档存档标准不统一、工作人员流动性大等原因，导致救助值班文档存档不规范、不及时等情况，规范海上应急救助值班文档管理工作很有必要。
一是有利于提高应急处置效率。海上应急救助工作事关重大，对于处置的工作效率要求非常高，要在第一时间进行快应急响应和处置。规范海上应急救助值班文档管理，对救助值班文档进行合理分类，并充分利用现代计算机办公的优势，快速检索所需要文件档案，为应急处置的科学决策提供参考非常必要。
二是有利于总结评估分析。海上应急事件千变万化，处置工作一般都没有现成的范本可供参考，经常要借鉴以往的应急处置案例，规范海上应急救助值班文档管理，有利于总结评估分析，发现事故规律和特点，以更好指导类似应急事件的处置工作，避免重大人员伤亡和财产损失等情况出现。
三是有利于规范档案管理。采用合理的档案管理方法对海上应急救助值班文档进行规范管理，尤其是在一定范围实现全面覆盖，有利于救助文档的存储和调取使用。
二、常见档案分类管理方法及适用范围
在日常档案管理工作中，最常见档案分类管理方法有四种，具体如下：
（一）年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。
（二）组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构设置不多的单位。
（三）问题分类法。问题分类法是以文件内容所涉及的问题为标准，将档案分成若干个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的单位。
（四）复式分类法。以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成档案分类方法。具体包括：年度-组织机构分类法、组织机构-年度分类法、年度-问题分类法、问题-年度分类法以及组织机构-问题分类法、问题-组织机构分类法等等。
在实际工作中，由于档案卷宗中文书构成的复杂性，单纯采用一种分类方法进行文书档案管理相对比较少，通常都会根据单位档案管理工作实际将两种或者两种以上的分类方法进行有机结合来进行档案管理。
三、档案分类管理方法在海上应急救助值班文档管理工作中的应用
考虑海上应急救助值班的文档管理具有时效性强、分类标准缺失、涵盖问题复杂、检索要求高等特点，笔者结合日常工作实际，拟采用“年度-问题分类法”对海上应急救助值班文档进行分类管理，具体如下：
（一）确定主线。以年度为分类主线，将海上应急救助值班文档按照年度顺序进行分类，详见组织结构图1：
（二）明确问题。在年度工作目录下，将海上应急救助值班文档按照问题分类法，归结为四大类，即：救助工作、日常值班、专项任务、岗位工作，详见组织结构图2：
（三）细化问题。同时，为更好归类和存档管理，将涉及救助工作相关问题进行进一步细化分类，包括：救助报告、救助影像、救助统计、案例评估、其他问题等内容。
将日常值班相关问题进行细分，包括每日交班、船艇油水、补给动态、应急物资、日常工作影像、值班基础文件、节假日专用、恶劣气象防抗、其他问题等。
将专项任务相关问题进行细分，包括专项保障、专项演练、实战训练和其他问题。
将岗位工作相关问题按照值班人员岗位进行细分，包括岗位1、2、3、4等等。详见组织结构图3。
（四）归纳汇总。通过对年度救助工作相关问题进行分类汇总，归纳出“救助工作”四大类问题，对四大类问题进行逐级细化，形成了18类小问题，并对每一个小问题命名方式和存放要求进行细化完善，基本覆盖了海上应急救助值班的主要问题，具体见下表：XX单位XX年度海上应急救助值班文档分类一览表。
四、加强海上应急救助值班文档管理的工作建议
（一）要准确理解文档归档时间
使用年度分类法经常会遇到由于成文日期、签发日期、发布日期不尽相同，无法进行合理归类的问题。针对这一情况，可以参照该文件的文体种类细分进行科学分类：
1.法规性的文件以批准日期为依据;
2.指导性的文件以签发日期为依据;
3.会议记录以开会日期为依据;
4.计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件针对的时间为依据;
5.跨年度的计划以开始年度为准;
6.跨年度总结以最后年度为依据。
（二）要合理设置归档问题
使用问题分类法对救助值班档案进行文类管理时，由于救助值班工作内容涉及的问题相当复杂，加上值班人员的对问题认识局限性和差异性，且没有统一规范的分类标准，因而对类目的设置往往难以做到准确规范，使分类有失准确。建议在进行问题设置时，一是要对救助值班工作相关问题的概括应当尽量准确并且明确范围，各个同级类目应当互相排斥，类目之间尽量做到互不相容。二是分类层次和类目不宜过多和琐碎，否则容易造成理解偏差。三是如果一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类目。四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件。
（三）要加强对文档的日常管理
考虑值班人员对问题理解差异性和文档管理相对的固定性，建议：一是尽量安排具有一定文档管理能力的人专门负责对救助值班文档进行管理，避免分类不清的情况出现;二是要规范对文档命名工作，例如在前面列举的“救助报告”命名上，可以采用“年度+任务次数+任务概述”方式进行命名，即15-XXX：“XXX”轮（施救单元）救助“XXX”轮（被救对象）。三是要定期对文档存放情况进行复核。在文档管理过程中，根据文档生成数量大小，定期对文档存放情况进行复核，避免未及时存档造成大量积累进而导致管理混乱。四是要对文档及时归档。考虑到电子文档保存要求相对较高，建议每半年采用移动硬盘和光盘同步备份的方式对救助值班文档进行归档处理，避免因电脑瘫痪等造成不可挽回的损失。
海上应急救助值班文档管理是海上应急处置工作的基础，只有不断规范管理、夯实基础，才能逐步地实现科学决策、科学施救，不断提高海上应急处置工作成效，更好地保障海区安全形势的稳定。
参考文献
[1]中华人民共和国档案法实施办法[S]
[2]吴淑贞.运用复式分类法中的立体维度编制多级目录[J].创新科技.2014，01
关键词：档案管理方法 海上应急救助值班 文档管理
海上应急救助是海上安全保障工作的“最后一道防线”，是保障涉海经济活动安全有序进行的重要举措，随着国家海上“一路一带”海洋发展战略的提出，海上应急救助工作也必然面临新的更高的要求。在海上应急救助值班工作中，积累了大量的文档资料，如何对这些文档进行甄别区分、科学归档，进而更好地服务于海上应急救助值班工作，提高海上应急救助工作成效也是从业者迫切思考解决的问题。
一、规范海上应急救助值班文档管理工作的必要性
海上应急救助值班文档是专业单位履行海上应急救助职责的重要履职文件，是应急救助事件处置工作的客观真实反映，也是指导后续应急处置工作的重要依据。但是由于海上应急救助值班存在文档存档标准不统一、工作人员流动性大等原因，导致救助值班文档存档不规范、不及时等情况，规范海上应急救助值班文档管理工作很有必要。
一是有利于提高应急处置效率。海上应急救助工作事关重大，对于处置的工作效率要求非常高，要在第一时间进行快应急响应和处置。规范海上应急救助值班文档管理，对救助值班文档进行合理分类，并充分利用现代计算机办公的优势，快速检索所需要文件档案，为应急处置的科学决策提供参考非常必要。
二是有利于总结评估分析。海上应急事件千变万化，处置工作一般都没有现成的范本可供参考，经常要借鉴以往的应急处置案例，规范海上应急救助值班文档管理，有利于总结评估分析，发现事故规律和特点，以更好指导类似应急事件的处置工作，避免重大人员伤亡和财产损失等情况出现。
三是有利于规范档案管理。采用合理的档案管理方法对海上应急救助值班文档进行规范管理，尤其是在一定范围实现全面覆盖，有利于救助文档的存储和调取使用。
二、常见档案分类管理方法及适用范围
在日常档案管理工作中，最常见档案分类管理方法有四种，具体如下：
（一）年度分类法。年度分类法以形成和处理文件的年度为标准，将档案分成各个类别。适用于使用文书档案逐年归档工作制度的单位。
（二）组织机构分类法。组织机构分类法是根据文件的承办单位将档案进行分类，即按照立档单位的内部组织机构将档案分成若干类别。适用于内部机构稳定、机构设置不多的单位。
（三）问题分类法。问题分类法是以文件内容所涉及的问题为标准，将档案分成若干个类别。适用于存在时间不长，组织机构模糊不清、档案数量不大的单位。
（四）复式分类法。以年度分类法、组织机构分类法、问题分类法为基础，由年度和组织机构、年度和问题灵活组合形成档案分类方法。具体包括：年度-组织机构分类法、组织机构-年度分类法、年度-问题分类法、问题-年度分类法以及组织机构-问题分类法、问题-组织机构分类法等等。
在实际工作中，由于档案卷宗中文书构成的复杂性，单纯采用一种分类方法进行文书档案管理相对比较少，通常都会根据单位档案管理工作实际将两种或者两种以上的分类方法进行有机结合来进行档案管理。
三、档案分类管理方法在海上应急救助值班文档管理工作中的应用
考虑海上应急救助值班的文档管理具有时效性强、分类标准缺失、涵盖问题复杂、检索要求高等特点，笔者结合日常工作实际，拟采用“年度-问题分类法”对海上应急救助值班文档进行分类管理，具体如下：
（一）确定主线。以年度为分类主线，将海上应急救助值班文档按照年度顺序进行分类，详见组织结构图1：
（二）明确问题。在年度工作目录下，将海上应急救助值班文档按照问题分类法，归结为四大类，即：救助工作、日常值班、专项任务、岗位工作，详见组织结构图2：
（三）细化问题。同时，为更好归类和存档管理，将涉及救助工作相关问题进行进一步细化分类，包括：救助报告、救助影像、救助统计、案例评估、其他问题等内容。
将日常值班相关问题进行细分，包括每日交班、船艇油水、补给动态、应急物资、日常工作影像、值班基础文件、节假日专用、恶劣气象防抗、其他问题等。
将专项任务相关问题进行细分，包括专项保障、专项演练、实战训练和其他问题。
将岗位工作相关问题按照值班人员岗位进行细分，包括岗位1、2、3、4等等。详见组织结构图3。
（四）归纳汇总。通过对年度救助工作相关问题进行分类汇总，归纳出“救助工作”四大类问题，对四大类问题进行逐级细化，形成了18类小问题，并对每一个小问题命名方式和存放要求进行细化完善，基本覆盖了海上应急救助值班的主要问题，具体见下表：XX单位XX年度海上应急救助值班文档分类一览表。
四、加强海上应急救助值班文档管理的工作建议
（一）要准确理解文档归档时间
使用年度分类法经常会遇到由于成文日期、签发日期、发布日期不尽相同，无法进行合理归类的问题。针对这一情况，可以参照该文件的文体种类细分进行科学分类：
1.法规性的文件以批准日期为依据;
2.指导性的文件以签发日期为依据;
3.会议记录以开会日期为依据;
4.计划、总结、预算、决算、统计报表以该文件针对的时间为依据;
5.跨年度的计划以开始年度为准;
6.跨年度总结以最后年度为依据。
（二）要合理设置归档问题
使用问题分类法对救助值班档案进行文类管理时，由于救助值班工作内容涉及的问题相当复杂，加上值班人员的对问题认识局限性和差异性，且没有统一规范的分类标准，因而对类目的设置往往难以做到准确规范，使分类有失准确。建议在进行问题设置时，一是要对救助值班工作相关问题的概括应当尽量准确并且明确范围，各个同级类目应当互相排斥，类目之间尽量做到互不相容。二是分类层次和类目不宜过多和琐碎，否则容易造成理解偏差。三是如果一份文件同时涉及几个问题，应研究并确认其中的主要问题，将文件归入相应类目。四是应设立一个综合类以包容一些综合性文件和数量过少问题的文件。
（三）要加强对文档的日常管理
考虑值班人员对问题理解差异性和文档管理相对的固定性，建议：一是尽量安排具有一定文档管理能力的人专门负责对救助值班文档进行管理，避免分类不清的情况出现;二是要规范对文档命名工作，例如在前面列举的“救助报告”命名上，可以采用“年度+任务次数+任务概述”方式进行命名，即15-XXX：“XXX”轮（施救单元）救助“XXX”轮（被救对象）。三是要定期对文档存放情况进行复核。在文档管理过程中，根据文档生成数量大小，定期对文档存放情况进行复核，避免未及时存档造成大量积累进而导致管理混乱。四是要对文档及时归档。考虑到电子文档保存要求相对较高，建议每半年采用移动硬盘和光盘同步备份的方式对救助值班文档进行归档处理，避免因电脑瘫痪等造成不可挽回的损失。
海上应急救助值班文档管理是海上应急处置工作的基础，只有不断规范管理、夯实基础，才能逐步地实现科学决策、科学施救，不断提高海上应急处置工作成效，更好地保障海区安全形势的稳定。
参考文献
[1]中华人民共和国档案法实施办法[S]
[2]吴淑贞.运用复式分类法中的立体维度编制多级目录[J].创新科技.2014，01