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【摘 要】备用金管理是企业资金管理的一项重要内容，但由于其涉及内容与管理程序相对比较简单，使之容易被忽视。在备用金日常管理中，由于备用金管理制度执行不到位，常会出现超过规定期限多次催收未果、旧欠未还借新款、原借原还以及非正式职工借支备用金的情况，不仅会占用企业资金，甚至可能引发违法乱纪事件。作者基于多年财务管理经验，结合企业备用金管理实际情况、存在的现实问题以及管理难点，以备用金风险防范为落脚点，多维度地探索备用金管理的主要方法，不仅用于防范资金风险，同时也有利于防范经营风险，供借鉴。
【关键词】备用金管理；财务管理方法；风险防范
企业备用金管理难度不大，相应管理制度也比较健全完善，其管理风险主要来源于企业对备用金管理制度理解不透彻、把关不严、执行力不强，可能引发相关风险。
一、落实借款身份管理，防范企业风险
在备用金管理制度中，明确规定了企业备用金借款主体系职能部门或企业员工。但在实际工作中，通常仅有企业人力资源部才能掌握企业全部员工的准确信息，而管理层及财务人员均难以掌握所有员工身份信息，这便在一定程度上影响到备用金借支的审批控制效果。因此，在备用金借支审批流程中，应当增加人力资源部审核岗，以保证对借款人身份的有效认证。
备用金管理制度之所以需要明确备用金借款人身份，主要系由于企业管理制度或内部控制制度对编外人员的约束力不强，可能出现备用金使用不当、挪作他用和不能正常归还，甚至出现坏账而给企业造成损失等风险。实际工作中，应明确备用金借款部门负责人和人力资源部对备用金借款人的身份认证职责。因此，在备用金审批流程中，应当配置部门负责人与人力资源部的审批岗，以保证流程与制度规定职能的匹配性，保证制度条款规定的管理职能落实到流程操作过程中。
二、精细化备用金借款额度控制，提高资金运营效率
随着企业管理日趋完善，备用金不合理占用事件越来越少；但随着企业发展与经营规模扩张，备用金使用范围与频次也会相应增加。因此，从长远规范考虑，企业应推行精细化备用金额度控制。在我们的制度中，常会出现备用金借款不得超过3万元或5万元，这样的规定太过于笼统，不能保证把备用金借支额度控制在一个合理且科学的区间范围之内，一定程度上会影响到资金运营管理效果或增加备用金不合理占用。
备用金额度控制系备用金管理的缺点，其合理与否会影响到后续一系列的管理动作。立足于业务管理需要与长远考虑，企业业务部门和财务部门应结合企业各类业务，结合实际管理与工作经验，依据业务管理标准或规范和经验判断，密切联系实际，建立区分不同类型业务且体现差异化管理的备用金借支区间控制额度，尽量保证其合理性和科学性，以达到从源头压降备用金管理风险的目的。
在实际工作中，建立差别化的备用金借款控制额度，应当以业务部门为主、财务部门为辅，协同完成建设工作。在额度控制上，各部门负责人、财务部以及公司领导履行共同审核审批的管理职责。
三、强化备用金业务真实性管控，保证资金运营安全
企业备用金无论用于哪一个方面，都应当遵循业务发生客观真实原则。在备用金借支使用真实性保障上，主要依靠业务部门及管理层予以保证，而备用金使用部门或单位的负责人为首要控制责任人。
借支备用金审批依据为借款申请单，不同用途的备用金，其所需填制内容不应该完全相同。用于工程施工备用金，企业应对其申请单从借款人、工程项目名称、施工期限、参与人员、借款用途、借款期限、预支金额等进行规范和控制；用于出差或办理其他公务事项，应由借款人依据其出差或公务事项的具体内容，规范填制申请单。在实际工作中，备用金借支用于业务客观真实性保证的控制节点分别为、申请单、审批人以及佐证附件材料。通常情况下，规范完整填制备用金借支申请单是基本保证，业务部门和管理层对其审核审批控制是一种权力约束。企业还可以考虑在申请单后附相关业务合同、协议及相关文件或单据等佐证资料以确保其真实性。
四、严控备用金原借原还，预防挪用资金风险
企业备用金原借原还现象，从外在形式上看似乎并无不妥之处，但这种情况若不去严肃认真对待，有可能引发比较严重的后果。备用金原借原还，可能由于不同原因造成：其一，企业备用金管理制度未作明确规定，可能导致企业内部在前端借支备用金管理的随意性，发生原借原还问题；其二，企业备用金管理制度明确规定，但在制度执行过程中，没有得到足够重视，实际操作将费用报销业务与备用金归还业务强行分离开来，造成外在形式上的原借原还；其三，也是最严重的情况，企业借支备用金管控不当，未能从备用金借支使用的客观真实性上进行把控，导致备用金被用于家庭资金周转、投资或者购置其他私自物品等，而后在财务催促清理压力下，被迫原借原还备用金。
原借原还备用金，内在隐藏着公款私用风险，而部分领导对这种情况未能足够重视，甚至主观认为，能收回备用金总比不能收回要好。公款私用，超过法定期限，就可能構成挪用公款或侵占资金，性质比较严重，而很多员工对这些法律规定，并不清楚。所以，严格控制原借原还，不仅系企业备用金管理需要，也是保护企业职工之需。
五、实行备用金常态化管理，保障制度全面落地
实行备用金常态化管理，主要应从制度健全性、流程执行性和财务管理常态化三个方面进行。制度健全性是管理标杆，流程执行性是效果体现，财务管理常态化是风险控制的必要补充。
首先，无论是管理制度还是内部控制制度，都是需要随着外在环境和内在要求的变化而不断调整、完善和补充。企业备用金管理制度，也应当随着外部检查监管力度的加大，以及企业经营业务范围扩大、管理要求提升等情况，而不断进行建设完善。同时企业应当促进制度条款约束精细化建设，以提高制度可操作性。
其次，要明确流程是管理的手段或方法。备用金管理制度明确的各部门及相关岗位的管理职能或职责分工，均要配置在备用金管理的相关控制流程节点上，若不能实现此功能，备用金管理效果会大打折扣。只有将制度规定和管理思想，合理配置到对应的流程上，实现流程对备用金过程管控功能，才能体现制度控制与约束作用。
最后，制度的健全完善和流程的过程管控，一定程度上保证了备用金管理效果，但是，却不能说百分百的保证，因此，财务部门需要发挥财务管理和监督作用，对其产生或遗漏的一些负面效果予以补充。财务部门应通过按月检查和分析备用金情况，确保备用金未跨期超过一个月未归还；通过对临近一个月可能存在备用金跨期未能报销归还的借款人予以提醒；通过对已跨期一个月未能报销归还的情况，及时掌握情况，催促业务部门协同清理备用金欠款。
总而言之，备用金虽然是企业经营管理过程中一个不起眼的环节，但由于涉及资金，其管理不善的风险程度相当高，应当引起企业的重视，尤其是财务部门与企业管理层。作者从实际出发，结合自身管理经验，以存在的问题为起点，以风险防范为导向，重点阐述备用金管理的重要方法及措施，以供财务同行借鉴应用，促进企业备用金管理日臻完善、管理效果逐步提升。
【关键词】备用金管理；财务管理方法；风险防范
企业备用金管理难度不大，相应管理制度也比较健全完善，其管理风险主要来源于企业对备用金管理制度理解不透彻、把关不严、执行力不强，可能引发相关风险。
一、落实借款身份管理，防范企业风险
在备用金管理制度中，明确规定了企业备用金借款主体系职能部门或企业员工。但在实际工作中，通常仅有企业人力资源部才能掌握企业全部员工的准确信息，而管理层及财务人员均难以掌握所有员工身份信息，这便在一定程度上影响到备用金借支的审批控制效果。因此，在备用金借支审批流程中，应当增加人力资源部审核岗，以保证对借款人身份的有效认证。
备用金管理制度之所以需要明确备用金借款人身份，主要系由于企业管理制度或内部控制制度对编外人员的约束力不强，可能出现备用金使用不当、挪作他用和不能正常归还，甚至出现坏账而给企业造成损失等风险。实际工作中，应明确备用金借款部门负责人和人力资源部对备用金借款人的身份认证职责。因此，在备用金审批流程中，应当配置部门负责人与人力资源部的审批岗，以保证流程与制度规定职能的匹配性，保证制度条款规定的管理职能落实到流程操作过程中。
二、精细化备用金借款额度控制，提高资金运营效率
随着企业管理日趋完善，备用金不合理占用事件越来越少；但随着企业发展与经营规模扩张，备用金使用范围与频次也会相应增加。因此，从长远规范考虑，企业应推行精细化备用金额度控制。在我们的制度中，常会出现备用金借款不得超过3万元或5万元，这样的规定太过于笼统，不能保证把备用金借支额度控制在一个合理且科学的区间范围之内，一定程度上会影响到资金运营管理效果或增加备用金不合理占用。
备用金额度控制系备用金管理的缺点，其合理与否会影响到后续一系列的管理动作。立足于业务管理需要与长远考虑，企业业务部门和财务部门应结合企业各类业务，结合实际管理与工作经验，依据业务管理标准或规范和经验判断，密切联系实际，建立区分不同类型业务且体现差异化管理的备用金借支区间控制额度，尽量保证其合理性和科学性，以达到从源头压降备用金管理风险的目的。
在实际工作中，建立差别化的备用金借款控制额度，应当以业务部门为主、财务部门为辅，协同完成建设工作。在额度控制上，各部门负责人、财务部以及公司领导履行共同审核审批的管理职责。
三、强化备用金业务真实性管控，保证资金运营安全
企业备用金无论用于哪一个方面，都应当遵循业务发生客观真实原则。在备用金借支使用真实性保障上，主要依靠业务部门及管理层予以保证，而备用金使用部门或单位的负责人为首要控制责任人。
借支备用金审批依据为借款申请单，不同用途的备用金，其所需填制内容不应该完全相同。用于工程施工备用金，企业应对其申请单从借款人、工程项目名称、施工期限、参与人员、借款用途、借款期限、预支金额等进行规范和控制；用于出差或办理其他公务事项，应由借款人依据其出差或公务事项的具体内容，规范填制申请单。在实际工作中，备用金借支用于业务客观真实性保证的控制节点分别为、申请单、审批人以及佐证附件材料。通常情况下，规范完整填制备用金借支申请单是基本保证，业务部门和管理层对其审核审批控制是一种权力约束。企业还可以考虑在申请单后附相关业务合同、协议及相关文件或单据等佐证资料以确保其真实性。
四、严控备用金原借原还，预防挪用资金风险
企业备用金原借原还现象，从外在形式上看似乎并无不妥之处，但这种情况若不去严肃认真对待，有可能引发比较严重的后果。备用金原借原还，可能由于不同原因造成：其一，企业备用金管理制度未作明确规定，可能导致企业内部在前端借支备用金管理的随意性，发生原借原还问题；其二，企业备用金管理制度明确规定，但在制度执行过程中，没有得到足够重视，实际操作将费用报销业务与备用金归还业务强行分离开来，造成外在形式上的原借原还；其三，也是最严重的情况，企业借支备用金管控不当，未能从备用金借支使用的客观真实性上进行把控，导致备用金被用于家庭资金周转、投资或者购置其他私自物品等，而后在财务催促清理压力下，被迫原借原还备用金。
原借原还备用金，内在隐藏着公款私用风险，而部分领导对这种情况未能足够重视，甚至主观认为，能收回备用金总比不能收回要好。公款私用，超过法定期限，就可能構成挪用公款或侵占资金，性质比较严重，而很多员工对这些法律规定，并不清楚。所以，严格控制原借原还，不仅系企业备用金管理需要，也是保护企业职工之需。
五、实行备用金常态化管理，保障制度全面落地
实行备用金常态化管理，主要应从制度健全性、流程执行性和财务管理常态化三个方面进行。制度健全性是管理标杆，流程执行性是效果体现，财务管理常态化是风险控制的必要补充。
首先，无论是管理制度还是内部控制制度，都是需要随着外在环境和内在要求的变化而不断调整、完善和补充。企业备用金管理制度，也应当随着外部检查监管力度的加大，以及企业经营业务范围扩大、管理要求提升等情况，而不断进行建设完善。同时企业应当促进制度条款约束精细化建设，以提高制度可操作性。
其次，要明确流程是管理的手段或方法。备用金管理制度明确的各部门及相关岗位的管理职能或职责分工，均要配置在备用金管理的相关控制流程节点上，若不能实现此功能，备用金管理效果会大打折扣。只有将制度规定和管理思想，合理配置到对应的流程上，实现流程对备用金过程管控功能，才能体现制度控制与约束作用。
最后，制度的健全完善和流程的过程管控，一定程度上保证了备用金管理效果，但是，却不能说百分百的保证，因此，财务部门需要发挥财务管理和监督作用，对其产生或遗漏的一些负面效果予以补充。财务部门应通过按月检查和分析备用金情况，确保备用金未跨期超过一个月未归还；通过对临近一个月可能存在备用金跨期未能报销归还的借款人予以提醒；通过对已跨期一个月未能报销归还的情况，及时掌握情况，催促业务部门协同清理备用金欠款。
总而言之，备用金虽然是企业经营管理过程中一个不起眼的环节，但由于涉及资金，其管理不善的风险程度相当高，应当引起企业的重视，尤其是财务部门与企业管理层。作者从实际出发，结合自身管理经验，以存在的问题为起点，以风险防范为导向，重点阐述备用金管理的重要方法及措施，以供财务同行借鉴应用，促进企业备用金管理日臻完善、管理效果逐步提升。