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摘要:在工程项目经营投标工作中做好组织与控制工作,能够为投标企业创造更多的合作机会。本文从投标前、投标过程两个阶段对需要组织与控制的细节进行介绍,以供参考。
关键词:工程项目经营;投标工作;组织与控制
投标是指投标人根据招标通告,在规定的期间内向招标人投递标书,期待中标的行为,已经广泛应用于工程项目合作。建筑企业为了提高中标几率,需要做好投标前的准备工作,并在投标过程中,严格组织与控制所有技术环节。
1 工程项目经营投标前的准备阶段
1.1 投标前决策应该考虑的内容
建筑企业收集到招标信息后,不应盲目决策,而是应该进行详细的追踪,对项目发布方的资质进行审查,确认是否真实。如在招标与采购网等相关网站上精确查找,并对信息发布方的真实情况进行验证,避免出现错漏。目前,我国建筑工程项目发展较快,招标信息繁多,相关企业必须根据自身的实际情况,对招标信息进行筛选,找到与自身高度契合的项目,理想状态是让企业内所有机构均能参与运作,在实践过程中不断积累经验,最终使企业整体得到提高。通常情况下,投标前的决策工作必须对以下三个问题进行反复论证:
首先,针对目标项目,决定是否参与投标。此问题是一切经营投标的基础。其次,如果决定进行投标,应该投何种类型的标?工程完结后,企业能够从中获利、维持收支平衡还是借此机会减少企业窝工?最后,参与投标的建筑企业数量众多,均具备各自的优势,面对此种情况,投标过程中应该采用何种策略?是充分发挥优势?还是希望在工程中提升自身的综合能力?需要谨慎考虑[1]。
在思考上述三个问题时,必须充分结合以下条件:第一,建筑工程行业近年来的发展前景;第二,企业自身的综合实力是否能够达到招标方的要求;第三,如果决定投标,企业希望通过此工程项目得到哪些方面的提升(如实现技术革新、引进人才等);第四,项目运转全过程的资金来源(企业自身的资金储备是否充足/银行贷款能够及时到位等);第五,招标方在行业内的信誉是否可靠、是否与合作方产生过纠纷;第六,项目合同中应该具备哪些必要条款(如资金支付的时间、方式、担保人等)。充分考虑上述影响因素,能够为投标决策提供强有力的支撑。
1.2 资格预审编制阶段的组织和控制
资格预审是指在招投标活动中,招标方对报名参加投标方的承保能力、历史工程的完成质量、实时财务状况、信誉等进行审查,从而确认合格投标方名单的过程。对于投标方(建筑企业)来说,资格预审是一项不可忽视的重要流程,必须实行精细化的组织和控制,目的在于获准参与投标。
首先,获得预审文件以后,企业上下应该高度重视,组织高层人员和有丰富施工经验的老技术工人,共同对预审文件开展分析,确定招标方真实意图并构思施工蓝图。
其次,为了避免出现歧义,编写资格预审材料时应该结合文件要求逐条对照,尽可能为施工方提供详细的资料、展现诚意。需要注意的是,招标方对很多要求提出了具体的范围,投标企业在编写时既要实事求是,又要满足波动范围的“最高值”。
再次,如果在预审文件中发现针对同一事项的要求标准前后不一,则应该以最高标准为主;当前后阐述内容出现冲突时,需要立刻与招标方联系,请求提供补充材料,以该材料中提到的要求标准作为主要参照。
最后,在资格预审文件编制完成后,务必指派多人分别进行检查。第一,绝不能出现文字表述(引发歧义)上的错误;第二,逐条对照,文件是否精确提供招标方希望了解的全部内容;第三,经过多人多次检查无误后,且对内容没有疑义,方可进行装订,最终提交给招标方。
2 工程项目经营投标过程中的组织与控制
2.1 亲临现场开展实地调查
当建筑企业收到投标要求后,应该立刻组成投标工作组,将工作重点转移到招标过程中的“组织与控制”。第一,核心思路是亲临现场开展实地调查。“五行不定,输得干干净净”,这是我国著名军事战略家刘伯承元帅常说的一句话,强调实际情况对打仗的重要性。放在建筑工程项目招标工作同样适用,纸上谈兵必然导致惨淡的收尾。因此,投标工作组应该在负责人的带领下,对施工现场及周边的真实环境做出详细勘探,充分了解可能造成影响的各项因素,最终目的是制定出高质量的标书。比如同等规模的工程报价,甲地没有河流,乙地有河流,看似仅有一个条件变动,但在实际运行时,需要调整的规模相当庞大,必然造成极大的额外支出。第二,除了施工现场,投标工作组还应该对工程所在地周边的市场环境进行仔细调查,如材料价格、运输方式、运输成本以及人力资源成本等。此外,对于工地临时水电供应等情况也应该了如指掌,尽一切可能,合理控制成本。
2.2 商务标书的编制
商务标书是指企业的信誉、执照、资质以及项目的报价,其中最重要的是合同报价。在编制过程中,投标企业应该按照招标要求,完成相关内容的转化。必须注意的内容有以下三点:第一,必须注重时效性。商务标书往往涉及银行保函、财务报表等内容,此外还需要提供企业的真实信息。因此应该在编制开始后迅速进行编制,不可拖延。第二,编制人员在对照招标文件的过程中,对一些附加、补充字样的要求应该进行系统性的整理,并形成备忘录。此举一方面可以提醒企业内部人员加以注意,另一方面可以作为凭证,与招標方再次对照,就相关信息达成一致。第三,编制完成后,向招标方递送的行为是一项严肃的合作流程,投标企业必须提高重视程度,标书封面、密封条等重要的辅助工具缺一不可,应该提前准备完成[2]。
2.3 技术标书的编制
技术标书,是投标企业根据招标方的要求,为工程项目的开展做出的规划书。高质量的技术标书应该具备以下三个特质:第一,将施工过程中的技术难点清晰标注。一些建筑企业为了凸显自身实力,认为标明难点是一种“露怯”行为。在当代建筑工程领域中,此种看法不符合“实事求是”的科学思想观念。标注技术难点在本质上体现了企业“不卑不亢”的工作态度,能够提升招标方的好感度。此外,施工方案的制定必须具备较高的可操作性,避免夸大其词。第二,技术标书中需要重点注明施工进度。很多大型建筑工程的招标方为市政工程建设部门,项目并非单独开展,投标企业提供明确的工期(包含一定的缓冲期限),有助于招标方开展整体规划。第三,技术标书中应该包含施工总平面设计图,向招标方展现对工程项目的理解深度,如果二者高度契合,能够极大地提升中标几率。
2.4 报价标书的编制
报价标书直接涉及钱款,既关乎利润,又涉及工程质量。在一些工程的招投标过程中,甲乙双方均大幅度压价,工程的最终质量可想而知。基于此,建筑企业必须经过反复核算,提供合理的报价。首先,投标工作组应该根据实际情况,针对不同竞争对手的报价规律和竞争优势,准备多份报价方案。其次,灵活掌握报价流程。比如对于临建、基础等早期工程的报价,可以适当调高。尽管初期投入较高,却能迅速实现资金回笼。在此过程中,市场分析人员应该严格掌握材料、设备的浮动价格,准确预测涨跌情况,为报价方案提供灵活调整空间[3]。最后,制定报价的过程必须实事求是,既不能“打肿脸充胖子”,又不能过于节省,只有踏踏实实走自己的路,才能不惧任何挑战。
3 结语
俗话说“好的开始是成功的一半”,做好投标前后的组织与控制工作,本质上是对工程进行充分、细致的了解。无论最终中标与否,均能为企业自身发展积累更多的经验。
参考文献:
[1]冯思.建筑工程中施工组织设计优化和成本控制分析[J].现代物业(中旬刊),2019(07):121.
[2]王清华.铁路项目经营投标组织工作及其流程分析[J].企业改革与管理,2019(11):215-216.
[3]易涛.论工程项目经营投标工作中的组织与控制[J].低碳世界,2017(05):126-127.
关键词:工程项目经营;投标工作;组织与控制
投标是指投标人根据招标通告,在规定的期间内向招标人投递标书,期待中标的行为,已经广泛应用于工程项目合作。建筑企业为了提高中标几率,需要做好投标前的准备工作,并在投标过程中,严格组织与控制所有技术环节。
1 工程项目经营投标前的准备阶段
1.1 投标前决策应该考虑的内容
建筑企业收集到招标信息后,不应盲目决策,而是应该进行详细的追踪,对项目发布方的资质进行审查,确认是否真实。如在招标与采购网等相关网站上精确查找,并对信息发布方的真实情况进行验证,避免出现错漏。目前,我国建筑工程项目发展较快,招标信息繁多,相关企业必须根据自身的实际情况,对招标信息进行筛选,找到与自身高度契合的项目,理想状态是让企业内所有机构均能参与运作,在实践过程中不断积累经验,最终使企业整体得到提高。通常情况下,投标前的决策工作必须对以下三个问题进行反复论证:
首先,针对目标项目,决定是否参与投标。此问题是一切经营投标的基础。其次,如果决定进行投标,应该投何种类型的标?工程完结后,企业能够从中获利、维持收支平衡还是借此机会减少企业窝工?最后,参与投标的建筑企业数量众多,均具备各自的优势,面对此种情况,投标过程中应该采用何种策略?是充分发挥优势?还是希望在工程中提升自身的综合能力?需要谨慎考虑[1]。
在思考上述三个问题时,必须充分结合以下条件:第一,建筑工程行业近年来的发展前景;第二,企业自身的综合实力是否能够达到招标方的要求;第三,如果决定投标,企业希望通过此工程项目得到哪些方面的提升(如实现技术革新、引进人才等);第四,项目运转全过程的资金来源(企业自身的资金储备是否充足/银行贷款能够及时到位等);第五,招标方在行业内的信誉是否可靠、是否与合作方产生过纠纷;第六,项目合同中应该具备哪些必要条款(如资金支付的时间、方式、担保人等)。充分考虑上述影响因素,能够为投标决策提供强有力的支撑。
1.2 资格预审编制阶段的组织和控制
资格预审是指在招投标活动中,招标方对报名参加投标方的承保能力、历史工程的完成质量、实时财务状况、信誉等进行审查,从而确认合格投标方名单的过程。对于投标方(建筑企业)来说,资格预审是一项不可忽视的重要流程,必须实行精细化的组织和控制,目的在于获准参与投标。
首先,获得预审文件以后,企业上下应该高度重视,组织高层人员和有丰富施工经验的老技术工人,共同对预审文件开展分析,确定招标方真实意图并构思施工蓝图。
其次,为了避免出现歧义,编写资格预审材料时应该结合文件要求逐条对照,尽可能为施工方提供详细的资料、展现诚意。需要注意的是,招标方对很多要求提出了具体的范围,投标企业在编写时既要实事求是,又要满足波动范围的“最高值”。
再次,如果在预审文件中发现针对同一事项的要求标准前后不一,则应该以最高标准为主;当前后阐述内容出现冲突时,需要立刻与招标方联系,请求提供补充材料,以该材料中提到的要求标准作为主要参照。
最后,在资格预审文件编制完成后,务必指派多人分别进行检查。第一,绝不能出现文字表述(引发歧义)上的错误;第二,逐条对照,文件是否精确提供招标方希望了解的全部内容;第三,经过多人多次检查无误后,且对内容没有疑义,方可进行装订,最终提交给招标方。
2 工程项目经营投标过程中的组织与控制
2.1 亲临现场开展实地调查
当建筑企业收到投标要求后,应该立刻组成投标工作组,将工作重点转移到招标过程中的“组织与控制”。第一,核心思路是亲临现场开展实地调查。“五行不定,输得干干净净”,这是我国著名军事战略家刘伯承元帅常说的一句话,强调实际情况对打仗的重要性。放在建筑工程项目招标工作同样适用,纸上谈兵必然导致惨淡的收尾。因此,投标工作组应该在负责人的带领下,对施工现场及周边的真实环境做出详细勘探,充分了解可能造成影响的各项因素,最终目的是制定出高质量的标书。比如同等规模的工程报价,甲地没有河流,乙地有河流,看似仅有一个条件变动,但在实际运行时,需要调整的规模相当庞大,必然造成极大的额外支出。第二,除了施工现场,投标工作组还应该对工程所在地周边的市场环境进行仔细调查,如材料价格、运输方式、运输成本以及人力资源成本等。此外,对于工地临时水电供应等情况也应该了如指掌,尽一切可能,合理控制成本。
2.2 商务标书的编制
商务标书是指企业的信誉、执照、资质以及项目的报价,其中最重要的是合同报价。在编制过程中,投标企业应该按照招标要求,完成相关内容的转化。必须注意的内容有以下三点:第一,必须注重时效性。商务标书往往涉及银行保函、财务报表等内容,此外还需要提供企业的真实信息。因此应该在编制开始后迅速进行编制,不可拖延。第二,编制人员在对照招标文件的过程中,对一些附加、补充字样的要求应该进行系统性的整理,并形成备忘录。此举一方面可以提醒企业内部人员加以注意,另一方面可以作为凭证,与招標方再次对照,就相关信息达成一致。第三,编制完成后,向招标方递送的行为是一项严肃的合作流程,投标企业必须提高重视程度,标书封面、密封条等重要的辅助工具缺一不可,应该提前准备完成[2]。
2.3 技术标书的编制
技术标书,是投标企业根据招标方的要求,为工程项目的开展做出的规划书。高质量的技术标书应该具备以下三个特质:第一,将施工过程中的技术难点清晰标注。一些建筑企业为了凸显自身实力,认为标明难点是一种“露怯”行为。在当代建筑工程领域中,此种看法不符合“实事求是”的科学思想观念。标注技术难点在本质上体现了企业“不卑不亢”的工作态度,能够提升招标方的好感度。此外,施工方案的制定必须具备较高的可操作性,避免夸大其词。第二,技术标书中需要重点注明施工进度。很多大型建筑工程的招标方为市政工程建设部门,项目并非单独开展,投标企业提供明确的工期(包含一定的缓冲期限),有助于招标方开展整体规划。第三,技术标书中应该包含施工总平面设计图,向招标方展现对工程项目的理解深度,如果二者高度契合,能够极大地提升中标几率。
2.4 报价标书的编制
报价标书直接涉及钱款,既关乎利润,又涉及工程质量。在一些工程的招投标过程中,甲乙双方均大幅度压价,工程的最终质量可想而知。基于此,建筑企业必须经过反复核算,提供合理的报价。首先,投标工作组应该根据实际情况,针对不同竞争对手的报价规律和竞争优势,准备多份报价方案。其次,灵活掌握报价流程。比如对于临建、基础等早期工程的报价,可以适当调高。尽管初期投入较高,却能迅速实现资金回笼。在此过程中,市场分析人员应该严格掌握材料、设备的浮动价格,准确预测涨跌情况,为报价方案提供灵活调整空间[3]。最后,制定报价的过程必须实事求是,既不能“打肿脸充胖子”,又不能过于节省,只有踏踏实实走自己的路,才能不惧任何挑战。
3 结语
俗话说“好的开始是成功的一半”,做好投标前后的组织与控制工作,本质上是对工程进行充分、细致的了解。无论最终中标与否,均能为企业自身发展积累更多的经验。
参考文献:
[1]冯思.建筑工程中施工组织设计优化和成本控制分析[J].现代物业(中旬刊),2019(07):121.
[2]王清华.铁路项目经营投标组织工作及其流程分析[J].企业改革与管理,2019(11):215-216.
[3]易涛.论工程项目经营投标工作中的组织与控制[J].低碳世界,2017(05):126-127.