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【摘要】在新经济时代，及时、准确的收集信息是每个企业和办公机构工作中的重中之重，只有及时、准确的信息才能为企业带来更好的发展，提高其核心竞争力。办公自动化能更好的利用现在各项办公设备及措施，来达到更好地管理利用文件资料的目的。本文从计算机办公自动化下的文档管理新特点、计算机办公自动化下的文档管理的优势和计算机办公自动化下的文档管理措施三个方面进行了探讨。
【关键词】计算机；办公自动化；文档管理
1、计算机办公自动化下的文档管理新特点
1.1在办公自动化的环境下文件与档案的界限变的模糊。从这些意义上来说，档案就是有相关联互性的文件的集合。而规划整理和集中保存则是文件转化为文档的必要途径。但是在办公自动化的环境下，文件的规划整理和集中保存发生了变化。文件的生成是在设定好的系统环境下，文件的类型一目了然，规划、存储与阅读变得有序易控。档案是有相关联互性的文件，当文件的生成就是在共性的环境下时，文件其实就是档案，文件与档案已经是一体。
1.2在办公自动化的环境下文档的管理不再是档案管理部门的自己的事情。而是需要多部门多方面的参与在办公自动化的环境下催生了一种新的文件——电子文件。电子文件的载体当然不是纸张，它涉及的方便也从单一的文件管理部门到文件管理、网络、信息技术等多个部门。脱离了其中任何一方，电子文件的管理都不完善。
1.3办公自动化对文档的标准和规范管理提出了更高的要求。在办公自动化的环境下文档管理有电子文档和纸质文件管理两部分。纸质文件的管理方式与之前变化不大，但新增加的电子文档管理则涉及较多部门。每一个部门，每一个环节的操作与管理都要有明确的工作内容和权限的划分，而且要在操作时能够体现。
2、计算机办公自动化下的文档管理的优势
2.1文件的归档变的更容易。在传统方式文件的归档要先进行全方面的文件审阅，工作量大且效率低。在办公自动化实现的条件下，在设定条件下生成的文件本身就属于同一文档，不需辨别，在非设定条件下生成的文档，工作人员只需按照同一文档所要求的条件搜索点击归档即可，方便快捷。
2.2信息检索的效率提高了，档案的使用变的更加高效捷。如何从众多的文档中找出有用的资料一直是档案手工管理的难题。办公自动化的应用解决了这一难题。办公自动化可以实现关键字检索与指定类型的搜索，能够在极快的时间内多方位的检索到所有相关信息。搜索效率提高了，档案的使用也变的更加高效快捷。
2.3办公自动化系统稳定性高，文件管理更加安全可靠。传统文档是纸质版，容易受虫蛀、潮湿、明火、氧化、人为损坏等多方面的影响，稍不注意就可能造成不可挽回的损失。时间越长档案越易坏。办公自动化下催生的电子文档与之相比无疑具有很多的优势：不受外界环境的影响，可以选择电脑、移动硬盘、光碟等多种载体，存储时间长不易损坏。传统的资料管理安全工作多靠人力，占用资源不说，漏洞多，安全系数低。办公自动化实现的情况下，档案管理系统可以设置保密系统，使用权限操作对不同的人员加以限制。能很好的避免资料外泄、数据篡改等问题。
2.4资源的共享变的更加快速与安全。日常的情况下要想实现档案资源共享就必须使文档在地域上发生转移。多数情况下都是使用邮件来收发。受到距离长短的影响，邮递的时间也会发生变化。少则一天多则几天。而且在传递过程中邮件的损坏或者丢失是难以避免的。时间长且不安全，这些都影响了人们就行文档分享的意愿。电子文档则可以使用网络进行传递，时间不过几秒，文件也不会丢失受损，大大的提高了文件传递的安全性和实效性。
3、计算机办公自动化下的文档管理措施
3.1提高企业管理者及公司员工的重视程度。一项工作开展是否顺利，离不开企业管理者是否足够重视并将工作落实到位，也离不开公司广大员工的大力支持与配合。档案管理和办公自动化工作，与公司各項业务息息相关。因此，在现实工作中，不仅需要企业管理者在人力和物力上的投入，也需要各岗位的工作人员在日常工作中注意利用相关办公设备资源等协助做好档案管理工作。
3.2普及档案教育，统一规范档案管理工作。企业须大力宣传档案方面的知识，譬如增加有关档案方面知识的培训，让更多的员工了解国家及行业关于档案方面的相关法律法规，认识到档案管理的重要性和必要性，加大实施力度；同时，要建立符合国家标准和行业规范，并切合自身实际的档案管理制度及分类方案，为企业档案管理工作更加规范化、标准化和信息化打下坚实的基础。
3.3加深员工对办公自动化的熟悉程度。要想办公自动化在企业中运行妥当，不仅须加深广大员工对办公自动化的了解程度，还必须提高员工计算机操作技能水平以及对办公设备等设施的运作熟练程度。要做到让每一个员工都可以参与到办公自动化这个工作模式中去，在实践中逐步实现电子网络与档案管理在工作中求同存异、相辅相成的目的。
3.4加强硬件设施和软件设施的基础建设。当今的档案管理工作，已经趋向于利用计算机系统来录入资料、搜索条目等，有的企业甚至要求用扫描档案资料的方式，来更好地利用档案资料辅助开展工作。简明来说，传统的档案管理方式已经改变，日后将逐步实现档案管理与办公自动化的紧密结合，让档案管理工作更加地快捷简便。所以，企业必须加强硬件设施和软件设施的基础建设，让办公自动化成为档案管理工作的强大后盾保障。
3.5注意做好信息保密工作，以防泄露机密。互联网的使用已经普及到各个阶层，但其安全性和保密性仍比较差。特别对于企业来说，企业的大部分工作需要互联网来支持，很多信息资料都必须通过互联网来获取。这样一旦与互联网连上，就很容易导致企业机密泄露。建议的做法是，有装载档案系统的计算机必须与外网隔绝，这样子才可以断绝与外界的联系，阻止黑客的入侵，从而防止公司机密外泄。因此，做好保密工作是尤为必要的。
3.6完善对电子文件档案的监督管理职能。实体档案由于多是纸质文件，较容易遭受火、水、虫等灾害的破坏，而且如果档案文件多次被借阅，也容易造成资料缺失、纸张损坏的可能。因此，现在的档案管理，比较偏向于电子文档的保存，是以实体与电子文件共存的方式，来进行文件资料的保管工作。但是，电子文件又由于使用计算机等设备设施的缘故，容易因为计算机系统瘫痪等原因而造成文件遗失等。所以，必须完善对电子文档的监督管理职能，日常工作中，做好电子文件的分类归档特别是备份工作，确保文件完整无缺。
4、总结
现代办公自动化环境下的文档管理工作已经成为了衡量单位文档管理水平的一个重要标准。面对信息化快速发展的逼人形式与行业需求，文档管理人员应该有更高的敬业精神，随时提升自己，把握不同时期工作的重点，适应时代的需求。办公自动化为文档的管理带来了前所未有的变革，我们应抓住机会，探索文档管理的有效措施，将文档管理工作做的更好。不仅有利于企业对过往产生的历史文件资料进行系统保存便于查阅利用，也是为企业日后工作的持续发展创造条件。现代办公自动化环境下的文档管理将成为促进企业发展的强大后备力量，引导管理者引领企业往更好的方向发展。
【关键词】计算机；办公自动化；文档管理
1、计算机办公自动化下的文档管理新特点
1.1在办公自动化的环境下文件与档案的界限变的模糊。从这些意义上来说，档案就是有相关联互性的文件的集合。而规划整理和集中保存则是文件转化为文档的必要途径。但是在办公自动化的环境下，文件的规划整理和集中保存发生了变化。文件的生成是在设定好的系统环境下，文件的类型一目了然，规划、存储与阅读变得有序易控。档案是有相关联互性的文件，当文件的生成就是在共性的环境下时，文件其实就是档案，文件与档案已经是一体。
1.2在办公自动化的环境下文档的管理不再是档案管理部门的自己的事情。而是需要多部门多方面的参与在办公自动化的环境下催生了一种新的文件——电子文件。电子文件的载体当然不是纸张，它涉及的方便也从单一的文件管理部门到文件管理、网络、信息技术等多个部门。脱离了其中任何一方，电子文件的管理都不完善。
1.3办公自动化对文档的标准和规范管理提出了更高的要求。在办公自动化的环境下文档管理有电子文档和纸质文件管理两部分。纸质文件的管理方式与之前变化不大，但新增加的电子文档管理则涉及较多部门。每一个部门，每一个环节的操作与管理都要有明确的工作内容和权限的划分，而且要在操作时能够体现。
2、计算机办公自动化下的文档管理的优势
2.1文件的归档变的更容易。在传统方式文件的归档要先进行全方面的文件审阅，工作量大且效率低。在办公自动化实现的条件下，在设定条件下生成的文件本身就属于同一文档，不需辨别，在非设定条件下生成的文档，工作人员只需按照同一文档所要求的条件搜索点击归档即可，方便快捷。
2.2信息检索的效率提高了，档案的使用变的更加高效捷。如何从众多的文档中找出有用的资料一直是档案手工管理的难题。办公自动化的应用解决了这一难题。办公自动化可以实现关键字检索与指定类型的搜索，能够在极快的时间内多方位的检索到所有相关信息。搜索效率提高了，档案的使用也变的更加高效快捷。
2.3办公自动化系统稳定性高，文件管理更加安全可靠。传统文档是纸质版，容易受虫蛀、潮湿、明火、氧化、人为损坏等多方面的影响，稍不注意就可能造成不可挽回的损失。时间越长档案越易坏。办公自动化下催生的电子文档与之相比无疑具有很多的优势：不受外界环境的影响，可以选择电脑、移动硬盘、光碟等多种载体，存储时间长不易损坏。传统的资料管理安全工作多靠人力，占用资源不说，漏洞多，安全系数低。办公自动化实现的情况下，档案管理系统可以设置保密系统，使用权限操作对不同的人员加以限制。能很好的避免资料外泄、数据篡改等问题。
2.4资源的共享变的更加快速与安全。日常的情况下要想实现档案资源共享就必须使文档在地域上发生转移。多数情况下都是使用邮件来收发。受到距离长短的影响，邮递的时间也会发生变化。少则一天多则几天。而且在传递过程中邮件的损坏或者丢失是难以避免的。时间长且不安全，这些都影响了人们就行文档分享的意愿。电子文档则可以使用网络进行传递，时间不过几秒，文件也不会丢失受损，大大的提高了文件传递的安全性和实效性。
3、计算机办公自动化下的文档管理措施
3.1提高企业管理者及公司员工的重视程度。一项工作开展是否顺利，离不开企业管理者是否足够重视并将工作落实到位，也离不开公司广大员工的大力支持与配合。档案管理和办公自动化工作，与公司各項业务息息相关。因此，在现实工作中，不仅需要企业管理者在人力和物力上的投入，也需要各岗位的工作人员在日常工作中注意利用相关办公设备资源等协助做好档案管理工作。
3.2普及档案教育，统一规范档案管理工作。企业须大力宣传档案方面的知识，譬如增加有关档案方面知识的培训，让更多的员工了解国家及行业关于档案方面的相关法律法规，认识到档案管理的重要性和必要性，加大实施力度；同时，要建立符合国家标准和行业规范，并切合自身实际的档案管理制度及分类方案，为企业档案管理工作更加规范化、标准化和信息化打下坚实的基础。
3.3加深员工对办公自动化的熟悉程度。要想办公自动化在企业中运行妥当，不仅须加深广大员工对办公自动化的了解程度，还必须提高员工计算机操作技能水平以及对办公设备等设施的运作熟练程度。要做到让每一个员工都可以参与到办公自动化这个工作模式中去，在实践中逐步实现电子网络与档案管理在工作中求同存异、相辅相成的目的。
3.4加强硬件设施和软件设施的基础建设。当今的档案管理工作，已经趋向于利用计算机系统来录入资料、搜索条目等，有的企业甚至要求用扫描档案资料的方式，来更好地利用档案资料辅助开展工作。简明来说，传统的档案管理方式已经改变，日后将逐步实现档案管理与办公自动化的紧密结合，让档案管理工作更加地快捷简便。所以，企业必须加强硬件设施和软件设施的基础建设，让办公自动化成为档案管理工作的强大后盾保障。
3.5注意做好信息保密工作，以防泄露机密。互联网的使用已经普及到各个阶层，但其安全性和保密性仍比较差。特别对于企业来说，企业的大部分工作需要互联网来支持，很多信息资料都必须通过互联网来获取。这样一旦与互联网连上，就很容易导致企业机密泄露。建议的做法是，有装载档案系统的计算机必须与外网隔绝，这样子才可以断绝与外界的联系，阻止黑客的入侵，从而防止公司机密外泄。因此，做好保密工作是尤为必要的。
3.6完善对电子文件档案的监督管理职能。实体档案由于多是纸质文件，较容易遭受火、水、虫等灾害的破坏，而且如果档案文件多次被借阅，也容易造成资料缺失、纸张损坏的可能。因此，现在的档案管理，比较偏向于电子文档的保存，是以实体与电子文件共存的方式，来进行文件资料的保管工作。但是，电子文件又由于使用计算机等设备设施的缘故，容易因为计算机系统瘫痪等原因而造成文件遗失等。所以，必须完善对电子文档的监督管理职能，日常工作中，做好电子文件的分类归档特别是备份工作，确保文件完整无缺。
4、总结
现代办公自动化环境下的文档管理工作已经成为了衡量单位文档管理水平的一个重要标准。面对信息化快速发展的逼人形式与行业需求，文档管理人员应该有更高的敬业精神，随时提升自己，把握不同时期工作的重点，适应时代的需求。办公自动化为文档的管理带来了前所未有的变革，我们应抓住机会，探索文档管理的有效措施，将文档管理工作做的更好。不仅有利于企业对过往产生的历史文件资料进行系统保存便于查阅利用，也是为企业日后工作的持续发展创造条件。现代办公自动化环境下的文档管理将成为促进企业发展的强大后备力量，引导管理者引领企业往更好的方向发展。