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【摘要】办公自动化是办公信息处理的自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。其利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
【关键词】办公自动化 企业 作用 条件
【中图分类号】TP317.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0019-01
随着计算机技术和信息技术的发展与进步，全球经济给企业带来的挑战和竞争也逐渐升级，管理和办公活动的重要性日渐突出，引起了各级领导者，管理学者以及技术人员的普遍重视。对企业而言，对信息的掌握程度，信息获取的及时性，信息能否充分利用及对信息的敏感程度等已经成为衡量企业市场竞争力的一个重要因素，企业为了适应信息革命的要求，力求在市场竞争中发展取胜，必须接受办公自动化的系统模式。
办公自动化对提高企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义，构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作。
一、什么是办公自动化
办公自动化（Office Automation，简称OA），是办公信息处理的自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
办公自动化没有统一的定义，关于办公自动化，不同的人从不同的角度，会有不同的理解，不同的时期也会有不同的标准。凡是在传统的办公业务中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就称为OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA，即办公自动化，也就是利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用，之后办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑对人事、财务等进行管理。现在的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门与部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，是对各类活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。
二、办公自动化在企业中的作用
管理是科学，是由计划、组织、指挥、协调及控制等职能为要素组成的活动过程。企业在管理过程中，不仅要做好生产经营的管理，也要做好各类办公业务的管理，但企业最终目的是要实现利润最大化。
企业要实现最大的利润化，就不能把过多的人力资源投入在各种文件、信函、报刊文摘、资料卡片、会议纪要、人事档案、数据统计等信息管理上，而是要想方设法实现利润最大化，提高生产经营效益，就要从既重要又繁琐的办公事务中解放出来，尤其是在科学技术高度发达和生产组织愈益复杂的今天，管理手段的现代化就显得愈加突出，因此，企业要开展办公自动化。
企业实现办公自动化，对企业有很大的作用。
一是内部通信简捷化，建立单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递，能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网络上进行。
二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项等能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态，员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供舞台，也使企事业单位内部的凝聚力大大增强。
三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，也就是规范单位管理，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，既规范各项工作，又提高了工作的效率。
四是节省运营成本，包括时间和纸张。办公自动化使企业各部门之间的联系更快捷，摆脱纸笔记录和人员繁复操作，无需人员来回地进行传递，节省时间和纸张。
五是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。我们以前产生大量的文档，有些保存在个人的文件柜里，有些转到了办公室，年终整理到了档案室；造成文档的保存、共享、使用和再利用上的困难；办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，可以按权限进行使用和共享。
六是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。
七是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
八是使决策变得迅速科学。高层决策不再是在不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学决策。
三、开展办公自动化的条件
企业开展办公自动化，要根据本企业的实际情况，所从事的行业特点，采取的经营管理模式和工作步骤等，来开发运用适应本企业公司日常经营管理活动的无纸化办公系统。在开展办公自动化时，必须注意到办公自动化内涵的发展变化，清楚认识到昨日的办公自动化不是今天的办公自动化，明天的办公自动化也将不同于今天的办公自动化，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展，用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。
办公自动化系统是以计算机技术为核心的现代信息技术的系统集成，使用的是先进的科学技术和现代化办公设备，这些技术和设备被用于信息的交流和管理，以实现科学管理与决策。同时也是一个由办公人员和办公设备构成的人机信息系统，具有很强的信息处理功能，即信息的采集，加工，传递和存储等环节，还是对文字、语音、数据和图形、图像等多媒体信息一体化的处理过程，能把基于不同技术的办公设备（如计算机，打印机，传真机等）用网络连成一体，将文字处理，语音处理，数据处理和图像视频处理等功能集成在一个系统中，使办公室具有综合处理这些信息的能力。
开展办公自动化的目标，是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化/现代化的轨道中。办公自动化系统的任务是尽可能有效地利用信息资源，向多级办公人员及时提供所需信息，提高工作效率和质量，进行辅助决策，提高办公效率，改进办公质量，以求得良好的社会和经济效益，达到既定的工作目标。所以，提高效率和改进质量是办公自动化的目的。
四、结束语
随着企业各部门、企业之间和国际信息交流的日益频繁，办公自动化会越来越多的在企业管理中发挥出重要作用，对企业而言，建设安全的办公自动化体系，完善办公自动化技术，有效利用企业的资源，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，为科学管理和决策服务，提高运营效率，完善企业内部管理机制，三者结合，必将提高企业的竞争实力。
【关键词】办公自动化 企业 作用 条件
【中图分类号】TP317.1 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5158（2012）11-0019-01
随着计算机技术和信息技术的发展与进步，全球经济给企业带来的挑战和竞争也逐渐升级，管理和办公活动的重要性日渐突出，引起了各级领导者，管理学者以及技术人员的普遍重视。对企业而言，对信息的掌握程度，信息获取的及时性，信息能否充分利用及对信息的敏感程度等已经成为衡量企业市场竞争力的一个重要因素，企业为了适应信息革命的要求，力求在市场竞争中发展取胜，必须接受办公自动化的系统模式。
办公自动化对提高企业各部门的办公效率，提高决策的科学性、正确性，提高综合管理水平和竞争能力都有着十分重要的意义，构筑企业内部网，实现办公自动化，成为许多领导和信息主管部门的主要工作。
一、什么是办公自动化
办公自动化（Office Automation，简称OA），是办公信息处理的自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。
办公自动化没有统一的定义，关于办公自动化，不同的人从不同的角度，会有不同的理解，不同的时期也会有不同的标准。凡是在传统的办公业务中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在行政机关中，大都把办公自动化叫做电子政务，企事业单位就称为OA，以前常叫无纸化办公，后来叫办公自动化，再后来叫OA，即办公自动化，也就是利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，达到充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。
最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用，之后办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑对人事、财务等进行管理。现在的办公自动化系统观点认为：办公实际上是人与人、人与部门、部门与部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理，是对各类活动的协调，从而达到企业整体目标的过程。
二、办公自动化在企业中的作用
管理是科学，是由计划、组织、指挥、协调及控制等职能为要素组成的活动过程。企业在管理过程中，不仅要做好生产经营的管理，也要做好各类办公业务的管理，但企业最终目的是要实现利润最大化。
企业要实现最大的利润化，就不能把过多的人力资源投入在各种文件、信函、报刊文摘、资料卡片、会议纪要、人事档案、数据统计等信息管理上，而是要想方设法实现利润最大化，提高生产经营效益，就要从既重要又繁琐的办公事务中解放出来，尤其是在科学技术高度发达和生产组织愈益复杂的今天，管理手段的现代化就显得愈加突出，因此，企业要开展办公自动化。
企业实现办公自动化，对企业有很大的作用。
一是内部通信简捷化，建立单位内部的办公、通讯和网络系统，可以使单位内部的通信和信息交流快捷通畅，无需人为进行传递，能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些都可在网络上进行。
二是信息发布快速化。在内部建立了一个有效的信息发布和交流的场所，如电子公告、电子刊物、新闻简报、公告事项等能够在机关内部得到广泛的传播，使职工能够及时了解单位的发展动态，员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供舞台，也使企事业单位内部的凝聚力大大增强。
三是工作流程自动化。主要是公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都可以通过网络实现工作流程的自动化，也就是规范单位管理，把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，既规范各项工作，又提高了工作的效率。
四是节省运营成本，包括时间和纸张。办公自动化使企业各部门之间的联系更快捷，摆脱纸笔记录和人员繁复操作，无需人员来回地进行传递，节省时间和纸张。
五是文档管理程序化。可使各类文档能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。我们以前产生大量的文档，有些保存在个人的文件柜里，有些转到了办公室，年终整理到了档案室；造成文档的保存、共享、使用和再利用上的困难；办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，可以按权限进行使用和共享。
六是辅助办公规范化。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，均可以实现这些辅助办公的进一步规范。
七是信息集成高效化。我们每个科室都存在大量的业务系统，一些信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。
八是使决策变得迅速科学。高层决策不再是在不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学决策。
三、开展办公自动化的条件
企业开展办公自动化，要根据本企业的实际情况，所从事的行业特点，采取的经营管理模式和工作步骤等，来开发运用适应本企业公司日常经营管理活动的无纸化办公系统。在开展办公自动化时，必须注意到办公自动化内涵的发展变化，清楚认识到昨日的办公自动化不是今天的办公自动化，明天的办公自动化也将不同于今天的办公自动化，要密切注意办公自动化技术及产品发展的最新进展，用这种观点来制定办公自动化的有关规划，办公自动化才能用最少的资金，取得最好的效果。
办公自动化系统是以计算机技术为核心的现代信息技术的系统集成，使用的是先进的科学技术和现代化办公设备，这些技术和设备被用于信息的交流和管理，以实现科学管理与决策。同时也是一个由办公人员和办公设备构成的人机信息系统，具有很强的信息处理功能，即信息的采集，加工，传递和存储等环节，还是对文字、语音、数据和图形、图像等多媒体信息一体化的处理过程，能把基于不同技术的办公设备（如计算机，打印机，传真机等）用网络连成一体，将文字处理，语音处理，数据处理和图像视频处理等功能集成在一个系统中，使办公室具有综合处理这些信息的能力。
开展办公自动化的目标，是借助先进的信息处理技术和计算机网络技术来提高办公效率和质量，将管理与办公活动纳入到自动化/现代化的轨道中。办公自动化系统的任务是尽可能有效地利用信息资源，向多级办公人员及时提供所需信息，提高工作效率和质量，进行辅助决策，提高办公效率，改进办公质量，以求得良好的社会和经济效益，达到既定的工作目标。所以，提高效率和改进质量是办公自动化的目的。
四、结束语
随着企业各部门、企业之间和国际信息交流的日益频繁，办公自动化会越来越多的在企业管理中发挥出重要作用，对企业而言，建设安全的办公自动化体系，完善办公自动化技术，有效利用企业的资源，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，为科学管理和决策服务，提高运营效率，完善企业内部管理机制，三者结合，必将提高企业的竞争实力。