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【摘 要】档案管理是高校工作的重要内容之一，是高校固定资产管理工作活动中产生的重要原始凭证和依据。本文从档案管理的重要性入手，分析高校固定资产档案管理在实际工作中存在的问题，提出可行性的建议以及未来信息化应用的趋势。
【关键词】档案管理 信息化
随着我国高校招生规模的不断扩大，高校的固定资产建设进入了高速发展时期，每个新校区的建设都要注入大量的资产，高校不仅需要大量购置教学仪器、设备、办公用品、生活后勤物品、图书文物等，甚至有些情况下涉及征地建设新校区、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设问题。因此，在高校的固定资产管理过程中，档案管理工作是非常重要的一环，是高校教学工作和行政管理的原始证和重要记录凭，是实现高校可持续发展的重要保证。
一、我国高校中固定资产档案管理存在的主要问题
固定资产档案是指在固定资产管理活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。高校固定资产档案是高校在固定资产采购、固定资产日常管理使用及固定资产处置活动中形成的第一手材料。综观我国高校目前的固定资产档案管理工作，主要存在着固定资产档案收集不规范、整理无序、综合管理力度不够、管理的纵深度不够、从业人员知识结构老化、存放环境不理想等问题。
（一）固定资产档案收集不规范
在档案信息收集过程中，不规范的收集现象比比皆是，很多部门普遍存在想交就交，不想交就不交的散漫现象，或者是有部分工作人员以忙为借口推脱上交，档案收集的管理制度形同虚设。为此，档案管理员不得不各个行政部门和系部逐一收集。即使这样也不可避免由于档案人员无法参与固定资产管理活动的每一个环节，无法跟踪收集，从而导致档案不能及时归档，时间一长比较容易丢失或者损坏。
由于我国目前高校发展迅猛，相应的人才需求不断扩大，人员调动也相对频繁，人员调动时常因为工作的转移而忽略了相应的固定资产调剂和固定资产档案交接工作。一旦领导签了字，调动工作得到落实，便草草交接急于到新岗位报到，隐瞒或暂停了部分未完成的内容，其中不乏对重要档案的收集工作。
（二）固定资产档案整理无序
在固定资产档案整理过程中存在着卷内目录与实际不相符、类别不清、甚至有些档案不全等问。有些固定资产档案中分为多个子目录，而档案管理员在存放档案时出现归类划分子目录不准，在查找档案时无法做到高效率和准确无误。
（三）固定资产档案的综合管理力度不够
基于高校组织规模庞大的特点，高校固定资产的档案管理工作量相对较大，然而部门之间的综合协作力度薄弱，多数情况下只有分管的领导有权限从中直接协调，当领导工作繁重的时候，仅靠少数专人或者是兼职人员，很难及时做好归档工作。
（四）固定资产档案管理纵深度有待加强
由于管理固定资产档案的人员对本学校的很多固定资产管理的信息不了解、业务不够熟练，严重影响了档案的利用和收集的效率；目前我国高校普遍缺乏固定资产声像领域档案的建设及管理，很多固定资产的声像档案在宣传部门有建档，还有很多没有及时建立档案，即使少部分有建档也没有有效的管理，这为日后的信息化管理带来了不便。
（五）固定资产档案从业人员知识结构老化
档案管理表面上看是一个轻松的工作，细化到工作的每个环节，实际上工作内容很繁琐。然而，目前高校对档案管理从业人员的投入没有足够的重视，不能及时扩充人员，很多档案管理人员是兼职的，而培训多是流于形式，档案管理水平没有得到真正的提高。
二、加强高校固定资产档案管理的措施和办法
（一）加强固定资产档案的收集和整理
加强各个部门对固定资产档案管理的意识教育，主动配合档案员收集固定资产的档案；而档案管理人员也要深入到各部门，主动收集存档所需的各种资料、信息。档案工作人员要参加学校召开的各种会议，多参与固定资产的管理过程，掌握固定资产管理工作的动态，督促及时归档。对于在人事调动过程中不及时交接固定资产档案材料的要冻结调动手续，严格奖惩制度，对于丢失档案的行为要追究有关人员的责任。
（二）加强档案工作的综合管理，整合现有资源
目前我国高校固定资产档案主要是纸质档案，电子档案多在建设过程中。设计电子档案的目的是达到快捷、全面、便于统计等特点。新归档的档案，适用电子档案的方法归档，同时新建声像档案；而以前的旧档案多是纸质档案，不适用于电子档案归档。以前的纸质档案可以在电子档案中只建立检索目录，电子档案和纸质档案共存，以尽快实现档案管理的信息化、现代化和科学化。
（三）改善固定资产档案的存放环境
对现有的档案设施和档案存放地点进行评估分析，对于不符合档案存放标准的情况，向上级主管部门汇报，尽快统一整改，要有独立的保存和管理档案的空间。
（四）进一步加强档案队伍建设
提固定资产档案人员的技术素质，增强从事档案管理工作的培训，培训不要只学习收集、整理、编目、录入、检索、查找等具体的档案管理知识，还要有针对性，要学习高校固定资产管理其他门类的知识和提高信息化技术水平，要结合具体的案例，真正提高档案管理人员得实际工作热情和工作能力。
三、固定资产档案管理的信息化前景
目前，固定资产档案管理的自动化水平还不高，虽然大部分的高校使用了高校固定资产系统，但还达不到高校固定资产电子档案管理工作的要求，很多还需要手工检索和查找。为了电子档案发展的需要，建立固定资产档案管理信息平台是檔案工作标准化、信息化的重要途径，它将传统管理手段和先进技术有机结合在一起，注重在档案管理方面先进的信息化理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，实现档案信息传输的网络化和档案信息使用的在线化，充分发挥信息服务功能，实现电子数据的共享利用和综合应用，最终实现固定资产档案管理水平的飞跃发展。
参考文献：
[1]薛四新.电子校务推动高校档案管理创新[J].行业，2003，（3）.
[2]孟世恩.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯，2004，（5）：29-32.
【关键词】档案管理 信息化
随着我国高校招生规模的不断扩大，高校的固定资产建设进入了高速发展时期，每个新校区的建设都要注入大量的资产，高校不仅需要大量购置教学仪器、设备、办公用品、生活后勤物品、图书文物等，甚至有些情况下涉及征地建设新校区、原校区旧房的维修与改造等一系列基本建设问题。因此，在高校的固定资产管理过程中，档案管理工作是非常重要的一环，是高校教学工作和行政管理的原始证和重要记录凭，是实现高校可持续发展的重要保证。
一、我国高校中固定资产档案管理存在的主要问题
固定资产档案是指在固定资产管理活动过程中形成的，具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等。高校固定资产档案是高校在固定资产采购、固定资产日常管理使用及固定资产处置活动中形成的第一手材料。综观我国高校目前的固定资产档案管理工作，主要存在着固定资产档案收集不规范、整理无序、综合管理力度不够、管理的纵深度不够、从业人员知识结构老化、存放环境不理想等问题。
（一）固定资产档案收集不规范
在档案信息收集过程中，不规范的收集现象比比皆是，很多部门普遍存在想交就交，不想交就不交的散漫现象，或者是有部分工作人员以忙为借口推脱上交，档案收集的管理制度形同虚设。为此，档案管理员不得不各个行政部门和系部逐一收集。即使这样也不可避免由于档案人员无法参与固定资产管理活动的每一个环节，无法跟踪收集，从而导致档案不能及时归档，时间一长比较容易丢失或者损坏。
由于我国目前高校发展迅猛，相应的人才需求不断扩大，人员调动也相对频繁，人员调动时常因为工作的转移而忽略了相应的固定资产调剂和固定资产档案交接工作。一旦领导签了字，调动工作得到落实，便草草交接急于到新岗位报到，隐瞒或暂停了部分未完成的内容，其中不乏对重要档案的收集工作。
（二）固定资产档案整理无序
在固定资产档案整理过程中存在着卷内目录与实际不相符、类别不清、甚至有些档案不全等问。有些固定资产档案中分为多个子目录，而档案管理员在存放档案时出现归类划分子目录不准，在查找档案时无法做到高效率和准确无误。
（三）固定资产档案的综合管理力度不够
基于高校组织规模庞大的特点，高校固定资产的档案管理工作量相对较大，然而部门之间的综合协作力度薄弱，多数情况下只有分管的领导有权限从中直接协调，当领导工作繁重的时候，仅靠少数专人或者是兼职人员，很难及时做好归档工作。
（四）固定资产档案管理纵深度有待加强
由于管理固定资产档案的人员对本学校的很多固定资产管理的信息不了解、业务不够熟练，严重影响了档案的利用和收集的效率；目前我国高校普遍缺乏固定资产声像领域档案的建设及管理，很多固定资产的声像档案在宣传部门有建档，还有很多没有及时建立档案，即使少部分有建档也没有有效的管理，这为日后的信息化管理带来了不便。
（五）固定资产档案从业人员知识结构老化
档案管理表面上看是一个轻松的工作，细化到工作的每个环节，实际上工作内容很繁琐。然而，目前高校对档案管理从业人员的投入没有足够的重视，不能及时扩充人员，很多档案管理人员是兼职的，而培训多是流于形式，档案管理水平没有得到真正的提高。
二、加强高校固定资产档案管理的措施和办法
（一）加强固定资产档案的收集和整理
加强各个部门对固定资产档案管理的意识教育，主动配合档案员收集固定资产的档案；而档案管理人员也要深入到各部门，主动收集存档所需的各种资料、信息。档案工作人员要参加学校召开的各种会议，多参与固定资产的管理过程，掌握固定资产管理工作的动态，督促及时归档。对于在人事调动过程中不及时交接固定资产档案材料的要冻结调动手续，严格奖惩制度，对于丢失档案的行为要追究有关人员的责任。
（二）加强档案工作的综合管理，整合现有资源
目前我国高校固定资产档案主要是纸质档案，电子档案多在建设过程中。设计电子档案的目的是达到快捷、全面、便于统计等特点。新归档的档案，适用电子档案的方法归档，同时新建声像档案；而以前的旧档案多是纸质档案，不适用于电子档案归档。以前的纸质档案可以在电子档案中只建立检索目录，电子档案和纸质档案共存，以尽快实现档案管理的信息化、现代化和科学化。
（三）改善固定资产档案的存放环境
对现有的档案设施和档案存放地点进行评估分析，对于不符合档案存放标准的情况，向上级主管部门汇报，尽快统一整改，要有独立的保存和管理档案的空间。
（四）进一步加强档案队伍建设
提固定资产档案人员的技术素质，增强从事档案管理工作的培训，培训不要只学习收集、整理、编目、录入、检索、查找等具体的档案管理知识，还要有针对性，要学习高校固定资产管理其他门类的知识和提高信息化技术水平，要结合具体的案例，真正提高档案管理人员得实际工作热情和工作能力。
三、固定资产档案管理的信息化前景
目前，固定资产档案管理的自动化水平还不高，虽然大部分的高校使用了高校固定资产系统，但还达不到高校固定资产电子档案管理工作的要求，很多还需要手工检索和查找。为了电子档案发展的需要，建立固定资产档案管理信息平台是檔案工作标准化、信息化的重要途径，它将传统管理手段和先进技术有机结合在一起，注重在档案管理方面先进的信息化理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，实现档案信息传输的网络化和档案信息使用的在线化，充分发挥信息服务功能，实现电子数据的共享利用和综合应用，最终实现固定资产档案管理水平的飞跃发展。
参考文献：
[1]薛四新.电子校务推动高校档案管理创新[J].行业，2003，（3）.
[2]孟世恩.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].档案学通讯，2004，（5）：29-32.