个性化Excel,让其更好用

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  Excel是最常用的数据处理工具,为了让其更好地为己所用,适应我们的操作习惯,对主界面进行个性化的设置,无疑既能彰显个性,又能提升办公效率。
  一、自定义快速访问工具栏
  Excel中的快速访问工具栏相当常用,快速访问工具栏默认位于主界面的左上角,里面包含一些常用的操作,我们可以改变其位置或添加其它的命令,让其更加符合我们的日常习惯。
  打开Excel2013后,单击 “自定义快速访问工具栏”按钮弹出命令菜单(见图1),勾选后就可以添加到工具栏中。选择“在功能区下方显示”命令,则可以将快速访问工具栏的位置转移到功能区下方。对于功能区的各种操作命令,如果要添加到快速访问工具栏,直接在命令上右击选择“添加到快速访问工具栏”即可。
  


  对于菜单中没有的操作命令,可以选择“其它命令”弹出对话框(见图2),选择“所有命令”后会显示Excel中所有的操作命令,选择需要的命令,单击“添加”按钮即可加入到快速访问工具栏了,最后单击“确定”按钮即可完成设置。
  二、自定义功能区
  功能区是Excel2013主界面的重要组成部分,Excel将命令分门别类放置在不同的选项组中,便于我们能快速寻找到。功能区也可以进行修改,比如,笔记本电脑上可以将功能区设置为浮动式,建立自己专用的选项组等。
  在屏幕较小的电脑上,为了最大化数据区域,可以将功能区隐藏起来。在功能区上右击选择“折叠功能区”(见图3),则功能区会自动隐藏,单击选项组名称时会弹出。如果想要恢复功能区,则单击“固定功能区”按钮即可恢复功能区。
  


  基于不同的数据处理需求,所用到的命令也是不一样的,对于自己常用的操作命令,我们可以在功能区专门建立一个选项卡,将常用命令收拢其中,这样使用会更加方便。选择菜单“文件→选项→自定义功能区”弹出对话框,单击“自定义功能区”(见图4),单击“新建选项卡”按钮增加一个选项卡,选中后单击“重命名”按钮,修改选项卡名称为“我的命令”。
  在“我的命令”选项卡中,将“新建组”名称修改成“做预算”(见图5),然后在前面选择“所有命令”,这样会列出所有的命令,将需要的命令添加到“做预算”选项组中,通过这种方法可以将不同的需求都做成相应的选项组。
  


  


  在Excel主界面中,单击“我的命令”选项卡可以看到添加的选项卡,里面包含自定义的选项组(见图6),自己添加的命令会包含其中。通过这种方法,我们可以对Excel的功能区进行大刀阔斧的设置,甚至取消原有的Excel选项卡。
  三、自定义启动方式
  Excel在启动时可以自动运行宏,用某些不常用的Excel插件,特别是启动时自动打开指定的工作簿。先将文件放置在某个文件夹中(如:D盘dianzibiao),打开Excel2013,选择菜单“文件→选项”,切换到“高级”选项,在“启动时打开此目录中的所有文件”后面输入电子表所在文件夹(见图7),这样下次启动Excel时就会自动打开文件夹中所有Excel文档。
  如果某个文件会经常使用,还可以在文件列表中将其锁定置顶,这样使用时也会比较方便。选择菜单“文件→打开”命令,在“最近使用的工作簿”会列出最近使用的电子表,指向文件后会出现“将此项目固定到列表”按钮(见图8),单击该按钮即可锁定文件,并在文件列表中置顶,以后打开时会比较方便。
  


  四、自定义主界面背景
  默认情况下Excel的界面是银白色,在Excel中还内置了多种背景色调,选择菜单“文件→选项”,切换到“常规”选项,在“Office背景”中可以选择其它背景(见图9),“Office主题”可修改成白色、浅灰色、深灰色,单击“确定”按钮即可修改Excel的主界面。
  五、自定义状态栏和屏幕提示
  当在Excel工作表中选中某些单元格,状态栏上会显示与所选项目相关的一些信息,例如,选中一列数据,则状态上会显示最大值、最小值、平均值等(见图10),在状态栏上右击会出现快捷菜单,可以选择显示或隐藏的项目。
  对于屏幕提示同样可以进行设置,选择菜单“文件→选项”,切换到“常规”选项,在“屏幕提示样式”中可以选择是否进行提示(见图11)。
  


  六、自定义保存选项
  保存操作在Excel中也很常用,我们也可以对保存选项进行个性化设置,选择菜单“文件→选项”打开选项对话框,切换到“保存”选项(见图12),可以修改文件的默认保存格式,自动保存的时间,自动恢复文件的位置等。
  七、自定义校对选项
  Excel中的自动校对功能也可以进行设置,同样打开“Excel选项”对话框,切换到“校对”选项(见图13),可以修改校对的各种属性,单击“自动更正选项”按钮弹出对话框,可以对校对进行更加全面的设置。
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