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【摘 要】 介绍了档案管理信息化的概念、意义，然后分析了我国事业单位档案管理信息化存在的问题，并针对这些问题，提出了加强事业单位档案管理信息化的几点策略。
【关键词】 事业单位 档案管理 信息化
随着我国经济的高速增长，我国社会已经步入了信息化时代。在信息化的时代背景之下，传统的档案管理模式以及档案业务人员的水平已经不再适应时代发展的要求。在新时期下，档案管理中的核心是知识管理，其对档案管理提出了更高的要求，传统档案一般以纸质作为载体，其管理难度大，储存难，而新时期下，档案的传送是依靠网络等线路进行的，因此，其载体模式也发生了改变，从纸质向电子模式跨越，在这种形势下，档案管理工作的提高和创新时必然的趋势，因此，应加强对新时期下档案业务技能提高的途径的探讨。
1. 档案管理信息化的概念
有关“档案管理信息化”的概念，目前国内比较认同的观点是“所谓档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一组织与规划下，在进行档案管理活动时，应用计算机信息技术，对档案信息资源进行管理、处置和提供使用服务。从而实现档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提高服务为重心的转变过程。”因此，从本质上说，档案管理信息化是指档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案管理信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程。
2. 档案管理信息化的意义
在新时期下，信息化管理能提高事业单位档案管理的工作效率。首先，计算机技术的应用，使得档案立卷制度得以贯彻落实。传统档案资料零散，在管理中存在较大的不安全性。信息技术的支撑，使得部门内部的档案可以通过设置密码，防止其资料内容泄露出去，从而提高了档案的安全管理。另外，确保了档案收集的完整性。事业单位档案部门将档案资料等录入微机中，能方便日常檔案查阅，也能提高日后编目的效率，同时还有利于避免档案的遗失或者疏漏，确保了档案的完整性。其次，通过现代化的网络手段，运用先进的计算机系统，采用适合档案处理的软件，能很好地提高档案处置的速度，增强档案管理的工作效率；信息技术的显著特点和优势是处理速度的高速化。在自动化技术的支撑下，搜索档案时只需输入正确的关键词，通过精确查找，可以快速查找档案，自动化的检索功能取代人工检索的繁琐缓慢缺陷，提高了档案的检索正确率；最后，信息技术有利于提高档案的利用率。通过计算机技术的应用，对档案进行整理和分类，并归档和利用，提高了其利用的效率。这使得档案管理部门在接收档案的同时能够对信息进行二次开发，从而充分发挥了其职能。事业单位档案部门通过计算机技术的应用，实现对档案的准确分类，可以随时调整数据库中的不合格案卷，以确保其质量，减少人力物力浪费。
3. 事业单位档案管理信息化存在的问题
3.1档案信息存在安全隐患
档案信息不同于其他的信息资源，档案中包含很多带密级的文件，所以要注意保护档案信息内容的安全，但各级部门的档案工作者在信息化建设中却常忽略这个问题，造成了档案信息安全的隐患，主要表现在：档案部门一般考虑安全时只考虑外网和内外网间安全，很少考虑内网上应用系统的安全；档案信息共享会增大系统安全的风险；对上网档案信息的内容没有进行严格把关。
3.2档案信息资源开发不足
档案信息资源开发和有效供给不足，档案信息资源采集和加工重复劳动很多，数字内容质量尚待提高。目前，我国档案开放的比例还比较低，据统计2009年全国各级综合性档案馆开放档案总计4521万卷，只占馆藏档案总数的22.7%左右。前面我们提过我国已建设了3000多个数据库，虽然一些数据库的建设取得了很好的成绩，但目前这些数据库中大部分都还是“死库”；现有数据库近1200种，占世界总数的10%，而容量仅为1%；其中可用的300多个大型数据库中，对外服务的仅占5%，庞大的信息资源并没有发挥用武之地。
4. 加强事业单位档案管理信息化的策略
4.1加强对档案信息资源的建设
档案信息化的核心问题是档案信息资源建设，没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案的优势是信息，它的生命力是规模的信息。只有信息变成规模，才会有丰富的内容以及有一个庞大的观众和设计满足各种需求的服务。不然即使有一个好思路，新颖的创意，也不过是无本之木无源之水。所以，我们目前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上，尽快使档案信息内容形成规模。信息化建设必须以“资源的管理作为支撑”。所谓“信息资源管理的支持”，不过是只看重局部的应用或与网络为核心的理念，把到各部门信息资源在背景在进行统一管理。具体说来，应该从以下几个方面着手：首先，全面构建档案目录中心，将各事业单位相对分散的信息集进行整合优化。其次，加速档案信息资源数字化进程，通过新近发展起来的计算机网络技术、数据库技术与多媒体技术将档案信息资源数字化，充分提高档案信息管理的效率。第三，构建一个互联互通的网络环境，事业单位要加快构建档案信息网络系统，要在档案资源网的基础上，加入国家档案资源网建设，并与其他社会信息资源系统互联互通，整合资源，合作共建，并入国家政务公众信息网，在因特网上为广大的社会公众提供优质的服务。
4.2档案信息化应做到规范化、标准化
规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。
4.3建立安全科学的管理制度
因为档案管理本身具有服务的性质，所以事业单位的档案馆要尽量地开发其档案信息，以便提供利用以及最大限度地发挥档案信息的利用功能，从而实现档案信息资源共享，其核心是要建立健全和完善事业单位的安全管理制度以及针对事业单位信息化档案的一整套严格的安全措施，力争从各个环节上解决信息虚假的隐患。
4.4充分发挥现代计算机技术的作用
首先，应该不断完善信息化建设，拓宽信息的渠道，促进档案管理的现代化。建立起一个完善的档案管理数据库，在收集信息数据的时候应该先认真核实，并及时对信息库进行更新，保障其安全。充分推广应用网络技术，加强事业单位档案部门等的网络技术建设，并慢慢形成一个资源共享的网络平台，以使档案管理更高效。还可以利用激光扫描等相关技术，将一些纸质版的档案转为电子版的档案，以提高其保存的安全性。
4.5不断提高事业单位中档案管理人员的专业素质
为了实现档案管理的信息化建设，档案工作人员应该培养自我学习能力，加强对档案业专业知识的学习。目前，科技的发展对档案管理提出了新的要求，因此，业务人员也应努力掌握这些新技术，做到学以致用，为新时期中档案工作的优化提供基础。这需要档案工作者加强获取新信息的能力，在获取之后进行正确的评估，合理加工和利用。确保合理分配职位，使每个员工都能认真掌握现代计算机技术，并将其和档案管理工作结合起来，强化操作技能培训。
结束语
对事业单位的档案进行数字化管理是当前科技与社会发展的必然要求。各个事业单位要重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划，建设好自己的档案信息网站，使档案信息化符合国内外的标准，并不断提高档案管理人员的素质，不断提高工作效率，适应时代发展。
参考文献：
[1] 魏勇：《档案管理信息化若干问题的思考》，《工会论坛（山东省工会管理干部学院学报）》，2011，12（4）.
[2] 彭超：《浅谈信息时代下的医院档案管理工作》，《泰州职业技术学院学报》，2011，11（6）.
（作者单位：山西省奇村温泉干部疗养院）
【关键词】 事业单位 档案管理 信息化
随着我国经济的高速增长，我国社会已经步入了信息化时代。在信息化的时代背景之下，传统的档案管理模式以及档案业务人员的水平已经不再适应时代发展的要求。在新时期下，档案管理中的核心是知识管理，其对档案管理提出了更高的要求，传统档案一般以纸质作为载体，其管理难度大，储存难，而新时期下，档案的传送是依靠网络等线路进行的，因此，其载体模式也发生了改变，从纸质向电子模式跨越，在这种形势下，档案管理工作的提高和创新时必然的趋势，因此，应加强对新时期下档案业务技能提高的途径的探讨。
1. 档案管理信息化的概念
有关“档案管理信息化”的概念，目前国内比较认同的观点是“所谓档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一组织与规划下，在进行档案管理活动时，应用计算机信息技术，对档案信息资源进行管理、处置和提供使用服务。从而实现档案管理模式从以面向档案实体保管为重点向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提高服务为重心的转变过程。”因此，从本质上说，档案管理信息化是指档案管理模式和工作方式从传统的以档案实体保管为主向现代化的档案管理信息数字化收集、存储、转送，以信息化的形式为社会提供服务的转变过程。
2. 档案管理信息化的意义
在新时期下，信息化管理能提高事业单位档案管理的工作效率。首先，计算机技术的应用，使得档案立卷制度得以贯彻落实。传统档案资料零散，在管理中存在较大的不安全性。信息技术的支撑，使得部门内部的档案可以通过设置密码，防止其资料内容泄露出去，从而提高了档案的安全管理。另外，确保了档案收集的完整性。事业单位档案部门将档案资料等录入微机中，能方便日常檔案查阅，也能提高日后编目的效率，同时还有利于避免档案的遗失或者疏漏，确保了档案的完整性。其次，通过现代化的网络手段，运用先进的计算机系统，采用适合档案处理的软件，能很好地提高档案处置的速度，增强档案管理的工作效率；信息技术的显著特点和优势是处理速度的高速化。在自动化技术的支撑下，搜索档案时只需输入正确的关键词，通过精确查找，可以快速查找档案，自动化的检索功能取代人工检索的繁琐缓慢缺陷，提高了档案的检索正确率；最后，信息技术有利于提高档案的利用率。通过计算机技术的应用，对档案进行整理和分类，并归档和利用，提高了其利用的效率。这使得档案管理部门在接收档案的同时能够对信息进行二次开发，从而充分发挥了其职能。事业单位档案部门通过计算机技术的应用，实现对档案的准确分类，可以随时调整数据库中的不合格案卷，以确保其质量，减少人力物力浪费。
3. 事业单位档案管理信息化存在的问题
3.1档案信息存在安全隐患
档案信息不同于其他的信息资源，档案中包含很多带密级的文件，所以要注意保护档案信息内容的安全，但各级部门的档案工作者在信息化建设中却常忽略这个问题，造成了档案信息安全的隐患，主要表现在：档案部门一般考虑安全时只考虑外网和内外网间安全，很少考虑内网上应用系统的安全；档案信息共享会增大系统安全的风险；对上网档案信息的内容没有进行严格把关。
3.2档案信息资源开发不足
档案信息资源开发和有效供给不足，档案信息资源采集和加工重复劳动很多，数字内容质量尚待提高。目前，我国档案开放的比例还比较低，据统计2009年全国各级综合性档案馆开放档案总计4521万卷，只占馆藏档案总数的22.7%左右。前面我们提过我国已建设了3000多个数据库，虽然一些数据库的建设取得了很好的成绩，但目前这些数据库中大部分都还是“死库”；现有数据库近1200种，占世界总数的10%，而容量仅为1%；其中可用的300多个大型数据库中，对外服务的仅占5%，庞大的信息资源并没有发挥用武之地。
4. 加强事业单位档案管理信息化的策略
4.1加强对档案信息资源的建设
档案信息化的核心问题是档案信息资源建设，没有可提供利用的档案信息资源为基础，档案信息化的速度与效率均无从谈起。档案的优势是信息，它的生命力是规模的信息。只有信息变成规模，才会有丰富的内容以及有一个庞大的观众和设计满足各种需求的服务。不然即使有一个好思路，新颖的创意，也不过是无本之木无源之水。所以，我们目前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上，尽快使档案信息内容形成规模。信息化建设必须以“资源的管理作为支撑”。所谓“信息资源管理的支持”，不过是只看重局部的应用或与网络为核心的理念，把到各部门信息资源在背景在进行统一管理。具体说来，应该从以下几个方面着手：首先，全面构建档案目录中心，将各事业单位相对分散的信息集进行整合优化。其次，加速档案信息资源数字化进程，通过新近发展起来的计算机网络技术、数据库技术与多媒体技术将档案信息资源数字化，充分提高档案信息管理的效率。第三，构建一个互联互通的网络环境，事业单位要加快构建档案信息网络系统，要在档案资源网的基础上，加入国家档案资源网建设，并与其他社会信息资源系统互联互通，整合资源，合作共建，并入国家政务公众信息网，在因特网上为广大的社会公众提供优质的服务。
4.2档案信息化应做到规范化、标准化
规范化、标准化是进行档案信息化建设的一项重要内容，也是衡量档案管理工作现代化水平的一个重要标志。事业单位在进行档案管理信息化时，应该按照国家推荐信息化管理的标准，根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系，在实践中不断进行完善。档案目录数据库，应既符合国家的标准，又有利于实际的操作。应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范。使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享，解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题。
4.3建立安全科学的管理制度
因为档案管理本身具有服务的性质，所以事业单位的档案馆要尽量地开发其档案信息，以便提供利用以及最大限度地发挥档案信息的利用功能，从而实现档案信息资源共享，其核心是要建立健全和完善事业单位的安全管理制度以及针对事业单位信息化档案的一整套严格的安全措施，力争从各个环节上解决信息虚假的隐患。
4.4充分发挥现代计算机技术的作用
首先，应该不断完善信息化建设，拓宽信息的渠道，促进档案管理的现代化。建立起一个完善的档案管理数据库，在收集信息数据的时候应该先认真核实，并及时对信息库进行更新，保障其安全。充分推广应用网络技术，加强事业单位档案部门等的网络技术建设，并慢慢形成一个资源共享的网络平台，以使档案管理更高效。还可以利用激光扫描等相关技术，将一些纸质版的档案转为电子版的档案，以提高其保存的安全性。
4.5不断提高事业单位中档案管理人员的专业素质
为了实现档案管理的信息化建设，档案工作人员应该培养自我学习能力，加强对档案业专业知识的学习。目前，科技的发展对档案管理提出了新的要求，因此，业务人员也应努力掌握这些新技术，做到学以致用，为新时期中档案工作的优化提供基础。这需要档案工作者加强获取新信息的能力，在获取之后进行正确的评估，合理加工和利用。确保合理分配职位，使每个员工都能认真掌握现代计算机技术，并将其和档案管理工作结合起来，强化操作技能培训。
结束语
对事业单位的档案进行数字化管理是当前科技与社会发展的必然要求。各个事业单位要重视其档案管理，根据实际情况制定出一个档案数字化管理的总体规划，建设好自己的档案信息网站，使档案信息化符合国内外的标准，并不断提高档案管理人员的素质，不断提高工作效率，适应时代发展。
参考文献：
[1] 魏勇：《档案管理信息化若干问题的思考》，《工会论坛（山东省工会管理干部学院学报）》，2011，12（4）.
[2] 彭超：《浅谈信息时代下的医院档案管理工作》，《泰州职业技术学院学报》，2011，11（6）.
（作者单位：山西省奇村温泉干部疗养院）