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摘 要 本文在分析档案交接工作存在的问题的基础上,对档案交接工作提出了一些建设性的意见。
关键词:档案交接工作 问题对策
中图分类号:G272文献标识码:A
一、引言
档案及档案管理工作对人类历史文化的传承以及人类社会的发展起到了重要的作用。档案交接是档案管理工作中很重要的一环,是一件极为严肃、责任心极强的工作,有效的档案交接工作能够保证本单位档案完整、准确,对保持本单位档案工作的延续性.也具有很大意义。
然而,在实际工作中,由于档案工作烦琐而杂乱,再加上很多人对这项工作不了解也不重视,有些单位忽视了档案交接这一工作环节,始终末建立档案交接工作规定,部分档案人员在进行档案交接工作时也只是走走形式,也在档案交接过程中就产生了这样那样的问题,如档案的缺、漏、丢等现象。为了保证档案的完整性、连续性,必须提高对档案交接工作的认识。
二、档案交接工作中存在的问題
(一)档案工作人员素质不高。
在过去相当长的一段时间里,一般从事档案工作的人员都经过系统培训,要持证上岗。然而近些年,因为很多单位对档案工作的不重视,档案工作人员在上岗前根本没进行过相关系统的培训,对档案工作根本摸不着边际,对档案工作既不懂也不问,没有档案交接的概念,甚至认为档案交接只是一串钥匙的交接,一旦有人要使用档案,就到档案室乱翻一通,致使档案管理较为混乱。
(二) 档案交接工作不受重视。
由于档案工作烦琐而杂乱,很多单位的领导对档案工作不了解也不重视,更是忽视了档案交接这一工作环节,有很多单位并没有建立档案交接工作规定,对档案交接工作领导也不把关。另外,由于近些年档案工作相对较冷门,很多人都不愿意从事档案管理工作,单位中的档案工作人员经常会更换,由于档案工作人员对档案交接工作的不重视,在他们人员更替的过程中经常发生不办或迟办档案交接乎续,致使档案管理较为混乱,界限不清,责任不明。
(三)档案交接手续不规范。
首先,档案交接手续不规范体现在档案交接手续不严密。因为单位领导和档案工作人员对档案交接工作的不重视,造成了本该认真细致、手续严密的档案交接工作并不是按照有关规定的程序来实施,移交过程不按程序进行,该核实的没有核实,该签字没有签字,手续也简单,仅仅弄一张签上双方大名的纸简单说明一下,甚至只是面对面交代一下或是交接串钥匙也就算办完了交接乎续,完全没有按照程序办理,极其不严密。
其次,档案交接手续不及时。因为单位领导对档案交接工作的不把关和档案工作人员对档案交接工作的不重视,在档案工作人员更替时,档案交接工作并不能及时办理相关手续,很多时候新的工作人员已上岗了,档案交接手续还末办妥,致使档案工作前后严重脱节。
(四)档案交接工作缺乏有力监督。
档案交接工作中有一项很重要的内容就是提交给监交人签字,这里的监交人主要指的是主管档案工作的领导。然而,在实际中因为很多单位领导对档案交接工作观念上的不重视,认为档案交接工作是档案人员之间的事情,只是例行公事,是一项日常事务性工作,对档案交接工作不闻不问,档案监交也懒得到场,使得基层单位档案交接工作缺乏有力的监督。
三、如何做好档案交接工作
档案交接工作维护档案安全完整,确保档案工作有序开展明确档案人员责任的需要,也是档案法律法规赋予档案人员的职责。针对现在档案交接工作中存在的问题,我们应该做好以下工作:
(一)提高档案工作人员的素质。
要想做好档案交接工作,最重要的一点就是提高档案工作人员的素质。首先,要加强对对档案人员的思想教育工作,提高他们档案交接的思想意识,明确他们的责任,增强他们的事业心和责任感。其次,要对档案工作人员进行培训,加强他们的业务能力,让他们熟悉档案工作的流程。及办理档案交接工作所需要的相关程序和步骤。
(二)思想上重视档案交接工作。
首先,要把档案交接下作纳入单位的议事日常,并建立与档案交接工作相关的规章制度,把档案交接工作纳入单位工作制度,在对档案工作人员的岗位说明书中也要说明档案交接工作,将其列入有关人员的岗位职责之中。单位领导要高度重视档案交接工作,严格把好因为人员更替而进行的档案交接工作的关卡,当原档案工作人员因为调动要离岗时,要实行先交接再走人的制度,即档案工作人员离职离岗前先办理档案交接工作手续,再办理工作调动手续。对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理下资转移手续,不得离开原工作岗位。
(三) 规范档案交接手续。
规范档案交接手续,主要从规范档案交接工作的移交工作和接收工作两个方面来进行。在进行档案移交手续时,要对现有的档案进行一次全面的核实,对存在问题的地方要进行详细的说明,实现帐物相符;对档案及文件材料进行分门别类的存放,实现档案系统有序;对对借出的档案要及时收回,对于那些不能归还的要注明原因;对在进行的工作要有所交待,撰写档案移交说明,并按照档案移交规定编制文件或表格。在进行档案接收手续时,要向前任档案工作人员了解并检查档案工作情况和档案存放保管情况,另外还需要了解该单位的职能活动情况和工作活动情况。
(四) 加强对档案交接的监督。
首先,对于档案监交人员要要认真履行职责,加强基层单位档案交接工作的监督检查,坚持原则,按程序办理。其次,对于各类交接工作,都需要安排专人负责监交。如果是一般档案人员的交接时,由档案机构负责人监交;但如果是档案机构负责人交接时,由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。
(作者:温州市教育教学研究院,2003年毕业于温州市师范学院,实习研究员,从事办公室文书档案管理工作 学历:大学 本科)
参考文献:
[1]于明海,王雪萍.如何做好基层单位档案交接工作.山东档案,2009.
[2]段宝琴.基层单位档案交接工作之我见.陕西档案,2008.
[3]张晓丽,樊茂兰.学校档案交接存在的问题及解决措施.教学与管理,2008.
[4]宿伟伟.基层单位档案交接工作之我见.秘书之友,2008.
[5]舒友文.基层单位档案交接工作之我见.教育视点,2009.
关键词:档案交接工作 问题对策
中图分类号:G272文献标识码:A
一、引言
档案及档案管理工作对人类历史文化的传承以及人类社会的发展起到了重要的作用。档案交接是档案管理工作中很重要的一环,是一件极为严肃、责任心极强的工作,有效的档案交接工作能够保证本单位档案完整、准确,对保持本单位档案工作的延续性.也具有很大意义。
然而,在实际工作中,由于档案工作烦琐而杂乱,再加上很多人对这项工作不了解也不重视,有些单位忽视了档案交接这一工作环节,始终末建立档案交接工作规定,部分档案人员在进行档案交接工作时也只是走走形式,也在档案交接过程中就产生了这样那样的问题,如档案的缺、漏、丢等现象。为了保证档案的完整性、连续性,必须提高对档案交接工作的认识。
二、档案交接工作中存在的问題
(一)档案工作人员素质不高。
在过去相当长的一段时间里,一般从事档案工作的人员都经过系统培训,要持证上岗。然而近些年,因为很多单位对档案工作的不重视,档案工作人员在上岗前根本没进行过相关系统的培训,对档案工作根本摸不着边际,对档案工作既不懂也不问,没有档案交接的概念,甚至认为档案交接只是一串钥匙的交接,一旦有人要使用档案,就到档案室乱翻一通,致使档案管理较为混乱。
(二) 档案交接工作不受重视。
由于档案工作烦琐而杂乱,很多单位的领导对档案工作不了解也不重视,更是忽视了档案交接这一工作环节,有很多单位并没有建立档案交接工作规定,对档案交接工作领导也不把关。另外,由于近些年档案工作相对较冷门,很多人都不愿意从事档案管理工作,单位中的档案工作人员经常会更换,由于档案工作人员对档案交接工作的不重视,在他们人员更替的过程中经常发生不办或迟办档案交接乎续,致使档案管理较为混乱,界限不清,责任不明。
(三)档案交接手续不规范。
首先,档案交接手续不规范体现在档案交接手续不严密。因为单位领导和档案工作人员对档案交接工作的不重视,造成了本该认真细致、手续严密的档案交接工作并不是按照有关规定的程序来实施,移交过程不按程序进行,该核实的没有核实,该签字没有签字,手续也简单,仅仅弄一张签上双方大名的纸简单说明一下,甚至只是面对面交代一下或是交接串钥匙也就算办完了交接乎续,完全没有按照程序办理,极其不严密。
其次,档案交接手续不及时。因为单位领导对档案交接工作的不把关和档案工作人员对档案交接工作的不重视,在档案工作人员更替时,档案交接工作并不能及时办理相关手续,很多时候新的工作人员已上岗了,档案交接手续还末办妥,致使档案工作前后严重脱节。
(四)档案交接工作缺乏有力监督。
档案交接工作中有一项很重要的内容就是提交给监交人签字,这里的监交人主要指的是主管档案工作的领导。然而,在实际中因为很多单位领导对档案交接工作观念上的不重视,认为档案交接工作是档案人员之间的事情,只是例行公事,是一项日常事务性工作,对档案交接工作不闻不问,档案监交也懒得到场,使得基层单位档案交接工作缺乏有力的监督。
三、如何做好档案交接工作
档案交接工作维护档案安全完整,确保档案工作有序开展明确档案人员责任的需要,也是档案法律法规赋予档案人员的职责。针对现在档案交接工作中存在的问题,我们应该做好以下工作:
(一)提高档案工作人员的素质。
要想做好档案交接工作,最重要的一点就是提高档案工作人员的素质。首先,要加强对对档案人员的思想教育工作,提高他们档案交接的思想意识,明确他们的责任,增强他们的事业心和责任感。其次,要对档案工作人员进行培训,加强他们的业务能力,让他们熟悉档案工作的流程。及办理档案交接工作所需要的相关程序和步骤。
(二)思想上重视档案交接工作。
首先,要把档案交接下作纳入单位的议事日常,并建立与档案交接工作相关的规章制度,把档案交接工作纳入单位工作制度,在对档案工作人员的岗位说明书中也要说明档案交接工作,将其列入有关人员的岗位职责之中。单位领导要高度重视档案交接工作,严格把好因为人员更替而进行的档案交接工作的关卡,当原档案工作人员因为调动要离岗时,要实行先交接再走人的制度,即档案工作人员离职离岗前先办理档案交接工作手续,再办理工作调动手续。对未办理档案交接手续的档案人员,不得签发调动工作通知,不得办理下资转移手续,不得离开原工作岗位。
(三) 规范档案交接手续。
规范档案交接手续,主要从规范档案交接工作的移交工作和接收工作两个方面来进行。在进行档案移交手续时,要对现有的档案进行一次全面的核实,对存在问题的地方要进行详细的说明,实现帐物相符;对档案及文件材料进行分门别类的存放,实现档案系统有序;对对借出的档案要及时收回,对于那些不能归还的要注明原因;对在进行的工作要有所交待,撰写档案移交说明,并按照档案移交规定编制文件或表格。在进行档案接收手续时,要向前任档案工作人员了解并检查档案工作情况和档案存放保管情况,另外还需要了解该单位的职能活动情况和工作活动情况。
(四) 加强对档案交接的监督。
首先,对于档案监交人员要要认真履行职责,加强基层单位档案交接工作的监督检查,坚持原则,按程序办理。其次,对于各类交接工作,都需要安排专人负责监交。如果是一般档案人员的交接时,由档案机构负责人监交;但如果是档案机构负责人交接时,由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。
(作者:温州市教育教学研究院,2003年毕业于温州市师范学院,实习研究员,从事办公室文书档案管理工作 学历:大学 本科)
参考文献:
[1]于明海,王雪萍.如何做好基层单位档案交接工作.山东档案,2009.
[2]段宝琴.基层单位档案交接工作之我见.陕西档案,2008.
[3]张晓丽,樊茂兰.学校档案交接存在的问题及解决措施.教学与管理,2008.
[4]宿伟伟.基层单位档案交接工作之我见.秘书之友,2008.
[5]舒友文.基层单位档案交接工作之我见.教育视点,2009.