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摘 要：档案自然形成规律是在我国的特殊背景和历史条件下出现的，一直在档案理论界引起强烈的争议。文章从历史背景出发，总结了理论界的基本观点，提出了自己的观点，认为“档案自然形成规律”不是规律，而是对表面现象的描述。是经验的总结。
关键词，档案 自然形成 规律
1 问题的提出
档案自然形成规律发端于我国档案界对“大跃进”的批判。在1958年的“大跃进”中。我国很多地方出现了大编、大写、大办档案的群众运动，当时曾二三、姚锋、汪一鸣等同志著文批评这一倾向，在这些文章中就有了档案自然形成规律的思想萌芽。1962年曾三同志作了《1958年至1962年全国档案工作总结和今后任务》的工作报告。在这篇报告中，系统说明了档案自然形成规律的基本内核：“各个机关在工作和生产活动中，为了工作和生产需要必然产生很多文书材料和技术文件等，这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作、生产和科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案……任何档案都是这样适应机关工作和生产活动的客观需要形成的，不是随主观愿望随意编写的，更不是由于档案人员的什么要求而产生的……由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”
从提出档案“自然形成规律”的历史背景看，当时的核心问题是反对人为编写、制造档案。从这个方面来看，它确实在当时是有一定的功绩。它在一定程度上制止了很多地方大办、大编、大写档案的现象，使档案工作走上了正确的道路。从这一规律提出而产生的影响来看，也同样说明了它对当时的档案界产生的重大影响，这是无庸置疑的。但是这一规律对于当今的档案工作是否仍然适用，是否还有指导作用，也成为争论不休的话题。对于档案自然形成规律含义的理解也各有看法。
2 目前对档案自然形成规律这一问题的几种看法和观点
2.1 认为档案是有意识形成的。王新才、吕元智认为，“档案不能自然形成”，“其形成不可避免地带有人为的主观性”。黄子林提出，档案自然形成的观点混淆了文件与档案两个不同概念，也忽视了档案形成的条件和人们在档案形成中的作用，实际上是对文件材料转化为档案要通过立卷归档等转化过程的否定。王荣声、王玉声在否定档案自然形成观点的同时，指出文件材料的自然形成规律可以成立。霍振礼同志的一篇文章曾写道：“……档案是有意识形成和有意识保留下来的产物。人类的社会活动都有特定的目的，并不是为了形成档案，但是，人类社会发展到今天，已经有意识地形成档案了，形成档案也成了一种工作任务(相对完成现行工作任务而言，是第二任务)。”
2.2认为档案是无意识形成的。“档案是无意识形成的”，是档案学的一个传统论断。在英国档案学家詹金逊的著述中，对这一观点已经有了明确的叙述。他认为，档案的形成是客观的，是行政管理无意识的副产品。在国内，最早强调档案自然形成观点的是曾三，他在1959年就提出：“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。”所谓“自然形成论”，实际上就是档案的无意识形成论，王乃林在《关于档案自然形成规律的探讨》一文中也提到同样的看法，他认为“档案是不能根据任何人的主观愿望去制造的，档案是在社会实践中自然形成的。”另外，朱荣基对档案的“自然形成”也进行了解释，指出：“所谓‘自然形成’，实质上应当理解为‘必然产物’。因为档案是职能活动历史过程中直接形成的必然产物，’而不是事后随意地制造出来的。”
2.3二者兼有的观点。除了上述两类观点之外，还有一些人提出了“一分为二”的观点，其代表性的著作则是冯惠玲、张辑哲两位教授编著的《档案学概论》。书中有这样一段论述：“各种各样的档案的具体形成过程尽管各不相同且很复杂，但从其制作动机角度可大致分为两种类型：一是在其制作时就是档案，其制作者就具有明确的档案意识，其制作目的就是为了让其在时间上传递，为了日后的查证、使用，为了给日后的自己或后人留下明确的原始记录，如人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等。二是在其制作时并不是‘档案’，其制作者也没有或很少有档案意识，其制作的目的、动机并不是为了让其在时间上传递，而是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题。如绝大多数的公务文书(法律、法规，通知、请示、批复等)和私人信函……这两种情况的形成过程。可简化归结为‘有意、无意的制作’有意的处理保存’这样一个公式。”
以上的观点都有各自的道理，但是他们争论的出发点都是围绕档案是不是有意识形成的，他们却忽略了一个重要的因素。“档案自然形成规律”能否说成是规律，它符合规律的一般特征吗?它能作为规律而普遍适用吗?所以上述的观点都是在讨论档案是否有意识形成，而没有说是不是规律，也就是他们还承认“档案自然形成规律”是规律。
笔者认为，档案是在社会活动中形成的，不可能没有意识性。文件和档案都是在尊重客观规律的基础上有意识形成的。“档案自然形成规律”不符合一般规律的特征，因而它不算是规律。
3 对“档案自然形成规律”进一步详细分析和质疑
3.1 对“规律”的认识。所谓规律，就是事物内部的本质联系和发展的必然趋势。规律有客观性、普遍性、稳定性等特征。规律是一种客观存在的东西，不是人为创造的，不是人主观臆造的，而“档案自然形成规律”是人们提出的一种理论，本身并不是规律，是一种主观规律，并不一定符合实践。而理论不等于规律，只能是无限接近规律。
再者，规律要在同一类事物中普遍地起作用。而“档案自然形成规律”只是在我国的特殊情况下提出的主观观点，只适合当时中国的特殊国情，对于现在的中国没有指导作用，更不普遍适用于世界其他国家的。所以它不是规律。
最后，规律是体现在事物联系与发展中的相对稳定的东西，并且只要具备一定的条件，就会在同类事物中重复出现并发挥作用。“档案自然形成规律”只是在我国的特殊国情下产生的，在当时发挥了重要作用，但是并没有在当代的中国再发挥什么重要指导作用。所以它也不符合规律的这一特征。因此，“档案自然形成规律”不算是真正的规律。
综观世界各国，能够称为规律的理论也并不多。举例来说，全宗理论就是规律。全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。它最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内通用的术语，也形成了普遍适用的全宗理论。而且到现在仍然对档案工作有重要的指导作用。所以它才称得上是规律。
再比如说，文件生命周期理论也是普遍适用于各国的。它的概括抽象程度高，适用面广。虽然不同的学者根据不同国家的个体情况、研究问题的视角 对文件运动阶段进行了不同的划分，但是它仍然是有意义的，
虽然全宗理论和文件生命周期理论还需要发展完善，也正在发展和完善，但是相对来说，还是一种普遍的规律。毕竟规律也只是相对的稳定，它也会随着时间的变迁而受到挑战，变成不是处处适用的准则。
虽然规律也是相对稳定的，但是“档案自然形成规律”不具备规律应该有的基本特征，所以它不是规律。它只是对表面现象的描述，是一种工作的总结。规律揭示的是永恒性的本质的东西，应该是适用于世界各国，放之四海而皆准的普遍规律，不是只能是本土理论，那样称不上是规律。
3.2“档案自然形成规律”对档案形成问题论述得不妥。对于档案的形成问题，一般认为档案是由文件转化而来的。对于文件转化为档案的三个条件一般表述为：第一、只有现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案：第二、对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；第三、按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。
但是这三个条件并不是适合所有情况的，因此从内容来看，它也不具有规律性。
3.2.1档案概念不明确。对文件和档案的概念没有进行说明，把文件与档案的概念混为一谈。因为现在我们有了大文件的概念，也就是广义的文件概念。即有广义文件和狭义文件之分。广义的文件是包括现行文件和非现行文件的。现行文件是档案的前身，非现行文件中具有保存价值的那部分才会成为档案。而狭义的文件就是指现行文件。从严格意义上说，在论述某一理论问题时，应该说明所说的文件和档案的概念，否则就会混淆不清，说服力不强。档案自然形成规律对于其内容的表述没有从广义的文件来思考，它只从档案的角度进行研究，因而适用范围小，不具有普遍的适用性。
另外，“档案在什么时候形成”，不同国家对档案的认识是不一样的，不同种类的档案也有区别。一般地。文件转化为档案的标志，国内档案界倾向于文件是否已具有历史价值，即档案形成于半现行阶段：而国外档案界则倾向于文件是否已不再具有现实价值，即档案形成于非现行阶段。此外，文书档案一般在现行价值发挥完后就转化为了档案，而一些特殊的档案如科技档案、人事档案的转化是不稳定的。
所以在论述某一问题之前，应明确所述“文件”、“档案”的内涵、外延及范围。档案自然形成规律的内容都不能应用于不同种类的档案，同样不具规律性。
3.2.2“处理完毕”并不明确。“处理完毕的文件才能转化为档案”。这也是不够严密的。一般的文件处理完毕后可以直接成为档案。但是人事档案和科技档案呢?人事档案中的文件是在不断增加的，因为一个人的学习、工作履历在他(她)离开人世之前都是在不断变化的，学习和工作地点的变化，工作性质的变化，都会相应地产生人事档案的变化，所以它的处理完毕是无法确定的。另外，科技档案也是有其特殊性的。一方面，现行科技文件形成后，仍会频繁地进行修改、补充，因为它要与其所反映的运动变化着的科技生产活动保持一致：另一方面，现行科技文件向科技档案的转化是一个发生、发展和最终实现的动态过程，包括科技资料向现行科技文件的转化，现行科技文件向科技档案的转化，科技档案向现行科技文件的转化，再向新的科技档案的转化以及旧的科技档案向新的科技档案的转化，这些都体现出很强的动态性。而且，“科技生产活动与其他社会活动的发展规律是不同的，它们有的呈持续性——有始无终：有的呈阶段性——在原有的基础上不断完善：有的则是一次性的——虽有始有终但周期较长。科技生产活动的延续性，决定了科技档案的形成积累是一个相对而持久的过程”。这说明相对其他档案而言，科技档案的形成过程具有更强的动态性。所以对科技档案处理完毕的确定也是比较困难的。
3.2.3“有一定的保存价值”也是不明确的。“有一定的保存价值”本身就是一个模糊的概念。这个“价值”是由人来确定的，带有很大的主观性。这也显示了档案形成的有意识性。在国外具有永久保存价值的文件才成为档案：有的具有保存价值的现形文件失去现时效用后没有进行归档的现象也有：而像法律文件从生效之日起就在发生作用，也可以说它一直在发挥现行作用，虽然它没有归档，但是仍然是有重要价值的。对于保存价值有无的鉴定本身是个难题。具体指什么价值有不同的说法，如“具有一定保存价值”、“具有查考利用价值”、“具有使用价值”、“有价值”、“对国家和社会有保存价值”等。档案价值是客体对主体需求的满足，具有主观性和不确定性。同一档案对不同的人会表现出不同的价值，甚至同一人在不同的时间和空间下也有不同的认可，因而导致同一文件是否为档案，能否转化为档案没有客观可靠的标准：假设价值因素能成立，那么就很难解释这样一种情况，档案室、馆所存档案，到一定时期后，价值变小或消失，通过鉴定工作予以剔除。如果按所谓的价值标准判断，原来的这部分档案就不再是档案了，所以“具有……价值”是不妥的。档案本身就有价值大小之别，某些档案价值较小或无价值，我们可以不保存它们，但并不能因此就否定它们是档案。
3.2.4立卷归档是否一定是档案形成的条件。一般认为立卷归档是现行文件转化为档案的标志，其实也不是绝对准确的。对于科技档案而言，就不能把归档简单地看作现行科技文件转化为科技档案的关口，也就是说，归档既不是科技档案形成过程的起点。也不一定是终点。因为立卷归档从根本上说，是人们为了维护档案的完整与安全，便于保管和利用而采取的主观措施，尽管它有符合客观形成规律的一面。尽管实际工作中大多数半现行科技文件在归档后就转化成为科技档案。“换言之，文件不一定非得经过立卷归档环节才可以成为档案。判断文件能否成为档案的主要标准是看它有无长远保存价值，而非看它是否立卷归档或保存在档案馆(室)。”
关于档案的转化过程和保存方式。这方面的提法有：“归档”、“经过立卷归档”、“经过整理”、“集中保存”等。私人档案、个人档案或社会上散存的档案，可能没有立卷、整理、归档，一般游离于档案馆、室外，处于散乱、无序、单件状态。事实上，谁也没有否认它们是档案。
所以，把立卷归档作为文件转化为档案的标志也是值得商榷的。不同种类的档案有其特殊性，因此处理方法也是有区别的。
4 总结
虽然对于档案的形成问题各位学者都有高论，但是笔者认为，档案不是自然形成的。说“文件自然形成”更加合理，档案形成的有意识性更强。文件是在处理事件和为了某一目的而形成的，并不是为了文件而形成文件。而档案的形成是由于长期的社会实践使人们认识到保存的必要性，从立卷、鉴定到归档都是主观性很大的，是由人在操作的，档案不是为了形成而形成，内在的客观要求是它形成的动力，因此档案的形成有意识性更强。
“档案自然形成规律”具有历史局限性，它只是当时时代背景下的一种经验总结，并没有上升到“规律”的理论高度和层面：它只是对个别现象的描述，是对当时工作的经验总结，本身就有局限性，因此并不能作为规律在任何时间、任何地点、任何条件用于指导实践。我们不否认档案形成的客观性，但是即使这一客观性存在，它也不能揭示档案如何形成这一深层问题，如档案是由什么转化而来的，什么样的现行文件才能转化为档案。
总之，这一提法是很笼统的，已经不再适应现在档案工作的发展。它只是在当时的特殊情况下对实际工作的经验总结，只是对客观事物表面的描述，是个别现象，不是一般的规律，不适合所有的国家和所有类型的档案。同时，这也说明现在我们档案界很多理论都不具有原创性，无论在我国还是在国外都缺乏对原创性理论的研究，还没有一种放之四海而皆准的终极真理。档案学的很多理论还有待于我们去改进和完善，我们都期待着档案学研究能够上升到更高的理论层面。
(作者单位：广西民族大学管理学院)
关键词，档案 自然形成 规律
1 问题的提出
档案自然形成规律发端于我国档案界对“大跃进”的批判。在1958年的“大跃进”中。我国很多地方出现了大编、大写、大办档案的群众运动，当时曾二三、姚锋、汪一鸣等同志著文批评这一倾向，在这些文章中就有了档案自然形成规律的思想萌芽。1962年曾三同志作了《1958年至1962年全国档案工作总结和今后任务》的工作报告。在这篇报告中，系统说明了档案自然形成规律的基本内核：“各个机关在工作和生产活动中，为了工作和生产需要必然产生很多文书材料和技术文件等，这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作、生产和科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案……任何档案都是这样适应机关工作和生产活动的客观需要形成的，不是随主观愿望随意编写的，更不是由于档案人员的什么要求而产生的……由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”
从提出档案“自然形成规律”的历史背景看，当时的核心问题是反对人为编写、制造档案。从这个方面来看，它确实在当时是有一定的功绩。它在一定程度上制止了很多地方大办、大编、大写档案的现象，使档案工作走上了正确的道路。从这一规律提出而产生的影响来看，也同样说明了它对当时的档案界产生的重大影响，这是无庸置疑的。但是这一规律对于当今的档案工作是否仍然适用，是否还有指导作用，也成为争论不休的话题。对于档案自然形成规律含义的理解也各有看法。
2 目前对档案自然形成规律这一问题的几种看法和观点
2.1 认为档案是有意识形成的。王新才、吕元智认为，“档案不能自然形成”，“其形成不可避免地带有人为的主观性”。黄子林提出，档案自然形成的观点混淆了文件与档案两个不同概念，也忽视了档案形成的条件和人们在档案形成中的作用，实际上是对文件材料转化为档案要通过立卷归档等转化过程的否定。王荣声、王玉声在否定档案自然形成观点的同时，指出文件材料的自然形成规律可以成立。霍振礼同志的一篇文章曾写道：“……档案是有意识形成和有意识保留下来的产物。人类的社会活动都有特定的目的，并不是为了形成档案，但是，人类社会发展到今天，已经有意识地形成档案了，形成档案也成了一种工作任务(相对完成现行工作任务而言，是第二任务)。”
2.2认为档案是无意识形成的。“档案是无意识形成的”，是档案学的一个传统论断。在英国档案学家詹金逊的著述中，对这一观点已经有了明确的叙述。他认为，档案的形成是客观的，是行政管理无意识的副产品。在国内，最早强调档案自然形成观点的是曾三，他在1959年就提出：“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。”所谓“自然形成论”，实际上就是档案的无意识形成论，王乃林在《关于档案自然形成规律的探讨》一文中也提到同样的看法，他认为“档案是不能根据任何人的主观愿望去制造的，档案是在社会实践中自然形成的。”另外，朱荣基对档案的“自然形成”也进行了解释，指出：“所谓‘自然形成’，实质上应当理解为‘必然产物’。因为档案是职能活动历史过程中直接形成的必然产物，’而不是事后随意地制造出来的。”
2.3二者兼有的观点。除了上述两类观点之外，还有一些人提出了“一分为二”的观点，其代表性的著作则是冯惠玲、张辑哲两位教授编著的《档案学概论》。书中有这样一段论述：“各种各样的档案的具体形成过程尽管各不相同且很复杂，但从其制作动机角度可大致分为两种类型：一是在其制作时就是档案，其制作者就具有明确的档案意识，其制作目的就是为了让其在时间上传递，为了日后的查证、使用，为了给日后的自己或后人留下明确的原始记录，如人事档案、会计凭证、日记、照片、录音、墓碑等。二是在其制作时并不是‘档案’，其制作者也没有或很少有档案意识，其制作的目的、动机并不是为了让其在时间上传递，而是为了解决、处理现实生活、工作中的具体问题。如绝大多数的公务文书(法律、法规，通知、请示、批复等)和私人信函……这两种情况的形成过程。可简化归结为‘有意、无意的制作’有意的处理保存’这样一个公式。”
以上的观点都有各自的道理，但是他们争论的出发点都是围绕档案是不是有意识形成的，他们却忽略了一个重要的因素。“档案自然形成规律”能否说成是规律，它符合规律的一般特征吗?它能作为规律而普遍适用吗?所以上述的观点都是在讨论档案是否有意识形成，而没有说是不是规律，也就是他们还承认“档案自然形成规律”是规律。
笔者认为，档案是在社会活动中形成的，不可能没有意识性。文件和档案都是在尊重客观规律的基础上有意识形成的。“档案自然形成规律”不符合一般规律的特征，因而它不算是规律。
3 对“档案自然形成规律”进一步详细分析和质疑
3.1 对“规律”的认识。所谓规律，就是事物内部的本质联系和发展的必然趋势。规律有客观性、普遍性、稳定性等特征。规律是一种客观存在的东西，不是人为创造的，不是人主观臆造的，而“档案自然形成规律”是人们提出的一种理论，本身并不是规律，是一种主观规律，并不一定符合实践。而理论不等于规律，只能是无限接近规律。
再者，规律要在同一类事物中普遍地起作用。而“档案自然形成规律”只是在我国的特殊情况下提出的主观观点，只适合当时中国的特殊国情，对于现在的中国没有指导作用，更不普遍适用于世界其他国家的。所以它不是规律。
最后，规律是体现在事物联系与发展中的相对稳定的东西，并且只要具备一定的条件，就会在同类事物中重复出现并发挥作用。“档案自然形成规律”只是在我国的特殊国情下产生的，在当时发挥了重要作用，但是并没有在当代的中国再发挥什么重要指导作用。所以它也不符合规律的这一特征。因此，“档案自然形成规律”不算是真正的规律。
综观世界各国，能够称为规律的理论也并不多。举例来说，全宗理论就是规律。全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。它最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内通用的术语，也形成了普遍适用的全宗理论。而且到现在仍然对档案工作有重要的指导作用。所以它才称得上是规律。
再比如说，文件生命周期理论也是普遍适用于各国的。它的概括抽象程度高，适用面广。虽然不同的学者根据不同国家的个体情况、研究问题的视角 对文件运动阶段进行了不同的划分，但是它仍然是有意义的，
虽然全宗理论和文件生命周期理论还需要发展完善，也正在发展和完善，但是相对来说，还是一种普遍的规律。毕竟规律也只是相对的稳定，它也会随着时间的变迁而受到挑战，变成不是处处适用的准则。
虽然规律也是相对稳定的，但是“档案自然形成规律”不具备规律应该有的基本特征，所以它不是规律。它只是对表面现象的描述，是一种工作的总结。规律揭示的是永恒性的本质的东西，应该是适用于世界各国，放之四海而皆准的普遍规律，不是只能是本土理论，那样称不上是规律。
3.2“档案自然形成规律”对档案形成问题论述得不妥。对于档案的形成问题，一般认为档案是由文件转化而来的。对于文件转化为档案的三个条件一般表述为：第一、只有现时使用完毕或办理完毕的文件才能归入档案：第二、对日后实际工作和科学研究具有一定查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；第三、按照一定的规律集中保存起来的文件才能最后成为档案。
但是这三个条件并不是适合所有情况的，因此从内容来看，它也不具有规律性。
3.2.1档案概念不明确。对文件和档案的概念没有进行说明，把文件与档案的概念混为一谈。因为现在我们有了大文件的概念，也就是广义的文件概念。即有广义文件和狭义文件之分。广义的文件是包括现行文件和非现行文件的。现行文件是档案的前身，非现行文件中具有保存价值的那部分才会成为档案。而狭义的文件就是指现行文件。从严格意义上说，在论述某一理论问题时，应该说明所说的文件和档案的概念，否则就会混淆不清，说服力不强。档案自然形成规律对于其内容的表述没有从广义的文件来思考，它只从档案的角度进行研究，因而适用范围小，不具有普遍的适用性。
另外，“档案在什么时候形成”，不同国家对档案的认识是不一样的，不同种类的档案也有区别。一般地。文件转化为档案的标志，国内档案界倾向于文件是否已具有历史价值，即档案形成于半现行阶段：而国外档案界则倾向于文件是否已不再具有现实价值，即档案形成于非现行阶段。此外，文书档案一般在现行价值发挥完后就转化为了档案，而一些特殊的档案如科技档案、人事档案的转化是不稳定的。
所以在论述某一问题之前，应明确所述“文件”、“档案”的内涵、外延及范围。档案自然形成规律的内容都不能应用于不同种类的档案，同样不具规律性。
3.2.2“处理完毕”并不明确。“处理完毕的文件才能转化为档案”。这也是不够严密的。一般的文件处理完毕后可以直接成为档案。但是人事档案和科技档案呢?人事档案中的文件是在不断增加的，因为一个人的学习、工作履历在他(她)离开人世之前都是在不断变化的，学习和工作地点的变化，工作性质的变化，都会相应地产生人事档案的变化，所以它的处理完毕是无法确定的。另外，科技档案也是有其特殊性的。一方面，现行科技文件形成后，仍会频繁地进行修改、补充，因为它要与其所反映的运动变化着的科技生产活动保持一致：另一方面，现行科技文件向科技档案的转化是一个发生、发展和最终实现的动态过程，包括科技资料向现行科技文件的转化，现行科技文件向科技档案的转化，科技档案向现行科技文件的转化，再向新的科技档案的转化以及旧的科技档案向新的科技档案的转化，这些都体现出很强的动态性。而且，“科技生产活动与其他社会活动的发展规律是不同的，它们有的呈持续性——有始无终：有的呈阶段性——在原有的基础上不断完善：有的则是一次性的——虽有始有终但周期较长。科技生产活动的延续性，决定了科技档案的形成积累是一个相对而持久的过程”。这说明相对其他档案而言，科技档案的形成过程具有更强的动态性。所以对科技档案处理完毕的确定也是比较困难的。
3.2.3“有一定的保存价值”也是不明确的。“有一定的保存价值”本身就是一个模糊的概念。这个“价值”是由人来确定的，带有很大的主观性。这也显示了档案形成的有意识性。在国外具有永久保存价值的文件才成为档案：有的具有保存价值的现形文件失去现时效用后没有进行归档的现象也有：而像法律文件从生效之日起就在发生作用，也可以说它一直在发挥现行作用，虽然它没有归档，但是仍然是有重要价值的。对于保存价值有无的鉴定本身是个难题。具体指什么价值有不同的说法，如“具有一定保存价值”、“具有查考利用价值”、“具有使用价值”、“有价值”、“对国家和社会有保存价值”等。档案价值是客体对主体需求的满足，具有主观性和不确定性。同一档案对不同的人会表现出不同的价值，甚至同一人在不同的时间和空间下也有不同的认可，因而导致同一文件是否为档案，能否转化为档案没有客观可靠的标准：假设价值因素能成立，那么就很难解释这样一种情况，档案室、馆所存档案，到一定时期后，价值变小或消失，通过鉴定工作予以剔除。如果按所谓的价值标准判断，原来的这部分档案就不再是档案了，所以“具有……价值”是不妥的。档案本身就有价值大小之别，某些档案价值较小或无价值，我们可以不保存它们，但并不能因此就否定它们是档案。
3.2.4立卷归档是否一定是档案形成的条件。一般认为立卷归档是现行文件转化为档案的标志，其实也不是绝对准确的。对于科技档案而言，就不能把归档简单地看作现行科技文件转化为科技档案的关口，也就是说，归档既不是科技档案形成过程的起点。也不一定是终点。因为立卷归档从根本上说，是人们为了维护档案的完整与安全，便于保管和利用而采取的主观措施，尽管它有符合客观形成规律的一面。尽管实际工作中大多数半现行科技文件在归档后就转化成为科技档案。“换言之，文件不一定非得经过立卷归档环节才可以成为档案。判断文件能否成为档案的主要标准是看它有无长远保存价值，而非看它是否立卷归档或保存在档案馆(室)。”
关于档案的转化过程和保存方式。这方面的提法有：“归档”、“经过立卷归档”、“经过整理”、“集中保存”等。私人档案、个人档案或社会上散存的档案，可能没有立卷、整理、归档，一般游离于档案馆、室外，处于散乱、无序、单件状态。事实上，谁也没有否认它们是档案。
所以，把立卷归档作为文件转化为档案的标志也是值得商榷的。不同种类的档案有其特殊性，因此处理方法也是有区别的。
4 总结
虽然对于档案的形成问题各位学者都有高论，但是笔者认为，档案不是自然形成的。说“文件自然形成”更加合理，档案形成的有意识性更强。文件是在处理事件和为了某一目的而形成的，并不是为了文件而形成文件。而档案的形成是由于长期的社会实践使人们认识到保存的必要性，从立卷、鉴定到归档都是主观性很大的，是由人在操作的，档案不是为了形成而形成，内在的客观要求是它形成的动力，因此档案的形成有意识性更强。
“档案自然形成规律”具有历史局限性，它只是当时时代背景下的一种经验总结，并没有上升到“规律”的理论高度和层面：它只是对个别现象的描述，是对当时工作的经验总结，本身就有局限性，因此并不能作为规律在任何时间、任何地点、任何条件用于指导实践。我们不否认档案形成的客观性，但是即使这一客观性存在，它也不能揭示档案如何形成这一深层问题，如档案是由什么转化而来的，什么样的现行文件才能转化为档案。
总之，这一提法是很笼统的，已经不再适应现在档案工作的发展。它只是在当时的特殊情况下对实际工作的经验总结，只是对客观事物表面的描述，是个别现象，不是一般的规律，不适合所有的国家和所有类型的档案。同时，这也说明现在我们档案界很多理论都不具有原创性，无论在我国还是在国外都缺乏对原创性理论的研究，还没有一种放之四海而皆准的终极真理。档案学的很多理论还有待于我们去改进和完善，我们都期待着档案学研究能够上升到更高的理论层面。
(作者单位：广西民族大学管理学院)