学校是学习知识的天地，是培育人才的摇篮。学生档案便是学生在知识天地里活动留下的痕迹和成长记录，也是学校档案和校史的重要组成部分，更是展示学校工作成绩的一个窗口。
　　基于此，从新生入学起，笔者学校就对每个学生进行立卡建档。学生档案能综合反映学生在校期间德、智、体、美、劳诸方面发展的情况，包括学生个人档案和学生整体档案。学生个人档案指面向学生个体设立的档案，内含学生本人简历和家庭主要成员及社会关系情况、毕业自我鉴定、学期成绩、学年评语（或思想品德考核表）、体育登记表、健康卡、家庭情况调查表、入团志愿书、奖惩情况附件等。学生整体档案是指面向全体学生包括学生个体的档案，指学籍册、招生报考花名册、录取名册、学生名册、证书会考表册、毕业证书发放登记表、毕业升学动向登记表、科和非学科获奖情况登记表、增减生名册、学籍变动系列名册、考试异常情况登记表、纪律、卫生、考勤和日常行为规范达标登记表等。那么学校该怎样建立学生档案呢？
　　一、要有强烈的立档意识
　　要视档案材料为至宝，及时收放保管。如学校收到学生获奖通知，即使本校学生没有获奖，也不能扔入废纸篓，而要存档保管，并注明本校学生没有获奖或未参赛情况。这样就不会有获奖漏登之嫌，便于核查。即使当时认为某材料无存档价值，也不宜马上作废处理，应放入待整理档案袋暂存。
　　二、要建立档案归类位置
　　现实中往往会出现由于档案材料放的不是地方，使用的时候常常找不到的情况。鉴于此，我们应该根据本部门的档案内容及来源渠道，进行科学归类，列出目录，准确命名，设立档案归类位置，以便对来“料”及时接纳，对号入座。如证书会考档案，可将录取名册、学生名册、考籍名册、毕业生名册分类装入档案袋保管；正在发生的会考考籍案卷，则宜开辟分班名册、考试编排、考籍变更、缺考和补考情况、考查成绩等栏目，按年级投档，每个年级案卷可装一个档案袋使用；至于学籍变动，可分转学、休复学、辍学、借读和增减生名册几类安排位置立档。
　　三、做好学生档案的设计
　　建立学生档案不是只按部就班地整理材料并装订就完事的。在更多的情况下，我们要自己设计表格，进行例表整理登记。例如，了解学生获奖情况和查获奖通知原件较麻烦，也不便统计，需分别制作学生学科和非学科获奖情况登记表登记。又如，《学生学习思想品德考核表》每个学生每学年有一张，三学年共三张，我们可以汇总后制作一张《学年思想品德考核等第登记表》，可填写50个学生三学年的考核等第，把好多张考核表考核意见浓缩在一张表里，使得查阅一目了然。学生也可用例表法办理学籍证明（或申请）手续，形式灵活，表达方便简洁。实际工作中，用例表法整理，指导学生自己填涂，效果很好。只有一个学生因看错姓氏字码发生差错，其他均正确无误。采用例表法整理，具有既精要集中、容量大、篇幅小，又简单明了、井然有序、方便查阅的特点。
　　四、相关档案要建立联系
　　最常用的方法是编号法。例如，学生个人档案所有项目都以学号先后顺序编排存档，并将学号、姓名输入电脑，打印学号姓名对照表，采用姓名音序编排法，一看姓名，可快速找到学号。又如，学生总名册，分别采用音序、序号、学号等编排法与相关档案建立纵横联系，查阅便捷。
　　此外，形势在不断发展变化，对不同时期同一档案的内容，理解也会不一样，诸如招生政策改革、考试科目改变、录取批次调整、报考形式更新等，前后都会有很大变化。
　　建立学生档案与其他档案工作一样，都具有以下特点：“润物细无声”——宁静、细密；辛勤——勤记、勤整理；细密——仔细缜密；宁静——静下心来、专心致志。我们在进行档案工作时，要做到以下几点：一是立档文字均要考虑长期甚至永久保存；二是书写要规范清楚，宜选用黑色墨水钢笔，普通蓝色墨水干后易溶于水，绝对不能用于建档抄写；三是电脑打印文字易褪色，要复印保存；四是内容连贯的零星案卷要定期线装合订；五是入档须铁柜保管，严防水火鼠害虫蛀，确保学校窗口形象清纯亮丽。
　　总之，注重学生档案的建设和运用，并让学生档案在实际工作中充分发挥积极有效的作用，是职业学校管理人员、保卫人员及班主任工作的重要内容，也是其全部工作中一个不可忽视的环节。搞好学生档案工作，使其充分发挥作用，对于办好职业学校，适应社会需求，培育合格职业技术人才，具有非常重要的意义。
　　（作者单位：山西省忻州市技工学校）