1 当前城建档案收集工作存在的问题
　　在具体实施过程中，经常出现移交的档案资料不全、遗漏、丢失等现象，给城市的大规模建设、统一规划、实施现代化管理和维护城市安全带来隐患。
　　1.1 城建档案收集工作发展滞后。个别区县建设局档案管理仍然停留在“一个文件柜”、“一张桌子”、“一个人”手工管理的状态下，与快速发展城乡建设极不协调，难以保证城建档案实现科学管理。
　　1.2 城建档案执法力量薄弱。按照城建档案管理办法，档案的收缴、催缴是与建筑业管理部门的联合执法，但在实际工作中，不同程度受到人员、机制和资金的制约。如城市规划、城市建设管理类档案，由于跨越不同行业、受行业法规的制约，接收工作开展缓慢，对城市安全紧密相关的电力、通信、地下管线等重要工程项目档案都不能及时接收进馆。
　　1.3 城建档案收集方式不合理。按照档案业务职责的划分，市委市政府确定的城建重点工程，应当由市一级城建档案馆负责收集管理，但其工程档案（包括管线工程档案）受地域、环境、工程量、工程期限等客观因素的制约，无法完整及时归档。区县级城建档案管理部门又无权实施监管，给档案收集造成困难。
　　1.4 城建档案接收范围划分过于粗放。在档案接收时，没有严格执行对工程建设项目重要性区分划级。很多利用价值不大的小项目、次要项目重复接收进馆，不仅大大增加工作量，并带来档案堆放场地库房不够、档案的整理、归档等诸多问题，给后期的整理利用带来不便，更使得一部分重要的城建档案资料混于普通档案中，不能充分发挥使用价值。
　　2 形成上述情况的主要原因
　　2.1 建设单位对收集的重要性认识不够。建设单位存在重建设、轻档案的思想，对建设工程档案在收集过程中是否齐全、完整、真实等重视不够，未建立一套规范的管理机制，来保障建设档案的完整和齐全。
　　2.2 城建档案管理部门业务指导不及时。造成档案收集范围随意和档案收集质量的下降。
　　2.3 相关部门协调管理待加强。建设行政管理部门和有关部门未能积极参与城建档案的产生、收集过程，工程备案和档案进馆之间脱节，出现疏漏。
　　2.4 工程施工单位的档案管理人员专业水平有待加强。建设单位的工程资料收集大多是由施工员来兼职，对城建档案的建立、整理的水平较低。
　　3 改进的具体措施
　　3.1 广泛宣传，提高认识。城建档案部门通过报纸、电视、召开会议、举办讲座等多种手段和形式，开展学习宣传活动。各级领导要充分认识城建档案的重要性，切实加强对城建档案工作的领导,把城建档案工作列入领导工作的议事日程,加强督促、检查和指导。
　　3.2 加强执法力度，改变收集途径。积极督促政府完善城建档案管理的规章，建立由建筑业管理部门、城市行政执法部门和城建档案主管部门组成的联合执法体制，形成相对固定的管理队伍，适时开展形式多样的联合执法活动，确保城建档案及时全面接收。
　　改变收集途径。一是主动收集。城建档案馆通过服务咨询、技术指导、现身说法等形式，促使建设单位愿意把档案交送进馆。二是强制收集。以城市建设档案的法律法规为依据,强制性地将档案收进馆。三是协议收集。城建档案馆与建设单位签订建设工程项目档案报送责任书，协议收集。
　　3.3 有所侧重，提高收集质量。一是从源头抓起，加强档案业务指导和服务。采取多种形式，培训建设单位档案管理人员，提高业务水平。二是进一步做好重点工程建设前、建设中和建设后的跟踪管理、指导和服务工作，制定工程技术档案编制办法，依法及时地把城建档案接收进馆。三是加快城建档案信息化建设，对城建档案信息尽快进行数字化处理，建立全文档案信息数据库，为社会公众服务。
　　3.4 加强沟通协调，建立多部门监管机制。加强与有关职能部门的沟通，加强与各部门之间的信息交流，特别是请规划、建管等部门共同参与管理和监督城建档案的收集工作。在工程实施的各个环节中，注意做好针对性的工作。初期要求建设单位签订档案管理责任书，明确档案管理责任和义务；中后期落实好新报建项目的档案确认制度、办理房产证时的档案认可文件备查制度等，实行建设工程档案合格证制度，确保建设工程档案完整、系统地移交进馆。
　　（作者单位：周口市城乡规划建设档案馆 来稿日期：2012-06-18）