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摘 要：高校日常工作过程中所形成的文字材料、数据、图表、照片和影碟等档案信息资料真实地记录了学校的发展历程，是高校领导了解具体情况、进行科学决策、部署今后工作的重要依据，尤其是在高校的内涵建设与发展、创建省级示范性高职高专院校、升本和人才培养评建等工作中越发彰显重要作用。结合当前档案工作实际情况，笔者认为高校是以教学为中心，档案工作作为高校工作的组成部分，应该与高校的目标保持一致，为专业建设服务。
关键词：档案工作 专业建设 服务
高等学校档案是高等学校在教学、科研、管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图片、声像等不同形式载体的历史记录，集教学、人事、行政、党务、学生管理、教育研究、基建、图书、声像、仪器设备、财会等众多门类为一体，形成重要的信息资源，详细地记录了学校各阶段的发展变化情况和各项活动的开展进行情况。
近年来高校档案资料的价值已逐渐被人们所认识， 随着教育事业的发展和高校教学改革的深化，形成日益丰富、各式各样的档案资料，在高校的内涵建设与发展、创建省级示范性高职高专院校、升本和人才培养评建等工作中越发彰显重要作用。高校档案工作作为高校工作的组成部分，应该与高校的目标保持一致，高校档案工作的目标应定位在为高校总结经验、深化改革和科学规划提供依据，为高校衡量教学和管理水平提供材料，为高校进行编研修史、开展教学和科研活动提供有力支撑。
一、档案工作对高校开展专业建设的重要意义
档案工作是高校的一项基础性工作。高校的档案材料来源广泛，载体种类多、数量大，不仅包括纸质档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案等内容。高校日常工作过程中所形成的文字材料、數据、图表、照片和影碟等档案信息资料真实地记录了学校的发展历程，是高校领导了解具体情况、进行科学决策、部署今后工作的重要依据。专家论证会资料、课程标准、教学督导组听课反馈记录、教学质量检查情况、学生教学评价表、学生考试成绩、实习实训手册、校企合作资料和学生就业情况、跟踪调查等档案资料是高校明确发展方向、制定发展计划、修订各专业发展规划、增加或更新课程设置、部署教学计划、开展师资队伍建设以及教学管理等工作的基础，是开展各专业建设的宝贵资料。尤其是在高等教育教学评估、示范院校和示范专业建设中，丰富、详实、全面的档案材料提供了有力的信息和数据支撑，有助于专家组对高校作出一个全面、公正、客观、准确地评判。并且，各专业制定的教学大纲、教学计划和教材等资料不仅适用于同一专业的教学活动，还可以在不同专业的教学中将其教学理念、管理体制和模式加以利用或相互借鉴，为深化教学改革提供有力支撑。同时，科技档案中详细记载着高校在为国家科技发展、经济建设、社会进步和走“产学研”相结合的道路中所取得的科研产品、技术发明、专利和科技成果等宝贵资料，为高校的内涵建设与发展、创建省级示范性高职高专院校、升本、教学改革和人才培养评建等工作发挥着重要地作用，为深化教学改革，调整专业设置和明确专业发展方向和培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才提供实证。
二、目前高校档案管理的现状
（一）档案信息资源格式不同导致无法整合
传统的档案机构管理体制是“条块”模式，各机构间自成体系，对数据库的建设也是各自为政，如：学生管理部门使用学生学籍网络管理系统，教学管理部门使用教务网络管理系统和人才培养数据平台等应用软件，这些独立的应用软件适用的网络环境各不相通，数据结构千差万别、五花八门，与高校档案部门之间缺乏流通的渠道，形成系统之间、部门之间、单位之间无法相互连接的“信息孤岛”。
（二）档案资料的不足导致档案利用效率低
我国档案事业领导人曾再三在总结工作经验时曾提出了“收集是起点”的档案思想，指出“档案收集是档案工作的起点，没有正确地收集、就无法完成档案的鉴定、整理和保管，更谈不上统计和利用”。在规模较大的综合性大学的院级档案室或二级学院档案室中应归档的资料保存比较齐全、完整，但是在一些规模较小的学院或尚未建立二级学院的高校中一些调研报告、总结、教案、学生论文、在校生名册等与专业相关的信息并没有及时归档，而是分散地存于一些管理部门或人员中，当机构改革人员调整时一些资料往往会遗失、流失，导致档案资料不全，出现只有请示而没有批复，或只有批复而没有请示的现象，不能完整地反映某一事情的前因后果。而且，平时大家往往只重视收集文书档案，而忽视了收集声像档案和实物档案。因此，档案资料不全导致档案无法得到有效或充分利用，不能充分发挥档案资料作用。
（三）专业建设基础不一致
专业建设是高校的一项基础性工作，高校是根据办学思路和市场需求来开展专业建设的。教育部对第41期高校领导干部进修班学员问卷调查中，通过进行权重分析显示：师资队伍建设是制约专业建设发展的首要因素，专业培养方案是制约的第二因素，说明高校的质量建设任务艰巨。[1]各高校的发展建设过程不一样，专业建设程度不一致，由于缺乏规范要求导致在多年建设中形成的专业人才培养目标、课程的设置、教学效果评价、教材等档案资料在格式、内容和标准等方面上的不一致，甚至不系统、不全面、不完整，只是不能很好地分析、研究专业设置和发展方向，表现为教师的教和学生的学的盲从性。有些高校不考虑自身的办学水平和办学实力，随意增设一些新兴、热门专业，由于师资力量和教学条件不足，影响到人才培养的质量，造成大量学生毕业后找不到合适的岗位，出路不畅，浪费教育资源。
三、原因
（一）各单位对档案工作的认识不到位
各单位对档案工作重视不够主要表现在：1.在思想上对档案工作缺乏足够的认识。不了解档案工作的内容和性质以及在高校建设和管理中的重要地位和意义，认为档案管理就是简单地接收、装订和保管。有些人缺乏存档意识，认为自己在专业建设中辛辛苦苦完成的成果是自己心血的结晶，应该归自己所有，而且自己保存得相当好，没必要归档； 有的教师认为，材料存放在自己手中在今后工作中使用方便；还有的教师怕档案材料归档后保存不善，别人窃取其中的技术诀窍。这样就造成了档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，极大地影响了档案的利用。2.对专业建设与高校的发展建设之间的关系认识不到位。高校要提高人才培养质量就必须加强内涵建设，加强内涵建设的根本是开展专业建设，专业建设涉及范围很广，涵盖了课程体系、培养模式、师资队伍、实训条件等多方面的内容。学生通过专业的学习来完成的专业知识和能力的构建，实现学校人才培养目标。3.在行动上缺少收集档案的积极性。专业建设不仅是专业建设队伍自己的事情，其他人都负有协助完成的责任。现实中有些管理人员认为专业建设是专业教师的事情，不是自己分内的工作，成果也不包括自己，应付了事。4.对教学工作认识不到位。教学工作有一定的规律性和程序性，有些人不了解、不研究，反映专业管理和建设过程的有关教研活动记录、课改教改资料、听课记录、检查记录、学生反馈信息等制度要求不规范、格式不统一，资料收集不全面、不及时，忽略一些重要的原始凭证的收集，未能全面体现建设的过程，严重影响档案材料的质量和使用价值。 （二）档案工作人员主动服务意识欠缺
不论过去还是现在，档案工作都处于“服务”的位置上。目前有些档案工作人员仍把档案工作定位于传统的管理和查找上，一般是需要什么查什么，没有形成主动服务的理念。有些档案工作人员思想僵化、自我封闭，缺乏自主学习的积极性，不注重档案管理手段的创新和档案信息资源的开发利用，其理论知识和技能已经不能适应现代档案工作的需要。
四、措施
（一）加强领导，增强档案意识
档案是历史的见证，是人类智慧的结晶。高校档案是高校发展建设历史的真实记录，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的依据。档案工作是一项对历史负责、为现实服务、为未来着想的工作。北京大学将连战先生母亲在北大读书时的档案复制品作为一份特别的礼物在其访华时送给他，意义深远。这是发挥利用档案资源的典型案例[2]，同时启示我们，做好档案资料的收集、管理和利用服务等工作，增强档案归档的大局意识，增强档案建设的责任意识，增强档案规划的科学意识，增强档案工作的服务意识是十分重要的，所以，加强档案法律法规宣传教育，强化建档、存档和用档意识，使全体教职工真正认识到日常工作和活动中形成的各类材料都是学校的信息资源，必须建立完整、严格的规章制度，及时、完整地归档保存。
（二）建立档案室与校史展互补机制
高校是进行人才培养、开展科学研究和提供社会服务的重要基地。利用档案保留的照片、数据、资料等开展校史展览对教职工和广大学生进行校史、校情教育，激发广大师生爱校的热情，有利于弘扬优良传统，提高文化素养，凝练精神，激励广大师生为学校的发展建设出力。
（三）档案工作人员变被动服务为主动服务
档案工作是一项基础性工作，管理是手段，提供利用服务是档案工作永恒的主题。随着科学技术的发展，档案的内容、形式、利用服务方式等方面都发生了很大的变化，现代化的办公技术与设施能做到高效、准确、全面的处理信息，提高了工作效率；并为收集、存贮和利用大量信息提供了有效的手段，但传统的被动服务方式已经不能适应各部门获取信息的需要，不能满足人们利用信息的需求。档案工作人员需要调整自我认识习惯，打破陈旧观念，做到自信、自强；要具有超前意识、敏捷思维、创新举措，重新认识档案工作的重要意义，把档案工作做细、做实、做好。[3]学校档案工作人员要改变以往的“坐等上门”、“你查我调”、“重管理、轻服务”的思想， 采用走出去的方式，主动和有关部门联系，同时还要特别重视并积极参与到学校的一些重要活动中，如：重要会议、重点科研建设项目、重大工程建设项目等重要工作，以便及时收集材料，完成各种具有保存价值的档案材料的归档工作。
作为以教学工作为中心的高校，其在教学过程中所形成的档案材料具有专业性、周期性、成套性、多样性的特点。档案工作人员要研究评建、评估体系、掌握教学活动的特点和规律，广泛搜集档案信息，积极主动提供档案服务。并可根据专业特点建立专题数据库，例如，教学资料数据库，人事资料数据库等；还可以利用网络建设网站，发布信息，提供网络咨询服务，提高档案信息服务的速度、质量。
（四）按专业进行整合信息资源，提高档案使用效率。
随着社会信息化的发展，档案工作人员除了管理传统的纸质文件，更要注意电子文件的收集保管。电子文件的形成有两种方式：一是传统纸质文件通过扫描等技术转化而来；二是办公自动化过程中直接形成的文件。学校档案管理机构要根据国家制订电子文件和电子档案的管理标准和规范，加强学校档案信息数据库的建设。对于这些电子文件，档案工作人员不仅要做好收集工作，更要做好保管和利用工作，这不仅方便了学校档案信息的检索和利用，同时也是保护学校档案信息的重要手段。
反映一个学校的管理水平、师资队伍建设、教学科研水平、教学质量、学生的素质培养，老师的专业技能等方面的资料，如反映学生的英语过级考试文件、会计资格考试、咖啡师等各种职业技能考试达到一定水平的材料；反映学生创业大赛或各种获奖作品文件；反映学校重要资产证书材料（如房产证、土地证复印件）；反映教师公开出版的专著、教材；反映“双师型”教师资格证书；反映学校学生实训基地、校企合作文件；反映学校及教师在教学、科研、管理工作中获省部级以上奖励证书等内容，是在各种检查和评估中都少不了用上的支撑材料。为便于利用和满足专业建设的需要，将各专业发展、建设过程中形成的所有文件、实物、图片、视频数字化，形成电子文件信息，以内容设分类标识按字顺排列建立专业数据库；以专业为类目，按照信息资源分类原理进行系统排序，以代表类目的数字、分类号为标识，按学科、专业集中信息资源，提供分類检索文献的途径。
（五）抓基础建设，做好基层单位的档案工作
按照集中统一、方便利用的原则管理，实行学院、职能部门、系部或二级学院三级负责制。档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构，并负责指导、监督、检查各单位档案工作；职能部门负责本部门职责范围内专门工作档案的管理；系部或二级学院负责本单位档案的管理。各单位设立自己的档案资料室，配备兼职档案工作人员，负责将本部门历年形成的文件、总结、教案、教师工作手册、学生实训报告、试卷等档案材料进行整理编目、装盒，存放在本部门档案资料室，实行集中统一保管，有条件的单位可设档案计算机管理系统完成目录数据库和信息资源库的建设。
由于兼职档案工作人员主要是各部门的秘书，她们多为女性，工作细致认真且熟悉本部门的主要工作内容，清楚每项工作具体完成时间以及需要存档的材料。这种管理方式在一定程度上解决了档案及时收集和归档以及档案信息资料的完整等问题。
（六）发挥利用现有资源，发挥校内实训基地的作用
“档案贵在活，重在于用”。为适应高职院校发展方向，提高实践教学和人才培养质量，增强学生的实践动手能力，档案室充分利用自身的条件优势，在完成日常工作的同时承担着文秘、人力资源等专业学生校内实习、实训基地，这样不仅解决工作量大、专职档案人员少的问题，并为有意致力于档案工作的学生提供实习的机会，使其亲自动手参与档案的整理、装订、编目和录入等工作，不仅服务于专业建设而且也为学生今后步入社会打基础。
随着教育改革的深入开展，档案工作在专业建设中的重要性越发彰显重要，越来越被重视。档案工作者要树立科学理念、忧患意识和全局观念，加强学习，打开思路，真正做好新形势下的档案管理工作，为高校管理和建设发展提供快速、准确、全面的档案信息，实现档案的真正价值，使其在学校的各项管理工作中发挥更大作用。
现代化的学校档案工作是以档案文献资源数字化、网络化等为基础，遵循档案行政管理部门制定的有关档案信息服务规范和要求，结合学校工作的特点，向利用者提供服务的。这种服务比传统的档案工作更为全面、广泛和先进。它打破了时空的限制，克服了库藏资源有限的缺陷。社会信息化给学校档案工作带来了挑战，也带来了机遇。我们应把“面向社会、面向未来”作为21世纪学校档案事业发展的战略，既要重视技术装备的现代化、馆藏结构的合理化、档案服务的社会化、组织管理的科学化，又要重视具有现代化科学技术知识和管理能力的档案人才，为数字化、网络化学校档案馆（室）的发展打下坚实的基础。
参考文献
1.对高校特色专业建设的认识与建议.《高职高专教育网》.2012.05.10
2.高校档案工作如何由边缘走向中心.《中国教育报》，2008年5月29日（9）
3.苏羽.高校档案管理的特点及作用.《北京档案》，2008，（11）
作者简介：宋辉宇（1973—），女，河北衡水人，河北政法职业学院讲师，研究方向：档案管理、实践教学。
关键词：档案工作 专业建设 服务
高等学校档案是高等学校在教学、科研、管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图片、声像等不同形式载体的历史记录，集教学、人事、行政、党务、学生管理、教育研究、基建、图书、声像、仪器设备、财会等众多门类为一体，形成重要的信息资源，详细地记录了学校各阶段的发展变化情况和各项活动的开展进行情况。
近年来高校档案资料的价值已逐渐被人们所认识， 随着教育事业的发展和高校教学改革的深化，形成日益丰富、各式各样的档案资料，在高校的内涵建设与发展、创建省级示范性高职高专院校、升本和人才培养评建等工作中越发彰显重要作用。高校档案工作作为高校工作的组成部分，应该与高校的目标保持一致，高校档案工作的目标应定位在为高校总结经验、深化改革和科学规划提供依据，为高校衡量教学和管理水平提供材料，为高校进行编研修史、开展教学和科研活动提供有力支撑。
一、档案工作对高校开展专业建设的重要意义
档案工作是高校的一项基础性工作。高校的档案材料来源广泛，载体种类多、数量大，不仅包括纸质档案、实物档案，还包括电子档案、声像档案等内容。高校日常工作过程中所形成的文字材料、數据、图表、照片和影碟等档案信息资料真实地记录了学校的发展历程，是高校领导了解具体情况、进行科学决策、部署今后工作的重要依据。专家论证会资料、课程标准、教学督导组听课反馈记录、教学质量检查情况、学生教学评价表、学生考试成绩、实习实训手册、校企合作资料和学生就业情况、跟踪调查等档案资料是高校明确发展方向、制定发展计划、修订各专业发展规划、增加或更新课程设置、部署教学计划、开展师资队伍建设以及教学管理等工作的基础，是开展各专业建设的宝贵资料。尤其是在高等教育教学评估、示范院校和示范专业建设中，丰富、详实、全面的档案材料提供了有力的信息和数据支撑，有助于专家组对高校作出一个全面、公正、客观、准确地评判。并且，各专业制定的教学大纲、教学计划和教材等资料不仅适用于同一专业的教学活动，还可以在不同专业的教学中将其教学理念、管理体制和模式加以利用或相互借鉴，为深化教学改革提供有力支撑。同时，科技档案中详细记载着高校在为国家科技发展、经济建设、社会进步和走“产学研”相结合的道路中所取得的科研产品、技术发明、专利和科技成果等宝贵资料，为高校的内涵建设与发展、创建省级示范性高职高专院校、升本、教学改革和人才培养评建等工作发挥着重要地作用，为深化教学改革，调整专业设置和明确专业发展方向和培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才提供实证。
二、目前高校档案管理的现状
（一）档案信息资源格式不同导致无法整合
传统的档案机构管理体制是“条块”模式，各机构间自成体系，对数据库的建设也是各自为政，如：学生管理部门使用学生学籍网络管理系统，教学管理部门使用教务网络管理系统和人才培养数据平台等应用软件，这些独立的应用软件适用的网络环境各不相通，数据结构千差万别、五花八门，与高校档案部门之间缺乏流通的渠道，形成系统之间、部门之间、单位之间无法相互连接的“信息孤岛”。
（二）档案资料的不足导致档案利用效率低
我国档案事业领导人曾再三在总结工作经验时曾提出了“收集是起点”的档案思想，指出“档案收集是档案工作的起点，没有正确地收集、就无法完成档案的鉴定、整理和保管，更谈不上统计和利用”。在规模较大的综合性大学的院级档案室或二级学院档案室中应归档的资料保存比较齐全、完整，但是在一些规模较小的学院或尚未建立二级学院的高校中一些调研报告、总结、教案、学生论文、在校生名册等与专业相关的信息并没有及时归档，而是分散地存于一些管理部门或人员中，当机构改革人员调整时一些资料往往会遗失、流失，导致档案资料不全，出现只有请示而没有批复，或只有批复而没有请示的现象，不能完整地反映某一事情的前因后果。而且，平时大家往往只重视收集文书档案，而忽视了收集声像档案和实物档案。因此，档案资料不全导致档案无法得到有效或充分利用，不能充分发挥档案资料作用。
（三）专业建设基础不一致
专业建设是高校的一项基础性工作，高校是根据办学思路和市场需求来开展专业建设的。教育部对第41期高校领导干部进修班学员问卷调查中，通过进行权重分析显示：师资队伍建设是制约专业建设发展的首要因素，专业培养方案是制约的第二因素，说明高校的质量建设任务艰巨。[1]各高校的发展建设过程不一样，专业建设程度不一致，由于缺乏规范要求导致在多年建设中形成的专业人才培养目标、课程的设置、教学效果评价、教材等档案资料在格式、内容和标准等方面上的不一致，甚至不系统、不全面、不完整，只是不能很好地分析、研究专业设置和发展方向，表现为教师的教和学生的学的盲从性。有些高校不考虑自身的办学水平和办学实力，随意增设一些新兴、热门专业，由于师资力量和教学条件不足，影响到人才培养的质量，造成大量学生毕业后找不到合适的岗位，出路不畅，浪费教育资源。
三、原因
（一）各单位对档案工作的认识不到位
各单位对档案工作重视不够主要表现在：1.在思想上对档案工作缺乏足够的认识。不了解档案工作的内容和性质以及在高校建设和管理中的重要地位和意义，认为档案管理就是简单地接收、装订和保管。有些人缺乏存档意识，认为自己在专业建设中辛辛苦苦完成的成果是自己心血的结晶，应该归自己所有，而且自己保存得相当好，没必要归档； 有的教师认为，材料存放在自己手中在今后工作中使用方便；还有的教师怕档案材料归档后保存不善，别人窃取其中的技术诀窍。这样就造成了档案收集不够齐全完整，归档材料质量不高，极大地影响了档案的利用。2.对专业建设与高校的发展建设之间的关系认识不到位。高校要提高人才培养质量就必须加强内涵建设，加强内涵建设的根本是开展专业建设，专业建设涉及范围很广，涵盖了课程体系、培养模式、师资队伍、实训条件等多方面的内容。学生通过专业的学习来完成的专业知识和能力的构建，实现学校人才培养目标。3.在行动上缺少收集档案的积极性。专业建设不仅是专业建设队伍自己的事情，其他人都负有协助完成的责任。现实中有些管理人员认为专业建设是专业教师的事情，不是自己分内的工作，成果也不包括自己，应付了事。4.对教学工作认识不到位。教学工作有一定的规律性和程序性，有些人不了解、不研究，反映专业管理和建设过程的有关教研活动记录、课改教改资料、听课记录、检查记录、学生反馈信息等制度要求不规范、格式不统一，资料收集不全面、不及时，忽略一些重要的原始凭证的收集，未能全面体现建设的过程，严重影响档案材料的质量和使用价值。 （二）档案工作人员主动服务意识欠缺
不论过去还是现在，档案工作都处于“服务”的位置上。目前有些档案工作人员仍把档案工作定位于传统的管理和查找上，一般是需要什么查什么，没有形成主动服务的理念。有些档案工作人员思想僵化、自我封闭，缺乏自主学习的积极性，不注重档案管理手段的创新和档案信息资源的开发利用，其理论知识和技能已经不能适应现代档案工作的需要。
四、措施
（一）加强领导，增强档案意识
档案是历史的见证，是人类智慧的结晶。高校档案是高校发展建设历史的真实记录，是“今世赖之以知古，后世赖之以知今”的依据。档案工作是一项对历史负责、为现实服务、为未来着想的工作。北京大学将连战先生母亲在北大读书时的档案复制品作为一份特别的礼物在其访华时送给他，意义深远。这是发挥利用档案资源的典型案例[2]，同时启示我们，做好档案资料的收集、管理和利用服务等工作，增强档案归档的大局意识，增强档案建设的责任意识，增强档案规划的科学意识，增强档案工作的服务意识是十分重要的，所以，加强档案法律法规宣传教育，强化建档、存档和用档意识，使全体教职工真正认识到日常工作和活动中形成的各类材料都是学校的信息资源，必须建立完整、严格的规章制度，及时、完整地归档保存。
（二）建立档案室与校史展互补机制
高校是进行人才培养、开展科学研究和提供社会服务的重要基地。利用档案保留的照片、数据、资料等开展校史展览对教职工和广大学生进行校史、校情教育，激发广大师生爱校的热情，有利于弘扬优良传统，提高文化素养，凝练精神，激励广大师生为学校的发展建设出力。
（三）档案工作人员变被动服务为主动服务
档案工作是一项基础性工作，管理是手段，提供利用服务是档案工作永恒的主题。随着科学技术的发展，档案的内容、形式、利用服务方式等方面都发生了很大的变化，现代化的办公技术与设施能做到高效、准确、全面的处理信息，提高了工作效率；并为收集、存贮和利用大量信息提供了有效的手段，但传统的被动服务方式已经不能适应各部门获取信息的需要，不能满足人们利用信息的需求。档案工作人员需要调整自我认识习惯，打破陈旧观念，做到自信、自强；要具有超前意识、敏捷思维、创新举措，重新认识档案工作的重要意义，把档案工作做细、做实、做好。[3]学校档案工作人员要改变以往的“坐等上门”、“你查我调”、“重管理、轻服务”的思想， 采用走出去的方式，主动和有关部门联系，同时还要特别重视并积极参与到学校的一些重要活动中，如：重要会议、重点科研建设项目、重大工程建设项目等重要工作，以便及时收集材料，完成各种具有保存价值的档案材料的归档工作。
作为以教学工作为中心的高校，其在教学过程中所形成的档案材料具有专业性、周期性、成套性、多样性的特点。档案工作人员要研究评建、评估体系、掌握教学活动的特点和规律，广泛搜集档案信息，积极主动提供档案服务。并可根据专业特点建立专题数据库，例如，教学资料数据库，人事资料数据库等；还可以利用网络建设网站，发布信息，提供网络咨询服务，提高档案信息服务的速度、质量。
（四）按专业进行整合信息资源，提高档案使用效率。
随着社会信息化的发展，档案工作人员除了管理传统的纸质文件，更要注意电子文件的收集保管。电子文件的形成有两种方式：一是传统纸质文件通过扫描等技术转化而来；二是办公自动化过程中直接形成的文件。学校档案管理机构要根据国家制订电子文件和电子档案的管理标准和规范，加强学校档案信息数据库的建设。对于这些电子文件，档案工作人员不仅要做好收集工作，更要做好保管和利用工作，这不仅方便了学校档案信息的检索和利用，同时也是保护学校档案信息的重要手段。
反映一个学校的管理水平、师资队伍建设、教学科研水平、教学质量、学生的素质培养，老师的专业技能等方面的资料，如反映学生的英语过级考试文件、会计资格考试、咖啡师等各种职业技能考试达到一定水平的材料；反映学生创业大赛或各种获奖作品文件；反映学校重要资产证书材料（如房产证、土地证复印件）；反映教师公开出版的专著、教材；反映“双师型”教师资格证书；反映学校学生实训基地、校企合作文件；反映学校及教师在教学、科研、管理工作中获省部级以上奖励证书等内容，是在各种检查和评估中都少不了用上的支撑材料。为便于利用和满足专业建设的需要，将各专业发展、建设过程中形成的所有文件、实物、图片、视频数字化，形成电子文件信息，以内容设分类标识按字顺排列建立专业数据库；以专业为类目，按照信息资源分类原理进行系统排序，以代表类目的数字、分类号为标识，按学科、专业集中信息资源，提供分類检索文献的途径。
（五）抓基础建设，做好基层单位的档案工作
按照集中统一、方便利用的原则管理，实行学院、职能部门、系部或二级学院三级负责制。档案室是保存和提供利用学院档案的专门机构，并负责指导、监督、检查各单位档案工作；职能部门负责本部门职责范围内专门工作档案的管理；系部或二级学院负责本单位档案的管理。各单位设立自己的档案资料室，配备兼职档案工作人员，负责将本部门历年形成的文件、总结、教案、教师工作手册、学生实训报告、试卷等档案材料进行整理编目、装盒，存放在本部门档案资料室，实行集中统一保管，有条件的单位可设档案计算机管理系统完成目录数据库和信息资源库的建设。
由于兼职档案工作人员主要是各部门的秘书，她们多为女性，工作细致认真且熟悉本部门的主要工作内容，清楚每项工作具体完成时间以及需要存档的材料。这种管理方式在一定程度上解决了档案及时收集和归档以及档案信息资料的完整等问题。
（六）发挥利用现有资源，发挥校内实训基地的作用
“档案贵在活，重在于用”。为适应高职院校发展方向，提高实践教学和人才培养质量，增强学生的实践动手能力，档案室充分利用自身的条件优势，在完成日常工作的同时承担着文秘、人力资源等专业学生校内实习、实训基地，这样不仅解决工作量大、专职档案人员少的问题，并为有意致力于档案工作的学生提供实习的机会，使其亲自动手参与档案的整理、装订、编目和录入等工作，不仅服务于专业建设而且也为学生今后步入社会打基础。
随着教育改革的深入开展，档案工作在专业建设中的重要性越发彰显重要，越来越被重视。档案工作者要树立科学理念、忧患意识和全局观念，加强学习，打开思路，真正做好新形势下的档案管理工作，为高校管理和建设发展提供快速、准确、全面的档案信息，实现档案的真正价值，使其在学校的各项管理工作中发挥更大作用。
现代化的学校档案工作是以档案文献资源数字化、网络化等为基础，遵循档案行政管理部门制定的有关档案信息服务规范和要求，结合学校工作的特点，向利用者提供服务的。这种服务比传统的档案工作更为全面、广泛和先进。它打破了时空的限制，克服了库藏资源有限的缺陷。社会信息化给学校档案工作带来了挑战，也带来了机遇。我们应把“面向社会、面向未来”作为21世纪学校档案事业发展的战略，既要重视技术装备的现代化、馆藏结构的合理化、档案服务的社会化、组织管理的科学化，又要重视具有现代化科学技术知识和管理能力的档案人才，为数字化、网络化学校档案馆（室）的发展打下坚实的基础。
参考文献
1.对高校特色专业建设的认识与建议.《高职高专教育网》.2012.05.10
2.高校档案工作如何由边缘走向中心.《中国教育报》，2008年5月29日（9）
3.苏羽.高校档案管理的特点及作用.《北京档案》，2008，（11）
作者简介：宋辉宇（1973—），女，河北衡水人，河北政法职业学院讲师，研究方向：档案管理、实践教学。