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摘要:会计电算化技术的广泛应用,对企业及其他组织原有的内部控制制度和方法带来了新的挑战,因而企业及其他组织必须根据会计业务处理技术的新情况,调整和优化自身的内部控制制度及措施。本文对会计电算化环境下内部控制内外条件的变化及所面临的挑战进行了深入分析,并在此基础上提出了革新和完善会计化环境下组织内部控制的一系列方法和措施。
关键词:会计电算化;会计制度:内部控制
会计电算化是会计工作领域的一场重大技术革命,它对会计理论和实践产生其有十分重要的影响。计算机计算在会计领域的引入,使得会计信息的产生更为及时、高效,但它也为组织的内部控制带来了新的挑战。组织在充分享受新的会计技术带来的高效性的同时,必须系统地研究适应新的会计技术和环境的内部控制方法和措施,以确在运用新技术条件下会计信息的客观真实。
1 会计电算化环境下内部控制的内外条件变化
在传统的手工会计环境下,一个组织的会计部门主要由会计专业人员组成,会计信息以纸张为载体,被记录在凭证或账簿上。在新型的会计电算化背景下,组织的会计部门则由会计专业人员和计算机数据处理系统的技术和管理人员共同组成。会计数据均由计算机集中处理,会计人员主要负责原始数据的收集、审核,并对计算机输出的各种会计资料进行分析和校验,而计算机数据处理系统的技术和管理人员主要负责计算机数据处理系统的维护和管理。会计工作电算化导致会计部门工作人员构成的复杂化。同时,电算化技术在会计领域的运用,也进一步拓宽了会计部门的功能领域,除完成基本的会计业务以外,会计网络还具有诸如网上采购、网上销售、网上支付、网上结算、远程报账、异地转账、网上证券投资等与财务紧密相关的许多新功能。
与此相应,会计工作的内容也发生了变化。在传统手工会计背景下,会计处理过程是通过各种凭证、汇总表、分配表、工作底稿等书面资料来记录和反映的。会计电算化后,这些基本的会计资料减少,有些甚至消失,各种会计信息以磁性介质进行记录和存储。
伴随着会计人员结构、会计职能及内容的变化,组织内部控制的内容和方式也发生变了相应化。在传统的手工会计环境下,内部控制主要是针对交易和资金流动的各个环节来进行的,并对其中的各个环节有各种必要的核对、审验:实现电算化后,很大一部分会计业务由计算机进行处理和自动完成,会计人员的工作量相对减少,对会计人员的内部控制压力相对减轻,但另一方面,由于电算化会计系统包含了一些在传统会计工作界境蒂所没有的新内容,并且各种会计数据均存储在磁性介质上,对这些数据和信息的管理又涉及到更多的人员,因此,会计电算化背景下的组织内部控制更加复杂化。会计电算化背景下的内部控制,不仅包括对会计部门各种工作人员记录、处理会计信息的控制,而且包括对.计算机记录、处理和存储会计信息的控制。换言之,会计电算化背景下,组织内部控制的范围和内容进一步扩大。
2 会计电算化环境下内部控制面临的挑战
会计工作实行信息化技术革新,由于会计部门的人员结构、业务流程、职能范围等内外环境变得复杂化和多样化,组织内部控制也相应地面临新的挑战。这些挑战主要包括这样几个方面:
(1)会计信息的安全性面临更大威胁
传统手工会计环境下,会计信息以凭证、账簿、会计报表等形式存在和映出来,这些数据不易被修改,一旦被修改,可以从纸质载体上留下的笔迹和印章分辨出来,并分清责任。纸质载体的数据不易修改性这一特点使得在传统会计环境下内部控制较易实现。在会计电算化信息系统环境下,会计信息和账务处理结果都存储在计算机或磁盘等电子介质上,不像手工会计系统那样直观,特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹,这使得对非法操作和篡改、破坏会计信息的这对保证会计信息的舞弊行为或非法操作不易发觉,从而使得对保持会计信息的真实性和完整性都构成了重要挑战。此外,会计网络系统的开放性、数据的共享性也给会计信息系统内部控制带来了新的问题,如通过网络通信线路传输的会计信息,可能被某些不法分子拦截并窃取;网络信息可能遭遇“病毒”或“黑客”的攻击。
(2)会计信息的纠错性变得困难。
手工会计系统下,会计数据处理环节往往分散于多个部门、多个员工,一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。但在电算化系统环境下,数据处理的即时性、快速性和集中性使得出现差错的危险性可能性加大,而且一旦出现差错,不易被发觉,即使发觉,也难以发现是在哪个环节出现的差错。因此,会计工作实行电算化操作与管理后,电算化会计信息系统的数据输入、处理和输出等各环节以及系统硬件设施等方面都需要加强控制。
(3)会计控制活动的控制点更加多元和复杂。
传统手工会计环境下组织内部控制的主要对象是会计业务的各个环节和内容,控制点比较单一,简单;会计电算化环境中的内部控制活动既包括自动化业务控制,又包括会计信息系统控制。自动化业务控制的对象依旧是会计业务处理过程,只是其处理控制过程是由计算机来完成,也即处理的手段与形式发生了较大的变化;而会计信息系统控制是对会计电算化信息系统的控制,是为会计信息的安全和完整而会计业务自动化处理系统的控制。两部分控制对控制活动的内容和方式有着不同的要求,因此,在会计电算化系统环境下,需要对组织内部控制的内容、方式和流程进行全新的系统设计。
3 会计电算化环境下内部控制的完善与革新
长期的会计实践虽然使传统会计形成了一系列行之有效的内控方法和措施,如;职务分离、财产清查、审批与复核等,但这些内控方法和措施在电算化环境下受到了挑战,它们或被削弱,或归于无效,难以再发挥原有的内控效果。因此,在会计工作采用电算化技术的新背景下,必须根据变化了的条件和情况,对内部控制的方法和制度进行重新设计和完善,以建立起适应会计电算化系统环境的行之有效的内部控制机制和方法。这些内控机制和方法主要包括这样几个方面
(1)会计部门的组织控制
由于会计电算化打破了传统会计方式原有的人员结构和功能范围及运作方式,因此必须重新明确职责分工和岗位职责,以实现有效的组织和管理控制。财务软件正式投入使用后,应根据会计电算化系统的业务要求,对原有会计机构做相应调整,对会计人员制定岗位责任制度,明确职责,责任到人。电算化后的会计岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计毛管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等;电算化会计岗位包括电算化主管、系统管理员、电脑操作员、系统维护员、电脑审核、档案管理员等。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为,从而防止出现舞弊和欺诈。特别是操作、审核、输出与报送这几个不相容职务应分离。另外,还应建立岗位轮换制。对设置的各个岗位,建 议应建立权限控制制度,用密码加以控制,会计人员不得把密码转告他人,防止非法操作和越权操作。防止财务机密外流,确保会计数据的安全、准确、可靠,密码应由电算化主管统一管理。
(2)会计电算化信息系统的开发和维护控制
电算化会计信息系统的应用对于会计工作是一种全新的技术革新,往往需要对原有的管理体制进行较大的变革,在开发或引进前必须从经济、技术和组织上论证开发或引进新系统的必要性和可行性,并获得单位领导的认可和指准。在开发该系统软件时,必须严格执行国家和当地颁布的有关标准和规范。对于购买的系统软件,也必须是经过权威部门评审的会计软件,因为只有按照相应标准和规范开发的会计信息系统才更可靠、更完善。在新系统使用的准备阶段,要加强对有关人员的培训,提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。在新旧系统转换过程中,要采取有效的控制手段,做好各项准备工作,如人员从新配置、清理账目、准备初始数据、规范电算化方式下的各种核算方法等。在新旧系统转换过程中,应保持新旧系统并行运转一段时间,以检验新系统的正确有效性。对于新系统在运行中出现的问题,应及时修改和维护,并做好相应记录。只有在运行一段时间后完全合格的系统,才可以正式投入使用。
(3)会计电算化系统的操作控制。
数据输入控制。数据输入控制是电算化会计信息系统内部控制中的重要环节,因为输入是电算化会计信息系统的主要数据入口,只有输入正确的会计数据,才能保证最终输出的会计信息的客观准确性。数据输入控制的主要方法有:设计科目代码校验,以防止科目输入错误;进行试算平衡校验,以防止凭证金额输入错误;采用顺序检查法,以防止凭证编号错误:采用二次输入法,以确保输入正确;如此等等。
数据处理控制。数据处理控制是对计算机系统进行数据处理的有效性和可靠性进行控制,这些控制往往被写入计算机程序,又称之为自动控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括数据的核对、对字段、记录长度的检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等;文件控制主要包括检查文件长度、标识等。
数据输出控制。数据输出控制是指对计算机系统内部的数据处理活动进行控制,其目标是保证各种输出结果的真实性、完整性和正确性。具体控制措施包括输出格式控制、屏幕输出控制、打印输出控制和网络传输控制等。输出控制一般应检查输出数据是否相符,输出数据是否完整,是否能满足使用部门的需要等。
数据存储和检索控制。数据存储和检索控制就是对存储信息的完整性、保密性和可获取性的校验和控制,是目的是保证存储的信息完整,可以随时被调取以及在存储期间不易被非法获取。数据存储和检索控制的主要方法有检存储文件标识控制、存储位置确认控制、检索字段设置、数据调取控制等。
(4)会计电算化系统的软硬件与网络系统安全控制
接触控制。用预先定义好的规则来控制会计账目数据的进出,控制数据库系统软件的安装,以防止利用数据库系统打开账套数据库进行非法篡改。安全控制。为实现实时安全监控,应建立网络安全“防火墙”,按照系统管理员权限,对数据进行重新组合,并将会计数据库进行加密管理。使业务数据只有在解密的条件下才能被使用。环境保护控制。制定财务软件的业界协议,规定财务软件的不同部分是如何交互的,来保证财务软件彼此之间能够实现数据的安全传递。
(5)会计档案管理控制
会计档案是会计信息记录的真实凭证,对于校验原始会计信息的正误和完整性具有重要的意义,因此对会计档案管理的控制是会计部门内部控制的一个必不可少的重要方面。会计档案管理控制的具体措施是:实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存的具体方式按《会计档案管理办法》执行。全套会计电算化系统文档应视同会计文档保管,保管期限截至该系统停止使用或有重大修改后的三年。妥善保管存有会计信息的磁性(光)介质或其他介质,如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内,重要的会计档案应双份备份等。科学规定查询会计档案的有关权限,如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。
关键词:会计电算化;会计制度:内部控制
会计电算化是会计工作领域的一场重大技术革命,它对会计理论和实践产生其有十分重要的影响。计算机计算在会计领域的引入,使得会计信息的产生更为及时、高效,但它也为组织的内部控制带来了新的挑战。组织在充分享受新的会计技术带来的高效性的同时,必须系统地研究适应新的会计技术和环境的内部控制方法和措施,以确在运用新技术条件下会计信息的客观真实。
1 会计电算化环境下内部控制的内外条件变化
在传统的手工会计环境下,一个组织的会计部门主要由会计专业人员组成,会计信息以纸张为载体,被记录在凭证或账簿上。在新型的会计电算化背景下,组织的会计部门则由会计专业人员和计算机数据处理系统的技术和管理人员共同组成。会计数据均由计算机集中处理,会计人员主要负责原始数据的收集、审核,并对计算机输出的各种会计资料进行分析和校验,而计算机数据处理系统的技术和管理人员主要负责计算机数据处理系统的维护和管理。会计工作电算化导致会计部门工作人员构成的复杂化。同时,电算化技术在会计领域的运用,也进一步拓宽了会计部门的功能领域,除完成基本的会计业务以外,会计网络还具有诸如网上采购、网上销售、网上支付、网上结算、远程报账、异地转账、网上证券投资等与财务紧密相关的许多新功能。
与此相应,会计工作的内容也发生了变化。在传统手工会计背景下,会计处理过程是通过各种凭证、汇总表、分配表、工作底稿等书面资料来记录和反映的。会计电算化后,这些基本的会计资料减少,有些甚至消失,各种会计信息以磁性介质进行记录和存储。
伴随着会计人员结构、会计职能及内容的变化,组织内部控制的内容和方式也发生变了相应化。在传统的手工会计环境下,内部控制主要是针对交易和资金流动的各个环节来进行的,并对其中的各个环节有各种必要的核对、审验:实现电算化后,很大一部分会计业务由计算机进行处理和自动完成,会计人员的工作量相对减少,对会计人员的内部控制压力相对减轻,但另一方面,由于电算化会计系统包含了一些在传统会计工作界境蒂所没有的新内容,并且各种会计数据均存储在磁性介质上,对这些数据和信息的管理又涉及到更多的人员,因此,会计电算化背景下的组织内部控制更加复杂化。会计电算化背景下的内部控制,不仅包括对会计部门各种工作人员记录、处理会计信息的控制,而且包括对.计算机记录、处理和存储会计信息的控制。换言之,会计电算化背景下,组织内部控制的范围和内容进一步扩大。
2 会计电算化环境下内部控制面临的挑战
会计工作实行信息化技术革新,由于会计部门的人员结构、业务流程、职能范围等内外环境变得复杂化和多样化,组织内部控制也相应地面临新的挑战。这些挑战主要包括这样几个方面:
(1)会计信息的安全性面临更大威胁
传统手工会计环境下,会计信息以凭证、账簿、会计报表等形式存在和映出来,这些数据不易被修改,一旦被修改,可以从纸质载体上留下的笔迹和印章分辨出来,并分清责任。纸质载体的数据不易修改性这一特点使得在传统会计环境下内部控制较易实现。在会计电算化信息系统环境下,会计信息和账务处理结果都存储在计算机或磁盘等电子介质上,不像手工会计系统那样直观,特别是在磁盘上更改数据不会留下任何痕迹,这使得对非法操作和篡改、破坏会计信息的这对保证会计信息的舞弊行为或非法操作不易发觉,从而使得对保持会计信息的真实性和完整性都构成了重要挑战。此外,会计网络系统的开放性、数据的共享性也给会计信息系统内部控制带来了新的问题,如通过网络通信线路传输的会计信息,可能被某些不法分子拦截并窃取;网络信息可能遭遇“病毒”或“黑客”的攻击。
(2)会计信息的纠错性变得困难。
手工会计系统下,会计数据处理环节往往分散于多个部门、多个员工,一个部门或人员的差错往往可以在下个环节发现和纠正。但在电算化系统环境下,数据处理的即时性、快速性和集中性使得出现差错的危险性可能性加大,而且一旦出现差错,不易被发觉,即使发觉,也难以发现是在哪个环节出现的差错。因此,会计工作实行电算化操作与管理后,电算化会计信息系统的数据输入、处理和输出等各环节以及系统硬件设施等方面都需要加强控制。
(3)会计控制活动的控制点更加多元和复杂。
传统手工会计环境下组织内部控制的主要对象是会计业务的各个环节和内容,控制点比较单一,简单;会计电算化环境中的内部控制活动既包括自动化业务控制,又包括会计信息系统控制。自动化业务控制的对象依旧是会计业务处理过程,只是其处理控制过程是由计算机来完成,也即处理的手段与形式发生了较大的变化;而会计信息系统控制是对会计电算化信息系统的控制,是为会计信息的安全和完整而会计业务自动化处理系统的控制。两部分控制对控制活动的内容和方式有着不同的要求,因此,在会计电算化系统环境下,需要对组织内部控制的内容、方式和流程进行全新的系统设计。
3 会计电算化环境下内部控制的完善与革新
长期的会计实践虽然使传统会计形成了一系列行之有效的内控方法和措施,如;职务分离、财产清查、审批与复核等,但这些内控方法和措施在电算化环境下受到了挑战,它们或被削弱,或归于无效,难以再发挥原有的内控效果。因此,在会计工作采用电算化技术的新背景下,必须根据变化了的条件和情况,对内部控制的方法和制度进行重新设计和完善,以建立起适应会计电算化系统环境的行之有效的内部控制机制和方法。这些内控机制和方法主要包括这样几个方面
(1)会计部门的组织控制
由于会计电算化打破了传统会计方式原有的人员结构和功能范围及运作方式,因此必须重新明确职责分工和岗位职责,以实现有效的组织和管理控制。财务软件正式投入使用后,应根据会计电算化系统的业务要求,对原有会计机构做相应调整,对会计人员制定岗位责任制度,明确职责,责任到人。电算化后的会计岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位包括会计毛管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等;电算化会计岗位包括电算化主管、系统管理员、电脑操作员、系统维护员、电脑审核、档案管理员等。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,职权分离,有效地限制和及时发现错误违法行为,从而防止出现舞弊和欺诈。特别是操作、审核、输出与报送这几个不相容职务应分离。另外,还应建立岗位轮换制。对设置的各个岗位,建 议应建立权限控制制度,用密码加以控制,会计人员不得把密码转告他人,防止非法操作和越权操作。防止财务机密外流,确保会计数据的安全、准确、可靠,密码应由电算化主管统一管理。
(2)会计电算化信息系统的开发和维护控制
电算化会计信息系统的应用对于会计工作是一种全新的技术革新,往往需要对原有的管理体制进行较大的变革,在开发或引进前必须从经济、技术和组织上论证开发或引进新系统的必要性和可行性,并获得单位领导的认可和指准。在开发该系统软件时,必须严格执行国家和当地颁布的有关标准和规范。对于购买的系统软件,也必须是经过权威部门评审的会计软件,因为只有按照相应标准和规范开发的会计信息系统才更可靠、更完善。在新系统使用的准备阶段,要加强对有关人员的培训,提高系统操作和系统管理人员对新系统的认识和理解,以减少系统运行后出错的可能性。在新旧系统转换过程中,要采取有效的控制手段,做好各项准备工作,如人员从新配置、清理账目、准备初始数据、规范电算化方式下的各种核算方法等。在新旧系统转换过程中,应保持新旧系统并行运转一段时间,以检验新系统的正确有效性。对于新系统在运行中出现的问题,应及时修改和维护,并做好相应记录。只有在运行一段时间后完全合格的系统,才可以正式投入使用。
(3)会计电算化系统的操作控制。
数据输入控制。数据输入控制是电算化会计信息系统内部控制中的重要环节,因为输入是电算化会计信息系统的主要数据入口,只有输入正确的会计数据,才能保证最终输出的会计信息的客观准确性。数据输入控制的主要方法有:设计科目代码校验,以防止科目输入错误;进行试算平衡校验,以防止凭证金额输入错误;采用顺序检查法,以防止凭证编号错误:采用二次输入法,以确保输入正确;如此等等。
数据处理控制。数据处理控制是对计算机系统进行数据处理的有效性和可靠性进行控制,这些控制往往被写入计算机程序,又称之为自动控制。数据处理控制分为有效性控制和文件控制。有效性控制主要包括数据的核对、对字段、记录长度的检查、代码和数值有效范围的检查、记录总数的检查等;文件控制主要包括检查文件长度、标识等。
数据输出控制。数据输出控制是指对计算机系统内部的数据处理活动进行控制,其目标是保证各种输出结果的真实性、完整性和正确性。具体控制措施包括输出格式控制、屏幕输出控制、打印输出控制和网络传输控制等。输出控制一般应检查输出数据是否相符,输出数据是否完整,是否能满足使用部门的需要等。
数据存储和检索控制。数据存储和检索控制就是对存储信息的完整性、保密性和可获取性的校验和控制,是目的是保证存储的信息完整,可以随时被调取以及在存储期间不易被非法获取。数据存储和检索控制的主要方法有检存储文件标识控制、存储位置确认控制、检索字段设置、数据调取控制等。
(4)会计电算化系统的软硬件与网络系统安全控制
接触控制。用预先定义好的规则来控制会计账目数据的进出,控制数据库系统软件的安装,以防止利用数据库系统打开账套数据库进行非法篡改。安全控制。为实现实时安全监控,应建立网络安全“防火墙”,按照系统管理员权限,对数据进行重新组合,并将会计数据库进行加密管理。使业务数据只有在解密的条件下才能被使用。环境保护控制。制定财务软件的业界协议,规定财务软件的不同部分是如何交互的,来保证财务软件彼此之间能够实现数据的安全传递。
(5)会计档案管理控制
会计档案是会计信息记录的真实凭证,对于校验原始会计信息的正误和完整性具有重要的意义,因此对会计档案管理的控制是会计部门内部控制的一个必不可少的重要方面。会计档案管理控制的具体措施是:实行会计电算化后的会计档案以计算机打印的书面形式保存,保存的具体方式按《会计档案管理办法》执行。全套会计电算化系统文档应视同会计文档保管,保管期限截至该系统停止使用或有重大修改后的三年。妥善保管存有会计信息的磁性(光)介质或其他介质,如规定存有会计数据的磁盘应存放在防潮防磁的容器内,重要的会计档案应双份备份等。科学规定查询会计档案的有关权限,如规定查询以前年度的会计档案应经有关人员批准等。