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摘 要随着社会的发展,档案的记录已经从过去的文字记录升级到声像档案记录,已经成为和文字记录一样的,具有重要的档案记录,将讨论声像档案管理方法,提高单位对声像档案管理能力。
关键词声像档案;管理;方法
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)111-0149-01
档案管理工作是一项基础性的重要工作,而随着社会的发展和现代科学技术的进步,在学校,政府机构,图书馆开张各种工作活动中,成了大量的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,随之而来就产生了大量的以感光、磁性材料为载体的声像档案。对于这种新型档案,很多管理人员并没有做好充分的管理工作,没有做到及时收集、整理、归档和保护措施,使大量声像档案散失,档案范围不是十分明确,而且去留界限也是不清不明,导致不少很有存放价值的珍贵资料消失,这些存在的问题已经严重影响了正常的档案管理工作,如何更好地保护好、利用好这些生动形象的特殊载体档案,就成了我们刻不容缓的一项重要工作。
1声像档案定义
声像档案就是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中,如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面,以形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。目前声像档案已经成为一个单位档案的重要组成部分。
2声像档案的归档方法
1)照片的收集和归档。对于文化传媒中心来讲,照片的收集也是十分广泛。有政领导同志的照片,和领导同志参加本单位重要活动的照片,反映本单位容校貌和基本情况的照片,一般每年拍摄一次,社会知名人士到校参加重要活动的照片,本单位开重要会议、举行重要活动的照片,各部门、各单位举行重要活动的照片,外事活动的照片,市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片,工作中取得的重要成果的照片等等照片。
对于照片的归档要求。如各系、各部门、各单位对于重要活动和取得重要成果的照片由本单位负责拍摄,亦如反映学本单位容校貌和本单位基本情况的照片以及本单位重大活动、重要会议的照片由宣传处负责拍摄,最后是工作或活动结束及时将照片、底片、文字说明交档案室,由档案室整理、立卷、归档。但是在拍摄过程中要本着勤俭节约的精神,选择有保存价值的资料、镜头拍摄,保持在归档照片的原版和原件。
2)录音录像的收集和归档。对于文化传媒中心来讲,录音录像的收集需要有针对性,且要有价值意义的。如收集好本单位重要工作、重要会议或重大活动的录音或录像,上级领导到本单位视察指导工作或参加重大活动的录音录象,反映本单位容校貌和基本情况的录象等方面的录音录像档案。
对于录音录像的归档要求。对于录像可以由宣传处摄制,并且将摄制的录像带按要求整理归档并编制目录一式两份,交档案室一份。对于录音由办公室负责,活动或者会议结束后,把录音带交档案室整理、立卷、归档保存。
总之,声像档案整理要求及过程可参看《照片档案管理规范》和《归档文件整理指南》中的有关照片档案、电子文件档案的归档与整理。声像档案管理应遵循有利于保持声像档案的有机联系、利于保管、利于提供利用的原则。并且对于照片档案在移交进馆保存前必须进行整理,如照片档案的分类、排列、编号、入册、编目、录入等方面的工作,和音频、视频档案的分类、排列、编号、编目等方面工作。
3加强声像档案管理的主要措施
1)文化传媒中心需要制定办法,并落实到位。在一份调查报告中显示,声像档案的管理主要存在有这样3种表现形式:一是在档案室集中统一管理,存在随时形成随时移交,占26%;二是在各科室一年一次移交档案室,已经占到35%;三是在科室分散保管或个人保存,占到39%。在这些调查报告中,我们可以看出有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,并且缺乏应有的管理制度,或者是即有管理制度,但落实不够,而且还缺乏有效的保障措施。那么就需要建立相应的管理制度,强化规范管理。单位要把声像档案管理纳入每天的议事日程,并确定分管领导,而且需要经常进行监督检查,同时把声像材料的形成、积累和立卷归档列入部门有关科室或人员的职责范围,健全管理制度,其目的是达到声像档案完整、系统、安全和便于利用的环境。同时需要按照《档案法》规定,国家工作人员在公务活动中所形成的档案,产权归国家所有,单位和个人不得据为己有或者是拒绝归档。在此基础上就要狠抓落实。并保证有关法规和制度落到实处,而且制定有效的配套措施,依法管理,坚持有章可循、有法必依,使之逐步。并对那些将相片底版、声像母带据为己有,而且又擅自向社会复制出售的个人,视情节轻重给予没收、罚款或行政处分,构成犯罪的需要追究其刑事责任。以达到防止分散流失,杜绝归为己有现象的作用。
2)做好声像档案的收集和领导工作。声像档案与其他门类的档案一样,都是国家档案的重要组成部分。如对重点科室重点收集声像档案,经常沟通及时掌握情况。亦如在安排重要接待任务和大型会议时,应安排专人负责整个活动所形成的声像材料的收集整理,做到重点人物直接征集。对于做好声像档案的领导工作,首先领导应该重视,应该意识到声像档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的历史记录。而照片档案、音视频档案逐渐成为我们活动的主要历史记录载体,可以和原始的文字记录一样的重要。所以说单位领导要高度重视声像档案收集,并提高自身素质,加强领导,明确单位各职责,落实好档案员,合理有效的安排好人力物力和财力,真正把声像档案整理好。
参考文献
[1]李玉芬.做好声像档案管理工作的几点建议[J].中国集体经济(下半月),2007,05.
[2]滕序琦.浅议声像档案的收集与整理[J].山东档案,1999,01.
[3]王占宽.声像档案管理工作存在的漏洞和补救措施[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2009,06.
[4]钟燕玲.浅谈声像档案管理工作中的存在问题与建议[J]科技资讯,2009,16.
[5]黄俊琳.声像档案工作机制创新的意义[J].中国档案,2004,07.
[6]纪晓华.浅谈声像档案的现代化管理[J].云南档案,2007,05.
关键词声像档案;管理;方法
中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)111-0149-01
档案管理工作是一项基础性的重要工作,而随着社会的发展和现代科学技术的进步,在学校,政府机构,图书馆开张各种工作活动中,成了大量的以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,随之而来就产生了大量的以感光、磁性材料为载体的声像档案。对于这种新型档案,很多管理人员并没有做好充分的管理工作,没有做到及时收集、整理、归档和保护措施,使大量声像档案散失,档案范围不是十分明确,而且去留界限也是不清不明,导致不少很有存放价值的珍贵资料消失,这些存在的问题已经严重影响了正常的档案管理工作,如何更好地保护好、利用好这些生动形象的特殊载体档案,就成了我们刻不容缓的一项重要工作。
1声像档案定义
声像档案就是指国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中,如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等方面,以形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。目前声像档案已经成为一个单位档案的重要组成部分。
2声像档案的归档方法
1)照片的收集和归档。对于文化传媒中心来讲,照片的收集也是十分广泛。有政领导同志的照片,和领导同志参加本单位重要活动的照片,反映本单位容校貌和基本情况的照片,一般每年拍摄一次,社会知名人士到校参加重要活动的照片,本单位开重要会议、举行重要活动的照片,各部门、各单位举行重要活动的照片,外事活动的照片,市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片,工作中取得的重要成果的照片等等照片。
对于照片的归档要求。如各系、各部门、各单位对于重要活动和取得重要成果的照片由本单位负责拍摄,亦如反映学本单位容校貌和本单位基本情况的照片以及本单位重大活动、重要会议的照片由宣传处负责拍摄,最后是工作或活动结束及时将照片、底片、文字说明交档案室,由档案室整理、立卷、归档。但是在拍摄过程中要本着勤俭节约的精神,选择有保存价值的资料、镜头拍摄,保持在归档照片的原版和原件。
2)录音录像的收集和归档。对于文化传媒中心来讲,录音录像的收集需要有针对性,且要有价值意义的。如收集好本单位重要工作、重要会议或重大活动的录音或录像,上级领导到本单位视察指导工作或参加重大活动的录音录象,反映本单位容校貌和基本情况的录象等方面的录音录像档案。
对于录音录像的归档要求。对于录像可以由宣传处摄制,并且将摄制的录像带按要求整理归档并编制目录一式两份,交档案室一份。对于录音由办公室负责,活动或者会议结束后,把录音带交档案室整理、立卷、归档保存。
总之,声像档案整理要求及过程可参看《照片档案管理规范》和《归档文件整理指南》中的有关照片档案、电子文件档案的归档与整理。声像档案管理应遵循有利于保持声像档案的有机联系、利于保管、利于提供利用的原则。并且对于照片档案在移交进馆保存前必须进行整理,如照片档案的分类、排列、编号、入册、编目、录入等方面的工作,和音频、视频档案的分类、排列、编号、编目等方面工作。
3加强声像档案管理的主要措施
1)文化传媒中心需要制定办法,并落实到位。在一份调查报告中显示,声像档案的管理主要存在有这样3种表现形式:一是在档案室集中统一管理,存在随时形成随时移交,占26%;二是在各科室一年一次移交档案室,已经占到35%;三是在科室分散保管或个人保存,占到39%。在这些调查报告中,我们可以看出有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理,并且缺乏应有的管理制度,或者是即有管理制度,但落实不够,而且还缺乏有效的保障措施。那么就需要建立相应的管理制度,强化规范管理。单位要把声像档案管理纳入每天的议事日程,并确定分管领导,而且需要经常进行监督检查,同时把声像材料的形成、积累和立卷归档列入部门有关科室或人员的职责范围,健全管理制度,其目的是达到声像档案完整、系统、安全和便于利用的环境。同时需要按照《档案法》规定,国家工作人员在公务活动中所形成的档案,产权归国家所有,单位和个人不得据为己有或者是拒绝归档。在此基础上就要狠抓落实。并保证有关法规和制度落到实处,而且制定有效的配套措施,依法管理,坚持有章可循、有法必依,使之逐步。并对那些将相片底版、声像母带据为己有,而且又擅自向社会复制出售的个人,视情节轻重给予没收、罚款或行政处分,构成犯罪的需要追究其刑事责任。以达到防止分散流失,杜绝归为己有现象的作用。
2)做好声像档案的收集和领导工作。声像档案与其他门类的档案一样,都是国家档案的重要组成部分。如对重点科室重点收集声像档案,经常沟通及时掌握情况。亦如在安排重要接待任务和大型会议时,应安排专人负责整个活动所形成的声像材料的收集整理,做到重点人物直接征集。对于做好声像档案的领导工作,首先领导应该重视,应该意识到声像档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的历史记录。而照片档案、音视频档案逐渐成为我们活动的主要历史记录载体,可以和原始的文字记录一样的重要。所以说单位领导要高度重视声像档案收集,并提高自身素质,加强领导,明确单位各职责,落实好档案员,合理有效的安排好人力物力和财力,真正把声像档案整理好。
参考文献
[1]李玉芬.做好声像档案管理工作的几点建议[J].中国集体经济(下半月),2007,05.
[2]滕序琦.浅议声像档案的收集与整理[J].山东档案,1999,01.
[3]王占宽.声像档案管理工作存在的漏洞和补救措施[J].中小企业管理与科技(下旬刊),2009,06.
[4]钟燕玲.浅谈声像档案管理工作中的存在问题与建议[J]科技资讯,2009,16.
[5]黄俊琳.声像档案工作机制创新的意义[J].中国档案,2004,07.
[6]纪晓华.浅谈声像档案的现代化管理[J].云南档案,2007,05.