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随着社会信息化进程的加快,信息资源已经成为企业管理、经营活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程,给档案工作带来了新的契机、新的研究课题——这就是档案信息化建设。档案信息化——即:在加强档案信息数字化管理的基础上,逐步向网络化发展。通过网络最大限度地开发利用已开放档案资源,更好地为企业管理与经济发展服务。现就华电煤业档案信息化建设实施情况及如何做好企业档案信息化建设作简要探讨。
1华电煤业集团有限公司基本概况
华电煤业集团有限公司是中国华电集团公司2005年8月在整合华电集团系统煤炭开发和运营资源的基础上成立的,注册资本25.6亿元人民币,主要负责华电集团系统的电煤供应以及煤矿、煤电化一体化、煤炭深加工、煤炭储运和境外煤炭等项目的投资。近年来,华电煤业集团高起点、高标准地推进档案信息化工作,系统化、分阶段、有重点地整改和完善档案管理软、硬件,提高了档案的开发与利用效率,对推动企业发展作出了一定的贡献。
2档案信息化建设的实施情况
2.1健全机构,完善制度,为档案信息化建设提供组织保证。公司自成立以来,始终高度重视档案工作,并将其作为一项重要的基础工作来抓。将档案信息化工作列入年度工作计划和议事日程,制定并严格落实档案管理年度计划,从人、财、物等方面全面落实,确保有序推进。为加强档案工作的组织和领导,健全档案管理机构,组建三级档案管理网络,档案工作做到了机构健全、组织落实、任务到位、责任到人。在实际工作中,公司领导十分重视和支持档案管理工作,关心档案管理机构、人员的充实和提高,并经常深入档案室检查、指导工作,解决档案工作中的实际困难和问题,极大地推动了档案工作。
在档案管理工作中,坚持制度先行、以规范化促现代化的原则,根据国家有关档案工作的法律、法规、标准、规范和集团公司档案管理的有关规章制度,先后制定了《本部档案管理办法》、《电子文件归档与管理办法》,健全了档案收集、整理、保管、借阅、鉴定及销毁等各项档案管理制度,对公司各个层面在档案工作中的权利、义务和责任都作了明确规定,使公司档案工作做到了有章可循,从而在制度上保证了各类档案的及时收集、完整归档、规范管理、妥善保管和合理利用。
2.2加大投入,完善设施,为档案信息化建设创造硬件条件。档案管理的设备、设施是开展好档案工作的基本条件,公司领导十分重视档案管理设备、设施的配备和完善工作。在办公房源十分紧缺的情况下,预留了档案库房,配备了密集架、防磁柜、去湿机等设施,档案库房、阅览室、办公室实现了“三分开”,库房建设达到了《档案馆设计规范》要求。
加强档案信息化基础设施建设,①配备了符合计算机设备运行要求和涉密文件安全存放要求的办公场地,以及满足需要的计算机设备;②采用专业档案管理系统,将OA系统与档案管理系统无缝链接,实现了文档一体化管理。公文在OA系统办理完毕后,会自动排序至档案管理系统的接口程序入口,档案人员可按需求将文件转入档案管理系统的预归档文件库,可批量转,也可设置自动转。这样,档案人员就可随时按档案规则随办随归。③为更好地执行保密原则,网络建设分办公系统网、物理隔离网络。OA系统网闭环运转后可全部转入档案系统进行整理。涉密文件全部迁移至独立服务器与独立计算机连接,实行物理隔离,从而形成独立的网络。
2.3规范管理,夯实基础,为档案信息化建设打好软件基础。为搞好档案文件材料的收集工作,确保归档文件材料完整、及时归档,我们采取了以下措施:①制度上保证,在《本部档案管理办法》中详尽地规定了归档范围和移交期限(细化到部门)。②完善了档案交接手续,建立了完备的档案移交、登记、签名等手续。③严把档案质量关,要求凡是归档的文件材料必须严格执行国家对档案材料的质量要求,保证了档案材料的归档质量。
华电煤业集团2005年由华电开发投资有限公司和华电燃料有限公司合并组建,根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,这三家公司的档案应单独保存,由华电煤业统一管理。为此,我们加大收集力度,根据《归档文件整理规则》和电力行业标准《电力工业企业分类表》,制定了详细的《档案分类方案》,在鉴定文件价值的基础上,按年度、问题、保管期限对文件进行分类整理,加盖归档章,编页号、件号,装盒等业务。在此基础上,对整理就绪的纸质档案全部进行了数字化处理,建立了三个公司的目录数据库及全文数据库。照片、音像、实物档案根据归档载体形式的不同分别进行整理,照片按《照片档案管理规范(GB/T11821-2002)》整理著录后上传电子版,实物等各类载体文件材料选择扫描、拍照等方式进行了数字化处理,并引入档案管理信息库。这样,既有原件原貌的纸质档案发挥凭证作用和科技参考作用,又有为原来形象和声音的照录,成为查考和处理事务的真实凭据。
此外,编制《干部任免专题汇编》、《历次股东会、董事会、监事会决议汇编》、《大事记》、《产权登记》等专题汇编,使名目众多、纷繁复杂的档案资料变得眉目清晰、一目了然,使得利用者能方便、快捷、准确地查阅到所需档案资料,从而为企业的经营管理和发展提供了快捷、优质的服务。
3做好档案信息化建设的必备条件
信息化时代的到来,使得档案信息的载体也随着时代的现代化进程,发生了深刻变化,从过去单纯纸质、实物存档方式发展到现今多种载体存档,特别档案信息数字化使档案存储电子化、档案利用便捷化给利用者提供了极大的方便,从具体的档案管理工作来看,要做好档案信息化建设必须具备以下条件。
3.1档案管理系统的实施是档案信息化建设的前提。规范、灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求,企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式、规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后,结合系统进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一,才能真正实现档案信息化的有效应用。
3.2档案信息资源建设是搞好档案工作的基础。档案资源转化为能进行信息化管理的信息数据是档案信息化的任务之一。①从信息资源形成的源头做好电子文件的归档管理。由于现在电子文件从起草、审核、审批到制发均在计算机上完成所有制作过程,电子文件的元数据、背景信息、收发文、登记表及相关说明在档案存储的意义上具有很高的查考价值,因此应全部收集,与电子文件一起归档,才有良好的查询结果。②应加大收集力度,加快数字化进程,建立覆盖面广的档案信息资源体系,以及方便利用的档案利用体系。
3.3保密体系和系统安全建设是档案信息资源的保障。档案信息化建设是“以人为本”的重要体现,档案信息的资源共享在企业管理中起着承上启下的重要作用,但涉密档案应按有关规定划分查询范围、查询权限,建立统一的信息访问端口和用户管理机制,建立身份识别,并有查询记录。档案管理系统的服务器保证24小时开机,主要设备、软件、数据、电源等应有备份,并具备在较短时间内恢复系统运行的能力;服务器的档案信息定时自动备份,档案目录数据库、全文数据库脱机并异地保管;在病毒的检测与消除方面,采用公司统一配备的查毒杀毒软件对服务器和客户端进行定时查杀和杀毒;严格执行防病毒有关规定,不使用来历不明、未杀毒的软件,彻底阻断病毒来源;在存有档案的设备上采取加装防火墙等安全保密措施,做好对网络黑客的防范工作;制定运行维护管理制度(包括系统管理员安全员工作职责、涉密信息系统安全管理制度等)。
4做好档案信息化建设的必要性
4.1可改善档案管理工作,实现档案信息化,使档案从保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为企业提供高效、优质的服务。
4.2可用详实的档案信息支持决策和管理,我们知道管理措施得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。为此,档案信息有着独特的优势。
4.3可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化,可达到一次投入,多次产出,远程服务,资源共享;可缩短二次信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性(我们现在的OA系统与飞扬的无缝衔接就是很好的方式,尤其是首次著录的准确率给后面的整理编纂是个很好的铺垫)。
4.4可避免出现电子文件在管理流程上的空白。由于网络技术的发展与普及,为管好档案,档案人员要提前介入电子文件材料的管理工作中,并以管理档案的形式管理诸类有用信息,使信息发挥最大效益。
此外,做好档案信息化建设,可以使档案管理不再费时费力,检索查询方便,档案查借工作可控,从而提高了工作效率,提供有效服务。同时档案资料的电子化也更便于技术人员的二次利用和开发,对企业发展、设备改进、开发是一种能量拷贝,使档案管理的职能不再单纯是档案的保管,而是企业内部的信息中心。
1华电煤业集团有限公司基本概况
华电煤业集团有限公司是中国华电集团公司2005年8月在整合华电集团系统煤炭开发和运营资源的基础上成立的,注册资本25.6亿元人民币,主要负责华电集团系统的电煤供应以及煤矿、煤电化一体化、煤炭深加工、煤炭储运和境外煤炭等项目的投资。近年来,华电煤业集团高起点、高标准地推进档案信息化工作,系统化、分阶段、有重点地整改和完善档案管理软、硬件,提高了档案的开发与利用效率,对推动企业发展作出了一定的贡献。
2档案信息化建设的实施情况
2.1健全机构,完善制度,为档案信息化建设提供组织保证。公司自成立以来,始终高度重视档案工作,并将其作为一项重要的基础工作来抓。将档案信息化工作列入年度工作计划和议事日程,制定并严格落实档案管理年度计划,从人、财、物等方面全面落实,确保有序推进。为加强档案工作的组织和领导,健全档案管理机构,组建三级档案管理网络,档案工作做到了机构健全、组织落实、任务到位、责任到人。在实际工作中,公司领导十分重视和支持档案管理工作,关心档案管理机构、人员的充实和提高,并经常深入档案室检查、指导工作,解决档案工作中的实际困难和问题,极大地推动了档案工作。
在档案管理工作中,坚持制度先行、以规范化促现代化的原则,根据国家有关档案工作的法律、法规、标准、规范和集团公司档案管理的有关规章制度,先后制定了《本部档案管理办法》、《电子文件归档与管理办法》,健全了档案收集、整理、保管、借阅、鉴定及销毁等各项档案管理制度,对公司各个层面在档案工作中的权利、义务和责任都作了明确规定,使公司档案工作做到了有章可循,从而在制度上保证了各类档案的及时收集、完整归档、规范管理、妥善保管和合理利用。
2.2加大投入,完善设施,为档案信息化建设创造硬件条件。档案管理的设备、设施是开展好档案工作的基本条件,公司领导十分重视档案管理设备、设施的配备和完善工作。在办公房源十分紧缺的情况下,预留了档案库房,配备了密集架、防磁柜、去湿机等设施,档案库房、阅览室、办公室实现了“三分开”,库房建设达到了《档案馆设计规范》要求。
加强档案信息化基础设施建设,①配备了符合计算机设备运行要求和涉密文件安全存放要求的办公场地,以及满足需要的计算机设备;②采用专业档案管理系统,将OA系统与档案管理系统无缝链接,实现了文档一体化管理。公文在OA系统办理完毕后,会自动排序至档案管理系统的接口程序入口,档案人员可按需求将文件转入档案管理系统的预归档文件库,可批量转,也可设置自动转。这样,档案人员就可随时按档案规则随办随归。③为更好地执行保密原则,网络建设分办公系统网、物理隔离网络。OA系统网闭环运转后可全部转入档案系统进行整理。涉密文件全部迁移至独立服务器与独立计算机连接,实行物理隔离,从而形成独立的网络。
2.3规范管理,夯实基础,为档案信息化建设打好软件基础。为搞好档案文件材料的收集工作,确保归档文件材料完整、及时归档,我们采取了以下措施:①制度上保证,在《本部档案管理办法》中详尽地规定了归档范围和移交期限(细化到部门)。②完善了档案交接手续,建立了完备的档案移交、登记、签名等手续。③严把档案质量关,要求凡是归档的文件材料必须严格执行国家对档案材料的质量要求,保证了档案材料的归档质量。
华电煤业集团2005年由华电开发投资有限公司和华电燃料有限公司合并组建,根据《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,这三家公司的档案应单独保存,由华电煤业统一管理。为此,我们加大收集力度,根据《归档文件整理规则》和电力行业标准《电力工业企业分类表》,制定了详细的《档案分类方案》,在鉴定文件价值的基础上,按年度、问题、保管期限对文件进行分类整理,加盖归档章,编页号、件号,装盒等业务。在此基础上,对整理就绪的纸质档案全部进行了数字化处理,建立了三个公司的目录数据库及全文数据库。照片、音像、实物档案根据归档载体形式的不同分别进行整理,照片按《照片档案管理规范(GB/T11821-2002)》整理著录后上传电子版,实物等各类载体文件材料选择扫描、拍照等方式进行了数字化处理,并引入档案管理信息库。这样,既有原件原貌的纸质档案发挥凭证作用和科技参考作用,又有为原来形象和声音的照录,成为查考和处理事务的真实凭据。
此外,编制《干部任免专题汇编》、《历次股东会、董事会、监事会决议汇编》、《大事记》、《产权登记》等专题汇编,使名目众多、纷繁复杂的档案资料变得眉目清晰、一目了然,使得利用者能方便、快捷、准确地查阅到所需档案资料,从而为企业的经营管理和发展提供了快捷、优质的服务。
3做好档案信息化建设的必备条件
信息化时代的到来,使得档案信息的载体也随着时代的现代化进程,发生了深刻变化,从过去单纯纸质、实物存档方式发展到现今多种载体存档,特别档案信息数字化使档案存储电子化、档案利用便捷化给利用者提供了极大的方便,从具体的档案管理工作来看,要做好档案信息化建设必须具备以下条件。
3.1档案管理系统的实施是档案信息化建设的前提。规范、灵活的电子档案管理系统可以帮助我们在规范与整理上进行统一的要求,企业档案数字化管理的重中之重在于全套档案管理方式、规范尽量与数字化档案管理系统相结合或接近。只有档案管理系统建成之后,结合系统进行各种档案数据格式的统一、档案分类整理的统一、档案移交的统一,才能真正实现档案信息化的有效应用。
3.2档案信息资源建设是搞好档案工作的基础。档案资源转化为能进行信息化管理的信息数据是档案信息化的任务之一。①从信息资源形成的源头做好电子文件的归档管理。由于现在电子文件从起草、审核、审批到制发均在计算机上完成所有制作过程,电子文件的元数据、背景信息、收发文、登记表及相关说明在档案存储的意义上具有很高的查考价值,因此应全部收集,与电子文件一起归档,才有良好的查询结果。②应加大收集力度,加快数字化进程,建立覆盖面广的档案信息资源体系,以及方便利用的档案利用体系。
3.3保密体系和系统安全建设是档案信息资源的保障。档案信息化建设是“以人为本”的重要体现,档案信息的资源共享在企业管理中起着承上启下的重要作用,但涉密档案应按有关规定划分查询范围、查询权限,建立统一的信息访问端口和用户管理机制,建立身份识别,并有查询记录。档案管理系统的服务器保证24小时开机,主要设备、软件、数据、电源等应有备份,并具备在较短时间内恢复系统运行的能力;服务器的档案信息定时自动备份,档案目录数据库、全文数据库脱机并异地保管;在病毒的检测与消除方面,采用公司统一配备的查毒杀毒软件对服务器和客户端进行定时查杀和杀毒;严格执行防病毒有关规定,不使用来历不明、未杀毒的软件,彻底阻断病毒来源;在存有档案的设备上采取加装防火墙等安全保密措施,做好对网络黑客的防范工作;制定运行维护管理制度(包括系统管理员安全员工作职责、涉密信息系统安全管理制度等)。
4做好档案信息化建设的必要性
4.1可改善档案管理工作,实现档案信息化,使档案从保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为企业提供高效、优质的服务。
4.2可用详实的档案信息支持决策和管理,我们知道管理措施得当,要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。为此,档案信息有着独特的优势。
4.3可为科学研究和知识普及提供智能化服务。档案信息化,可达到一次投入,多次产出,远程服务,资源共享;可缩短二次信息的编著时间,提高档案信息利用的时效性(我们现在的OA系统与飞扬的无缝衔接就是很好的方式,尤其是首次著录的准确率给后面的整理编纂是个很好的铺垫)。
4.4可避免出现电子文件在管理流程上的空白。由于网络技术的发展与普及,为管好档案,档案人员要提前介入电子文件材料的管理工作中,并以管理档案的形式管理诸类有用信息,使信息发挥最大效益。
此外,做好档案信息化建设,可以使档案管理不再费时费力,检索查询方便,档案查借工作可控,从而提高了工作效率,提供有效服务。同时档案资料的电子化也更便于技术人员的二次利用和开发,对企业发展、设备改进、开发是一种能量拷贝,使档案管理的职能不再单纯是档案的保管,而是企业内部的信息中心。