1.使用文档早期版本的必要条件

　　在Office中恢复文档的早期版本有一个前提条件：所处理的文档必须是保存在微软云端（OneDrive或SharePoint Online）。对于在网页中使用的Office Online或Office 365，默认一般以网络账号登录，文档就是保存在云端的。而如果使用的是Office for Windows（Office 2016或2019）或Office for Mac、ioS等，则需要在使用时以网络账号登录，才可能启用该功能。但使用Android版Office套件的用户，暂无法享受到这一便利。

2.在可用环境下还原文档的历史版本

　　在Windows版的Office 2016中，将文件还原到早期版本比较容易。如果编辑文档之后将文件保存到了云中，之后点击“文件→历史记录→查看并还原以前的版本”，选择要还原的版本，单击“还原”按钮，即可调用文档的早期版本（图1）。
　　在Office 2016 for Mac中，点击“文件→浏览版本历史记录”，选择要打开的版本，可在单独的窗口中查看历史文件。若是用平板或手机在iOS平台的Office中进行操作，点击“文件→历史记录”选择历史文件，或在OneDrive文件列表中选择文件并点击功能区上的“版本历史记录”进行查看。
　　如果使用的是Office 365，需要通过套件的如下路径查看和恢复文档的历史版本：“文件→信息→查看并还原以前的版本”。

　　使用Office Online查看和還原文档的历史记录，同样可以通过OneDrive文件列表选择“版本历史记录”。对于已经打开的文档，点击“文件→信息→版本历史记录”，选择还原历史版本。

3.历史记录与“自动保存”联用

　　文档版本的历史记录一般与“自动保存”选项一起发生作用，当文档存储在OneDrive或SharePoint Online中时，会自动保存文档。在Windows和MacOS平台的Office中、Office 365的Word、Excel和PowerPoint中均可获得该功能。自动保存大约每10分钟执行一次，但微软表示，时间还取决于正在处理的项目以及在文档中所做的修改。
　　对于Microsoft云中的文件，“自动保存”始终默认为“开”。但如果我们对个别文件关闭了“自动保存”，则程序将记录此设置，并在每次重新打开此文档时始终将其禁用。如果要关闭所有文档的自动保存功能，可在所用软件的“保存”选项的设置页面中，取消对自动保存文件选项的选择（图2）。