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欧盟是超国家组织，目前已经有27个成员国。欧洲的档案为每一个国家和欧洲书写历史提供了必不可少的资源，很好的利用和保管档案将有助于欧盟社会的民主功能，良好的档案政策和有效的档案管理也为利用提供了良好的条件①。欧盟认为档案是历史文明的记忆，档案的留存促进了民主、责任和善治。历史的责任和记忆驻留在文件和档案中，档案不仅是交易和法律意义上的证据而且是历史事实的证据②。因此，欧盟一向重视对档案的管理。欧盟的机构有很多，如欧洲议会、欧盟委员会、欧盟理事会、欧洲理事会等。这些机构在运作过程中形成大量的文件和档案，欧盟为了加强文件和档案的管理，在2003年5月出台了《关于理事会的档案方案》，该文强调了档案在欧洲历史与文化的重要作用以及加强在档案领域利用信息技术的重要性。为了增强欧盟成员国之间档案方面的合作与协调，欧盟在2005年出版《扩大后欧盟的档案报告—增加在欧洲档案的合作》报告。总体来说，欧盟的档案政策并不像独立主权国家那样，除了内部政策即欧盟机构内部档案的管理和对外开放政策之外，还包括成员国之间、欧盟委员会与欧洲、国际档案机构以及其他机构之间合作的政策。
欧盟档案的内部政策
内部政策主要指欧盟机构档案的日常管理政策。欧盟每一个机构有它自己的档案服务机构来负责有关文件和档案的管理，并且管理整个文件和档案的生命周期。为了方便公众的利用，在2003年出台了一个规定，要求每个机构建立它的“历史档案”，包括将机构档案作为永久保存的档案③。这个规定非常明确地表明了在现行档案中的文件在生成之日起不超过15年应该移交到档案馆。文件自生成之日的25年内需要被鉴定，这被称之为有目的地将具有行政和历史价值的文件与没有历史和文化价值的文件分离出来的过程。
档案的开放政策也是欧盟民主化进程重要的一步。按照文件生命周期规律，欧盟的机构必须服从“30年的规则”，意味着文件自生成之日起，最长的保存期限是30年就要对外开放，但是涉及到隐私、安全、商业利益等的档案例外。而且，欧盟的组织和机构例如欧洲议会、欧盟理事会、欧盟委员会、欧洲法院、地区委员会、欧洲经济和社会委员会、欧洲投资银行向公众开放历史档案具有共同的法律基础。这个共同的法律基础由成员国和相关机构共同签署，主要完成三个目标：第一，鼓励对欧共体历史的研究；第二，促进公众对欧洲一体化过程的兴趣；第三，使欧盟机构的工作更具有透明度。
欧盟强调尊重每个机构和组织各自的特点，但要在尊重共同体法的基础上，加强向公众开放历史档案和不同档案服务机构之间的紧密联系。许多国家档案馆的领导认为共同体档案开放政策的创意，有助于欧共体和成员国档案服务的紧密合作。1983年欧共体的历史档案向公众开放是欧盟民主化进程中的重要一步，由此，一个持续的档案合作不仅在欧盟机构和组织中建立，而且也在成员国中建立，尤其是在27个国家的国家档案服务机构以及在27个外事部委的档案服务机构中建立，体现了成员国档案馆和欧盟机构紧密联系的重要性。
根据1984年12月12日签订的合约，欧共体代表、欧盟委员会将超过40000卷历史文件存放在欧盟的佛罗伦萨的机构和组织中。佛罗伦萨的机构和组织负责保存这些文件和档案，并在30年后负责将部分档案开放；同时也负责收集欧洲建设过程中重要的国际组织和运动以及私人收藏的档案。
为了促进档案更好的保存和利用，欧盟非常重视文件和档案的数字化和数字化档案的保存。在电子欧洲的行动计划中提及了数字化的重要性。该行动计划指出，为了充分开发数字技术，鼓励在全球的网络中欧洲文化内容的发展，欧盟决定通过跨国家的数字欧洲计划，来保证公民广泛利用欧洲共同的文化遗产④。 欧盟档案开放政策，在欧盟的历史上具有重要的意义，推动了欧洲的民主化进程，而且促进了知识的交流和共享。数字化欧洲的工程，拓展了公民利用欧盟档案的渠道，更有助于档案永久的保存。
欧盟成员国之间的档案合作政策
在欧洲领域档案之间的合作早在1991年于挪威正式发起，第一份欧盟档案合作方面的报告由欧盟委员会出版，并且于1994年在理事会通过专家报告黑皮书。1994年6月17日的理事会产生了很多的成果，尤其是欧盟倡议的关于电子文件和档案多领域合作的第一届、第二届和第三届文件生命周期论坛的组织（分别在1996年布鲁塞尔、1999年布鲁塞尔和2002年在巴塞罗那），这个论坛由欧盟成员国的国家档案机构和对电子文件和档案感兴趣的公、私机构组成。另外，在欧盟的倡议下还发行了一本关于欧洲档案方面的期刊《档案信息摘要》。文件生命周期论坛定期的举行和《档案信息摘要》的出版，加强了成员国之间在档案领域的合作。并且成员国之间关于档案领域的合作，在欧共体条约151条款也已经做了明确的规定。在2001年4月4日瑞士总统任期制期间，成员国的国家档案馆提出了一个新的关于协调欧洲档案的理事会草案，经过修改，2003年5月6日，欧盟采纳了理事会关于档案的解决方案⑤，这份方案对协调欧盟成员国之间档案政策的合作具有重要的作用。
该解决方案建议欧盟委员会组织成员国的专家代表处理好以下问题：
第一，解决好成员国公共档案的情况，包括未来几年档案发展的情况，尤其是欧盟东扩所带来的档案管理问题；
第二，关注最近几年档案领域包括新技术的发展问题；
第三，鼓励采取适当的措施防止档案在灾难中受到损坏，加强在欧洲范围内关于电子文件和档案的真实性、长期的保存以及利用方面的合作；
第四，提高在档案服务之间协调、信息共享和良好实践的交换；
第五，进一步加强在欧盟层次上档案专家组与其他活动尤其是电子欧洲行动方案的整合的可能性。
欧盟在2004年新增加了10个成员国，在2007年又增加了两个成员国，这些新增加的成员国都是经济比较落后的国家。为了协调这些国家和地区档案事业的发展，理事会提出，建立由成员国和欧盟机构的档案专家组成的欧盟档案组，保证在欧洲档案领域的合作和协调。此后，欧盟发布了《扩大后欧盟的档案报告—增加在欧洲档案的合作》报告，这个报告是指导欧盟东扩后，加强欧盟档案方面合作的纲领性文件，该报告提出在以下几个方面加强合作：
第一，加强在防止档案毁坏方面的合作，尤其是在自然灾害和其他毁坏性的意外事件发生的情况下，由欧盟档案组负责制定防治文件和档案被损坏行动计划；由欧盟档案组发起行动，促进毁坏的文件和档案的保存和保护；
第二，加强欧洲关于电子文件和档案多领域的合作，尤其是电子文件和档案在真实性、长期保存和利用方面的合作；
第三，把建立欧洲文件和档案互联网作为优先行动。通过互联网实现欧盟机构和成员国档案服务的跨国利用；
第四，促进文件和档案管理、利用和欧洲档案法普及的最好实践的交流。成员国或者欧盟档案服务机构监督新的立法在任何一个成员国内部的执行，致力于识别关于文件和档案管理的最佳实践；
第五，采取措施防止档案文件的偷盗。为了打击档案文件的被盗和找回被盗文件，制定成员国档案服务大纲和行动计划，促进档案保护信息的交流和最好的实践的传播。
在信息化和全球化的冲击下，欧盟档案管理的跨国合作已成必然趋势，欧盟本来就是超国家联合体，在共同体法律的基础上开展档案方面的跨国合作本身就具有很大的优势。这种跨国合作，促进了落后国家尤其是2004年后新加入的12个成员国档案事业的发展，推进了这些国家的民主化进程，例如，罗马尼亚为了加入欧盟，公开罗马尼亚前政权的秘密档案⑥，就是一个很好的例子。另外，欧盟充分利用互联网技术平台，在2000年建立欧洲联合档案网络（European Union Archive Network），其目的是开放对欧盟档案的访问。欧洲联合档案网络收集的档案包含从11世纪到20世纪的信息财富，范围从政府文件到知名人物的私人文件收藏，从社会主义国际的文件到苏格兰财产权的登记，从瑞典的外交信件到意大利联合控制委员会的文件。欧盟联合档案网络的开通，推动了档案信息的跨国界、跨地区的流动，促进了欧盟档案信息大范围内的优化组合和交流。
注释：
① Resolution of the Council and the Ministers of Culture meeting with the Council of 14 November 1991 on arrangements concerning archives. Official Journal C 314, 05/12/1991.
② the National Experts Group on Archives of the EU-Member States and EU-Institutions and Organs:“ Report on Archives in the enlarged European Union --Increased archival cooperation in Europe:action plan” , 2005
③④Council Regulation No. 1700/2003, art. 1 (2, b).
⑤ Council of the European union Council Resolution of 6 May 2003 on archives in the Member States(2003/C 113/02)
⑥ http://jda.cq.gov.cn/ jsp/contentpub/ browser/ contentpro.jsp?contentid=4fdd5631c190
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
欧盟档案的内部政策
内部政策主要指欧盟机构档案的日常管理政策。欧盟每一个机构有它自己的档案服务机构来负责有关文件和档案的管理，并且管理整个文件和档案的生命周期。为了方便公众的利用，在2003年出台了一个规定，要求每个机构建立它的“历史档案”，包括将机构档案作为永久保存的档案③。这个规定非常明确地表明了在现行档案中的文件在生成之日起不超过15年应该移交到档案馆。文件自生成之日的25年内需要被鉴定，这被称之为有目的地将具有行政和历史价值的文件与没有历史和文化价值的文件分离出来的过程。
档案的开放政策也是欧盟民主化进程重要的一步。按照文件生命周期规律，欧盟的机构必须服从“30年的规则”，意味着文件自生成之日起，最长的保存期限是30年就要对外开放，但是涉及到隐私、安全、商业利益等的档案例外。而且，欧盟的组织和机构例如欧洲议会、欧盟理事会、欧盟委员会、欧洲法院、地区委员会、欧洲经济和社会委员会、欧洲投资银行向公众开放历史档案具有共同的法律基础。这个共同的法律基础由成员国和相关机构共同签署，主要完成三个目标：第一，鼓励对欧共体历史的研究；第二，促进公众对欧洲一体化过程的兴趣；第三，使欧盟机构的工作更具有透明度。
欧盟强调尊重每个机构和组织各自的特点，但要在尊重共同体法的基础上，加强向公众开放历史档案和不同档案服务机构之间的紧密联系。许多国家档案馆的领导认为共同体档案开放政策的创意，有助于欧共体和成员国档案服务的紧密合作。1983年欧共体的历史档案向公众开放是欧盟民主化进程中的重要一步，由此，一个持续的档案合作不仅在欧盟机构和组织中建立，而且也在成员国中建立，尤其是在27个国家的国家档案服务机构以及在27个外事部委的档案服务机构中建立，体现了成员国档案馆和欧盟机构紧密联系的重要性。
根据1984年12月12日签订的合约，欧共体代表、欧盟委员会将超过40000卷历史文件存放在欧盟的佛罗伦萨的机构和组织中。佛罗伦萨的机构和组织负责保存这些文件和档案，并在30年后负责将部分档案开放；同时也负责收集欧洲建设过程中重要的国际组织和运动以及私人收藏的档案。
为了促进档案更好的保存和利用，欧盟非常重视文件和档案的数字化和数字化档案的保存。在电子欧洲的行动计划中提及了数字化的重要性。该行动计划指出，为了充分开发数字技术，鼓励在全球的网络中欧洲文化内容的发展，欧盟决定通过跨国家的数字欧洲计划，来保证公民广泛利用欧洲共同的文化遗产④。 欧盟档案开放政策，在欧盟的历史上具有重要的意义，推动了欧洲的民主化进程，而且促进了知识的交流和共享。数字化欧洲的工程，拓展了公民利用欧盟档案的渠道，更有助于档案永久的保存。
欧盟成员国之间的档案合作政策
在欧洲领域档案之间的合作早在1991年于挪威正式发起，第一份欧盟档案合作方面的报告由欧盟委员会出版，并且于1994年在理事会通过专家报告黑皮书。1994年6月17日的理事会产生了很多的成果，尤其是欧盟倡议的关于电子文件和档案多领域合作的第一届、第二届和第三届文件生命周期论坛的组织（分别在1996年布鲁塞尔、1999年布鲁塞尔和2002年在巴塞罗那），这个论坛由欧盟成员国的国家档案机构和对电子文件和档案感兴趣的公、私机构组成。另外，在欧盟的倡议下还发行了一本关于欧洲档案方面的期刊《档案信息摘要》。文件生命周期论坛定期的举行和《档案信息摘要》的出版，加强了成员国之间在档案领域的合作。并且成员国之间关于档案领域的合作，在欧共体条约151条款也已经做了明确的规定。在2001年4月4日瑞士总统任期制期间，成员国的国家档案馆提出了一个新的关于协调欧洲档案的理事会草案，经过修改，2003年5月6日，欧盟采纳了理事会关于档案的解决方案⑤，这份方案对协调欧盟成员国之间档案政策的合作具有重要的作用。
该解决方案建议欧盟委员会组织成员国的专家代表处理好以下问题：
第一，解决好成员国公共档案的情况，包括未来几年档案发展的情况，尤其是欧盟东扩所带来的档案管理问题；
第二，关注最近几年档案领域包括新技术的发展问题；
第三，鼓励采取适当的措施防止档案在灾难中受到损坏，加强在欧洲范围内关于电子文件和档案的真实性、长期的保存以及利用方面的合作；
第四，提高在档案服务之间协调、信息共享和良好实践的交换；
第五，进一步加强在欧盟层次上档案专家组与其他活动尤其是电子欧洲行动方案的整合的可能性。
欧盟在2004年新增加了10个成员国，在2007年又增加了两个成员国，这些新增加的成员国都是经济比较落后的国家。为了协调这些国家和地区档案事业的发展，理事会提出，建立由成员国和欧盟机构的档案专家组成的欧盟档案组，保证在欧洲档案领域的合作和协调。此后，欧盟发布了《扩大后欧盟的档案报告—增加在欧洲档案的合作》报告，这个报告是指导欧盟东扩后，加强欧盟档案方面合作的纲领性文件，该报告提出在以下几个方面加强合作：
第一，加强在防止档案毁坏方面的合作，尤其是在自然灾害和其他毁坏性的意外事件发生的情况下，由欧盟档案组负责制定防治文件和档案被损坏行动计划；由欧盟档案组发起行动，促进毁坏的文件和档案的保存和保护；
第二，加强欧洲关于电子文件和档案多领域的合作，尤其是电子文件和档案在真实性、长期保存和利用方面的合作；
第三，把建立欧洲文件和档案互联网作为优先行动。通过互联网实现欧盟机构和成员国档案服务的跨国利用；
第四，促进文件和档案管理、利用和欧洲档案法普及的最好实践的交流。成员国或者欧盟档案服务机构监督新的立法在任何一个成员国内部的执行，致力于识别关于文件和档案管理的最佳实践；
第五，采取措施防止档案文件的偷盗。为了打击档案文件的被盗和找回被盗文件，制定成员国档案服务大纲和行动计划，促进档案保护信息的交流和最好的实践的传播。
在信息化和全球化的冲击下，欧盟档案管理的跨国合作已成必然趋势，欧盟本来就是超国家联合体，在共同体法律的基础上开展档案方面的跨国合作本身就具有很大的优势。这种跨国合作，促进了落后国家尤其是2004年后新加入的12个成员国档案事业的发展，推进了这些国家的民主化进程，例如，罗马尼亚为了加入欧盟，公开罗马尼亚前政权的秘密档案⑥，就是一个很好的例子。另外，欧盟充分利用互联网技术平台，在2000年建立欧洲联合档案网络（European Union Archive Network），其目的是开放对欧盟档案的访问。欧洲联合档案网络收集的档案包含从11世纪到20世纪的信息财富，范围从政府文件到知名人物的私人文件收藏，从社会主义国际的文件到苏格兰财产权的登记，从瑞典的外交信件到意大利联合控制委员会的文件。欧盟联合档案网络的开通，推动了档案信息的跨国界、跨地区的流动，促进了欧盟档案信息大范围内的优化组合和交流。
注释：
① Resolution of the Council and the Ministers of Culture meeting with the Council of 14 November 1991 on arrangements concerning archives. Official Journal C 314, 05/12/1991.
② the National Experts Group on Archives of the EU-Member States and EU-Institutions and Organs:“ Report on Archives in the enlarged European Union --Increased archival cooperation in Europe:action plan” , 2005
③④Council Regulation No. 1700/2003, art. 1 (2, b).
⑤ Council of the European union Council Resolution of 6 May 2003 on archives in the Member States(2003/C 113/02)
⑥ http://jda.cq.gov.cn/ jsp/contentpub/ browser/ contentpro.jsp?contentid=4fdd5631c190
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院