<正> 秘书人员作为领导的参谋和助手,为领导和领导机关起草、撰写公文,形成许许多多的文字材料。大多数秘书人员能够将处理完毕的文件材料交文书部门立卷归档。但也有少数同志档案意识淡薄,没有按照有关规定办事,给工作适成一些难以弥补的损失,必须引起重视。 一、随着机关办公自动化水平提高,使用四通、微机进行汉字输入、打印、排版,形成的公文字迹工整,版面清晰,格式规范,已成为秘书人员修改、校对公文的好帮手。但相应地也给文书处理部门立卷归档带来了一定的困难。秘书人员拟稿,有的稿件字迹潦草;有的使用铅笔、圆珠笔、红色毛笔,这都是不规范的。经领导同志审核后就进行输入。不少秘书人员直接在清样上或者在机器的荧光屏上修改、校对,一直反复多次,致使最后印刷稿与原始稿有很大差距。《机关档案室工作条例》规定,对一般性公文,立卷归档要保存审定稿。重要的公文,不仅要保存审定稿,而且初稿、修改稿也要立卷归档。在荧光屏上校对公文,文书处理人员怎么收集立卷归档呢?因而秘书人员在撰写公文时,要有高度的档案意识,把公文底稿书写工整,修改槁和审定稿也都要妥善保存。 二、随着通讯工具的发展,传真,包括明传、密传被越来越广泛地加以利用.随之而来的是必须把传真底稿保存起来。但由于少数秘书人?