为了解信息，笔者年年订阅报刊，因所教专业的缘故，经常留意起报纸中与公文知识有关的内容，发现许多报纸存在这把国家行政机关使用的公文文种当作广告名称的误用现象，刊登广告，传递信息，增加报社收入，这是时代的必然，但不能正确区分广告与公文的区别，望文生义，把“公告”当“广告”，错用混用，觉显得知识有点欠缺，所以就此谈一下报纸编辑应具备的一些公文知识。
　　
　　今年4月19日的一份晚报中，笔者发现几处与公文的内容有关，现举例列出：
　　例文1
　　
　　公 告
　　
　　市纪委、监察局定于4月20日上午9时－11时30分，在省会文化广场组织开展优化环境专项“阳关投诉”活动。届时，市纪委、监察局行政效能监察投诉中心组织市发展改革委员会、环保局、人防办、城市管理局、建设局、规划局、国土资源局、市公安局消防支队、房管局、园林局、商务局、工商局等部门参加，共同接受社会各界人士就优化环境方面问题的投诉和咨询，欢迎广大群众参加。
　　中共×××市纪委
　　×××市监察局
　　2005年4月18日
　　
　　例文2
　　
　　恒业公司公告
　　
　　1、××恒业劳务派遣公司向驻京、津外资企业大量派遣生产工人。
　　2、现有大量(保姆)家政服务员待就业。
　　3、这里为你打造征婚交友的平台。
　　地址：汽车总站南邻对面，南长街与裕华路交叉口人寿保险后院三楼
　　电话：经理室523 ××××业务二部523××××三部523×××× 家政一部693××××
　　
　　
　　例文3
　　
　　迁坟通知
　　
　　小岗上村委员会经市规划局2004年第277号、土地局2005年第001号文件批准天山大街以东、珠江大道以北、祁连街以西，小岗上村62#地范围内进行旧村改造。请该地范围内的坟主于2005年5月15日前将坟迁出，逾期我村将按无主坟处理。
　　联系电话：532××××
　　
　　例文4
　　
　　紧急通告
　　
　　吸油/ 排油减肥=垃圾瘦身，无效退款
　　相关政府部门特别提醒消费者：最近，市面上很多减肥品乱打广告误导消费者，乱说腰腹的脂肪能通过增加排便数次以油的形式排除体外。减肥专家在此郑重告诫消费者：减肥旺季切勿听信如此谎言；普通减肥品排油或增加排便次数实质排的是肠道里面每天进食的“营养”和水分。
　　医学已经证实，腰、腹、臀，颈部的脂肪与皮下组织结合紧密，只能通过转化为汗水和能量两种形式消耗，永远不可能运动到肠道。况且肠子在“腹腔里面”，而腰、腹、臀、颈部的多余脂肪在腹腔外面。里外不相通，这也是服用普通减肥，“年年减肥年年肥”的根因所在。
　　以上的例文中，有的是用公文的形式是对的，但文种用错了，如例文1；有的应该用告启类中启事文体的标题，但却使用了公文的标题名称，如例文2、3；有的是单纯的广告，不应该使用公文的标题，但却使用了并不存在的文种名称，如例文4。所以掌握一定的公文知识是非常有必要的。
　　公文又称公务文书，是国家党政机关、企事业单位和社会团体在进行公务活动中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是各级机关依法实施管理的重要工具。公文的主要特点包括：公文是有特定的制作者，公文具有法定的权威，公文具有特定的格式和处理程序，公文有特定的语体和表达方式，公文的作用主要体现在；具有领导和指导作用，具有法规作用，具有宣传教育作用，具有联系公务作用，具有记载和凭证作用。公文的特点和作用主要是通过公文的文种体现出来的，公文文种是根据公文的性质和作用为每一个文件所规定的名称。文种的作用在于概括地标明文件的性质、制发的目的和要求，便于收文机关进行文书处理工作。根据国务院2000年制定、2001年实施的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)第二章“文种”的规定，行政机关主要的法定文种有13类13种，即命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案，报告、请示、批复、意见、会议纪要、函。每一个文种都有特定的使用范围，随着公文内容发展的新闻化趋势，在报纸新闻内容中，把国家机关发布的公文内容变成新闻的形式并使用公文名称已非常普遍，而且达到了新闻宣传的效果，但是也存在一些问题，应该引起重视，涉及到报纸编辑的主要问题有两个方面：
　　
　　一、有些机关自身公文文种用错了，而新闻编辑没有起到纠正的责任，这种情况相对较少，主要就是用“公告”代替“通告”。如例文1，按照《办法》规定，公告“适用于向国内外宣布重大事项或法定事项”，显然例文1的主要内容是接受社会各界就优化环境方面问题的投诉和咨询，不属于重大事项或法定事项，而且范围仅局限于市内的有关单位和人员，正确的文种应是“通告”。
　　适用于向社会各有关方面应当遵守或周知的事项”，而且为了规范，一目了然，应使用规范的公文标题：“关于优化环境接受投诉和咨询的通告”。报纸编辑如果掌握了公告与通告的适用范围不同，就能通过适当的方式对不规范的公文进行纠正了。
　　
　　二、一些企业或单位把本属于宣传产品的广告和启事类的告之性事项使用公文的名称在报纸上频频出现，报纸编辑却看之任之，这是报纸版面存在的主要问题。这种情况导致人们把本属于广告的内容理解成了新闻内容，影响了对信息的接受，更主要的是削弱了公文的严肃性和权威性，必须给予彻底根除。其实，编辑如果从以下两个方面着手，是完全可以避免的。
　　(一)认清所刊登的内容到底是法定公文类还是告启类文书。这可以从来稿的源头甄别，因为告启类的稿件都出自于广告部门，而法定公文稿件应来自新闻部门或有关党政机关。这样就从源头上明确了界限，不会把告启类的稿件安排在新闻的版面中，自然不会使公文与告启类文体混淆。
　　(二)正确区别告启类文体的不同。告启类文体包括广告和启事两大类，这两类都应安排在广告的栏目内，既然是广告类的内容，在标题的使用上就不应带有公文名称，如例文2、例文3、例文4、例文4是纯粹的广告，不应该使用任何标题，直接使用“吸油/排油减肥=垃圾瘦身，无效退款”作标题更有说服力：例文3应该用“启事”而不应该用“通知”。例文2从内容看有派出人员的信息、提供保姆的信息还有征婚交友的信息，可以直接使用“恒业公司”作标题，也可以用“恒业公司信息”做标题，使用“公告”是典型的望文生义，认为公告就是“公开告之”，这是严重的误解。
　　对于报纸编辑来说，学习一些与公文有关的常识，是非常必要的，因为，新闻的稿件有相当一部分来自于党政机关，而这些稿件大多是公文的形式，虽然转化成了新闻，但传达的主要还是党政机关的方针、政策，这就需要编辑们学会适当的处理，应当掌握新闻语体与事务(公文)语体的联系和区别，作到二者有机的融合：对于收到企业的一些信息，应学会鉴别和分类，尤其是出于宣传目的打出的广告，必须使它们与公文的内容严格区别开来，不安排在同一版面，而且对于缺少公文知识，“照猫画虎”或者按着字面意思去理解的广告，坚决不能使用公文的名称，这样，提供的信息就不会因使用公文文种而产生误解，编辑就真正起到了“把关”的作用。