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【摘 要】本文具体分析了企业订单融资的流程,通过对企业全面订单流程的管理分析,进一步阐述了影响企业订单处理的诸多因素,以期对实践有所助益。
【关键词】订单融资;流程管理;影响因素
中图分类号:U652.12文献标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)09-0318-01
1 全面订单流程概述
全面订单流程管理的目的,是指从接到顾客订单开始,到应收账款处理完毕为止的整体流程管理中,能妥善有效地分配企业的有限资源。其流程管理可以分为以下五个阶段来执行。
阶段1:订单获得。此阶段的主要工作为接受不同形式的顾客订单,并针对订单需求进行处理,以及将这些订单转换成适于公司处理形式的订单。其中所涉及的工作项目,包括顾客订单处理(含Internet订单与EDI订单)、顾客服务、销售服务、查询处理、询价处理、订单异动处理、产品组态处理与供给能力等等。
阶段2:订单确认。此阶段除了顾客信用的确认处理、顾客订单管理、销售合约管理等作业之外,尚需确认顾客需求明细,与确认企业本身的供给能力。主要的工作项目包括:信用审核、拟定顾客管理规则、产品售价管理规则、促销规划管理规则、产品管理规则、产品组态管理规则与供给能力规则等等。
阶段3:产品生产或采购。此阶段主要在确认产品及在制品的存货数量,并适时和有效地规划管理企业内部的实际生产、外包加工或采购等作业,以满足顾客订单对于产品在时间、品质与成本上的要求。其主要工作项目包括:产能与物料的保留、资源分配、采购、外包加工与供给能力等。
阶段4:配送。在顾客所需要的产品已经准备就绪之后,经由拣货、包装、装载、配送等作业,在顾客要求的期限内,将产品送达顾客所指定地点。其主要的工作项目包括:产品拣货管理、包装、出货准备处理、合并运送处理、产品配送、产品退回处理、重新出货处理等。
阶段5:应收账款处理。在顾客接到企业配送的产品与发票,并且确认无误之后,企业应利用及时有效的方式,进行应收账款的处理。其主要工作项目包括:销售发票管理、销售合约管理、顾客账单管理、应收账款管理、折扣,以及顾客信用管理、财务会计与账面余额管理等。
下面以组装订单为范例来说明全面订单流程管理的内涵。组装订单的流程程序内容,大致上可以依序说明如下。
查询/询价处理程序。(2)订单处理程序。主要目的是接收顾客发出的订单,并将其转换成公司内部标准的订单形式。通常,顾客订单可能通过邮寄,如FAX、EDI或Internet等方式传送,当公司的营业部门接到顾客的订单时,客户服务人员会先确认此订单是否经过查询/询价处理程序,若是确认未经此程序时,则先确认顾客是否为新的顾客,若为新的顾客,便直接录入顾客的基本资料并建立文件管理档案。之后,为统一订单的格式,减少判读错误的几率,营业部门会将顾客的订单转换成公司内部标准的格式。(3)订单确认程序。主要目的在于确认产品的组态及顾客的信用水准,并计算产品的成本。在产品组态确认方面,当工程部门收到营业部门所传送的顾客订单时,在确认订单的内容之后,进而分析产品的规格需求,以确认产品的物料清单(BOM),并估算其产品成本。在确认顾客信用方面,客户信用管理人员会根据顾客以往的交易记录资料,以评估顾客的信用水准,并借此作为接单的基本依据。(4)产能及存货确认程序。主要目的是确认订单所需的生产能力及存货是否足够,主管人员接到工程部门所传送的产品物料清单后,确认此订单所需要的物料(或零组件)及生产能力是否足够,若不足,则可通过拟定物料(或零组件)的采购计划,或重新排定生产计划等措施,以满足订单的物料或产能需求。待需求满足后,客户服务人员便将有关订单交货期的讯息,传送给顾客。(5)订单分级程序。主要目的是确认自制或外购的分级,以及订单的轻重缓急。(6)排定组装程序。主要目的是要安排现场组装的工作流程与顺序,以及现场员工的工作项目。(7)物料(或零部件)取得程序。主要目的是确认组装过程,及所需要的原物料或零配件能够得到充分供应。(8)组装及测试程序。(9)成品入库程序。(10)出货规划处理程序。(11)产品拣货处理程序。(12)出货准备作业程序。(13)发票开立程序。(14)应收账款处理程序。
2 订单处理的影响因素
选择订单处理的硬件和系统,仅仅是设计时要考虑的部分内容。还有其他许多因素会加快或延缓订单处理的时间。这些因素源于运营过程、客户服务政策以及运输操作等多个方面。
2.1 订单处理的先后顺序
某些公司会排定客户清单的先后顺序,用这种方法把有限的时间、生产设备能力以及人力资源,配置到更有利可图的订单上。在此过程中,他们将改变订单处理的时间。享有较高优先等级的订单会被优先处理,而那些优先等级较低的订单则要留待稍后进行处理。另一排序方法是,企业按照订单收到的先后次序进行处理。尽管后者看起来似乎对所有的客户更加公平,但是其实并没有必要这样做。而且将所有的客户同等对待的做法,还可能会延长订单的平均处理时间。有些企业虽然可能不会明确指出订单处理的先后顺序,但总会实际执行一些心照不宣的处理原则。
2.2 并行处理与顺序处理
有时精心安排订单处理流程中的各项工作,能显著缩短订单处理的时间。如果完全依次来完成各项工作,订单处理时间是最长的;如果几项工作同时进行,总的订单处理时间就会缩短。如果仅仅做一个微小的改动,即可将一份订单复制多份,这样,销售经理在查看其中一份副本的同时,便可进行订单信息转录和客户信用核查(并行处理)工作,从而缩短了订单处理时间。
2.3 订单履行的准确度
如果公司能够准确无误地完成客户订单的处理周期,不产生任何错误,那么订单处理时间很有可能是最短的。尽管错误可能在所难免,但是如果公司将订单处理时间看成是经营管理的首要因素,就应该严格控制出错的次数。
2.4 定单的批处理
把订单收集成组,进行批处理,可以降低处理成本。如果把握有的订单直至达到一定批量时再处理,则会增加定单的处理时间,对那些先收到的订单尤其如此。
2.5 合并运输
与订单处理类似,企业也可能保留客户订购的货物,直至达到一定的经济运输批量,即将几个小订单的货物集中在一起,组成较大的运输批量,以降低运输成本。这样,虽延长了订单处理时间,但却减少运输成本。
参考文献:
[1] 何书元,应用时间序列分析【M】,北京:北京大学出版社,2004;
[2] 王文辉,库存商品融资业务最优信贷合约设计研究【D】,西安交通大学,2005.7;
[3] 冯耕中,现代物流与供应链管理【M】,西安:西安交通大学出版社,2003。
【关键词】订单融资;流程管理;影响因素
中图分类号:U652.12文献标识码:A 文章编号:1009-8283(2010)09-0318-01
1 全面订单流程概述
全面订单流程管理的目的,是指从接到顾客订单开始,到应收账款处理完毕为止的整体流程管理中,能妥善有效地分配企业的有限资源。其流程管理可以分为以下五个阶段来执行。
阶段1:订单获得。此阶段的主要工作为接受不同形式的顾客订单,并针对订单需求进行处理,以及将这些订单转换成适于公司处理形式的订单。其中所涉及的工作项目,包括顾客订单处理(含Internet订单与EDI订单)、顾客服务、销售服务、查询处理、询价处理、订单异动处理、产品组态处理与供给能力等等。
阶段2:订单确认。此阶段除了顾客信用的确认处理、顾客订单管理、销售合约管理等作业之外,尚需确认顾客需求明细,与确认企业本身的供给能力。主要的工作项目包括:信用审核、拟定顾客管理规则、产品售价管理规则、促销规划管理规则、产品管理规则、产品组态管理规则与供给能力规则等等。
阶段3:产品生产或采购。此阶段主要在确认产品及在制品的存货数量,并适时和有效地规划管理企业内部的实际生产、外包加工或采购等作业,以满足顾客订单对于产品在时间、品质与成本上的要求。其主要工作项目包括:产能与物料的保留、资源分配、采购、外包加工与供给能力等。
阶段4:配送。在顾客所需要的产品已经准备就绪之后,经由拣货、包装、装载、配送等作业,在顾客要求的期限内,将产品送达顾客所指定地点。其主要的工作项目包括:产品拣货管理、包装、出货准备处理、合并运送处理、产品配送、产品退回处理、重新出货处理等。
阶段5:应收账款处理。在顾客接到企业配送的产品与发票,并且确认无误之后,企业应利用及时有效的方式,进行应收账款的处理。其主要工作项目包括:销售发票管理、销售合约管理、顾客账单管理、应收账款管理、折扣,以及顾客信用管理、财务会计与账面余额管理等。
下面以组装订单为范例来说明全面订单流程管理的内涵。组装订单的流程程序内容,大致上可以依序说明如下。
查询/询价处理程序。(2)订单处理程序。主要目的是接收顾客发出的订单,并将其转换成公司内部标准的订单形式。通常,顾客订单可能通过邮寄,如FAX、EDI或Internet等方式传送,当公司的营业部门接到顾客的订单时,客户服务人员会先确认此订单是否经过查询/询价处理程序,若是确认未经此程序时,则先确认顾客是否为新的顾客,若为新的顾客,便直接录入顾客的基本资料并建立文件管理档案。之后,为统一订单的格式,减少判读错误的几率,营业部门会将顾客的订单转换成公司内部标准的格式。(3)订单确认程序。主要目的在于确认产品的组态及顾客的信用水准,并计算产品的成本。在产品组态确认方面,当工程部门收到营业部门所传送的顾客订单时,在确认订单的内容之后,进而分析产品的规格需求,以确认产品的物料清单(BOM),并估算其产品成本。在确认顾客信用方面,客户信用管理人员会根据顾客以往的交易记录资料,以评估顾客的信用水准,并借此作为接单的基本依据。(4)产能及存货确认程序。主要目的是确认订单所需的生产能力及存货是否足够,主管人员接到工程部门所传送的产品物料清单后,确认此订单所需要的物料(或零组件)及生产能力是否足够,若不足,则可通过拟定物料(或零组件)的采购计划,或重新排定生产计划等措施,以满足订单的物料或产能需求。待需求满足后,客户服务人员便将有关订单交货期的讯息,传送给顾客。(5)订单分级程序。主要目的是确认自制或外购的分级,以及订单的轻重缓急。(6)排定组装程序。主要目的是要安排现场组装的工作流程与顺序,以及现场员工的工作项目。(7)物料(或零部件)取得程序。主要目的是确认组装过程,及所需要的原物料或零配件能够得到充分供应。(8)组装及测试程序。(9)成品入库程序。(10)出货规划处理程序。(11)产品拣货处理程序。(12)出货准备作业程序。(13)发票开立程序。(14)应收账款处理程序。
2 订单处理的影响因素
选择订单处理的硬件和系统,仅仅是设计时要考虑的部分内容。还有其他许多因素会加快或延缓订单处理的时间。这些因素源于运营过程、客户服务政策以及运输操作等多个方面。
2.1 订单处理的先后顺序
某些公司会排定客户清单的先后顺序,用这种方法把有限的时间、生产设备能力以及人力资源,配置到更有利可图的订单上。在此过程中,他们将改变订单处理的时间。享有较高优先等级的订单会被优先处理,而那些优先等级较低的订单则要留待稍后进行处理。另一排序方法是,企业按照订单收到的先后次序进行处理。尽管后者看起来似乎对所有的客户更加公平,但是其实并没有必要这样做。而且将所有的客户同等对待的做法,还可能会延长订单的平均处理时间。有些企业虽然可能不会明确指出订单处理的先后顺序,但总会实际执行一些心照不宣的处理原则。
2.2 并行处理与顺序处理
有时精心安排订单处理流程中的各项工作,能显著缩短订单处理的时间。如果完全依次来完成各项工作,订单处理时间是最长的;如果几项工作同时进行,总的订单处理时间就会缩短。如果仅仅做一个微小的改动,即可将一份订单复制多份,这样,销售经理在查看其中一份副本的同时,便可进行订单信息转录和客户信用核查(并行处理)工作,从而缩短了订单处理时间。
2.3 订单履行的准确度
如果公司能够准确无误地完成客户订单的处理周期,不产生任何错误,那么订单处理时间很有可能是最短的。尽管错误可能在所难免,但是如果公司将订单处理时间看成是经营管理的首要因素,就应该严格控制出错的次数。
2.4 定单的批处理
把订单收集成组,进行批处理,可以降低处理成本。如果把握有的订单直至达到一定批量时再处理,则会增加定单的处理时间,对那些先收到的订单尤其如此。
2.5 合并运输
与订单处理类似,企业也可能保留客户订购的货物,直至达到一定的经济运输批量,即将几个小订单的货物集中在一起,组成较大的运输批量,以降低运输成本。这样,虽延长了订单处理时间,但却减少运输成本。
参考文献:
[1] 何书元,应用时间序列分析【M】,北京:北京大学出版社,2004;
[2] 王文辉,库存商品融资业务最优信贷合约设计研究【D】,西安交通大学,2005.7;
[3] 冯耕中,现代物流与供应链管理【M】,西安:西安交通大学出版社,2003。