长篇文稿如毕业论文、书稿等采用Word排版时,页码连续是最基本和最普通的要求,一般也是最容易做到的。然而,如文档内有部分内容采用分栏排版时,会出现不连续页码,甚至混乱,给排版工作带来不小的麻烦。最近本人在书稿排版时,就碰到这种问题,一时无法解决,在网上搜索亦得不到合适的解决方案。是Word软件出问题了,还是计算机出问题了?经过不断摸索和比较,终于找出页码混乱的原因和解决方法。
　　原来页码编排与分隔符“节”有关。这里的“节”不同于论文里的章节,但概念上是相似的。节是一段连续的文档块,同节的页面拥有相同的属性,如页边距、纸型或方向、页眉和页脚、分栏、页码编排等。如果没有插入分节符,Word默认一个文档只有一个节,所有页面都属于这个节,因而不会出现页码不连续的现象。若想对页面设置不同的页眉页脚,必须将文档分为多个节。然而“节”具有继承性特点,插入分节符时,会将当前“节”的所有属性继承下来,包括页码编排属性。
　　在文稿排版时,为方便浏览,习惯按“插入/页码/格式/页码编排/起始页码”流程,先给文稿加上页码后再排版,这为页码连续埋下“隐患”。例如:若先把文档的“起始页码”设为“1”,现在文档中某处插入一个分节符,文档被分成两个节。根据“节”的继承性,这两个节的“起始页码”都为“1”,每个节之后的各页,页码逐次递增,故整篇文档就出现页码不连续的现象。
　　当对某段文档进行分栏时,Word会自动在分栏文档的首尾各插入一个分节符(通过“视图/普通”模式下看到(或删除)分节符)。即原来若是一个节的文稿被分成了3个节,这3个节属性一致。显而易见,分栏后页码不连续的原因与直接插入分节符情形是一样的。
　　设想一下,若每个节的页码都能各自续上前一节,页码就能连续起来了。Word排版“插入/页码”选项中有此功能吗?回答是肯定的。现任意新建一个Word文档,点击菜单“插入/页码”(图1)/点“格式(F)……”/出现“页码格式”(图2),峰回路转,从图2中可以看到,文档默认页码编排为“续前节”,因而,其使用是否得当是解决问题的关键。
　　经过反复实践,得出解决分栏、分节页码不连续方法,归纳如下:
　　(1)给无页码文档添加连续页码时:
　　①若起始页码从“1”开始,则可点击菜单“插入/页码”,在图1上直接点“确定”即可,生成的页码不受分栏、分节影响。
　　②若起始页码另行给定,则在分栏、分节完成后,将光标移到文档开始,选中图2中的“起始页码”,输入起始页数。
　　(2)若通篇文档已有页码,并因分栏页码已经出现混乱,则可选“视图/普通”,把文档里的分节符都删除,返回页面视图,选择图2中页码编排方式为“续前节”,再重新分栏、分节。
　　上述解决因分栏、分节造成页码不连续的方法,在Word排版实践中得已验证,读者不妨一试。