论文部分内容阅读
【摘 要】 本文以地方高校资产管理中的低值物品报账手续繁琐为案例切入点，重点分析当下高校资产管理模式下低值物品管理存在的问题，剖析问题产生的内外部因素，提出转变管理理念，提高管理数字化水平和重塑管理平台的解决方案，期望能够探索出一条符合时代发展并满足广大师生对高质量的行政服务追求的实践道路，解决地方高校低值物品管理乃至所有资产管理中存在的问题。
【关键词】 地方高校;低值物品;信息化管理
近年来，随着我国经济社会快速发展，地方高校的办学规模在教育体制改革及自身发展的需求中不断壮大，资产管理工作的精细化要求和复杂程度也日益增强，低值物品由于易损坏和更新频繁的特点，在资产管理上更不容易追踪，由此造成资产流失和浪费的问题严重。因此，加强对地方高校低值物品资产的管理，探索有效的途径和方法，保证国有资产权益，是地方高校资产管理者进行研究和实践的重要课题。完善低值物品的资产管理工作将极大地提升高校资产管理的效率，这不仅对高校的行政管理工作意义非凡，同时也将促进我国高等教育事业的发展。
一、地方高校低值物品管理的现状和案例分析
（一）学校低值物品的管理制度和执行现状
学校低值物品的管理制度采用“统一领导、分级管理、划块包干”原则，在学校审计与资产管理处（监管部门）的监管下，各部门/二级学院（部门）自行采购、自主管理。学校现有规章制度规定，审计与资产管理处、各部门/二级学院、使用人和财务的主要职责大致归纳如下表1所示。
该表直接体现地方高校低值物品是以使用人直接管理、部门统筹管理和监管部门监督间接管理分级管理模式。其中监督部门以制度制定和监督为主要职责，使用部门进行日常维护和制度执行。由于使用部门众多，且采用划块包干，导致学校难以对物品进行集中管理，对低值物品的控制力较为薄弱，作为管理职能部门通常只会从学校现有制度出发，依据制度照章办事，难以满足广大师生对低值物品管理流程便捷性的需求。此外，学校对低值物品的管理并沒有过多关注，低值物品的管理容易被忽视，所以即使有相对完整的管理制度，也并没有很好落实，造成责任落实不到位、相互推诿等问题。
（二）现有低值物品管理制度下的案例研究——以低值物品报销流程为例
当前低值物品管理流程复杂、手续繁琐，主要是由于涉及部门多，需签字的部门多。使用人能一次都签完字顺利地报销并不多。据调查统计，一次顺利地处理完报销流程平均需要约2个小时的时间，其中约1-1.5个小时是用于到各部门签字。调查统计，能在2小时左右完成报销的约占30%，一半左右的报销需花费5小时。使用者在报销低值物所花费的时间统计如图1所示。
根据上述数据，如果以8小时为单日工作量作为基准，约50%左右的使用人报销一次低值物品需要占用0.5个工作日，还有约20%的使用者则需要用一整个工作日的时间来完成一次报销，工作效率之低下显而易见。在日常工作交流和专门访谈中得知，约70%的低值物品是用于教学和科研实验，是由专任教师亲自完成。所以低值物品的报销流程所花费的时间大多来自教师，严重浪费教职工的工作时间和精力。
二、地方高校低值物品管理中存在的问题分析
（一）管理方法落后
目前学校低值物品的管理方法以纸质记账为主。上述的案例直接表明了当前学校低值物品的管理方法极大浪费了学校教职工的时间和精力。其原因一方面是涉及部门多，签字手续繁琐;另一方面是纸质记账报销，管理方法信息化程度低。纸质记账的管理方法存在很多弊端：一是容易因单据丢失、损毁等因素造成数据的不完整;二是登记过程中出错率高，容易造成数据的不准确性;三是人工做账，统计标准难以一致;四是耗时耗力。
落后的管理方法使得各部门在统计低值品时统计和计算方法不一致，造成学校在清盘低值物品时结果差异较大，无法将准确的低值物品情况及时、清晰反映出来，导致管理工作效率低。再加上信息化程度低未能及时发送和共享数据，出现盲目采购，库存结构不合理，造成资源浪费。
落后的管理方法会使管理流程更加繁琐和复杂化。学校现有一套低值物品管理系统，但该系统仅作为入库记账用，还不具备网上低值品申请、采购和报销。物品录入系统形成入库单后，还需要打印出来签字报销。整套管理系统并未简化管理流程，也没有很好地有效提高低值物品的信息化管理。
（二）管理意识薄弱，管理不受重视
低值物品是学校财产物资的重要组成部分，但是学校在进行资产管理时只关注于单位价值高的固定资产的管理，对低值物品的管理则采用“分级管理、划块包干”管理制度。再加上低值物品本身价值低、使用快、种类多等特点，这就造成了当前低值物品管理意识薄弱的局面。
（三）管理制度不适用
“分级管理、划块包干”的管理制度容易陷入管理层级复杂化、管理责任模糊化的混乱局面。首先“分级管理”直接增加管理层级，拉长管理链条，加大沟通的难度和复杂性，降低学校对低值物品的控制力。其次“划块包干”的管理制度下容易出现各单位各自为政，不利沟通。在这种制度下，学校低值物品容易出现有些物品过度采购，造成库存积压、挤占资源，有些物品极度短缺，无法满足正常使用等库存不合理的局面。
过长的管理链条，再加上管理责任不明确，部门职能模糊等因素，容易造成部门间相互推诿，一个流程多次返工的现象，严重浪费教职工的时间和精力。
（四）管理队伍素质较低
由于低值物品的管理不受重视，相应的队伍建设也不受重视，其队伍素质也较为低下，主要原因有：（1）一人身兼多职现象普遍存在;（2）管理人员多元化深造培训机会少、晋升渠道少;（3）管理员招聘要求低，对专业化知识和技能无过多要求;（4）管理人员年龄普遍较大。所以低值物品管理方法一直处理落后状态，难以得到有效改善和创新。
三、地方高校低值物品管理问题的解决建议 在与学校教职工进行大量访谈后得出，绝大多数教师均表示希望能在线上办理低值物品报销入库的手续。他们在物品采购后在固定平台上发起申请入库、报销等手续，线上申请、线上审批，线上办结。而各单位保管员则希望能有个管理平台发挥库存数字化管理的作用，代替手工记账，以精确库存数据。
学校现有的低值耐用品管理系统，在使用该系统后，熟练录入一单物品约3-5分钟，审批一份正确的入库单仅需1分钟。即使用低值耐用品管理系统后，一次顺利地入库审批流程仅需10分钟左右，这与之前的2小时相比，节省了教职工大量的工作时间，如图2所示。
系統的使用能迅速提高低值物品的管理效率，但想要真正解决地方高校低值物品现存的问题，个人觉得还需做好以下几点：
更新管理理念。需要地方高校在进行资产管理时与时俱进，及时更新管理理念，强化行政服务意识。
健全管理制度。学校首先应加强对低值物品的管理，结合实际情况，为低值物品管理工作制定科学合理的管理制度，明确管理责任，将管理原则改成“分工管理、专人负责”，责任落实到人。其次强化监督与内控，增加低值物品预算监督机制，通过合理有效的预算编制加强低值物品采购管理，同时加强内部监督和控制，及时清查账目和实物。
优化管理队伍。信息化的管理手段需要更高素质的管理队伍，需要管理人员熟练掌握平台的各种操作，对此学校应强化低值物品管理队伍的建设，增加更多元化的培训和学习机会;同时也需要增加管理人员晋升途径或奖励机制，来吸引更多优秀人才。
创新管理方法。首先要从实际出发，深挖管理平台信息化功能。应在充分利用低值物品信息化管理平台的现有功能基础上，再进一步深挖信息管理平台在实现信息化管理上的功能和作用。平台当前的主要功能是入库和库存管理，应增加平台采购申请、报销等功能，不仅能实现线上报销流程的目的，而且还能实现低值物品线上管理实现无纸化办公的目标。其次要重梳规章制度，明确部门职能。当前管理平台上的职能部门仅限于使用部门和监管部门，应增加财务部门。但是在增加部门之前，应先明确各部门在低值物品管理中的职能，将部门职能标准化后才能实现流程化。所以学校在完善管理平台各项职能和结构前，应先全面系统梳理现有的各种管理制度，将各单位单独形成的管理制度和办法进行提炼，形成系统的低值物品管理标准和工作标准，明确各部门的职能。在这基础上，将各部门职能管理上升为流程管理，并利用信息化平台将各部门所涉及到的流程以信息流的方式在各部门直接进行流通。
四、结束
建立科学合理有效的低值物品信息化管理系统，对构建地方高校资产管理信息化系统意义重大。信息化管理路径的建设，需要完善的管理制度为保障，形成各部门鼎力合作的科学的综合管理体系。构建高校资产信息化管理平台，真正推进高校资产管理信息化，不仅极大改善高校行政管理工作效率，也将大大促进我国高等教育事业的健康有序发展。
【参考文献】
[1]关娜.民办高校资产管理问题的研究[D].开封：河南大学，2019.
[2]宋昌健.高等院校低值易耗品管理问题研究[J].高校后勤研究，2018（9）：56-58.
[3]黄宏.提高中职学校低值易耗品管理效能的研究[J].当代会计，2020（10）：124-126.
[4]张欣.高校资产管理常见问题及对策研究[J].纳税，2020，14（24）：179-180.
[5]李紫云.高校低值易耗品的管理与思考[J].产业与科技论坛，2019，18（21）：271-272.
【关键词】 地方高校;低值物品;信息化管理
近年来，随着我国经济社会快速发展，地方高校的办学规模在教育体制改革及自身发展的需求中不断壮大，资产管理工作的精细化要求和复杂程度也日益增强，低值物品由于易损坏和更新频繁的特点，在资产管理上更不容易追踪，由此造成资产流失和浪费的问题严重。因此，加强对地方高校低值物品资产的管理，探索有效的途径和方法，保证国有资产权益，是地方高校资产管理者进行研究和实践的重要课题。完善低值物品的资产管理工作将极大地提升高校资产管理的效率，这不仅对高校的行政管理工作意义非凡，同时也将促进我国高等教育事业的发展。
一、地方高校低值物品管理的现状和案例分析
（一）学校低值物品的管理制度和执行现状
学校低值物品的管理制度采用“统一领导、分级管理、划块包干”原则，在学校审计与资产管理处（监管部门）的监管下，各部门/二级学院（部门）自行采购、自主管理。学校现有规章制度规定，审计与资产管理处、各部门/二级学院、使用人和财务的主要职责大致归纳如下表1所示。
该表直接体现地方高校低值物品是以使用人直接管理、部门统筹管理和监管部门监督间接管理分级管理模式。其中监督部门以制度制定和监督为主要职责，使用部门进行日常维护和制度执行。由于使用部门众多，且采用划块包干，导致学校难以对物品进行集中管理，对低值物品的控制力较为薄弱，作为管理职能部门通常只会从学校现有制度出发，依据制度照章办事，难以满足广大师生对低值物品管理流程便捷性的需求。此外，学校对低值物品的管理并沒有过多关注，低值物品的管理容易被忽视，所以即使有相对完整的管理制度，也并没有很好落实，造成责任落实不到位、相互推诿等问题。
（二）现有低值物品管理制度下的案例研究——以低值物品报销流程为例
当前低值物品管理流程复杂、手续繁琐，主要是由于涉及部门多，需签字的部门多。使用人能一次都签完字顺利地报销并不多。据调查统计，一次顺利地处理完报销流程平均需要约2个小时的时间，其中约1-1.5个小时是用于到各部门签字。调查统计，能在2小时左右完成报销的约占30%，一半左右的报销需花费5小时。使用者在报销低值物所花费的时间统计如图1所示。
根据上述数据，如果以8小时为单日工作量作为基准，约50%左右的使用人报销一次低值物品需要占用0.5个工作日，还有约20%的使用者则需要用一整个工作日的时间来完成一次报销，工作效率之低下显而易见。在日常工作交流和专门访谈中得知，约70%的低值物品是用于教学和科研实验，是由专任教师亲自完成。所以低值物品的报销流程所花费的时间大多来自教师，严重浪费教职工的工作时间和精力。
二、地方高校低值物品管理中存在的问题分析
（一）管理方法落后
目前学校低值物品的管理方法以纸质记账为主。上述的案例直接表明了当前学校低值物品的管理方法极大浪费了学校教职工的时间和精力。其原因一方面是涉及部门多，签字手续繁琐;另一方面是纸质记账报销，管理方法信息化程度低。纸质记账的管理方法存在很多弊端：一是容易因单据丢失、损毁等因素造成数据的不完整;二是登记过程中出错率高，容易造成数据的不准确性;三是人工做账，统计标准难以一致;四是耗时耗力。
落后的管理方法使得各部门在统计低值品时统计和计算方法不一致，造成学校在清盘低值物品时结果差异较大，无法将准确的低值物品情况及时、清晰反映出来，导致管理工作效率低。再加上信息化程度低未能及时发送和共享数据，出现盲目采购，库存结构不合理，造成资源浪费。
落后的管理方法会使管理流程更加繁琐和复杂化。学校现有一套低值物品管理系统，但该系统仅作为入库记账用，还不具备网上低值品申请、采购和报销。物品录入系统形成入库单后，还需要打印出来签字报销。整套管理系统并未简化管理流程，也没有很好地有效提高低值物品的信息化管理。
（二）管理意识薄弱，管理不受重视
低值物品是学校财产物资的重要组成部分，但是学校在进行资产管理时只关注于单位价值高的固定资产的管理，对低值物品的管理则采用“分级管理、划块包干”管理制度。再加上低值物品本身价值低、使用快、种类多等特点，这就造成了当前低值物品管理意识薄弱的局面。
（三）管理制度不适用
“分级管理、划块包干”的管理制度容易陷入管理层级复杂化、管理责任模糊化的混乱局面。首先“分级管理”直接增加管理层级，拉长管理链条，加大沟通的难度和复杂性，降低学校对低值物品的控制力。其次“划块包干”的管理制度下容易出现各单位各自为政，不利沟通。在这种制度下，学校低值物品容易出现有些物品过度采购，造成库存积压、挤占资源，有些物品极度短缺，无法满足正常使用等库存不合理的局面。
过长的管理链条，再加上管理责任不明确，部门职能模糊等因素，容易造成部门间相互推诿，一个流程多次返工的现象，严重浪费教职工的时间和精力。
（四）管理队伍素质较低
由于低值物品的管理不受重视，相应的队伍建设也不受重视，其队伍素质也较为低下，主要原因有：（1）一人身兼多职现象普遍存在;（2）管理人员多元化深造培训机会少、晋升渠道少;（3）管理员招聘要求低，对专业化知识和技能无过多要求;（4）管理人员年龄普遍较大。所以低值物品管理方法一直处理落后状态，难以得到有效改善和创新。
三、地方高校低值物品管理问题的解决建议 在与学校教职工进行大量访谈后得出，绝大多数教师均表示希望能在线上办理低值物品报销入库的手续。他们在物品采购后在固定平台上发起申请入库、报销等手续，线上申请、线上审批，线上办结。而各单位保管员则希望能有个管理平台发挥库存数字化管理的作用，代替手工记账，以精确库存数据。
学校现有的低值耐用品管理系统，在使用该系统后，熟练录入一单物品约3-5分钟，审批一份正确的入库单仅需1分钟。即使用低值耐用品管理系统后，一次顺利地入库审批流程仅需10分钟左右，这与之前的2小时相比，节省了教职工大量的工作时间，如图2所示。
系統的使用能迅速提高低值物品的管理效率，但想要真正解决地方高校低值物品现存的问题，个人觉得还需做好以下几点：
更新管理理念。需要地方高校在进行资产管理时与时俱进，及时更新管理理念，强化行政服务意识。
健全管理制度。学校首先应加强对低值物品的管理，结合实际情况，为低值物品管理工作制定科学合理的管理制度，明确管理责任，将管理原则改成“分工管理、专人负责”，责任落实到人。其次强化监督与内控，增加低值物品预算监督机制，通过合理有效的预算编制加强低值物品采购管理，同时加强内部监督和控制，及时清查账目和实物。
优化管理队伍。信息化的管理手段需要更高素质的管理队伍，需要管理人员熟练掌握平台的各种操作，对此学校应强化低值物品管理队伍的建设，增加更多元化的培训和学习机会;同时也需要增加管理人员晋升途径或奖励机制，来吸引更多优秀人才。
创新管理方法。首先要从实际出发，深挖管理平台信息化功能。应在充分利用低值物品信息化管理平台的现有功能基础上，再进一步深挖信息管理平台在实现信息化管理上的功能和作用。平台当前的主要功能是入库和库存管理，应增加平台采购申请、报销等功能，不仅能实现线上报销流程的目的，而且还能实现低值物品线上管理实现无纸化办公的目标。其次要重梳规章制度，明确部门职能。当前管理平台上的职能部门仅限于使用部门和监管部门，应增加财务部门。但是在增加部门之前，应先明确各部门在低值物品管理中的职能，将部门职能标准化后才能实现流程化。所以学校在完善管理平台各项职能和结构前，应先全面系统梳理现有的各种管理制度，将各单位单独形成的管理制度和办法进行提炼，形成系统的低值物品管理标准和工作标准，明确各部门的职能。在这基础上，将各部门职能管理上升为流程管理，并利用信息化平台将各部门所涉及到的流程以信息流的方式在各部门直接进行流通。
四、结束
建立科学合理有效的低值物品信息化管理系统，对构建地方高校资产管理信息化系统意义重大。信息化管理路径的建设，需要完善的管理制度为保障，形成各部门鼎力合作的科学的综合管理体系。构建高校资产信息化管理平台，真正推进高校资产管理信息化，不仅极大改善高校行政管理工作效率，也将大大促进我国高等教育事业的健康有序发展。
【参考文献】
[1]关娜.民办高校资产管理问题的研究[D].开封：河南大学，2019.
[2]宋昌健.高等院校低值易耗品管理问题研究[J].高校后勤研究，2018（9）：56-58.
[3]黄宏.提高中职学校低值易耗品管理效能的研究[J].当代会计，2020（10）：124-126.
[4]张欣.高校资产管理常见问题及对策研究[J].纳税，2020，14（24）：179-180.
[5]李紫云.高校低值易耗品的管理与思考[J].产业与科技论坛，2019，18（21）：271-272.