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摘 要：档案是人类社会活动的原始记录，是人类文明传承的载体，随着社会的发展而进步。档案不仅在人们现实生活中具有重要的凭证与参考作用，而且对于维护人类社会的历史面貌具有重要的意义。既然档案安全和保密管理是档案工作的主题和根本任务，因此，档案部门和主管安全保密工作部门必须把安全保密工作放在重要位置，警钟长鸣，居安思危，时刻确保档案管理的安全保密。
关键词：文件资料；档案管理；保密安全
档案是国家级企业宝贵的文化财富和重要的信息资源，而档案安全和保密管理是档案工作中的重要环节，它不仅直接关系到本企业各项工作的正常进行，还会影响馆藏档案的质量和寿命。从事水电项目的勘测、设计、建设工作，许多重大工程从规划到竣工需要几十年的时间。形成大量的报告、图纸等重要档案，对其它工程项目有极大的参考价值，此外，在工程勘测、设计中要使用大量的国家地形图、测绘资料等涉密产品，所以加强档案的安全和保密管理工作，是我们兰台责无旁贷的历史使命。因而，结合实践经验，主要从以下四个方面加强档案的安全和保密管理工作。
一、开展档案安全和保密管理工作的重要性
2008年四川汶川大地震、2010年青海玉树地震等自然灾害，不仅夺走了数万百姓的生命，摧毁无数房屋财产，也严重地破坏和威胁着灾区的档案。而灾区档案的损失让人反思，我们更应居安思危，在突发事件中最大限度地减少灾害给档案造成的损失，是摆在我们面前的重要研究课题。企业档案面临多种安全威胁：地震、洪水、火灾、盗窃等，这些天灾人祸都是正在面临或者有可能将面临的显性安全威胁或者隐形安全威胁，档案是企业发展的历史记录和宝贵财富，是企业赖以生存和发展的基础，多数的档案具有唯一的特等，一旦损坏，将给企业造成不可弥补的损失。特别是水电工程设计企业，要确保水电工程质量终身制，那水电工程档案就不言而喻了。重视并积极开展档案安全和保密管理工作，可以把一些潜在的安全威胁消灭在萌芽状态，把发生的安全威胁损失减少到最低程度。因此，开展档案安全和保密管理工作是至关重要的。
二、优化档案安全保管的物质条件
档案安全保护工作的一个突出特点是它必须借助一定的物质条件的支撑方能进行。档案安全保护的物质条件是其一切物质装备的总成。
1、档案装具
档案装具：档案馆(室)存放并保护档案的装置或容器。主要有封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。无论何种装具，都必须对档案无损害作用，并且制作经济，使用便利。我院的档案装具应满足档案载体的存贮、保护及其使用功能的需要。装具应符合人体基本活动的尺度，是存贮档案的专用设备。贮存档案应放在通风良好的库房内，不可日晒，堆叠时应加衬垫物，以防压损。我院的档案库房配备了密集架，它不仅防火、防光、防尘的性能，而且可以大大节省库房的空间，同时方便提供利用。
2、档案库房设备
库房即存放档案的空间场所，档案库房应符合档案保管的专业要求，必须坚固，避免阳光直射，远离火源、水源、污染源，并符合防火、防水、防光、防潮等基本要求。我院的档案库房全部位于北面房间，门窗有较好的封闭性，通风良好，有利于档案的有效保护。库房配备了档案专业的技术设备，如：防磁柜、空调、加湿器、温湿度表、吸尘器、防盗门、灭火器、电脑、打印机、复印机以及档案进出库的运输工具等。这些设备的使用及大地提高了档案保护、安全工作的实效性。
3、库房管理制度
档案库房是保存档案的重要场所，是提供利用档案的中心。我院档案库房管理制定中明确指出：档案库房只允许档案工作人员进入，并采取有效的防护措施，保证档案安全。设有专人负责库房内温湿度的监测与记录。库房的温度应控制在14-240C之间，相对湿度应控制在45-60%之间。坚持"八防"制度，即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防霉。对库房内档案的存储定期进行整理清点。当发现库房的环境因素不符合档案的保护要求时，立即采取相应的措施。坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。
4、档案利用和保密制度
档案利用和保密工作比档案库房管理工作更具有明显的动态性、复杂性与综合性。我院档案制度规定：档案在借阅利用时，必须严格执行登记与交接手续。如：档案出库、入库的登记，档案借阅的登记及接受手续均应严格、清晰、细致、责任分明。档案借阅者在使用过程中不允许在档案上勾划、涂抹、撕毁、剪切等具有破坏性的行为。使用者必须严格保证档案的完好无损，对损毁行为有严格的惩罚规定。未经允许不准使用者对档案擅自拍照、复印；经批准后方可拍照、复印；每次使用的档案数量、使用时间也有一定的限制。我院保密制度规定：查、借阅机密档案经主管领导批准，方可借阅；对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制；凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密；利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得轉借他人。
三、对特殊档案的安全和保密管理工作
1、资质证书
借阅或复印各种资质证书，应填写"请示卡"并经领导批准，领导不在时由领导委托他人代理。如需复印，须经档案工作人员负责复印，费用由使用者自理，复印后加盖专用章，填写何项目使用和日期。方可借出。
2、底图
在工程的设计、施工中产生大量的硫酸纸底图，这些底图如果长期暴露在空气中，时间长了就会发黄、变脆，加之底图的反复晒印很容易破坏。针对这种实际情况，需要专门定制底图保管袋。把整理好的底图按流水号的顺序成套封装，再摆放在密集架上。底图袋采用厚度、韧性良好的牛皮纸制作，这样既避免了底图的褶皱及搬运过程中的损害，又有防光、防尘的作用。同时档案人员定期对库房进行修复。尽量保护好底图，延长它们的使用寿命。
3、电子档案
随着科技的发展，目前归档的产品都实现了纸质档案和电子档案同时归档的双轨制。电子档案的产生给档案工作者增添了新的任务-如何有效利用及保护电子文件。安全保密措施是衡量电子信息安全与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本或异地保存。经过深入的学习和调研，需要使用先进的防磁柜，不仅具有容量大，占地小，而且具有保护光盘的作用。
4、涉密档案的管理
涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。加强保密档案借阅制度建设至关重要，应制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保保密档案的安全。
四、结语
综上所述，档案安全管理应遵循严格管理，预防为主，防治结合，确保安全的原则，确实加强对档案安全管理工作的领导。运用现代技术不断改进和完善档案安全管理设施和设备，建立与完善档案安全工作的长效机制，实现档案安全的规范管理，严格管理，现代化管理，应急管理，最大限度延长档案的寿命，确保档案工作万无一失。档案的有效保护及保密管理是整个档案工作在重要组成部分，是贯彻档案法的基本原则、维护档案安全和完整的重要环节。经常开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。还要做好档案保密创新工作，完善各项管理制度，有力地推动企业保密工作向依法管理、依法治密迈进，只有这样，才能保障档案安全和保密工作的健康有序发展。
作者简介：李水萍（1966.3.17-），女，山西省陵川县人，副研究馆员，山西省水利水电勘测设计研究院档案信息中心主任。
关键词：文件资料；档案管理；保密安全
档案是国家级企业宝贵的文化财富和重要的信息资源，而档案安全和保密管理是档案工作中的重要环节，它不仅直接关系到本企业各项工作的正常进行，还会影响馆藏档案的质量和寿命。从事水电项目的勘测、设计、建设工作，许多重大工程从规划到竣工需要几十年的时间。形成大量的报告、图纸等重要档案，对其它工程项目有极大的参考价值，此外，在工程勘测、设计中要使用大量的国家地形图、测绘资料等涉密产品，所以加强档案的安全和保密管理工作，是我们兰台责无旁贷的历史使命。因而，结合实践经验，主要从以下四个方面加强档案的安全和保密管理工作。
一、开展档案安全和保密管理工作的重要性
2008年四川汶川大地震、2010年青海玉树地震等自然灾害，不仅夺走了数万百姓的生命，摧毁无数房屋财产，也严重地破坏和威胁着灾区的档案。而灾区档案的损失让人反思，我们更应居安思危，在突发事件中最大限度地减少灾害给档案造成的损失，是摆在我们面前的重要研究课题。企业档案面临多种安全威胁：地震、洪水、火灾、盗窃等，这些天灾人祸都是正在面临或者有可能将面临的显性安全威胁或者隐形安全威胁，档案是企业发展的历史记录和宝贵财富，是企业赖以生存和发展的基础，多数的档案具有唯一的特等，一旦损坏，将给企业造成不可弥补的损失。特别是水电工程设计企业，要确保水电工程质量终身制，那水电工程档案就不言而喻了。重视并积极开展档案安全和保密管理工作，可以把一些潜在的安全威胁消灭在萌芽状态，把发生的安全威胁损失减少到最低程度。因此，开展档案安全和保密管理工作是至关重要的。
二、优化档案安全保管的物质条件
档案安全保护工作的一个突出特点是它必须借助一定的物质条件的支撑方能进行。档案安全保护的物质条件是其一切物质装备的总成。
1、档案装具
档案装具：档案馆(室)存放并保护档案的装置或容器。主要有封闭式箱柜、单柱式固定架、复柱式固定架、积层架、活动式密集架、卷皮和卷盒等。无论何种装具，都必须对档案无损害作用，并且制作经济，使用便利。我院的档案装具应满足档案载体的存贮、保护及其使用功能的需要。装具应符合人体基本活动的尺度，是存贮档案的专用设备。贮存档案应放在通风良好的库房内，不可日晒，堆叠时应加衬垫物，以防压损。我院的档案库房配备了密集架，它不仅防火、防光、防尘的性能，而且可以大大节省库房的空间，同时方便提供利用。
2、档案库房设备
库房即存放档案的空间场所，档案库房应符合档案保管的专业要求，必须坚固，避免阳光直射，远离火源、水源、污染源，并符合防火、防水、防光、防潮等基本要求。我院的档案库房全部位于北面房间，门窗有较好的封闭性，通风良好，有利于档案的有效保护。库房配备了档案专业的技术设备，如：防磁柜、空调、加湿器、温湿度表、吸尘器、防盗门、灭火器、电脑、打印机、复印机以及档案进出库的运输工具等。这些设备的使用及大地提高了档案保护、安全工作的实效性。
3、库房管理制度
档案库房是保存档案的重要场所，是提供利用档案的中心。我院档案库房管理制定中明确指出：档案库房只允许档案工作人员进入，并采取有效的防护措施，保证档案安全。设有专人负责库房内温湿度的监测与记录。库房的温度应控制在14-240C之间，相对湿度应控制在45-60%之间。坚持"八防"制度，即防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防光、防霉。对库房内档案的存储定期进行整理清点。当发现库房的环境因素不符合档案的保护要求时，立即采取相应的措施。坚持日常监督与重点检查相结合，不定期组织全面细致的安全检查，在认真清点核对档案数目的同时，及时发现和消除档案库房的安全隐患，做到及时检查、及时清理，采取切实的有效措施，堵塞危及档案安全的漏洞。
4、档案利用和保密制度
档案利用和保密工作比档案库房管理工作更具有明显的动态性、复杂性与综合性。我院档案制度规定：档案在借阅利用时，必须严格执行登记与交接手续。如：档案出库、入库的登记，档案借阅的登记及接受手续均应严格、清晰、细致、责任分明。档案借阅者在使用过程中不允许在档案上勾划、涂抹、撕毁、剪切等具有破坏性的行为。使用者必须严格保证档案的完好无损，对损毁行为有严格的惩罚规定。未经允许不准使用者对档案擅自拍照、复印；经批准后方可拍照、复印；每次使用的档案数量、使用时间也有一定的限制。我院保密制度规定：查、借阅机密档案经主管领导批准，方可借阅；对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制；凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密；利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得轉借他人。
三、对特殊档案的安全和保密管理工作
1、资质证书
借阅或复印各种资质证书，应填写"请示卡"并经领导批准，领导不在时由领导委托他人代理。如需复印，须经档案工作人员负责复印，费用由使用者自理，复印后加盖专用章，填写何项目使用和日期。方可借出。
2、底图
在工程的设计、施工中产生大量的硫酸纸底图，这些底图如果长期暴露在空气中，时间长了就会发黄、变脆，加之底图的反复晒印很容易破坏。针对这种实际情况，需要专门定制底图保管袋。把整理好的底图按流水号的顺序成套封装，再摆放在密集架上。底图袋采用厚度、韧性良好的牛皮纸制作，这样既避免了底图的褶皱及搬运过程中的损害，又有防光、防尘的作用。同时档案人员定期对库房进行修复。尽量保护好底图，延长它们的使用寿命。
3、电子档案
随着科技的发展，目前归档的产品都实现了纸质档案和电子档案同时归档的双轨制。电子档案的产生给档案工作者增添了新的任务-如何有效利用及保护电子文件。安全保密措施是衡量电子信息安全与否、电子档案管理完善与否的一个重要指标。在保管方面主要做好防消磁、防损坏工作，必要时可以复制副本或异地保存。经过深入的学习和调研，需要使用先进的防磁柜，不仅具有容量大，占地小，而且具有保护光盘的作用。
4、涉密档案的管理
涉及国家秘密的档案应单独保管，要设带锁的移动密集档案架、带密码锁的保险柜等，从保管条件上确保档案的安全。加强保密档案借阅制度建设至关重要，应制定细致完善的档案借阅制度、外借制度、复制制度等。各项档案借阅规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善，确保保密档案的安全。
四、结语
综上所述，档案安全管理应遵循严格管理，预防为主，防治结合，确保安全的原则，确实加强对档案安全管理工作的领导。运用现代技术不断改进和完善档案安全管理设施和设备，建立与完善档案安全工作的长效机制，实现档案安全的规范管理，严格管理，现代化管理，应急管理，最大限度延长档案的寿命，确保档案工作万无一失。档案的有效保护及保密管理是整个档案工作在重要组成部分，是贯彻档案法的基本原则、维护档案安全和完整的重要环节。经常开展安全教育工作，把档案安全工作的重要性讲清、讲明，把泄密的危害和后果讲足、讲透，让安全意识真正深入人心。还要做好档案保密创新工作，完善各项管理制度，有力地推动企业保密工作向依法管理、依法治密迈进，只有这样，才能保障档案安全和保密工作的健康有序发展。
作者简介：李水萍（1966.3.17-），女，山西省陵川县人，副研究馆员，山西省水利水电勘测设计研究院档案信息中心主任。