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一、现状
随着大数据时代的来临，大部分大型的企业级的核心业务运营都依赖于其IT系统，业务数据已经成为企业的价值核心。所有业务系统正面临的一个问题是存放逐渐增长的业务数据及很少访问的历史信息等，这些数据会占用越来越多的系统资源，降低业务系统性能，导致用户需要不断升级服务器。但主存储成本较高，容量也有限，系统性能还是不能满足用户越来越高的需求，而且庞大的数据量使得系统备份、恢复、迁移、升级等运维工作处于困境，数据的安全得不到保障。
企业的核心数据是企业的生命。通过建立完善的数据保护系统，保障核心数据安全运营及存储已经成为当前企业的共识。为防止IT系统最重要的资产数据丢失，越来越多的企业开始从信息系统的安全性、稳定性和可靠性出发，构建自己的数据归档系统。
二、业务数据归档的好处
归档的目的是为了保证数据的长期有效管理，并全面为企业发展提供有利信息。其带来的好处包含如下几个方面：
（一）降低成本。将数据按时从业务系统分离出来归档，使得企业IT系统运行、维护、投入整体成本降低。
（二）缩短备份时间。由于数据增长太快，即便备份人员使用了数据压缩和重复数据删除技术备份数据，往往还是会遇到备份窗口的压力。归档数据可以从备份任务中剥离几十TB的数据甚至更多，大大缩短了备份时间。
（三）法规遵从。各级法律法規的要求必须执行数据归档任务。
（四）保留知识。在当今的大数据时代，企业也逐渐意识到利用海量数据分析的价值。
（五）系统性能提升。通过将历史数据归档保存，大大减少了业务系统中运行的数据，企业可能会看到整体系统性能的提升。
从表面看，数据归档的程序并不复杂，但从实际操作却很有挑战性。在进行归档操作前，一定要做好详细长远的规划，要根据现阶段及将来的数据归档环境及归档数据的管理做出相关的计划，不仅需要满足数据的生命周期需求，还需要满足良好的性价比要求。
三、设立数据归档策略
做好归档策略就相当于有了数据删除策略。数据归档策略一般包含以下几个方面：
（一）确定需要被归档的数据
实现智能归档的关键是消除无关数据，而只保留需要的数据。数据不是盲目的为了归档而归档，是为了更方便的利用而归档。蕴藏价值的数据是现阶段企业发展和竞争的必备条件，对于企业来说，被动的、消极的应付法规遵从的要求，只能保证其不违规，不能保证其保存的数据能为企业的发展充分发挥其价值，因为这些企业可能会漏掉一些非常有价值的数据。而积极的寻找有价值的数据存储并充分利用，将保证企业的发展。
（二）归档数据的存放位置
对具体的数据进行详细的规划，将数据按照不同的业务或工序进行分区域、分数据库、分表处理，把不同的数据定位到不同的区域、数据库、表中，可以极大的减轻查询压力。对于复杂数据做多表关联处理，以利于查询。
（三）归档数据的标准
数据按应用主要分三大类：以数据库为主的全结构化数据类型，以文件系统为主的非结构化数据类型，以邮件为主的半结构化数据类型。
在企业中，数据的价值并不是全都一样，也是在不断变化的。各种类别及类型数据的特性不同，安全级别、存储要求也不同，相应的归档标准也就不同。将长期存储和短期存储的数据同一条件保存，会造成对不需要保护的数据过度的配置资源，这会大大增加企业的成本。企业需要根据数据来源、重要性、访问频率、访问性能和法规遵从等要求，用不同的存储技术和媒体和介质来更好的服务于不同类型的归档数据。
（四）制定数据归档流程的相关机制
首先根据企业各业务或工序的实际情况，对系统数据进行分类，再分析数据特性，最后根据业务现状及流程调研情况，结合数据分类结果与数据的特性制定数据归档流程，从而保障数据归档及存储策略能够更加符合业务、系统的实际需求，有效的发挥数据生命周期管理的价值。
需要注意的是，只有结束了业务流程的数据才可以被归档。在实际操作中，因各种原因，一般归档都是一条完整业务链的数据统一归档，而且还需要及时，不能单落下某一个环节的数据，否则可能影响整条业务链的数据都不能归档，这样既造成了业务系统的负担，又影响应归档数据不能归档，造成企业的损失。
（五）选择合适的归档的方式
现阶段数据归档方式一般有三种：
1、将需要归档的数据打印到纸质上。将需要归档的数据从业务系统中按照一定的规则打印成纸质档案，按照传统实体档案的管理方式进行保管和利用。这种方式的优点是传统档案管理方式比较规范，纸质档案也可以保证长期保存和有效查询。缺点是因为数据量很大，所需打印纸的量也很大，后期档案员不但需要整理这些大量的纸质档案，还需要将这些纸质档案扫描成图像后挂接到档案信息系统中，才能在网上提供利用，这造成了很大的浪费。
2、中间服务器数据库合成封装归档。业务系统将须归档的数据推到业务服务器和档案系统服务器的一个中间服务器上。业务系统按照规则自动组合须归档的数据到中间服务器的数据库中，中间服务器的数据库对数据进行处理后，转换成档案的要求再推到档案服务器的数据库中。这种方式的优点是实现了业务数据的自动归档，缺点有四个方面：一是合成的电子文件是管理人员按照一定规则将零散的存放在业务数据库中的数据组合而成，这不符合档案的本质属性原始性的要求；二是合成的电子文件还必须需要人工校验合成数据的准确性，因为信息系统在存储数据的过程中会出现不可预见的错误；三是业务信息系统的源代码有其复杂性，只有开发商才能准确了解数据库底表各项数据之间的逻辑关系，如果脱离开发商的支持，自己单位开发或者换别的公司开发业务数据归档系统，在用中间服务器数据库合成电子文件时，可能会导致归档数据的不准确；四是每次业务系统升级，源代码变化、数据库底表的逻辑关系变化，中间服务器数据库合成电子文件的程序也须相应变化，否则合成数据会出错。 3、业务数据库合成数据并推送数据归档。利用业务数据库都自带的归档模块，将需要打印输出的数据按照一定规则组合成档案需要的模式，即PDF格式，然后连同档案目录一同推送到档案系统服务器的数据库中。这样直接在业务系统中将须归档的数据直接组合归档，确保了数据的原始性和准确性，档案部门只需要确定归档范围、数据归档标准等规范。这样做的优点是业务系统开发商最了解业务数据库底表各项数据的逻辑关系，合成数据过程能保证数据的准确性，如果业务系统升级，数据库源代码及底表数据逻辑关系发生变化，不会影响合成数据的准确性。但是这需要业务系统开发商配合档案系统开发人员做好数据接口的相关工作。
四、对于归档数据的要求
数据归档系统通过各种技术，保证归档数据的真实性、完整性、有效性、安全性是很重要的。这是档案的必备条件，也只有这样的归档数据才能具有法律凭证作用和可利用的价值。
（一）归档数据的真实性
指对归档数据的内容、结构和背景信息（描述生成数据的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系及对其产生影响的历史环境等信息）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
现阶段软件公司一般都采用数字指纹技术，保证数据的唯一性，并可防止归档数据在归档过程中被恶意篡改。
（二）归档数据的完整性
指電子数据的内容、结构、背景信息和元数据（描述电子数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）等无缺损。
需要企业制定并逐渐完善数据完整性保障规范，如数据的流转信息、修改流程等；保障完结了工作的所有环节的归档数据全部及时归档。
（三）归档数据的有效性
指电子数据应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
业务系统产生的数据格式多种多样，我们需要把它们转换成规范的国家允许的统一格式，以便长期的存储利用。在归档数据的时候需要记录原数据及转换数据的操作系统、软件版本、格式等基础信息。
（四）归档数据的安全性
通过权限配置、身份认证、元数据锁定、电子原文只读性封装、记录操作日志、数据传输安全性控制或将存放在存储服务器或者云存储上的归档数据与生产网隔离等各种手段，从技术与管理两方面，加强对电子数据的防护，确保档案信息的安全。
五、数据的存储载体
现在普遍用于数据存储的载体有光盘、磁带、胶片、磁盘，从其工作原理方面来说各有优缺点。
企业必须在规定的时间内保证数据的完整性及数据的安全存储。归档存储载体应选择性能稳定、有发展前途、性价比高、容易检测损坏或错误、能长期保存的载体。由于存储档案数据的介质的性能各不相同，如果将它们独立的作为存储设备会存在明显的不足，如果能将它们相互配合使用，取长补短，即能发挥其自身的优势，又能弥补其弱点，这样才能构建更稳定、安全、高效的归档数据存储系统。
六、完善各项制度要求
在信息化条件下，电子档案的归档范围及归档方式与传统的纸质档案发生了很大变化，而且还在不断的变化，档案部门也需要根据发展，不断的更新档案的归档范围及管理方式，以适应时代的需求。
（作者单位：太原钢铁（集团）有限公司档案管理部）
随着大数据时代的来临，大部分大型的企业级的核心业务运营都依赖于其IT系统，业务数据已经成为企业的价值核心。所有业务系统正面临的一个问题是存放逐渐增长的业务数据及很少访问的历史信息等，这些数据会占用越来越多的系统资源，降低业务系统性能，导致用户需要不断升级服务器。但主存储成本较高，容量也有限，系统性能还是不能满足用户越来越高的需求，而且庞大的数据量使得系统备份、恢复、迁移、升级等运维工作处于困境，数据的安全得不到保障。
企业的核心数据是企业的生命。通过建立完善的数据保护系统，保障核心数据安全运营及存储已经成为当前企业的共识。为防止IT系统最重要的资产数据丢失，越来越多的企业开始从信息系统的安全性、稳定性和可靠性出发，构建自己的数据归档系统。
二、业务数据归档的好处
归档的目的是为了保证数据的长期有效管理，并全面为企业发展提供有利信息。其带来的好处包含如下几个方面：
（一）降低成本。将数据按时从业务系统分离出来归档，使得企业IT系统运行、维护、投入整体成本降低。
（二）缩短备份时间。由于数据增长太快，即便备份人员使用了数据压缩和重复数据删除技术备份数据，往往还是会遇到备份窗口的压力。归档数据可以从备份任务中剥离几十TB的数据甚至更多，大大缩短了备份时间。
（三）法规遵从。各级法律法規的要求必须执行数据归档任务。
（四）保留知识。在当今的大数据时代，企业也逐渐意识到利用海量数据分析的价值。
（五）系统性能提升。通过将历史数据归档保存，大大减少了业务系统中运行的数据，企业可能会看到整体系统性能的提升。
从表面看，数据归档的程序并不复杂，但从实际操作却很有挑战性。在进行归档操作前，一定要做好详细长远的规划，要根据现阶段及将来的数据归档环境及归档数据的管理做出相关的计划，不仅需要满足数据的生命周期需求，还需要满足良好的性价比要求。
三、设立数据归档策略
做好归档策略就相当于有了数据删除策略。数据归档策略一般包含以下几个方面：
（一）确定需要被归档的数据
实现智能归档的关键是消除无关数据，而只保留需要的数据。数据不是盲目的为了归档而归档，是为了更方便的利用而归档。蕴藏价值的数据是现阶段企业发展和竞争的必备条件，对于企业来说，被动的、消极的应付法规遵从的要求，只能保证其不违规，不能保证其保存的数据能为企业的发展充分发挥其价值，因为这些企业可能会漏掉一些非常有价值的数据。而积极的寻找有价值的数据存储并充分利用，将保证企业的发展。
（二）归档数据的存放位置
对具体的数据进行详细的规划，将数据按照不同的业务或工序进行分区域、分数据库、分表处理，把不同的数据定位到不同的区域、数据库、表中，可以极大的减轻查询压力。对于复杂数据做多表关联处理，以利于查询。
（三）归档数据的标准
数据按应用主要分三大类：以数据库为主的全结构化数据类型，以文件系统为主的非结构化数据类型，以邮件为主的半结构化数据类型。
在企业中，数据的价值并不是全都一样，也是在不断变化的。各种类别及类型数据的特性不同，安全级别、存储要求也不同，相应的归档标准也就不同。将长期存储和短期存储的数据同一条件保存，会造成对不需要保护的数据过度的配置资源，这会大大增加企业的成本。企业需要根据数据来源、重要性、访问频率、访问性能和法规遵从等要求，用不同的存储技术和媒体和介质来更好的服务于不同类型的归档数据。
（四）制定数据归档流程的相关机制
首先根据企业各业务或工序的实际情况，对系统数据进行分类，再分析数据特性，最后根据业务现状及流程调研情况，结合数据分类结果与数据的特性制定数据归档流程，从而保障数据归档及存储策略能够更加符合业务、系统的实际需求，有效的发挥数据生命周期管理的价值。
需要注意的是，只有结束了业务流程的数据才可以被归档。在实际操作中，因各种原因，一般归档都是一条完整业务链的数据统一归档，而且还需要及时，不能单落下某一个环节的数据，否则可能影响整条业务链的数据都不能归档，这样既造成了业务系统的负担，又影响应归档数据不能归档，造成企业的损失。
（五）选择合适的归档的方式
现阶段数据归档方式一般有三种：
1、将需要归档的数据打印到纸质上。将需要归档的数据从业务系统中按照一定的规则打印成纸质档案，按照传统实体档案的管理方式进行保管和利用。这种方式的优点是传统档案管理方式比较规范，纸质档案也可以保证长期保存和有效查询。缺点是因为数据量很大，所需打印纸的量也很大，后期档案员不但需要整理这些大量的纸质档案，还需要将这些纸质档案扫描成图像后挂接到档案信息系统中，才能在网上提供利用，这造成了很大的浪费。
2、中间服务器数据库合成封装归档。业务系统将须归档的数据推到业务服务器和档案系统服务器的一个中间服务器上。业务系统按照规则自动组合须归档的数据到中间服务器的数据库中，中间服务器的数据库对数据进行处理后，转换成档案的要求再推到档案服务器的数据库中。这种方式的优点是实现了业务数据的自动归档，缺点有四个方面：一是合成的电子文件是管理人员按照一定规则将零散的存放在业务数据库中的数据组合而成，这不符合档案的本质属性原始性的要求；二是合成的电子文件还必须需要人工校验合成数据的准确性，因为信息系统在存储数据的过程中会出现不可预见的错误；三是业务信息系统的源代码有其复杂性，只有开发商才能准确了解数据库底表各项数据之间的逻辑关系，如果脱离开发商的支持，自己单位开发或者换别的公司开发业务数据归档系统，在用中间服务器数据库合成电子文件时，可能会导致归档数据的不准确；四是每次业务系统升级，源代码变化、数据库底表的逻辑关系变化，中间服务器数据库合成电子文件的程序也须相应变化，否则合成数据会出错。 3、业务数据库合成数据并推送数据归档。利用业务数据库都自带的归档模块，将需要打印输出的数据按照一定规则组合成档案需要的模式，即PDF格式，然后连同档案目录一同推送到档案系统服务器的数据库中。这样直接在业务系统中将须归档的数据直接组合归档，确保了数据的原始性和准确性，档案部门只需要确定归档范围、数据归档标准等规范。这样做的优点是业务系统开发商最了解业务数据库底表各项数据的逻辑关系，合成数据过程能保证数据的准确性，如果业务系统升级，数据库源代码及底表数据逻辑关系发生变化，不会影响合成数据的准确性。但是这需要业务系统开发商配合档案系统开发人员做好数据接口的相关工作。
四、对于归档数据的要求
数据归档系统通过各种技术，保证归档数据的真实性、完整性、有效性、安全性是很重要的。这是档案的必备条件，也只有这样的归档数据才能具有法律凭证作用和可利用的价值。
（一）归档数据的真实性
指对归档数据的内容、结构和背景信息（描述生成数据的职能活动、作用、办理过程、结果、上下文关系及对其产生影响的历史环境等信息）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
现阶段软件公司一般都采用数字指纹技术，保证数据的唯一性，并可防止归档数据在归档过程中被恶意篡改。
（二）归档数据的完整性
指電子数据的内容、结构、背景信息和元数据（描述电子数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据）等无缺损。
需要企业制定并逐渐完善数据完整性保障规范，如数据的流转信息、修改流程等；保障完结了工作的所有环节的归档数据全部及时归档。
（三）归档数据的有效性
指电子数据应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
业务系统产生的数据格式多种多样，我们需要把它们转换成规范的国家允许的统一格式，以便长期的存储利用。在归档数据的时候需要记录原数据及转换数据的操作系统、软件版本、格式等基础信息。
（四）归档数据的安全性
通过权限配置、身份认证、元数据锁定、电子原文只读性封装、记录操作日志、数据传输安全性控制或将存放在存储服务器或者云存储上的归档数据与生产网隔离等各种手段，从技术与管理两方面，加强对电子数据的防护，确保档案信息的安全。
五、数据的存储载体
现在普遍用于数据存储的载体有光盘、磁带、胶片、磁盘，从其工作原理方面来说各有优缺点。
企业必须在规定的时间内保证数据的完整性及数据的安全存储。归档存储载体应选择性能稳定、有发展前途、性价比高、容易检测损坏或错误、能长期保存的载体。由于存储档案数据的介质的性能各不相同，如果将它们独立的作为存储设备会存在明显的不足，如果能将它们相互配合使用，取长补短，即能发挥其自身的优势，又能弥补其弱点，这样才能构建更稳定、安全、高效的归档数据存储系统。
六、完善各项制度要求
在信息化条件下，电子档案的归档范围及归档方式与传统的纸质档案发生了很大变化，而且还在不断的变化，档案部门也需要根据发展，不断的更新档案的归档范围及管理方式，以适应时代的需求。
（作者单位：太原钢铁（集团）有限公司档案管理部）