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会计信息是企事业单位最重要的经济信息,它能连续、系统、全面、综合的反映和监督企业经营状况,并为管理、经营决策提供重要依据。随着经济的发展,手工的会计记账方式已经无法满足人们的需求,以计算机技术为依托的会计信息系统逐渐进入了人们的视线。
对于企业来说,会计信息系统的建立是一个复杂的过程,牵扯到大量的人、事、物,而且不同的企业建立会计信息系统的过程也不一样。我国目前企业会计信息系统的建立主要有三种模式:开发模式、购买模式、租用模式。
1.开发模式
开发模式是指企业依靠自身力量或者委托专业软件开发单位,按照自身详细需求,完成会计信息系统的需求分析、系统设计、程序代码编写、测试、系统维护、升级等阶段的工作,形成一个完整的会计信息系统。开发模式一般可以分为三类:自主开发、委托开发和联合开发三种方式。
1.1开发模式的优点
1.1.1能够充分满足企业需要
使用开发模式,信息系统的硬件系统完全由企业自行决定,软件系统也是企业根据自身实际情况量身定做的。系统使用灵活方便,充分满足企业需要,会计信息系统构建完成后,一次投资长期收益。
1.1.2数据安全可靠
企业可以根据自身需求开发安全等级体系,授予不同管理层级的人员不同权限。这样只有经企业授权的相关人员才能进行相关操作,避免了外界人员随意使用、访问计算机,由此避免了大量的恶意访问、不必要的误删除、误操作,以及可能会带来的病毒危害;另外,会计信息保存在自己的计算机硬盘或软盘上,与外界没有很多的联系,能够有效避免黑客或其它人员的恶意攻击,电子数据档案保管更加安全可靠。
1.2开发模式的缺点
1.2.1资金投入高
使用开发模式构建会计信息系统需要企业投入大量的资金。系统开发过程、人员培训、系统修改,以及后期的软硬件系统升级都需要资金投入,对于中小型企业而言,可能是一笔不菲的资金投入。
1.2.2需要企业信息技术较高
自主开发模式和联合开发模式都要求企业拥有系统研发能力,委托开发模式虽然不要求企业具有完善的系统研发能力,但系统研发成功后需要经过多次的测试和反复修改,且在日常的维护过程中都不能只依靠系统的开发商。这就需要采取开发模式的企业自身具有较高的计算机技术水平,可以自行解决系统运行中的大部分疑难问题。
1.2.3要求企业管理制度健全
会计信息系统的运行是一项较为复杂的系统工程,系统的运行需要靠管理制度的控制和约束,这些制度包括会计岗位责任制度、会计操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、档案管理制度等,某一方面的制度不健全,都有可能造成严重的不良后果。
2.购买模式
购买模式,是指企业在市场上选购适合或基本适合本企业所需要的商品化会计软件,经过实施(含二次开发)后形成自己的会计信息系统。购买模式对资金和管理规范方面的要求低于开发模式,要求企业有一定的系统维护能力。
2.1购买模式的优点。
2.1.1基本能够充分满足企业需要
购买模式所需要的软硬件系统由企业自行决定,企业可以根据自身实际情况,构建合适的计算机硬件结构,选择合适的系统软件,以及决定启用哪些子系统。
2.1.2数据比较可靠
购买模式所构建的会计信息系统软硬件基本在企业内部,而且目前流行的商业化财务软件均具有分级授权功能,可以有效的避免越权操作、不当使用会计信息系统造成的数据篡改和泄露。而且商业化系统的防护措施一般比较严密,不一定弱于自行开发的系统,但要谨防软件后门的存在。
2.2购买模式的缺点
2.2.1对企业培训的要求比较高
由于购买的是成品软件,必然有少许与企业原有流程不相符的程序。企业需要对这些方面做出调整,根据系统需求对企业部分业务进行流程重组。此时对于员工的培训是非常重要的。只有充分的使员工了解软件的用法,慢慢改变原有旧流程,系统的应用才能达到预期目的。
2.2.2对财会人员和系统维护人员的素质要求较高
系统运行过程中,可能会遇到各种各样的问题,有些问题可能是系统漏洞造成的,有些问题则可能是操作人员不正确操作引起的。虽然软、硬件服务商能够提供相关服务,但必然会在时间和费用上造成浪费。这就要求企业的相关人员能够自行解决大部分问题,对企业财会人员和系统维护人员的素质要求比较高。
2.2.3要求企业管理制度健全
同开发模式一样,购买模式也要求企业的管理制度健全。只有企业的管理制度健全,能够认真做好内部控制,会计信息系统才能取得应有效果。
3.在线租用财务软件模式
在线租用财务软件模式,是指用户不购买安装复杂的计算机软、硬件系统,通过网络租用财务软件,直接在网络上运行软件来完成会计核算以及其他财务管理工作,这种应用软件服务模式被称为在线租用财务软件方式,也叫ASP(Application service provide——应用服务供应商)模式。在这种模式下,ASP服务商在网络上搭建一个财务应用平台,用户只要上网,调用租用的该站点上的财务软件,就能进行记账、填写凭证等各项会计工作。在该模式里面,ASP服务商负责系统的安全运行、维护升级等工作,用户只负责使用。现在国内一些大型的财务软件公司,如用友、金蝶等公司都推出了ASP服务模式。
3.1在线租用财务软件模式的优点
3.1.1节约资金投入
在ASP模式下,企业不需要自己构建会计信息系统,只需要按月支付租用软件的租金和网络使用费即可,租金视租用的模块而定。至于系统的维护升级等费用,则完全由ASP服务商负责。该种模式相对于企业构建会计信息系统而言,无疑会减少大量的资金投入。
3.1.2降低了企业的管理标准
在ASP模式下,软、硬件系统的日常運行和维护升级等工作都有ASP服务商负责,这样用户就避免了大量的会计信息系统的管理工作,从而降低了企业的管理标准,降低了对财会人员的素质要求。
3.2在线租用财务软件模式的缺点
3.2.1财务信息的安全性可能较差
在ASP模式下,企业财务信息是以电子数据的形式保存在ASP服务平台上,由ASP服务商统一负责安全保管,进行防病毒破坏、防黑客攻击等,虽然每个用户都有自己的登录密码,但该密码也和其它财务信息一样也是保存在ASP服务平台上,对于计算机高手或ASP服务商而言,这种保密就显得太脆弱了。这样就要求用户在选择ASP服务商时,一定要慎重做好前期调查工作,最大限度地了解该ASP服务的信誉、规模、能力等相关指标,把潜在风险降低到最低限度。
3.2.2网络响应速度可能较慢
在ASP模式下,用户必须登录ASP服务平台才能进行业务处理,过多用户同时登录系统可能会使服务器响应速度较慢而造成网络阻塞,导致信息处理速度慢,影响企业的业务处理进度,不过随着网络的发展和宽带接入成本的降低,这个问题会得到极大的缓解。
3.2.3数据转换困难
在ASP模式下,用户进入容易退出难。用户进入ASP模式的时候,可以选择选择进入的时间和在线租用的模块,但一旦用户不想继续租用某一ASP服务商而转换其它ASP服务商时,由于不同的ASP服务商使用的软件系统不一致,就可能产生财务数据无法从一种系统转入到另一种系统,由此无法退出某一ASP平台的可能。另外,这种现象也存在于由ASP模式转入其他模式的情况。
表1 三种构建模式比较
总之,三种构建模式各具特色,各有优缺点,其各方面比较如表1所示。其中,由于开发模式对于资金、管理、技术方面的要求都比较高,所以比较适合资金雄厚、管理规范,拥有较高系统研发和维护能力的大中型企业。购买模式对于中小型企业的综合要求是比较高的,一般适用于规模较大、经济业务类型比较复杂、管理制度健全,会计电算化知识储备较多的小型企业。ASP模式虽然任何类型、规模的企业都可以采用,但通过几种模式的对比,该模式更适合规模较小,资金实力较差,业务类型比较单一,信息化知识储备较少的小型企业采用。■
对于企业来说,会计信息系统的建立是一个复杂的过程,牵扯到大量的人、事、物,而且不同的企业建立会计信息系统的过程也不一样。我国目前企业会计信息系统的建立主要有三种模式:开发模式、购买模式、租用模式。
1.开发模式
开发模式是指企业依靠自身力量或者委托专业软件开发单位,按照自身详细需求,完成会计信息系统的需求分析、系统设计、程序代码编写、测试、系统维护、升级等阶段的工作,形成一个完整的会计信息系统。开发模式一般可以分为三类:自主开发、委托开发和联合开发三种方式。
1.1开发模式的优点
1.1.1能够充分满足企业需要
使用开发模式,信息系统的硬件系统完全由企业自行决定,软件系统也是企业根据自身实际情况量身定做的。系统使用灵活方便,充分满足企业需要,会计信息系统构建完成后,一次投资长期收益。
1.1.2数据安全可靠
企业可以根据自身需求开发安全等级体系,授予不同管理层级的人员不同权限。这样只有经企业授权的相关人员才能进行相关操作,避免了外界人员随意使用、访问计算机,由此避免了大量的恶意访问、不必要的误删除、误操作,以及可能会带来的病毒危害;另外,会计信息保存在自己的计算机硬盘或软盘上,与外界没有很多的联系,能够有效避免黑客或其它人员的恶意攻击,电子数据档案保管更加安全可靠。
1.2开发模式的缺点
1.2.1资金投入高
使用开发模式构建会计信息系统需要企业投入大量的资金。系统开发过程、人员培训、系统修改,以及后期的软硬件系统升级都需要资金投入,对于中小型企业而言,可能是一笔不菲的资金投入。
1.2.2需要企业信息技术较高
自主开发模式和联合开发模式都要求企业拥有系统研发能力,委托开发模式虽然不要求企业具有完善的系统研发能力,但系统研发成功后需要经过多次的测试和反复修改,且在日常的维护过程中都不能只依靠系统的开发商。这就需要采取开发模式的企业自身具有较高的计算机技术水平,可以自行解决系统运行中的大部分疑难问题。
1.2.3要求企业管理制度健全
会计信息系统的运行是一项较为复杂的系统工程,系统的运行需要靠管理制度的控制和约束,这些制度包括会计岗位责任制度、会计操作管理制度、计算机软硬件和数据管理制度、档案管理制度等,某一方面的制度不健全,都有可能造成严重的不良后果。
2.购买模式
购买模式,是指企业在市场上选购适合或基本适合本企业所需要的商品化会计软件,经过实施(含二次开发)后形成自己的会计信息系统。购买模式对资金和管理规范方面的要求低于开发模式,要求企业有一定的系统维护能力。
2.1购买模式的优点。
2.1.1基本能够充分满足企业需要
购买模式所需要的软硬件系统由企业自行决定,企业可以根据自身实际情况,构建合适的计算机硬件结构,选择合适的系统软件,以及决定启用哪些子系统。
2.1.2数据比较可靠
购买模式所构建的会计信息系统软硬件基本在企业内部,而且目前流行的商业化财务软件均具有分级授权功能,可以有效的避免越权操作、不当使用会计信息系统造成的数据篡改和泄露。而且商业化系统的防护措施一般比较严密,不一定弱于自行开发的系统,但要谨防软件后门的存在。
2.2购买模式的缺点
2.2.1对企业培训的要求比较高
由于购买的是成品软件,必然有少许与企业原有流程不相符的程序。企业需要对这些方面做出调整,根据系统需求对企业部分业务进行流程重组。此时对于员工的培训是非常重要的。只有充分的使员工了解软件的用法,慢慢改变原有旧流程,系统的应用才能达到预期目的。
2.2.2对财会人员和系统维护人员的素质要求较高
系统运行过程中,可能会遇到各种各样的问题,有些问题可能是系统漏洞造成的,有些问题则可能是操作人员不正确操作引起的。虽然软、硬件服务商能够提供相关服务,但必然会在时间和费用上造成浪费。这就要求企业的相关人员能够自行解决大部分问题,对企业财会人员和系统维护人员的素质要求比较高。
2.2.3要求企业管理制度健全
同开发模式一样,购买模式也要求企业的管理制度健全。只有企业的管理制度健全,能够认真做好内部控制,会计信息系统才能取得应有效果。
3.在线租用财务软件模式
在线租用财务软件模式,是指用户不购买安装复杂的计算机软、硬件系统,通过网络租用财务软件,直接在网络上运行软件来完成会计核算以及其他财务管理工作,这种应用软件服务模式被称为在线租用财务软件方式,也叫ASP(Application service provide——应用服务供应商)模式。在这种模式下,ASP服务商在网络上搭建一个财务应用平台,用户只要上网,调用租用的该站点上的财务软件,就能进行记账、填写凭证等各项会计工作。在该模式里面,ASP服务商负责系统的安全运行、维护升级等工作,用户只负责使用。现在国内一些大型的财务软件公司,如用友、金蝶等公司都推出了ASP服务模式。
3.1在线租用财务软件模式的优点
3.1.1节约资金投入
在ASP模式下,企业不需要自己构建会计信息系统,只需要按月支付租用软件的租金和网络使用费即可,租金视租用的模块而定。至于系统的维护升级等费用,则完全由ASP服务商负责。该种模式相对于企业构建会计信息系统而言,无疑会减少大量的资金投入。
3.1.2降低了企业的管理标准
在ASP模式下,软、硬件系统的日常運行和维护升级等工作都有ASP服务商负责,这样用户就避免了大量的会计信息系统的管理工作,从而降低了企业的管理标准,降低了对财会人员的素质要求。
3.2在线租用财务软件模式的缺点
3.2.1财务信息的安全性可能较差
在ASP模式下,企业财务信息是以电子数据的形式保存在ASP服务平台上,由ASP服务商统一负责安全保管,进行防病毒破坏、防黑客攻击等,虽然每个用户都有自己的登录密码,但该密码也和其它财务信息一样也是保存在ASP服务平台上,对于计算机高手或ASP服务商而言,这种保密就显得太脆弱了。这样就要求用户在选择ASP服务商时,一定要慎重做好前期调查工作,最大限度地了解该ASP服务的信誉、规模、能力等相关指标,把潜在风险降低到最低限度。
3.2.2网络响应速度可能较慢
在ASP模式下,用户必须登录ASP服务平台才能进行业务处理,过多用户同时登录系统可能会使服务器响应速度较慢而造成网络阻塞,导致信息处理速度慢,影响企业的业务处理进度,不过随着网络的发展和宽带接入成本的降低,这个问题会得到极大的缓解。
3.2.3数据转换困难
在ASP模式下,用户进入容易退出难。用户进入ASP模式的时候,可以选择选择进入的时间和在线租用的模块,但一旦用户不想继续租用某一ASP服务商而转换其它ASP服务商时,由于不同的ASP服务商使用的软件系统不一致,就可能产生财务数据无法从一种系统转入到另一种系统,由此无法退出某一ASP平台的可能。另外,这种现象也存在于由ASP模式转入其他模式的情况。
表1 三种构建模式比较
总之,三种构建模式各具特色,各有优缺点,其各方面比较如表1所示。其中,由于开发模式对于资金、管理、技术方面的要求都比较高,所以比较适合资金雄厚、管理规范,拥有较高系统研发和维护能力的大中型企业。购买模式对于中小型企业的综合要求是比较高的,一般适用于规模较大、经济业务类型比较复杂、管理制度健全,会计电算化知识储备较多的小型企业。ASP模式虽然任何类型、规模的企业都可以采用,但通过几种模式的对比,该模式更适合规模较小,资金实力较差,业务类型比较单一,信息化知识储备较少的小型企业采用。■