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摘 要：深化内部体制改革，是基层事业单位顺应时代发展趋势的必然选择。为满足时代发展要求，提高公共服务质量，有必要促进各部门的业务整合与协同发展。人事部门作为各部门的组织引导者与协调服务者，在整个内部工作体系中占据着举足轻重的地位。而人事档案管理工作是人事部门的重点工作。加强人事档案管理，可以优化内部组织架构，为基层事业单位的良性发展夯实基础。针对此，本文综合论述了新形势下人事档案管理工作的实际意义，探究人事档案管理工作存在的突出性问题，并提出一系列切实可行的优化改进措施，旨在为基层事业单位的经营管理者与人事管理人员提供有价值的参考意见。
关键词：基层事业单位;人事档案管理;改进措施
1前言
档案资料是单位各项工作的珍贵记录，综合档案的统一规范管理，不仅反映了档案管理人员综合管理的能力，更是一个单位内部管理水平的体现，同时也能对单位各项工作起到重要的促进和推动作用。其中人事档案是综合档案管理中的重要组成部分，涉及到单位的每一个工作人员，在管理中既要尽力为单位和个人提供所需要的服务和帮助，又要做好保密工作，确保个人隐私不被泄漏，要平衡好两者之间的关系，非常考验档案管理员的能力。而基层单位的人事档案，因工资、岗位晋升、年度考核、职称评审等情况，每年都会生成各种需要归档的人事档案材料，资料散、杂、乱且随机随时产生，给管理带来了很多不确定的因素和相当的难度，在此以我长年人事档案管理工作中的所见所闻所得，谈一谈对做好人事档案管理的心得和体会。
2新形势下人事档案管理工作的实际意义
在新形势下，人事档案管理工作的重要性集中体现在如下两方面：其一，从基层企事业单位角度来说，人事档案包含所有员工的基本信息。人事档案是各基层单位直接了解员工的教育背景、工作能力、职业素养以及既往成绩等关键信息的重要途径。为此，各基层单位要将人事档案作为选拔、聘用和调动人才的重要参考依据。由此，达到优化人力资源配置的目的。其二，从基层员工角度来说，人事档案具有真实性、全面性、客观性和准确性等基本特征，而且，具有一定的法律效力。人事档案作为员工个人信息的整合体，与员工的岗位晋升、职称评定、就职离任、社会保险及出国手续存在紧密关联。
3人事档案管理中存在的问题
3.1对单位或个人产生的应收存归档的人事方面的材料收集不及时，没有做到应收尽收，造成相关个人档案资料有所缺失。
3.2收存的个人档案材料归档不及时，管理人员接收后随手、随意放置，疏忽遗忘，以致需用时寻找不到;或因粗心、大意造成资料的污染、损坏等，影响了资料档案的完整归档和使用。
3.3查阅人事档案时管理不够严格，档案管理人员没有按照查阅人事档案的要求认真审核查档人员的身份和查档资格等，会有不符合查阅要求的人员也能查询到相关个人档案，使人事档案的安全性、私密性受到影响，会产生无法预料的后果。
3.4人事档案管理人员平时说话做事不注意场合和分寸，有意无意间造成他人个人隐私或信息的泄漏，不仅会引发个人之间的矛盾冲突，影响单位同事关系和工作氛围，也给单位正常工作的开展带来很多不必要的麻烦。
3.5个人资料归类混乱，分类不清，装订成册时纸张杂乱不整齐，装具和归档资料不匹配，造成保存的档案资料有折损，不利于长期的保管和利用。
4人事档案管理中问题产生的原因
4.1档案管理人员专业水平不高，对个人档案材料的收集不重视，对应收存个人档案材料的范围也不够了解，抱着你交我收的工作态度，没有积极主动去收集资料。
4.2档案管理人员责任心不强，责任感不够，没有合理安排好档案材料的临时收存，也没有及时整理制作归档保管。
4.3管理人员因朋友或同事关系，认为都是熟人认识的，抹不开面子，不好意思去认真执行档案查阅登记制度，对不符合查阅资格的人员也给予了方便。
4.4档案管理人员缺乏相应的保密意识，对个人档案中涉及个人隐私的部分没有做到过手不过脑，更不能随意说出口。
4.5人事档案管理人员在归档整理资料时不够认真细心，业务能力也有欠缺，专业知识水平不高，没有与时俱进，加强对人事档案管理工作知识的学习和更新。
4.6人事档案信息化建设与管理水平偏低。
二十一世纪进入信息化时代，互联网技术、计算机信息技术、物联网技术和大数据技术迅速发展，且渗透到人们生产生活的方方面面。各类尖端技术的快速普及与推广应用，不仅在潜移默化间转变了人们的生产模式，也在悄然间改变了人们的生活习惯。在这样的形势下，将现代信息技术拓展运用到人事档案管理中成为必然趋势。然而，纵观基层单位人事档案管理工作开展现状，信息化技术的应用仍存在极大的开拓发展空间。部分单位未能客观认知到人事档案信息化管理的重要性;部分单位因经济因素的限制，未配置完善的信息化管理设备;部分单位缺乏长效性、完善性、合理性的人事档案信息化管理保障机制;部分单位人事档案管理人员的信息技术应用水平不足等。这一系列问题极大的限制了信息化技术在人事档案管理工作中的应用，降低了人事档案管理工作效率，制约了各基层单位的良好发展。
5加强人事档案管理的改进措施
5.1基层单位领导要提高对人事档案管理工作的重视，加强对档案管理人员的思想管理和宣传教育，挑选符合人事档案管理工作要求、稳重有责任心的人员来管理单位的人事档案。
5.2基层单位要根据人事档案管理的具体要求，制定切实可行的人事档案收集、归档、查阅等各项规章制度，让人事档案管理人员工作时有章可循，有规可依，严格按制度执行;档案管理部门负责人也要在平时工作中经常进行指导检查，随时监督档案管理制度的执行情况。
5.3组织、加强对人事档案管理人员的专业培训，认真学习人事档案管理的收集、歸档、查阅等各类专业知识，提升专业水平和专业素质，提高他们的工作责任心、责任感以及保密意识，清晰明了人事档案管理工作的具体职责和应承担的义务，严格照章办事，不能存有一丝侥幸心理，认真履行自己的工作职责。 5.4人事档案管理人员自己也要主动自觉地加强各方面学习，进一步培养自己的职业道德，提高自己的专业素养。及时更新专业业务知识，调整人事档案的整理归档方法和档案装具等，以适应新的档案管理要求。
5.5加强人事档案管理的信息化建设。
当前，尽管我国各基层单位的人事档案管理的信息化建设水平不断提高，但是，仍难以满足人事档案管理信息化建设的客观需求。為此，各基层单位要积极创建合理性、长效性的人事档案信息化管理系统。
各基层企事业单位需创建以互联网技术、计算机信息技术与大数据技术为核心的人事档案管理机制，实现人事档案的数字化、集成化与智能化管理。依靠现代化设备对人事档案以数据信息的形式进行存储，在工作需要时，直接检索调阅即可。数据信息化的人事档案替代传统纸质档案，既可以有效避免人为篡改问题，又可以确保档案的长久保存，维持人事档案的完整性和准确性。各类现代化设备的兼容性较强，可以存储各种格式的人事档案。
此外，各基层单位的人事档案管理部门还应创建人事档案信息化管理平台，促进人事档案的交互共享，增大人事档案的利用率。但是，从信息安全角度出发，管理部门要对人事档案信息化管理系统设置访问权限，只有具备访问权限的人员，才能进入系统调阅资料，有效预防人事档案信息泄露问题。总而言之，合理开发和利用信息技术，对于提高基层单位的人事档案管理工作效率具有现实意义。
6结语
人事档案是一个基层管理单位综合档案管理中的重要组成部分，长期保管着在职、退休、企业、人事代理等各类人事档案，而人事档案的管理基本涉及到每一个人的方方面面，管理不善就会给单位和个人带来很不好的影响。因此，作为人事档案的管理人员，在日常工作中一要重视人事档案的管理工作，不仅要及时收集保管好产生的个人档案资料，还要定期进行整理、归档、收存;二要做好人事档案的服务和利用，要严格按照单位制定的查借阅制度认真核查查阅人员的资格和查阅范围，监督查阅人员的查阅行为，做到档案不离视线，以保证人事档案在满足职工需要的同时，也能确保个人信息和资料的安全和完整，使人事档案的管理对单位各项工作的顺利开展起到重要的保障和促进作用。
参考文献：
[1]杨璐.干部人事档案管理问题探析[J].城建档案，2019，000（002）：72-73.
[2]许圣芝.新形势下干部人事档案管理问题及对策研究[J].新财经，2019（15）：230-232.
[3]韩滨.探析人才服务中心的人事档案管理问题及其措施[J].环球市场，2019，000（010）：195.
[4]冯彦东.新形势下事业单位干部人事档案管理问题和对策[J].办公室业务，2019，000（020）：158-159.
（江苏省镇江市谏壁抽水站管理处，江苏 镇江 212006）
关键词：基层事业单位;人事档案管理;改进措施
1前言
档案资料是单位各项工作的珍贵记录，综合档案的统一规范管理，不仅反映了档案管理人员综合管理的能力，更是一个单位内部管理水平的体现，同时也能对单位各项工作起到重要的促进和推动作用。其中人事档案是综合档案管理中的重要组成部分，涉及到单位的每一个工作人员，在管理中既要尽力为单位和个人提供所需要的服务和帮助，又要做好保密工作，确保个人隐私不被泄漏，要平衡好两者之间的关系，非常考验档案管理员的能力。而基层单位的人事档案，因工资、岗位晋升、年度考核、职称评审等情况，每年都会生成各种需要归档的人事档案材料，资料散、杂、乱且随机随时产生，给管理带来了很多不确定的因素和相当的难度，在此以我长年人事档案管理工作中的所见所闻所得，谈一谈对做好人事档案管理的心得和体会。
2新形势下人事档案管理工作的实际意义
在新形势下，人事档案管理工作的重要性集中体现在如下两方面：其一，从基层企事业单位角度来说，人事档案包含所有员工的基本信息。人事档案是各基层单位直接了解员工的教育背景、工作能力、职业素养以及既往成绩等关键信息的重要途径。为此，各基层单位要将人事档案作为选拔、聘用和调动人才的重要参考依据。由此，达到优化人力资源配置的目的。其二，从基层员工角度来说，人事档案具有真实性、全面性、客观性和准确性等基本特征，而且，具有一定的法律效力。人事档案作为员工个人信息的整合体，与员工的岗位晋升、职称评定、就职离任、社会保险及出国手续存在紧密关联。
3人事档案管理中存在的问题
3.1对单位或个人产生的应收存归档的人事方面的材料收集不及时，没有做到应收尽收，造成相关个人档案资料有所缺失。
3.2收存的个人档案材料归档不及时，管理人员接收后随手、随意放置，疏忽遗忘，以致需用时寻找不到;或因粗心、大意造成资料的污染、损坏等，影响了资料档案的完整归档和使用。
3.3查阅人事档案时管理不够严格，档案管理人员没有按照查阅人事档案的要求认真审核查档人员的身份和查档资格等，会有不符合查阅要求的人员也能查询到相关个人档案，使人事档案的安全性、私密性受到影响，会产生无法预料的后果。
3.4人事档案管理人员平时说话做事不注意场合和分寸，有意无意间造成他人个人隐私或信息的泄漏，不仅会引发个人之间的矛盾冲突，影响单位同事关系和工作氛围，也给单位正常工作的开展带来很多不必要的麻烦。
3.5个人资料归类混乱，分类不清，装订成册时纸张杂乱不整齐，装具和归档资料不匹配，造成保存的档案资料有折损，不利于长期的保管和利用。
4人事档案管理中问题产生的原因
4.1档案管理人员专业水平不高，对个人档案材料的收集不重视，对应收存个人档案材料的范围也不够了解，抱着你交我收的工作态度，没有积极主动去收集资料。
4.2档案管理人员责任心不强，责任感不够，没有合理安排好档案材料的临时收存，也没有及时整理制作归档保管。
4.3管理人员因朋友或同事关系，认为都是熟人认识的，抹不开面子，不好意思去认真执行档案查阅登记制度，对不符合查阅资格的人员也给予了方便。
4.4档案管理人员缺乏相应的保密意识，对个人档案中涉及个人隐私的部分没有做到过手不过脑，更不能随意说出口。
4.5人事档案管理人员在归档整理资料时不够认真细心，业务能力也有欠缺，专业知识水平不高，没有与时俱进，加强对人事档案管理工作知识的学习和更新。
4.6人事档案信息化建设与管理水平偏低。
二十一世纪进入信息化时代，互联网技术、计算机信息技术、物联网技术和大数据技术迅速发展，且渗透到人们生产生活的方方面面。各类尖端技术的快速普及与推广应用，不仅在潜移默化间转变了人们的生产模式，也在悄然间改变了人们的生活习惯。在这样的形势下，将现代信息技术拓展运用到人事档案管理中成为必然趋势。然而，纵观基层单位人事档案管理工作开展现状，信息化技术的应用仍存在极大的开拓发展空间。部分单位未能客观认知到人事档案信息化管理的重要性;部分单位因经济因素的限制，未配置完善的信息化管理设备;部分单位缺乏长效性、完善性、合理性的人事档案信息化管理保障机制;部分单位人事档案管理人员的信息技术应用水平不足等。这一系列问题极大的限制了信息化技术在人事档案管理工作中的应用，降低了人事档案管理工作效率，制约了各基层单位的良好发展。
5加强人事档案管理的改进措施
5.1基层单位领导要提高对人事档案管理工作的重视，加强对档案管理人员的思想管理和宣传教育，挑选符合人事档案管理工作要求、稳重有责任心的人员来管理单位的人事档案。
5.2基层单位要根据人事档案管理的具体要求，制定切实可行的人事档案收集、归档、查阅等各项规章制度，让人事档案管理人员工作时有章可循，有规可依，严格按制度执行;档案管理部门负责人也要在平时工作中经常进行指导检查，随时监督档案管理制度的执行情况。
5.3组织、加强对人事档案管理人员的专业培训，认真学习人事档案管理的收集、歸档、查阅等各类专业知识，提升专业水平和专业素质，提高他们的工作责任心、责任感以及保密意识，清晰明了人事档案管理工作的具体职责和应承担的义务，严格照章办事，不能存有一丝侥幸心理，认真履行自己的工作职责。 5.4人事档案管理人员自己也要主动自觉地加强各方面学习，进一步培养自己的职业道德，提高自己的专业素养。及时更新专业业务知识，调整人事档案的整理归档方法和档案装具等，以适应新的档案管理要求。
5.5加强人事档案管理的信息化建设。
当前，尽管我国各基层单位的人事档案管理的信息化建设水平不断提高，但是，仍难以满足人事档案管理信息化建设的客观需求。為此，各基层单位要积极创建合理性、长效性的人事档案信息化管理系统。
各基层企事业单位需创建以互联网技术、计算机信息技术与大数据技术为核心的人事档案管理机制，实现人事档案的数字化、集成化与智能化管理。依靠现代化设备对人事档案以数据信息的形式进行存储，在工作需要时，直接检索调阅即可。数据信息化的人事档案替代传统纸质档案，既可以有效避免人为篡改问题，又可以确保档案的长久保存，维持人事档案的完整性和准确性。各类现代化设备的兼容性较强，可以存储各种格式的人事档案。
此外，各基层单位的人事档案管理部门还应创建人事档案信息化管理平台，促进人事档案的交互共享，增大人事档案的利用率。但是，从信息安全角度出发，管理部门要对人事档案信息化管理系统设置访问权限，只有具备访问权限的人员，才能进入系统调阅资料，有效预防人事档案信息泄露问题。总而言之，合理开发和利用信息技术，对于提高基层单位的人事档案管理工作效率具有现实意义。
6结语
人事档案是一个基层管理单位综合档案管理中的重要组成部分，长期保管着在职、退休、企业、人事代理等各类人事档案，而人事档案的管理基本涉及到每一个人的方方面面，管理不善就会给单位和个人带来很不好的影响。因此，作为人事档案的管理人员，在日常工作中一要重视人事档案的管理工作，不仅要及时收集保管好产生的个人档案资料，还要定期进行整理、归档、收存;二要做好人事档案的服务和利用，要严格按照单位制定的查借阅制度认真核查查阅人员的资格和查阅范围，监督查阅人员的查阅行为，做到档案不离视线，以保证人事档案在满足职工需要的同时，也能确保个人信息和资料的安全和完整，使人事档案的管理对单位各项工作的顺利开展起到重要的保障和促进作用。
参考文献：
[1]杨璐.干部人事档案管理问题探析[J].城建档案，2019，000（002）：72-73.
[2]许圣芝.新形势下干部人事档案管理问题及对策研究[J].新财经，2019（15）：230-232.
[3]韩滨.探析人才服务中心的人事档案管理问题及其措施[J].环球市场，2019，000（010）：195.
[4]冯彦东.新形势下事业单位干部人事档案管理问题和对策[J].办公室业务，2019，000（020）：158-159.
（江苏省镇江市谏壁抽水站管理处，江苏 镇江 212006）