科学技术的不断发展，档案工作现代化机关文书规范化也提出了更高的要求，机关文书与档案工作是具有紧密联系的两个不同环节。因此，本文试就关于实现机关文书工作规范化和提高档案质量这一问题，谈几点粗浅认识。
　　
　　一、机关文书工作的规范化，是从基础上保证档案质量
　　文件是档案的前身，档案是文件的归宿。要提高档案质量，必须首先从文书处理工作开始。文书处理要严格遵循国务院办公厅发布的国家行政机关文书处理办法的规定，在文件用纸、书写材料、公文的拟制、文书立卷等方面统一思想规范。必须贯彻和遵循以下几条基本原则：即集中统一管理原则；准确、周密、保证质量原则；及时、迅速、讲究时效原则，是实现文书处理工作规范化的机制保证，为日后档案的形成和档案质量奠定了基础。
　　
　　二、文件制成的规范化，是从根本上提高档案质量
　　档案能否发挥应有尽有的作用，主要取决于卷内文件的质量。为保证档案质量，延长档案寿命，使其能有效地提供利用，应从以下几个方面来加强现行文件的制成质量：一要大力宣传提高文件质量的重要性，提高有关人员把好文件质量关的自觉性；二要严格要求，层层把关，凡是不符合行文规定的文件领导不签发，文书不盖章，文印室不打印；三是文件的书写和印刷要选择优质耐久的书写材料，禁止使用铅笔、圆珠笔，要使用规定的用纸；四是领导签发文件要一律使用墨笔或钢笔，要签上姓名、日期，字迹要清楚，并注意签发位置。
　　
　　三、文书处理过程的规范化，是从重要环节上提高档案质量
　　为确保档案质量，为档案的形成奠定基础，必须有一套科学、统一的文书工作制度，使整个文书处理过程有统一的标准和要求。
　　一是文件惧要关。要按文书立卷范围进行文件的收集，做到收集文件有依据，即防止文件遗漏，又避免有文必档的弊端。同时，要注意各种文件的收集，如局办公室会议记录，各种统计报表等；不得办理未经登记、编号和领导批示的文件。对外出开会带回来的文件材料要如数交给文书工作人员，登记后统一处理。二是来文登记关。要严格执行登记制度做到当日拆封及时登记，准时分发，迅速传递，按时催办，认真处理，定期归档，保证所有外来文件的齐全。三是打印、盖章、发文关。凡是发出的文件，包括各种报表，在发文盖章时要留下两份，由文书人员存档。四是把好会议文件归档关。凡是在会议中形成的文件，由会议组织部门负责文件的收集，然后交文书部门统一思想立卷归档保存。五要坚持一半时文书分类归卷。搞好平时文书分类归卷工作，不仅能及时掌握文书的运转及处理情况，做到分门别类地管好文件，消除文件的紊乱现象，方便平时查找利用，而且可以为文书立卷归档打下基础，有利于提高档案质量。
　　
　　四、要实机关工作的规范化，必须提高文书人员素质
　　提高文书工作人员素质，是实现机关文书工作规范化，向机关工作现代化迈进的必要条件。随着机关办公不断向自动化方向发展，机关文书工作人员必须既掌握文秘、档案专业知识，又能熟练使用微机等各种现代化办公设备，同时具有广博的知识和较高的写作水平，从根要上改进和提高机关文书工作和档案工作水平。