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摘 要：随着电子计算机和网络技术的应用，电子档案在提高工作效率和工作质量中起着重要的作用。因此，电子档案的管理已成为当代档案馆关注的焦点。随着电子政务的不断推进和电子档案管理在我国的整合，我们应该借鉴国外的先进经验，提高电子档案的管理水平。通过中外电子档案管理的比较，有利于我国电子档案管理模式的探索和电子档案管理的发展。在国外电子档案管理、国内电子档案管理模式和手段的基础上，对中外电子档案管理进行比较，适应我国的条件和档案管理的管理模式的现状进行了讨论。
关键词：电子档案 管理 比较分析
一、国外的电子档案管理
（一）档案馆集中管理的模式
把电子档案与档案在档案馆中进行集中保管被称为档案馆集中管理模式。随着时间的变化，档案的作用也发生改变，档案的形成阶段，档案可以支持机构的经营管理和决策，文件也发挥着证书的作用，其法律目的和文化目的是保存。现阶段，电子文件应由档案机构保管，如果电子档案的价值存在逐渐减小的现象，为了保证电子文件的真实性和可靠性，应该是由高技术、严格管理程序的档案馆中进行档案管理。
（二）机构自行分散管理的模式
负责档案形成的机制是电子档案保管的模式。许多学者认为电子档案管理的保存必须以传统档案管理作为档案管理，由档案形成单位负责电子档案管理的目的是为了避免档案管理的弱点将文件和文档管理，从而实现阶段产生组合的档案文件，文件管理合并连续的过程。
（三）文档一体化管理方式
国外电子档案管理是对档案的综合管理。合并形成档案与档案工作，以控制和管理两者的工作。本系统采用统一标准，工作系统和控制中心，可以有效的对档案信息进行处理和存储、周转、控制和传输。这种方式，记录档案管理，两个独立的模式有许多协同管理对象实现融合，因此整体的记录管理和档案管理进行优化，这在很大程度上减少甚至消除了重复劳动，提高电子档案管理工作的质量和效率，提供了保证。
二、我国电子档案管理
目前我国电子档案管理不确定模式的选择，虽然我国对电子档案管理的内部组织给予了很多的关注，但区域和全国的电子档案管理模式没有进行深入的研究和各电子档案管理并没有进入实质性的管理阶段。使用两种电子档案管理的管理模式为两套管理，管理层将有保存价值和证据效力的纸质档案与电子档案归档和保存，因此，两个不同的文件存储和管理状态。在管理实践中，档案管理部门将需要保存的电子档案与数字技术和印刷技术生产和数字备份档案。电子档案管理模式体现了我国纸质档案和电子档案的发展，而档案管理手段是手工和计算机并行的。从长远来看，发展趋势是建立在纸档案管理、电子档案管理、管理手段的基础上。造成这种管理的影响是主要需要构建两个不同但相关档案管理系统，从原理出发点，电子档案管理应包括档案管理系统，如统一描述，和价值评估等。两个管理体系应建立顺畅的渠道，以确保能找到应用相同的文件，方便业务记录。
三、中外电子档案管理比较分析
从发达国家电子档案管理和我国电子档案管理模式可以发现，集中式档案管理模式和机制的分散管理模式具有一定的优势和潜在的发展要求，但其弊端是客观存在的。
集中管理档案使电子文件集保护，一般专业档案管理员工有良好的素质和先进的技术，所以这种管理模式可以使电子文件被妥善保存，尤其是一些高价值的电子档案可以得到长期有效的管理，也可以避免文件破坏，以确保电子档案的真实性和可靠性。然而，确保电子档案具有长期的可读性，需要增加电子文件的格式转换，需要加大资金。如美国每年投资一大笔钱进行电子档案管理，使电子文件从原来的结构形成保存。我国在管理电子档案转换技术的标准化程度是滞后的，所以在一段较长的时期内，关于技术的问题将应用电子文件档案管理模式，集中管理存在的问题和障碍。
四、结合国外经验，我国电子档案改进措施
（一）开发功能完善的电子档案管理系统
由于电子档案的特殊性，管理标准和管理方法取决于软件系统来实现，所以电子档案的科学管理应采取以软件为中心的综合管理方法。在系统设计阶段，应充分整合档案管理部门、业务部门、技术研发部门、协调相关的管理措施，通过技术手段实现设计管理。
（二）加强硬件系统的管理
选择的硬件设备要具有性能稳定、完整的功能，进一步提高存储设备设施，环境以确保适当的温度和湿度；加强防护设施的改善和维护；合理配置存储设备，使用各种备份媒体满足需要长期保存的电子文件。
（三）确保网络环境的安全
制定和完善规章制度，加强管理，实现合理分配和有效监督；使用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防治技术保证网络安全运行，及时修复漏洞。防火墙和杀毒软件全天运行，实现全天候自动升级；使用安全认证，数据加密和信息隐藏技术来保证电子档案传输过程中的安全。
总结
电子档案管理模式的选择不是非此即彼的，在学习和借鉴国外电子档案管理理论的时候，在我國电子档案管理应以实际需要和特点为基本出发点，探索适合我国的电子档案管理模式。本文认为，应着手提高我国电子档案管理的水平。
完善我国电子档案管理的法律法规体系。我国电子档案管理的法律，法规和标准体系不完善，大多数时共享纸质档案管理标准，电子档案管理的具体标准是不能令人满意的。电子计算机和电子平台的广泛使用使得档案部门无法拒绝电子文件。面对当前形势发展的电子档案，电子档案管理迫切需要理论的指导，促进其实践，避免遵循无章的现象。电子档案管理是一个非常复杂的技术工作，和纸档案管理是不相同的，迫切需要建立电子档案管理标准和法规，以保证电子档案的形成，避免归档过程中的损失。所以，在电子文件管理的技术环境中，无论是从理论上还是实践上，要有相应的电子档案管理的政策和法规。
作者简介：刘世中，女，1961，汉族，籍贯：河南尉氏，学历：大专，职称：管理员，主要研究方向：档案系列。
关键词：电子档案 管理 比较分析
一、国外的电子档案管理
（一）档案馆集中管理的模式
把电子档案与档案在档案馆中进行集中保管被称为档案馆集中管理模式。随着时间的变化，档案的作用也发生改变，档案的形成阶段，档案可以支持机构的经营管理和决策，文件也发挥着证书的作用，其法律目的和文化目的是保存。现阶段，电子文件应由档案机构保管，如果电子档案的价值存在逐渐减小的现象，为了保证电子文件的真实性和可靠性，应该是由高技术、严格管理程序的档案馆中进行档案管理。
（二）机构自行分散管理的模式
负责档案形成的机制是电子档案保管的模式。许多学者认为电子档案管理的保存必须以传统档案管理作为档案管理，由档案形成单位负责电子档案管理的目的是为了避免档案管理的弱点将文件和文档管理，从而实现阶段产生组合的档案文件，文件管理合并连续的过程。
（三）文档一体化管理方式
国外电子档案管理是对档案的综合管理。合并形成档案与档案工作，以控制和管理两者的工作。本系统采用统一标准，工作系统和控制中心，可以有效的对档案信息进行处理和存储、周转、控制和传输。这种方式，记录档案管理，两个独立的模式有许多协同管理对象实现融合，因此整体的记录管理和档案管理进行优化，这在很大程度上减少甚至消除了重复劳动，提高电子档案管理工作的质量和效率，提供了保证。
二、我国电子档案管理
目前我国电子档案管理不确定模式的选择，虽然我国对电子档案管理的内部组织给予了很多的关注，但区域和全国的电子档案管理模式没有进行深入的研究和各电子档案管理并没有进入实质性的管理阶段。使用两种电子档案管理的管理模式为两套管理，管理层将有保存价值和证据效力的纸质档案与电子档案归档和保存，因此，两个不同的文件存储和管理状态。在管理实践中，档案管理部门将需要保存的电子档案与数字技术和印刷技术生产和数字备份档案。电子档案管理模式体现了我国纸质档案和电子档案的发展，而档案管理手段是手工和计算机并行的。从长远来看，发展趋势是建立在纸档案管理、电子档案管理、管理手段的基础上。造成这种管理的影响是主要需要构建两个不同但相关档案管理系统，从原理出发点，电子档案管理应包括档案管理系统，如统一描述，和价值评估等。两个管理体系应建立顺畅的渠道，以确保能找到应用相同的文件，方便业务记录。
三、中外电子档案管理比较分析
从发达国家电子档案管理和我国电子档案管理模式可以发现，集中式档案管理模式和机制的分散管理模式具有一定的优势和潜在的发展要求，但其弊端是客观存在的。
集中管理档案使电子文件集保护，一般专业档案管理员工有良好的素质和先进的技术，所以这种管理模式可以使电子文件被妥善保存，尤其是一些高价值的电子档案可以得到长期有效的管理，也可以避免文件破坏，以确保电子档案的真实性和可靠性。然而，确保电子档案具有长期的可读性，需要增加电子文件的格式转换，需要加大资金。如美国每年投资一大笔钱进行电子档案管理，使电子文件从原来的结构形成保存。我国在管理电子档案转换技术的标准化程度是滞后的，所以在一段较长的时期内，关于技术的问题将应用电子文件档案管理模式，集中管理存在的问题和障碍。
四、结合国外经验，我国电子档案改进措施
（一）开发功能完善的电子档案管理系统
由于电子档案的特殊性，管理标准和管理方法取决于软件系统来实现，所以电子档案的科学管理应采取以软件为中心的综合管理方法。在系统设计阶段，应充分整合档案管理部门、业务部门、技术研发部门、协调相关的管理措施，通过技术手段实现设计管理。
（二）加强硬件系统的管理
选择的硬件设备要具有性能稳定、完整的功能，进一步提高存储设备设施，环境以确保适当的温度和湿度；加强防护设施的改善和维护；合理配置存储设备，使用各种备份媒体满足需要长期保存的电子文件。
（三）确保网络环境的安全
制定和完善规章制度，加强管理，实现合理分配和有效监督；使用物理隔离、防火墙、入侵检测、病毒防治技术保证网络安全运行，及时修复漏洞。防火墙和杀毒软件全天运行，实现全天候自动升级；使用安全认证，数据加密和信息隐藏技术来保证电子档案传输过程中的安全。
总结
电子档案管理模式的选择不是非此即彼的，在学习和借鉴国外电子档案管理理论的时候，在我國电子档案管理应以实际需要和特点为基本出发点，探索适合我国的电子档案管理模式。本文认为，应着手提高我国电子档案管理的水平。
完善我国电子档案管理的法律法规体系。我国电子档案管理的法律，法规和标准体系不完善，大多数时共享纸质档案管理标准，电子档案管理的具体标准是不能令人满意的。电子计算机和电子平台的广泛使用使得档案部门无法拒绝电子文件。面对当前形势发展的电子档案，电子档案管理迫切需要理论的指导，促进其实践，避免遵循无章的现象。电子档案管理是一个非常复杂的技术工作，和纸档案管理是不相同的，迫切需要建立电子档案管理标准和法规，以保证电子档案的形成，避免归档过程中的损失。所以，在电子文件管理的技术环境中，无论是从理论上还是实践上，要有相应的电子档案管理的政策和法规。
作者简介：刘世中，女，1961，汉族，籍贯：河南尉氏，学历：大专，职称：管理员，主要研究方向：档案系列。