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摘要:档案信息化是现代档案管理的主要形式之一,代表着未来档案管理的发展趋势,也是档案管理适应现代社会发展的必然结果。为实现这一目标,我国继续推进档案管理信息化建设步伐,使档案管理体现其价值。改革开放以来,我国引进了先进的档案管理技术,不断更新档案管理理念。因此,我国档案管理人员的档案管理能力、技术水平和工作效率不断提高,使我国档案管理工作适应社会发展的需要。
关键词:档案管理;信息化;建设;思考
导言:总的来说,随着科学技术的不断进步和计算机技术的不断发展,计算机技术在档案管理中的引入,使档案管理越来越具有信息化和效率。由此可见,档案信息化建设是未来档案管理的发展趋势,也是档案管理适应现代的发展趋势。社会发展的必然结果。因此,我国档案馆管理人员的档案工作也越来越具有创新性。管理能力、技术和工作效率不断提高,使我国档案管理适应社会发展的需要。
1档案信息化建设的概念和特征
所谓档案信息化,是在档案管理部门的统一领导和统筹规划下,运用先进的信息化技术对档案进行管理的手段。其根本结果是收集和处理档案相关信息,以提高所需的管理水平和服务水平。一般来说,档案信息建设是以档案的实时保存为主要工作内容,然后利用信息技术对档案进行全面的应用和管理,从多个角度对档案进行分类。总体而言,档案信息化建设符合四个要求:一是档案信息化建设实现了档案的接收、存储和利用,使三者更加和谐。其次,档案信息化建设体现了档案管理模式的改革,是过去管理模式的重大突破,使档案管理过程数字化,形成档案信息网络。最后,基于信息的档案信息更容易共享,使档案信息资源得到充分利用。
目前,档案信息化建设仍在进行中,深入了解档案信息化的特点,有助于我们找到更好的档案管理方式。目前,档案信息化建设在不同的阶段具有不同的特点:在实验阶段,档案信息化建设具有多元化的特点,是对以往档案管理手段的改进和突破;在大众化进程中信息化阶段,档案的出版导致了检索手段的发展和应用,以及与计算机相关的引领。领域的应用也开始得到承认,包括编目和计算机辅助卷轴的普及;在网络阶段,计算机的主导地位逐渐得到承认,在档案管理中的地位也越来越高。其中涉及多媒体技术的应用和光盘存储容量的使用;在数字档案时代,数字档案的发展成为档案管理的主要代表,包括数据库的建立和电子档案的使用。电子文档管理网站,以及数据库向数字档案的发展趋势逐渐显现。
2当前档案信息化建设与档案管理存在的问题
2.1 信息数字化进程较为缓慢。
一般来说,行政事业单位档案工作人员,在完成信息整理后,通过电子文档形式将信息内容传送到数据库,便于信息的传递。用户通过模块访问信息,实现了高效、简化的管理。档案信息不同,传统的档案管理主要以纸质形式保存或记录。如果我们要输入单位、部门所有的档案信息,而不为这些信息建立档案管理数据库,是非常困难的,需要花费大量的精力和时间。因此,单位档案的数字化过程仍然相对缓慢。
2.2信息化系统缺乏统一标准。
为了实现档案信息资源的共享,有必要制定档案信息化标准。本标准具有一定的工艺特点,但并不独立存在。这对单位、部门档案信息化管理提出了很高的要求。一方面,单位、部门需要配备档案信息软硬件设备,设备的应用功能满足信息化标准。另一方面,要实现传统纸质档案信息的数字化管理,规范相关电子文件的管理,符合地方档案数据库的工作标准。目前,我国已形成了一套全面、系统的档案信息管理内容。
2.3 档案信息化认识存在不足。
目前,许多单位、部门对于档案信息化的重要性认识不够,其档案管理长期处于归档的水平,往往在很大程度上留下一些有价值的档案信息。忽视了档案信息资源的合理开发利用,严重影响了档案的管理。
2.4网络安全问题较为突出。
由于档案的特殊性,档案管理者应正确处理档案信息与知识产权保护的关系,同时应将严格保密与合理公开相结合。在信息时代,单位、部门档案的信息化有助于提高档案利用效率,促进档案管理部门与其他行政部门的沟通,降低档案的获取和保管成本。但它也带来了大量的信息技术问题,严重威胁着文件的安全,如非法访问、计算机病毒或黑客的破坏。
3信息化形势下加强档案建设的措施
3.1加强档案工作人员的业务素质教育
为了提高档案建设的效率和质量,必须加强档案工作人员的职业素质教育,培养战斗力强的档案队伍。一是不断组织职工接受档案业务知识培训和教育,学习档案管理理论,提高档案管理业务技能,掌握档案收集范围、分类方法和档案归档、保管、验收。标识、统计、销毁等档案管理流程,严格遵守档案的保密和保管。第二,为适应数字档案建设的需要,有必要定期对档案工作者进行新技术、新能力的培训和教育,更新知识结构,提高能力,使其掌握必要的计算机知识,提高档案工作的质量。具备网络技术和档案管理操作技能,并能熟练操作数字档案。有序地准备、收集、管理和利用档案。最后,继续开展档案工作者法律知识教育活动。
3.2加强档案工作制度的建设
为了推进档案事业有序长久发展,单位、部门要按照《中华人民共和国档案法》和国家有关部门发布的关于档案工作的方针、政策,制订并完善档案管理工作制度并严格贯彻执行。各单位应明确制定档案工作岗位责任制、收集、整理、归档、验收、鉴定管理制度、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案复制制度、档案库房管理制度。确保档案资料收集的完整性和准确性,归档和分组的准确性和合理性,档案标题的清晰性和简洁性,档案保管的有序性和有序性,档案分类的合理性和完整性。通过有效实施健全的管理制度,大力促進档案事业的发展。
3.3 加强档案工作人员的思想政治教育
做好信息化条件下的档案建设,首先要提高档案工作人员的思想政治素质,培养他们热爱工作、为人民服务、为工作奉献的精神和态度,有效地激发社会各界对档案工作的积极性和积极性。各单位要定期开展多种形式的思想政治教育培训活动,积极组织档案工作者学习新时期中国特色社会主义思想,培养热爱本职工作的档案意识。
结束语
在新时期,各单位档案管理部门必须正确认识档案信息化的重要性,分析档案信息化建设和管理中存在的实际问题,结合新时期发展的要求。转变档案管理理念,不断完善档案建设和管理信息化技术。在新时期信息技术的支持下,各单位档案的建设和管理将越来越规范,档案的效率也将越来越高。
参考文献:
[1] 李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2018(5):58-58.
[2] 屈麦玲,杨季行.档案管理信息化建设探究[J].企业改革与管理,2018(1):157-157.
[3] 富丽燕.刍议档案管理信息化建设的现状及应对措施[J].办公室业务,2017(2):80-80.
[4] 于雪莲.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].办公室业务,2017(3):53-53.
(作者单位:荆门市社会福利中心)
关键词:档案管理;信息化;建设;思考
导言:总的来说,随着科学技术的不断进步和计算机技术的不断发展,计算机技术在档案管理中的引入,使档案管理越来越具有信息化和效率。由此可见,档案信息化建设是未来档案管理的发展趋势,也是档案管理适应现代的发展趋势。社会发展的必然结果。因此,我国档案馆管理人员的档案工作也越来越具有创新性。管理能力、技术和工作效率不断提高,使我国档案管理适应社会发展的需要。
1档案信息化建设的概念和特征
所谓档案信息化,是在档案管理部门的统一领导和统筹规划下,运用先进的信息化技术对档案进行管理的手段。其根本结果是收集和处理档案相关信息,以提高所需的管理水平和服务水平。一般来说,档案信息建设是以档案的实时保存为主要工作内容,然后利用信息技术对档案进行全面的应用和管理,从多个角度对档案进行分类。总体而言,档案信息化建设符合四个要求:一是档案信息化建设实现了档案的接收、存储和利用,使三者更加和谐。其次,档案信息化建设体现了档案管理模式的改革,是过去管理模式的重大突破,使档案管理过程数字化,形成档案信息网络。最后,基于信息的档案信息更容易共享,使档案信息资源得到充分利用。
目前,档案信息化建设仍在进行中,深入了解档案信息化的特点,有助于我们找到更好的档案管理方式。目前,档案信息化建设在不同的阶段具有不同的特点:在实验阶段,档案信息化建设具有多元化的特点,是对以往档案管理手段的改进和突破;在大众化进程中信息化阶段,档案的出版导致了检索手段的发展和应用,以及与计算机相关的引领。领域的应用也开始得到承认,包括编目和计算机辅助卷轴的普及;在网络阶段,计算机的主导地位逐渐得到承认,在档案管理中的地位也越来越高。其中涉及多媒体技术的应用和光盘存储容量的使用;在数字档案时代,数字档案的发展成为档案管理的主要代表,包括数据库的建立和电子档案的使用。电子文档管理网站,以及数据库向数字档案的发展趋势逐渐显现。
2当前档案信息化建设与档案管理存在的问题
2.1 信息数字化进程较为缓慢。
一般来说,行政事业单位档案工作人员,在完成信息整理后,通过电子文档形式将信息内容传送到数据库,便于信息的传递。用户通过模块访问信息,实现了高效、简化的管理。档案信息不同,传统的档案管理主要以纸质形式保存或记录。如果我们要输入单位、部门所有的档案信息,而不为这些信息建立档案管理数据库,是非常困难的,需要花费大量的精力和时间。因此,单位档案的数字化过程仍然相对缓慢。
2.2信息化系统缺乏统一标准。
为了实现档案信息资源的共享,有必要制定档案信息化标准。本标准具有一定的工艺特点,但并不独立存在。这对单位、部门档案信息化管理提出了很高的要求。一方面,单位、部门需要配备档案信息软硬件设备,设备的应用功能满足信息化标准。另一方面,要实现传统纸质档案信息的数字化管理,规范相关电子文件的管理,符合地方档案数据库的工作标准。目前,我国已形成了一套全面、系统的档案信息管理内容。
2.3 档案信息化认识存在不足。
目前,许多单位、部门对于档案信息化的重要性认识不够,其档案管理长期处于归档的水平,往往在很大程度上留下一些有价值的档案信息。忽视了档案信息资源的合理开发利用,严重影响了档案的管理。
2.4网络安全问题较为突出。
由于档案的特殊性,档案管理者应正确处理档案信息与知识产权保护的关系,同时应将严格保密与合理公开相结合。在信息时代,单位、部门档案的信息化有助于提高档案利用效率,促进档案管理部门与其他行政部门的沟通,降低档案的获取和保管成本。但它也带来了大量的信息技术问题,严重威胁着文件的安全,如非法访问、计算机病毒或黑客的破坏。
3信息化形势下加强档案建设的措施
3.1加强档案工作人员的业务素质教育
为了提高档案建设的效率和质量,必须加强档案工作人员的职业素质教育,培养战斗力强的档案队伍。一是不断组织职工接受档案业务知识培训和教育,学习档案管理理论,提高档案管理业务技能,掌握档案收集范围、分类方法和档案归档、保管、验收。标识、统计、销毁等档案管理流程,严格遵守档案的保密和保管。第二,为适应数字档案建设的需要,有必要定期对档案工作者进行新技术、新能力的培训和教育,更新知识结构,提高能力,使其掌握必要的计算机知识,提高档案工作的质量。具备网络技术和档案管理操作技能,并能熟练操作数字档案。有序地准备、收集、管理和利用档案。最后,继续开展档案工作者法律知识教育活动。
3.2加强档案工作制度的建设
为了推进档案事业有序长久发展,单位、部门要按照《中华人民共和国档案法》和国家有关部门发布的关于档案工作的方针、政策,制订并完善档案管理工作制度并严格贯彻执行。各单位应明确制定档案工作岗位责任制、收集、整理、归档、验收、鉴定管理制度、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案复制制度、档案库房管理制度。确保档案资料收集的完整性和准确性,归档和分组的准确性和合理性,档案标题的清晰性和简洁性,档案保管的有序性和有序性,档案分类的合理性和完整性。通过有效实施健全的管理制度,大力促進档案事业的发展。
3.3 加强档案工作人员的思想政治教育
做好信息化条件下的档案建设,首先要提高档案工作人员的思想政治素质,培养他们热爱工作、为人民服务、为工作奉献的精神和态度,有效地激发社会各界对档案工作的积极性和积极性。各单位要定期开展多种形式的思想政治教育培训活动,积极组织档案工作者学习新时期中国特色社会主义思想,培养热爱本职工作的档案意识。
结束语
在新时期,各单位档案管理部门必须正确认识档案信息化的重要性,分析档案信息化建设和管理中存在的实际问题,结合新时期发展的要求。转变档案管理理念,不断完善档案建设和管理信息化技术。在新时期信息技术的支持下,各单位档案的建设和管理将越来越规范,档案的效率也将越来越高。
参考文献:
[1] 李晓琳,王艳华.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].企业改革与管理,2018(5):58-58.
[2] 屈麦玲,杨季行.档案管理信息化建设探究[J].企业改革与管理,2018(1):157-157.
[3] 富丽燕.刍议档案管理信息化建设的现状及应对措施[J].办公室业务,2017(2):80-80.
[4] 于雪莲.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].办公室业务,2017(3):53-53.
(作者单位:荆门市社会福利中心)