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社会保险是社会保障的核心内容，随着我国社会保障制度改革的深入，社会保险覆盖范围逐渐扩大。社保档案是参保者参保缴费和享受待遇的重要凭证，直接关系到参保人的切身利益。用科学的方法管理和利用好这些社保档案，是实现社会保险事业健康可持续发展的重要基础，也是实现为参保职工“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件。
一、县级社保档案管理存在的问题
1、档案管理意识薄弱。一些社保经办机构只注重社保业务，对社保档案缺乏足够认识，社保档案工作处于无序状态。虽然有的也设立了档案机构，明确了分管领导，但是在工作中履职根本不到位。一些领导对档案工作了解很少，将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下，正因为如此，他们即使抓也只是应付一下，很少从档案工作的整体管理、长远规划和提高档案现代化管理水平上去考虑问题。档案管理人员多是兼职，对档案工作缺乏责任心，干好、干坏一个样。县级档案主管部门，多年来只注重文书档案，对产生于业务部门的社保档案，没有引起足够的重视，缺乏指导和监管。
2、档案管理制度不健全。很多社保经办机构档案的收集、整理、保管、利用、移交等制度不够健全，虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。比如收集移交难问题普遍存在，一些社保经办人员为了工作查询方便，业务档案留在个人手里，只为自己暂时考虑，忽视了全局。尤其是新农保档案面临的突出问题就是资料收集不齐全。乡镇、村是新农保档案管理的主要平台，由于没有归档意识，造成大量档案积压。本应送县农保中心存档一份，却迟迟不交。由于不及时移交资料，造成了一些非常重要档案的空缺或丢失，致使一些有价值的必须归档的资料被遗漏，影响到今后的利用。
3、档案案卷规范化程度不高。有的装订，有的不装订，没有案卷题名，即使有拟写也不合乎规范。编号随意，没有目录，没有划分保管期限，分类不科学。由于没有统一标准，档案装具也五花八门，甚至不用装具。没有利用登记以及相关的统计表册，家底不清，未达到最基本的规范化。
4、档案利用效率低。现在养老保险费由县社会保险事业管理局征缴，医疗、工伤、生育保险由县医疗保险基金管理中心征缴，而失业保险费由县就业局失业保险管理所征缴。参保单位和个人，参加五险就要到这三个机构分别办理参保登记，申报缴费。这种现状就造成了参保多个机构经办，重复登记，业务交叉，造成了人力物力财力浪费。而与之相应，不同险种的社保档案分别归属不一样的机构管理，形成了多头管理问题。一个人的保险档案分别保存在不一样的机构，没有一个完整的档案中心能够查询到一个人的全部社保档案。正是由于管理机构分散，造成了人们在利用社保档案时，存在着诸多不便，档案分散管理与群众集中利用间的矛盾比较突出。管理手段落后，社保档案基本未信息化。
5、硬件建设亟待加强。由于县财政紧张，在社保硬件设施上投入不足现象普遍存在。再加上社保经办机构场地限制，大多数社保经办机构至今还没有存放档案的固定场所，历年积累的社保档案只能由经办人员分别保管。有的虽有档案室，但保管设备简陋，条件达不到要求，保护措施不到位。
二、加强县级社保档案管理的思考
1.提高收集水平，打牢工作基础。巧妇难为无米之炊，如果没有材料的收集，就形成不了系统完整的档案。特别是在简化整理，强化档案利用的今天，收集工作已变得越来越重要了。收集工作要有计划、有目标地进行，才能保证材料的齐全完整。本着“谁经办、谁收集”的原则，各级社保经办机构业务科室经办人员负责业务档案收集工作，具体收集社保业务经办过程中参保登记、关系转移、保费征缴、待遇核定发放、稽核监察、统计报表等资料，按照类别存放，并按办理时间排序。归档材料还要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐全，然后向档案室移交。
2.及时规范整理，防止材料积压。材料收集上来，档案人员要严格按照《社会保险业务档案管理规定》中明确的归档项目及内容，定保管期限、编号后归档，编制检索目录。县级社会保险制度开始于1986年，积累了大量的纸质资料，分散地存在各业务科室。对于这些历年社保历史资料，要全部收集归档整理，确保社保档案历史资料的完整性。做到一月一收集，一月一立卷，使档案收集整理经常化、制度化，防止材料积压。
3.成立社保档案管理中心，由分散管理向集中管理转变。虽然养老、医疗、工伤、生育、失业保险由不同社保经办机构办理，但都隶属于县人力资源和社会保障局，因此可以在县人力资源和社会保障局内部成立社保档案管理中心，将文书档案、业务档案、会计档案以及其他载体的档案集中统一管理。这样档案就由原来的多头分散管理转化为集中管理，避免单独设立档案室造成的资金、人力、库房上的浪费，而且提高了库房的利用率，保证档案的安全。由于各档案室变分散为集中，还顺应民生需求，做到了资源整合，解决了群众为一件事跑多个档案室的情况，提高了档案信息的利用率。另外，单独成立的社保档案管理中心，还可以负责全县社保档案工作的指导和检查。
4.强化档案开发利用，推进档案信息化管理。可分三步解决：第一阶段是完成条目录入，实现计算机检索；第二阶段是实现纸质档案原文扫描；第三阶段是实现档案管理软件与社会保险业务经办系统的连接，实现业务档案在前台经办业务完成后自动生成和归档管理。在县里资金投入不足的情况下，社保档案还可以移交到县档案馆，充分发挥其在条件技术上的优势，对社保档案进行数字化方便参保单位和群众利用。
（作者单位：卢龙县档案局）
一、县级社保档案管理存在的问题
1、档案管理意识薄弱。一些社保经办机构只注重社保业务，对社保档案缺乏足够认识，社保档案工作处于无序状态。虽然有的也设立了档案机构，明确了分管领导，但是在工作中履职根本不到位。一些领导对档案工作了解很少，将档案工作简单地曲解为把文件材料收集一下、装订一下，正因为如此，他们即使抓也只是应付一下，很少从档案工作的整体管理、长远规划和提高档案现代化管理水平上去考虑问题。档案管理人员多是兼职，对档案工作缺乏责任心，干好、干坏一个样。县级档案主管部门，多年来只注重文书档案，对产生于业务部门的社保档案，没有引起足够的重视，缺乏指导和监管。
2、档案管理制度不健全。很多社保经办机构档案的收集、整理、保管、利用、移交等制度不够健全，虽建立了一些管理制度，却流于形式执行不严。比如收集移交难问题普遍存在，一些社保经办人员为了工作查询方便，业务档案留在个人手里，只为自己暂时考虑，忽视了全局。尤其是新农保档案面临的突出问题就是资料收集不齐全。乡镇、村是新农保档案管理的主要平台，由于没有归档意识，造成大量档案积压。本应送县农保中心存档一份，却迟迟不交。由于不及时移交资料，造成了一些非常重要档案的空缺或丢失，致使一些有价值的必须归档的资料被遗漏，影响到今后的利用。
3、档案案卷规范化程度不高。有的装订，有的不装订，没有案卷题名，即使有拟写也不合乎规范。编号随意，没有目录，没有划分保管期限，分类不科学。由于没有统一标准，档案装具也五花八门，甚至不用装具。没有利用登记以及相关的统计表册，家底不清，未达到最基本的规范化。
4、档案利用效率低。现在养老保险费由县社会保险事业管理局征缴，医疗、工伤、生育保险由县医疗保险基金管理中心征缴，而失业保险费由县就业局失业保险管理所征缴。参保单位和个人，参加五险就要到这三个机构分别办理参保登记，申报缴费。这种现状就造成了参保多个机构经办，重复登记，业务交叉，造成了人力物力财力浪费。而与之相应，不同险种的社保档案分别归属不一样的机构管理，形成了多头管理问题。一个人的保险档案分别保存在不一样的机构，没有一个完整的档案中心能够查询到一个人的全部社保档案。正是由于管理机构分散，造成了人们在利用社保档案时，存在着诸多不便，档案分散管理与群众集中利用间的矛盾比较突出。管理手段落后，社保档案基本未信息化。
5、硬件建设亟待加强。由于县财政紧张，在社保硬件设施上投入不足现象普遍存在。再加上社保经办机构场地限制，大多数社保经办机构至今还没有存放档案的固定场所，历年积累的社保档案只能由经办人员分别保管。有的虽有档案室，但保管设备简陋，条件达不到要求，保护措施不到位。
二、加强县级社保档案管理的思考
1.提高收集水平，打牢工作基础。巧妇难为无米之炊，如果没有材料的收集，就形成不了系统完整的档案。特别是在简化整理，强化档案利用的今天，收集工作已变得越来越重要了。收集工作要有计划、有目标地进行，才能保证材料的齐全完整。本着“谁经办、谁收集”的原则，各级社保经办机构业务科室经办人员负责业务档案收集工作，具体收集社保业务经办过程中参保登记、关系转移、保费征缴、待遇核定发放、稽核监察、统计报表等资料，按照类别存放，并按办理时间排序。归档材料还要确保真实有效，做到字迹工整、数据准确，签字盖章、日期等具有法律效用的标识完整齐全，然后向档案室移交。
2.及时规范整理，防止材料积压。材料收集上来，档案人员要严格按照《社会保险业务档案管理规定》中明确的归档项目及内容，定保管期限、编号后归档，编制检索目录。县级社会保险制度开始于1986年，积累了大量的纸质资料，分散地存在各业务科室。对于这些历年社保历史资料，要全部收集归档整理，确保社保档案历史资料的完整性。做到一月一收集，一月一立卷，使档案收集整理经常化、制度化，防止材料积压。
3.成立社保档案管理中心，由分散管理向集中管理转变。虽然养老、医疗、工伤、生育、失业保险由不同社保经办机构办理，但都隶属于县人力资源和社会保障局，因此可以在县人力资源和社会保障局内部成立社保档案管理中心，将文书档案、业务档案、会计档案以及其他载体的档案集中统一管理。这样档案就由原来的多头分散管理转化为集中管理，避免单独设立档案室造成的资金、人力、库房上的浪费，而且提高了库房的利用率，保证档案的安全。由于各档案室变分散为集中，还顺应民生需求，做到了资源整合，解决了群众为一件事跑多个档案室的情况，提高了档案信息的利用率。另外，单独成立的社保档案管理中心，还可以负责全县社保档案工作的指导和检查。
4.强化档案开发利用，推进档案信息化管理。可分三步解决：第一阶段是完成条目录入，实现计算机检索；第二阶段是实现纸质档案原文扫描；第三阶段是实现档案管理软件与社会保险业务经办系统的连接，实现业务档案在前台经办业务完成后自动生成和归档管理。在县里资金投入不足的情况下，社保档案还可以移交到县档案馆，充分发挥其在条件技术上的优势，对社保档案进行数字化方便参保单位和群众利用。
（作者单位：卢龙县档案局）