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摘 要： 本文分析了高校教学档案的信息化管理方法，重点阐述了信息化管理档案的利用，探讨了如何提高教学管理和科研工作的效率等问题。
关键词： 教学档案 信息化 管理方法
一、高校院(系)教学档案信息化的重要性
1.教学档案是加强学校思想政治工作不可缺少的宝贵资源；是沟通教师、教师与学生心灵的桥梁；是“教”与“学”的接力棒，是提高师资水平和教学质量的重要手段；是评价学校管理水平、考核教师业务能力和职业道德的主要依据；是网上教学评估和项目申报、评审的重要依据。
2.教学档案信息化管理是高校教学档案工作中相当重要的环节。随着科技的发展，高校教学工作逐渐采用现代化的教学手段管理，如学生排课管理系统、公共选修课的选课系统、学生成绩管理系统、每学年学生对教师的授课情况网上评定的系统等。现代化教学手段的不断运用产生了大量的电子档案，收集、保管、利用这些电子档案对高校档案人员提出了更高的要求。
二、教学档案的内容
高校教学档案就是高校内教学管理机构和各院系在组织管理和开展教学活动过程中所形成的对学生、学校和和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。其归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的各种材料，具体包括：
1.教学管理类材料。
包括上级和学校教学管理部门发出的有关教学工作文件、规章制度、教学计划、教学大纲、开课计划、实验室与实践教学基地、教育实习基地建设、教学情况调查、教师教学质量考核等。
2.教师业务类材料。
一是教学信息，如课程名称、课程性质，以及学生的基本信息等；二是教师对自己专业背景、教学理念及专业成长规划的介绍；三是包括教学目标、教学方法、阅读书目及作业等在内的课程教学大纲；四是教师的长期规划；五是有关教学评估及改进教学的过程等，包括同事和学生对课程的评价及其他教学评价数据，可通过设置留言板、QQ群等方式收集相关数据。
3.专业、学科和课程建设类材料。
具体包括重点学科、重点专业和精品课程的申报论证、评估及建设方面的材料；教学成果是教师教学成果的集中展现，个人成果主要包括教师发表的文章、获奖的论文、专著、优秀教案、课件，教学成果获奖情况、科研申报及完成情况等。
4.学生学籍类材料。
包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、毕业设计(毕业论文)的材料及成绩、奖惩材料等；还包括学生作品和个人成果，学生作品主要包括学生的考试成绩、优秀学生事迹介绍及学生的优秀作业等。
三、教学档案的信息化管理的方法
教学档案是高校档案的重要组成部分，教学档案的征集、整理，信息化建设必须同学校发展水平相适应，使教学档案来自于教学，服务于教学。因此，高校必须把教学档案的收集、整理与信息化管理作为高校重要工作来抓，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。
1.组织一支思想业务素质高、熟悉教学管理，老中青结合的院、系一级专兼职结合的教学档案管理队伍。
要跳出传统的管理模式，不断提高专职档案员与兼职档案人员的信息化管理业务素质。要根据不同利用者开发和利用软件，建立高校性的教学信息资源网络，能够快速、准确地提供服务。网络化、信息化是高校教学档案资源有效利用的必然趋势，在平时工作中注重电子档案的收集，利用多种渠道开发档案的信息资源，主动上门到各部门了解教师和学生对教学档案的需求，有计划地将部分档案目录挂在网上，更好地为教学服务。
2.建立教学档案文档一体化的管理模式。
教学档案种类多，来源分散，数字化程度高，具有系统性与分散性、复杂性与专业性、动态性与周期性、针对性与多样性等特点。各类教学文件形成部门和人员在文件形成的同时，按照档案标准完成归档标记；在文件下发或转发给各业务部门的同时，转发给档案部门电子文件，必须同步通过网络传输到档案管理部门服务器，完成的电子归档并不可更改，纸质档案可一并上交或根据各高校实际工作情况集中归档。
教学档案的文档一体化管理模式，可以把档案管理人员从耗时低效的手工作业中解放出来，腾出时间在更高层次上开展教学档案资源的开发利用工作。同时文档一体化的实施，也为教学档案的网络化和信息化打好了基础。目前高校现有的办公设备和校园网已经可以实现教学档案的文档一体化管理，不需要投资额外的软硬件设备。
3.档案的信息化处理。
高校教学档案在实施文档一体化管理之后，因为原始的数字化教学档案数据已有序积累，网络化较容易实现。高校教学档案的信息化，则是在更高层次、更高水平上对档案资源的开发。档案管理人员必须对教学档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编研，通过对原始数据的重组、优化、整合，把原始的、分散的、零碎的静态档案变成专指的、系统的、权威的档案信息，提供给学校、师生及社会。信息化对教学档案工作人员提出了更高的素质要求，必将促使他们完成从单纯的管理人员向集管理、研究、编研能力于一身的高层次、高素质人才的角色转换。领导每年都可下达档案开发、利用、服务的指标、项目、任务或选题指南。档案管理人员亦应该根据学校工作和教学任务，主动提出档案开发、利用和服务选题，档案管理工作有广阔的服务空间(专题文摘、检索咨询、文件汇编、广播宣传等)，是大有潜力、大有作为、大增效益的工作。
四、结语
高效率的档案信息化管理工作可以为教学评估、年度考核、科研项目管理、教学计划的制订和改进提供技术支持，加强院系基层单位的教学档案信息化管理工作，培养高素质的院系档案管理人员是高校发展的当务之急。
参考文献：
［1］韩成春.当前高校教学档案信息化建设中存住的问题及其对策［J］.网络财富，2009，（24）：21-22.
［2］李华.对高校档案管理创新的思考［J］.佳木斯大学社会科学学报，2003，21，（4）：143-144.
［3］刘芳，周晋阳.对高校教学档案管工作的思考［J］.中共山西省委党校学报，2006，29，（3）：69-71.
［4］郑丽.高校构建网络化档案的可行性［J］.兰台世界，2005，（7）：82-83.
［5］凌晓路，陈光平.高校教务档案管理信息化的探讨与研究［J］.科技信息，2009，（5）：177，208.
［6］莫丽彬.高校教学档案的利用现状及思考［J］.黑龙江史志，2009，（131：70.
［7］彭波.高校教学档案管理信息化刍议［J］.中国科技信息，2005，（24）：88.
［8］罗金莉.高校教学档案信息化建设的问题及对策研究［J］.河北大学成人教育学院学报，2010，12，（2）：104-105.
［9］庞丽缓，郑淑媛.加强高校教学档案的收集与管理［J］.兰台世界，1997，（2）：21.
［10］熊跃青.论高校教学档案的信息化管理.湖南人文科技学院学报，2007，（4）：180-182.
关键词： 教学档案 信息化 管理方法
一、高校院(系)教学档案信息化的重要性
1.教学档案是加强学校思想政治工作不可缺少的宝贵资源；是沟通教师、教师与学生心灵的桥梁；是“教”与“学”的接力棒，是提高师资水平和教学质量的重要手段；是评价学校管理水平、考核教师业务能力和职业道德的主要依据；是网上教学评估和项目申报、评审的重要依据。
2.教学档案信息化管理是高校教学档案工作中相当重要的环节。随着科技的发展，高校教学工作逐渐采用现代化的教学手段管理，如学生排课管理系统、公共选修课的选课系统、学生成绩管理系统、每学年学生对教师的授课情况网上评定的系统等。现代化教学手段的不断运用产生了大量的电子档案，收集、保管、利用这些电子档案对高校档案人员提出了更高的要求。
二、教学档案的内容
高校教学档案就是高校内教学管理机构和各院系在组织管理和开展教学活动过程中所形成的对学生、学校和和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。其归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的各种材料，具体包括：
1.教学管理类材料。
包括上级和学校教学管理部门发出的有关教学工作文件、规章制度、教学计划、教学大纲、开课计划、实验室与实践教学基地、教育实习基地建设、教学情况调查、教师教学质量考核等。
2.教师业务类材料。
一是教学信息，如课程名称、课程性质，以及学生的基本信息等；二是教师对自己专业背景、教学理念及专业成长规划的介绍；三是包括教学目标、教学方法、阅读书目及作业等在内的课程教学大纲；四是教师的长期规划；五是有关教学评估及改进教学的过程等，包括同事和学生对课程的评价及其他教学评价数据，可通过设置留言板、QQ群等方式收集相关数据。
3.专业、学科和课程建设类材料。
具体包括重点学科、重点专业和精品课程的申报论证、评估及建设方面的材料；教学成果是教师教学成果的集中展现，个人成果主要包括教师发表的文章、获奖的论文、专著、优秀教案、课件，教学成果获奖情况、科研申报及完成情况等。
4.学生学籍类材料。
包括在校学生的基本情况、学籍变更、学习成绩、教育实习、毕业设计(毕业论文)的材料及成绩、奖惩材料等；还包括学生作品和个人成果，学生作品主要包括学生的考试成绩、优秀学生事迹介绍及学生的优秀作业等。
三、教学档案的信息化管理的方法
教学档案是高校档案的重要组成部分，教学档案的征集、整理，信息化建设必须同学校发展水平相适应，使教学档案来自于教学，服务于教学。因此，高校必须把教学档案的收集、整理与信息化管理作为高校重要工作来抓，使教学档案在高等教育发展中起到积极的作用。
1.组织一支思想业务素质高、熟悉教学管理，老中青结合的院、系一级专兼职结合的教学档案管理队伍。
要跳出传统的管理模式，不断提高专职档案员与兼职档案人员的信息化管理业务素质。要根据不同利用者开发和利用软件，建立高校性的教学信息资源网络，能够快速、准确地提供服务。网络化、信息化是高校教学档案资源有效利用的必然趋势，在平时工作中注重电子档案的收集，利用多种渠道开发档案的信息资源，主动上门到各部门了解教师和学生对教学档案的需求，有计划地将部分档案目录挂在网上，更好地为教学服务。
2.建立教学档案文档一体化的管理模式。
教学档案种类多，来源分散，数字化程度高，具有系统性与分散性、复杂性与专业性、动态性与周期性、针对性与多样性等特点。各类教学文件形成部门和人员在文件形成的同时，按照档案标准完成归档标记；在文件下发或转发给各业务部门的同时，转发给档案部门电子文件，必须同步通过网络传输到档案管理部门服务器，完成的电子归档并不可更改，纸质档案可一并上交或根据各高校实际工作情况集中归档。
教学档案的文档一体化管理模式，可以把档案管理人员从耗时低效的手工作业中解放出来，腾出时间在更高层次上开展教学档案资源的开发利用工作。同时文档一体化的实施，也为教学档案的网络化和信息化打好了基础。目前高校现有的办公设备和校园网已经可以实现教学档案的文档一体化管理，不需要投资额外的软硬件设备。
3.档案的信息化处理。
高校教学档案在实施文档一体化管理之后，因为原始的数字化教学档案数据已有序积累，网络化较容易实现。高校教学档案的信息化，则是在更高层次、更高水平上对档案资源的开发。档案管理人员必须对教学档案信息进行分析、研究、筛选、加工、编研，通过对原始数据的重组、优化、整合，把原始的、分散的、零碎的静态档案变成专指的、系统的、权威的档案信息，提供给学校、师生及社会。信息化对教学档案工作人员提出了更高的素质要求，必将促使他们完成从单纯的管理人员向集管理、研究、编研能力于一身的高层次、高素质人才的角色转换。领导每年都可下达档案开发、利用、服务的指标、项目、任务或选题指南。档案管理人员亦应该根据学校工作和教学任务，主动提出档案开发、利用和服务选题，档案管理工作有广阔的服务空间(专题文摘、检索咨询、文件汇编、广播宣传等)，是大有潜力、大有作为、大增效益的工作。
四、结语
高效率的档案信息化管理工作可以为教学评估、年度考核、科研项目管理、教学计划的制订和改进提供技术支持，加强院系基层单位的教学档案信息化管理工作，培养高素质的院系档案管理人员是高校发展的当务之急。
参考文献：
［1］韩成春.当前高校教学档案信息化建设中存住的问题及其对策［J］.网络财富，2009，（24）：21-22.
［2］李华.对高校档案管理创新的思考［J］.佳木斯大学社会科学学报，2003，21，（4）：143-144.
［3］刘芳，周晋阳.对高校教学档案管工作的思考［J］.中共山西省委党校学报，2006，29，（3）：69-71.
［4］郑丽.高校构建网络化档案的可行性［J］.兰台世界，2005，（7）：82-83.
［5］凌晓路，陈光平.高校教务档案管理信息化的探讨与研究［J］.科技信息，2009，（5）：177，208.
［6］莫丽彬.高校教学档案的利用现状及思考［J］.黑龙江史志，2009，（131：70.
［7］彭波.高校教学档案管理信息化刍议［J］.中国科技信息，2005，（24）：88.
［8］罗金莉.高校教学档案信息化建设的问题及对策研究［J］.河北大学成人教育学院学报，2010，12，（2）：104-105.
［9］庞丽缓，郑淑媛.加强高校教学档案的收集与管理［J］.兰台世界，1997，（2）：21.
［10］熊跃青.论高校教学档案的信息化管理.湖南人文科技学院学报，2007，（4）：180-182.