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摘要：专利档案作为所有权的法律凭证，在专利实施与转让中发挥着重要作用，同时，它也是科技部门登记科研成果、考核评定科技人员的成绩、晋升技术职称以及奖励有突出贡献的科技人员时非常重要的真实凭证，是企业宝贵的信息资源。对其进行及时、有效、全面归档，并充分加以开发利用，是专利档案管理的核心工作。
关键词：专利档案归档范围档案管理系统
一、前言
“专利”即是指专有的利益和权利。专利档案巨大的信息资源远未被人们充分地加以利用。事实上，对企业组织而言，专利是企业的竞争者之间唯一不得不向公众透露而在其他地方都不会透露的某些关键信息。因此，企业竞争情报的分析者，通过细致、严密、综合、相关的分析，可以从专利文献中得到大量有用信息，而使公开的专利资料为本企业所用，从而实现其特有的经济价值。
专利档案是指在专利申报、授权、维持、代理、诉讼、转让、保护等活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的原始记录，是一种具有法律意义的专门档案，是保护专利权的重要凭证，是企业的重要资产和信息资源。
专利档案是企业专利申请和拥有情况的原始记录，是企业自主创新成果的集中反映，对企业科技创新具有重要作用。首先，具有参考和借鉴作用。科技创新的特点在于继承上的突破，这种突破性的创新成果，是经过不断积累的一系列过程而实现的。专利档案是连接这个过程的载体，科技创新离不开借鉴档案。其次，有启迪助推作用。档案信息是科技创新的诱因，丰富的科技信息有助于科研人员开阔眼界，启发思路，实现创新。
在知识经济时代，企业在科技创新研发、生产经营和管理等各项活动中，需要专利档案工作的支撑与保障，企业也应承担起建立专利档案和保护专利档案的义务。
二、企业专利档案现状
燕山石化公司拥有授权专利共计338项，其中授权有效专利220项，授权后期满和提前放弃的无效专利118项。在2009年专业化重组以前，专利档案一直在各二级单位存放，2010年原研究院划转北化院，其中177项专利档案随单位划转，东方化工厂8项和化工四厂2项自行保管，剩余的151项专利中，有因机构变更以及专利期满无效的没有存档的专利项目共计105项，这些没有存档的专利项目主要为燕化改制分流出去的地毯厂、机械厂、建筑安装公司、大修厂、职工医院等单位。目前，档案馆共存档专利档案46项。专利档案管理参差不齐，有的单位过程文件完整齐全，有的单位仅存有专利证书。
2009年专业化重组后，按照燕化公司的管理要求，档案管理中心加强对核心档案的收集，对申请专利的过程文件归档进行统一要求（包括专利申请文件，专利受理通知书，专利代理报告、授权证书和授权文本等），力争接收的专利档案齐全完整，截止到目前，公司46件专利档案中齐全完整的专利档案共计17件。
三、专利档案规范化管理
由上述专利档案现状不难看出，未存档专利达到31%，说明企业专利档案管理还存在漏洞，企业对知识产权的专利档案认识不够，没有得到足够的重视，使得核心技术档案管理制度和档案管理保障条件不够健全。专业化重组后，燕山石化档案馆重新修订、整合完成《燕山石化公司档案管理办法》、《燕山石化公司档案综合管理规定》、《燕山石化公司各门类档案管理规定》、《燕山石化公司档案征集管理规定》四项档案管理制度，以制度建设来推进档案管理工作，强化档案基础管理，实现档案的标准化、制度化、规范化管理。
1.制定和细化归档范围
首先与科技部知识产权主管进行专利档案管理的交流和探讨，以不同角色、不同视角设计申请专利过程文件材料的归档范围，从档案管理的角度我们提出对申请专利的过程文件全部归档，但知识产权主管人员从利用的角度建议仅对关键文件进行归档。经过反复协商确定归档范围：
专利档案所属一级类目为D生产技术管理类，二级类目为05科技管理。按照燕山石化公司各门类档案管理规定，专利技术管理、申报、备案材料保管期限为30年，但考虑到馆藏的数量、价值、作为企业科技成果的历史见证等意义，目前我们将专利档案的保管期限设置为永久。
2.专利档案的收集与归档
专利档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等七个基本环节，其中后五项是档案工作的基础业务，而收集与整理又是专利档案工作的核心。专利档案按照专利文件的形成规律进行收集、整理。首先，专利活动的时间阶段性特征明显，可以按照专利申请的时间顺序划分为专利申请、专利代理、专利授权三个阶段来开展收集工作。其次，由于专利文件具有法定程序化、涉及内容多、时间跨度大等特点，因此，要求专利在授权以后随时进行文件归档。
3.现代化档案管理系统的应用
作为中石化总部信息化试点单位，燕山石化档案管理中心成立了由档案、图书与信息专业技术骨干共同组成的档案信息化项目组。仅用了6个月燕山石化档案管理系统便顺利实现上线试运行，系统集档案、图书资源于一体，实现一站式统一检索。解决了档案从形成到审查、验收、归档、整理、编目、入库、上网提供利用、鉴定销毁的全过程动态管理。实现了载体档案与电子档案的同步管理，实现了档案管理部门与档案利用部门的双向人性化沟通，实现了档案数字化的一体化管理。
专利档案在系统中最初放置于科学技术研究类节点下，后经讨论并按照档案管理制度规定，调整到生产技术管理类目下。
4.专利档案整理、数字化的工作流程
通常人们更习惯于现有的管理和传统惯例，然而，进入网络时代，档案数字化的重要内容就是把精细化管理贯穿于档案数字化全过程，贵在控制，重在管理。档案管理有一定的工作程序，在实体档案管理过程中我们将其细化和固化，归纳总结出工作流程如下：
文件筛选、排序、编制页码→填写卷盒信 息→制作卷内目录、备考表→组卷
案卷级目录录入→文件级目录录入→扫
描原件→原文挂接
5.专利档案的开发与利用
档案管理的终极目标是开发利用，专利档案经过汇编、加工，可用于企业对外宣传，扩大企业影响力，同时促使科技成果转化，是直接或间接产生经济效益和社会效益的重要工作。
随着计算机技术和网络技术的发展，企业档案管理正逐步由传统模式向现代化管理模式转变，由封闭式管理向开放式管理转变。运用现代化的管理手段加大专利档案信息资源的开发利用力度，可以为企业技术创新和决策发展提供高效能的档案信息服务。档案管理人员不仅要为企业领导、研发人员提供本单位的专利信息，而且要通过网络有针对性地提供一些来自国外或其它行业的专利信息；要积极配合研发人员，对一些相关信息进行收集、整理，辅助企业进行专利申报，为初次申报者提供申报模板，参与并协助进行专利检索查新等业务流程。适度把握专利信息的核心内容，在专利申报、转让或诉讼时，利用手中的档案资料，为完成人提供最准确的信息。
专利技术水平体现了企业科技创新的能力，专利成果更是科技人员智慧的结晶。燕山石化档案馆组织完成《1985-2010年专利成果汇编》，初衷就是要把25年来的专利成果进行全面的梳理，把专利的重要信息记录下来，即便有些专利已经期满、失效、中途放弃，甚至有些专利档案都没有记载，但汇编仍然能够将它们真实的记录下来，作为燕山石化公司专利成果的见证。燕山石化在建设具有国际竞争力的现代石化企业的进程中，需要对技术成果的不断总结、积累、借鉴。专利成果汇编旨在方便科技人员技术交流、促进技术创新，并在研发特色产品、塑造品牌产品、促进专有技术快速发展等方面发挥应有的作用。
四、专利档案管理建议
我国企业已经逐步认识到知识产权在强化企业核心竞争力中的重要性，知识产权活动已经日益成为我国企业的日常管理内容之一。如何对企业知识产权档案进行有效管理就成为当前企业档案管理工作中需要解决的迫切问题。为此，对档案管理提出一些建议：
1.加强专利档案基础工作，实现纸质与电子档案同步，做到规范化管理。
2.企业应关注将具有专利权的知名品牌文件材料进行收集，加强核心技术、核心档案的管理，为企业实施知名品牌战略服务。
3.加强知识产权档案的管理意识。知识产权档案包括专利档案、商标档案、工业版权（著作权）档案以及反不正当竞争档案。
注释：
①陈兆涛.高校专利档案规范化管理探索[N].山东理工大学学报（社会科学版），第27卷（4）.
②刘延丽.企业在实施专利战略中应重视专利档案的管理和利用[J].机电船舶档案，2008（5）.
③穆占一，李学广主编.档案数字化的长春模式[M].长春：长春出版社，2009（8）：119
作者单位：燕山石化档案管理中心
关键词：专利档案归档范围档案管理系统
一、前言
“专利”即是指专有的利益和权利。专利档案巨大的信息资源远未被人们充分地加以利用。事实上，对企业组织而言，专利是企业的竞争者之间唯一不得不向公众透露而在其他地方都不会透露的某些关键信息。因此，企业竞争情报的分析者，通过细致、严密、综合、相关的分析，可以从专利文献中得到大量有用信息，而使公开的专利资料为本企业所用，从而实现其特有的经济价值。
专利档案是指在专利申报、授权、维持、代理、诉讼、转让、保护等活动中形成的，具有保存利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同门类和载体的原始记录，是一种具有法律意义的专门档案，是保护专利权的重要凭证，是企业的重要资产和信息资源。
专利档案是企业专利申请和拥有情况的原始记录，是企业自主创新成果的集中反映，对企业科技创新具有重要作用。首先，具有参考和借鉴作用。科技创新的特点在于继承上的突破，这种突破性的创新成果，是经过不断积累的一系列过程而实现的。专利档案是连接这个过程的载体，科技创新离不开借鉴档案。其次，有启迪助推作用。档案信息是科技创新的诱因，丰富的科技信息有助于科研人员开阔眼界，启发思路，实现创新。
在知识经济时代，企业在科技创新研发、生产经营和管理等各项活动中，需要专利档案工作的支撑与保障，企业也应承担起建立专利档案和保护专利档案的义务。
二、企业专利档案现状
燕山石化公司拥有授权专利共计338项，其中授权有效专利220项，授权后期满和提前放弃的无效专利118项。在2009年专业化重组以前，专利档案一直在各二级单位存放，2010年原研究院划转北化院，其中177项专利档案随单位划转，东方化工厂8项和化工四厂2项自行保管，剩余的151项专利中，有因机构变更以及专利期满无效的没有存档的专利项目共计105项，这些没有存档的专利项目主要为燕化改制分流出去的地毯厂、机械厂、建筑安装公司、大修厂、职工医院等单位。目前，档案馆共存档专利档案46项。专利档案管理参差不齐，有的单位过程文件完整齐全，有的单位仅存有专利证书。
2009年专业化重组后，按照燕化公司的管理要求，档案管理中心加强对核心档案的收集，对申请专利的过程文件归档进行统一要求（包括专利申请文件，专利受理通知书，专利代理报告、授权证书和授权文本等），力争接收的专利档案齐全完整，截止到目前，公司46件专利档案中齐全完整的专利档案共计17件。
三、专利档案规范化管理
由上述专利档案现状不难看出，未存档专利达到31%，说明企业专利档案管理还存在漏洞，企业对知识产权的专利档案认识不够，没有得到足够的重视，使得核心技术档案管理制度和档案管理保障条件不够健全。专业化重组后，燕山石化档案馆重新修订、整合完成《燕山石化公司档案管理办法》、《燕山石化公司档案综合管理规定》、《燕山石化公司各门类档案管理规定》、《燕山石化公司档案征集管理规定》四项档案管理制度，以制度建设来推进档案管理工作，强化档案基础管理，实现档案的标准化、制度化、规范化管理。
1.制定和细化归档范围
首先与科技部知识产权主管进行专利档案管理的交流和探讨，以不同角色、不同视角设计申请专利过程文件材料的归档范围，从档案管理的角度我们提出对申请专利的过程文件全部归档，但知识产权主管人员从利用的角度建议仅对关键文件进行归档。经过反复协商确定归档范围：
专利档案所属一级类目为D生产技术管理类，二级类目为05科技管理。按照燕山石化公司各门类档案管理规定，专利技术管理、申报、备案材料保管期限为30年，但考虑到馆藏的数量、价值、作为企业科技成果的历史见证等意义，目前我们将专利档案的保管期限设置为永久。
2.专利档案的收集与归档
专利档案工作包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用等七个基本环节，其中后五项是档案工作的基础业务，而收集与整理又是专利档案工作的核心。专利档案按照专利文件的形成规律进行收集、整理。首先，专利活动的时间阶段性特征明显，可以按照专利申请的时间顺序划分为专利申请、专利代理、专利授权三个阶段来开展收集工作。其次，由于专利文件具有法定程序化、涉及内容多、时间跨度大等特点，因此，要求专利在授权以后随时进行文件归档。
3.现代化档案管理系统的应用
作为中石化总部信息化试点单位，燕山石化档案管理中心成立了由档案、图书与信息专业技术骨干共同组成的档案信息化项目组。仅用了6个月燕山石化档案管理系统便顺利实现上线试运行，系统集档案、图书资源于一体，实现一站式统一检索。解决了档案从形成到审查、验收、归档、整理、编目、入库、上网提供利用、鉴定销毁的全过程动态管理。实现了载体档案与电子档案的同步管理，实现了档案管理部门与档案利用部门的双向人性化沟通，实现了档案数字化的一体化管理。
专利档案在系统中最初放置于科学技术研究类节点下，后经讨论并按照档案管理制度规定，调整到生产技术管理类目下。
4.专利档案整理、数字化的工作流程
通常人们更习惯于现有的管理和传统惯例，然而，进入网络时代，档案数字化的重要内容就是把精细化管理贯穿于档案数字化全过程，贵在控制，重在管理。档案管理有一定的工作程序，在实体档案管理过程中我们将其细化和固化，归纳总结出工作流程如下：
文件筛选、排序、编制页码→填写卷盒信 息→制作卷内目录、备考表→组卷
案卷级目录录入→文件级目录录入→扫
描原件→原文挂接
5.专利档案的开发与利用
档案管理的终极目标是开发利用，专利档案经过汇编、加工，可用于企业对外宣传，扩大企业影响力，同时促使科技成果转化，是直接或间接产生经济效益和社会效益的重要工作。
随着计算机技术和网络技术的发展，企业档案管理正逐步由传统模式向现代化管理模式转变，由封闭式管理向开放式管理转变。运用现代化的管理手段加大专利档案信息资源的开发利用力度，可以为企业技术创新和决策发展提供高效能的档案信息服务。档案管理人员不仅要为企业领导、研发人员提供本单位的专利信息，而且要通过网络有针对性地提供一些来自国外或其它行业的专利信息；要积极配合研发人员，对一些相关信息进行收集、整理，辅助企业进行专利申报，为初次申报者提供申报模板，参与并协助进行专利检索查新等业务流程。适度把握专利信息的核心内容，在专利申报、转让或诉讼时，利用手中的档案资料，为完成人提供最准确的信息。
专利技术水平体现了企业科技创新的能力，专利成果更是科技人员智慧的结晶。燕山石化档案馆组织完成《1985-2010年专利成果汇编》，初衷就是要把25年来的专利成果进行全面的梳理，把专利的重要信息记录下来，即便有些专利已经期满、失效、中途放弃，甚至有些专利档案都没有记载，但汇编仍然能够将它们真实的记录下来，作为燕山石化公司专利成果的见证。燕山石化在建设具有国际竞争力的现代石化企业的进程中，需要对技术成果的不断总结、积累、借鉴。专利成果汇编旨在方便科技人员技术交流、促进技术创新，并在研发特色产品、塑造品牌产品、促进专有技术快速发展等方面发挥应有的作用。
四、专利档案管理建议
我国企业已经逐步认识到知识产权在强化企业核心竞争力中的重要性，知识产权活动已经日益成为我国企业的日常管理内容之一。如何对企业知识产权档案进行有效管理就成为当前企业档案管理工作中需要解决的迫切问题。为此，对档案管理提出一些建议：
1.加强专利档案基础工作，实现纸质与电子档案同步，做到规范化管理。
2.企业应关注将具有专利权的知名品牌文件材料进行收集，加强核心技术、核心档案的管理，为企业实施知名品牌战略服务。
3.加强知识产权档案的管理意识。知识产权档案包括专利档案、商标档案、工业版权（著作权）档案以及反不正当竞争档案。
注释：
①陈兆涛.高校专利档案规范化管理探索[N].山东理工大学学报（社会科学版），第27卷（4）.
②刘延丽.企业在实施专利战略中应重视专利档案的管理和利用[J].机电船舶档案，2008（5）.
③穆占一，李学广主编.档案数字化的长春模式[M].长春：长春出版社，2009（8）：119
作者单位：燕山石化档案管理中心