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摘要:内部控制作为企业经营活动自我调节、自我约束的内在机制,在企业管理系统中具有举足轻重的作用。电算化会计环境下的内部控制制度应不断地调整、改善,以保证会计数据的可靠性和真实性,提高单位的经济效益。
关键词:会计电算化 内部控制 手工会计
会计电算化的内部控制是内部会计控制的特殊形式,即运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施。随着计算机技术的发展,会计电算化进一步向深层次发展,无疑给企业带来了巨大的效益,同时也给内部控制提出了新的问题和挑战。
1 会计电算化给内部控制提出了新的要求
从传统的手工会计到会计电算化系统,系统内部控制的基本要求和目标没有变,会计核算的复式记账和借贷平衡基本原理和方法没有变,但由于会计信息处理实现了自动化,使得会计业务处理程序和工作组织发生了质的变化,由此引发会计信息系统内部控制体系也出现了一些新的特点和变化。
执行主体的变化导致内部控制实施主体的变化。在会计电算化下,尽管计算机不能取代人工条件下的所有工作,但是,关键的会计信息处理和业务核算工作已由会计电算化软件集中进行,会计工作的执行主体演变为人与电算化软件两个因素且电算化软件是主要的执行因素。电算化软件导致的系统风险成为会计系统中内部控制的主要风险。
操作不当问题是电算化条件下会计业务处理程序中最关键的内部控制问题。电算化会计中,电子计算机输出的数据是在程序控制之下对输入的数据源自动进行加工处理并储存于磁性介质上,所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而,所有数据都源于凭证库,而凭证库中的原始数据是由员工事先进行审核和输入计算机的,一旦原始数据在输入中发生差错,计算机无法识别,只会将错就错地进行各种计算工作,就会引起日记账、明细账和报表等一系列的错误。可见自动处理数据的准确性完全依赖于原始数据输入的准确性。会计电算化的这一固有弱点对内部控制提出了新的具体要求,即一切数据的处理方法和过程都必须规范化并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
会计电算化下数据与责任的高度集中衍生出一系列重要的内部控制问题。在手工会计系统中,一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但实行会计电算化后,职能划分有了巨大的变化,业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。如果不加强内部控制,计算机操作人员就有机会直接对使用中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果,从而加大出现错误和舞弊的风险。
会计资料存储介质的变化导致会计资料管理方面出现一系列内部控制问题。在手工方式下,会计信息以账、证、表等方式存储在不同的纸介质上,增删、修改会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行电算化后,数据的载体不同了,信息来源于数据和程序并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来,只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内部控制,未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后不会留下任何痕迹。会计电算化引发了会计信息存储介质的一次革命,原来手工条件下的纸介质为磁性存储介质所代替。磁性存储介质直观性差,数据涂改不留痕迹,忌受潮、忌磁化、忌受热、忌弯曲等,对会计档案管理提出了更高的要求,不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据、计算机程序以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。
2 完善会计电算化条件下的内部控制制度
严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既相互联系又相互制约。国内外会计电算化的实践表明,计算机处理出错的概率几乎为零,但人为造成的错弊现象有增无减,而且一旦出现舞弊,损失巨大,制定严格的内部控制制度是有必要的。从目前我国开展会计电算化的现状看,大部分还停留在一般应用水平上。人们对于人员职责分工、数据备份和保管、软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足。强化内部控制管理,提高电算化的科学管理水平,是建立现代企业制度的内在要求,也是提高企业竞争能力的重要途径。
加强程序操作控制。为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程,这是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对计算机房内工作所作的一般性规定。操作规程是计算机实务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。当然,这些制度并不是一成不变的,还必须随着公司经营的变化而不断修改完善。只有制定完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计资料的真实性和可靠性。
加强人员职能控制。由于会计电算化知识与功能相对集中,企业必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制。所谓组织控制,就是将系统中不相容的职责进行分离,即在系统中的各类人员之间进行分工并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计数据的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。在这两者之间进行职责分工的目的是保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离。为了加强操作人员职能控制,还可根据系统支持的不同软件进行职能分工,从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用。
加强系统安全控制。系统安全控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的控制制度。它主要包括接触控制和环境保护安全控制。接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源,以保证各项资源的正确性。主要的控制措施包括制定内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑;操作人员身份的密码控制;数据存储和处理相隔离;设置接触与操作的日志控制。环境保护则是为了尽量减少外界因素所造成计算机故障,保障机器正常运行,其内容主要包括机房环境保护、保护性设备配备以及安全供电系统的安装等。例如计算机房应采用专门的供电系统并且不定期检查电源线、接地线的安全,以保证机房环境安全。随着网络技术快速发展,公司应加强网络安全控制,设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,针对公司的特定状况开发相应的技术来保护系统。
加强内部审计。内部审计既是单位内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。会计电算化中,是人机对话的特殊形态,对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,内部审计应包括以下内容:对会计资料定期进行审计,审查电算化会计账务处理是杏正确、合法,费用签字是否符合公司内部控制制度,凭证附件是否规范、完整;审查机内数据与书面资料是否一致,如查看是否账证相符,对错误的处理应及时调整;监督数据保存方式的安全性、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及,内部会计控制制度中的新问题将不断出现。对其深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展,也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善,以保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益。
关键词:会计电算化 内部控制 手工会计
会计电算化的内部控制是内部会计控制的特殊形式,即运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计控制的有效实施。随着计算机技术的发展,会计电算化进一步向深层次发展,无疑给企业带来了巨大的效益,同时也给内部控制提出了新的问题和挑战。
1 会计电算化给内部控制提出了新的要求
从传统的手工会计到会计电算化系统,系统内部控制的基本要求和目标没有变,会计核算的复式记账和借贷平衡基本原理和方法没有变,但由于会计信息处理实现了自动化,使得会计业务处理程序和工作组织发生了质的变化,由此引发会计信息系统内部控制体系也出现了一些新的特点和变化。
执行主体的变化导致内部控制实施主体的变化。在会计电算化下,尽管计算机不能取代人工条件下的所有工作,但是,关键的会计信息处理和业务核算工作已由会计电算化软件集中进行,会计工作的执行主体演变为人与电算化软件两个因素且电算化软件是主要的执行因素。电算化软件导致的系统风险成为会计系统中内部控制的主要风险。
操作不当问题是电算化条件下会计业务处理程序中最关键的内部控制问题。电算化会计中,电子计算机输出的数据是在程序控制之下对输入的数据源自动进行加工处理并储存于磁性介质上,所有记账、分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动进行。然而,所有数据都源于凭证库,而凭证库中的原始数据是由员工事先进行审核和输入计算机的,一旦原始数据在输入中发生差错,计算机无法识别,只会将错就错地进行各种计算工作,就会引起日记账、明细账和报表等一系列的错误。可见自动处理数据的准确性完全依赖于原始数据输入的准确性。会计电算化的这一固有弱点对内部控制提出了新的具体要求,即一切数据的处理方法和过程都必须规范化并保持准确性和相对的稳定性,这样才能保证会计信息质量的真实性、完整性和准确性。
会计电算化下数据与责任的高度集中衍生出一系列重要的内部控制问题。在手工会计系统中,一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章。但实行会计电算化后,职能划分有了巨大的变化,业务处理全部都是以电算化系统为主,电算化功能和知识的高度集中导致了职责的集中,特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移。某些人员既可从事数据的输入,又可负责数据的输出和报送。如果不加强内部控制,计算机操作人员就有机会直接对使用中的程序和数据库进行修改,操纵处理结果,从而加大出现错误和舞弊的风险。
会计资料存储介质的变化导致会计资料管理方面出现一系列内部控制问题。在手工方式下,会计信息以账、证、表等方式存储在不同的纸介质上,增删、修改会计凭证或会计账册都可以从各自的笔迹和印章上分清责任。但实行电算化后,数据的载体不同了,信息来源于数据和程序并且从一开始就存储在各种磁性介质上。有些业务或处理结果可能不被打印出来,只有依靠电子计算机才能阅读这些数据。如果缺乏适当的内部控制,未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大,而且数据改动后不会留下任何痕迹。会计电算化引发了会计信息存储介质的一次革命,原来手工条件下的纸介质为磁性存储介质所代替。磁性存储介质直观性差,数据涂改不留痕迹,忌受潮、忌磁化、忌受热、忌弯曲等,对会计档案管理提出了更高的要求,不仅要保存纸介质会计核算资料,而且要保管好以磁性介质方式存储的各种会计数据、计算机程序以及系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。
2 完善会计电算化条件下的内部控制制度
严格的内部控制制度是会计电算化信息真实可靠的保证。内部控制制度要求处理同一笔经济业务的人员既相互联系又相互制约。国内外会计电算化的实践表明,计算机处理出错的概率几乎为零,但人为造成的错弊现象有增无减,而且一旦出现舞弊,损失巨大,制定严格的内部控制制度是有必要的。从目前我国开展会计电算化的现状看,大部分还停留在一般应用水平上。人们对于人员职责分工、数据备份和保管、软硬件使用和维护等方面的重要性往往认识不足。强化内部控制管理,提高电算化的科学管理水平,是建立现代企业制度的内在要求,也是提高企业竞争能力的重要途径。
加强程序操作控制。为了保证信息处理质量,减少产生差错和事故的概率,应制定上机守则与操作规程,这是操作控制制度化的具体体现。上机守则主要是对计算机房内工作所作的一般性规定。操作规程是计算机实务处理过程的具体操作步骤和具体要求,包括各种操作命令、各种设备的使用说明以及非常情况的处理等。当然,这些制度并不是一成不变的,还必须随着公司经营的变化而不断修改完善。只有制定完备详尽的制度才能减少错误的发生,从源头上确保会计资料的真实性和可靠性。
加强人员职能控制。由于会计电算化知识与功能相对集中,企业必须制定相应的组织和管理控制制度,明确职责分工,加强组织控制。所谓组织控制,就是将系统中不相容的职责进行分离,即在系统中的各类人员之间进行分工并以相应的管理规章与之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、相互监督和相互制约的机制来保障会计数据的真实、可靠,减少发生错误和舞弊的可能性。职责分工首先是将电算化部门与用户部门的职责相分离。在这两者之间进行职责分工的目的是保持不相容职能(如业务授权、执行、保管和记录)的分离。为了加强操作人员职能控制,还可根据系统支持的不同软件进行职能分工,从而起到各个部门权利相互制约、相互平衡的作用。
加强系统安全控制。系统安全控制是为了保证计算机系统的运行安全,避免由于外部环境因素导致系统运行错误的控制制度。它主要包括接触控制和环境保护安全控制。接触控制是防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源,以保证各项资源的正确性。主要的控制措施包括制定内部操作制度,禁止非电脑操作人员操作公司电脑;操作人员身份的密码控制;数据存储和处理相隔离;设置接触与操作的日志控制。环境保护则是为了尽量减少外界因素所造成计算机故障,保障机器正常运行,其内容主要包括机房环境保护、保护性设备配备以及安全供电系统的安装等。例如计算机房应采用专门的供电系统并且不定期检查电源线、接地线的安全,以保证机房环境安全。随着网络技术快速发展,公司应加强网络安全控制,设置网络安全性指标,包括数据保密、访问控制、身份识别等,针对公司的特定状况开发相应的技术来保护系统。
加强内部审计。内部审计既是单位内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。会计电算化中,是人机对话的特殊形态,对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,内部审计应包括以下内容:对会计资料定期进行审计,审查电算化会计账务处理是杏正确、合法,费用签字是否符合公司内部控制制度,凭证附件是否规范、完整;审查机内数据与书面资料是否一致,如查看是否账证相符,对错误的处理应及时调整;监督数据保存方式的安全性、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及,内部会计控制制度中的新问题将不断出现。对其深入研究,必将形成新的会计理论和方法,而新的会计理论和方法的确立,又将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发展,也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地调整、改善,以保证会计数据的可靠性和真实性,提高企业的经济效益。