论文部分内容阅读
摘要：随着计算机技术的迅速发展，信息化和网络化已成为时代发展的主题。在这样的大背景下，如何应对时代发展对文书档案管理工作带来的机遇和挑战，如何提高文书档案管理工作的效率和水平，如何保障文书档案管理的准确性、便利性、整合性和共享性，已成为当前档案管理工作改革发展的重要议题。本文主要分析了信息化背景下文书档案管理工作，以供参考和借鉴。
关键词：信息化；文书档案管理
1、文书档案管理信息化的优势
1.1让档案查阅速度更快、效率更高
在文书档案管理工作中，实施信息化建设，能够达到文书档案存储情况实时展现的效果。结合实际情况来说，信息化建设的实施，能够很大程度上加快文书档案的查阅效率，针对那些只需要简单查阅一些基础资料信息的让你来说，都不用专门去档案部，借助网络，就能实现对信息的获取。同时，如果想查看阅读某一个文件的时候，借助信息化技术，能够通过网络来完成，这省除了排队的麻烦；如果是需要查阅某一件音像产品，借助信息化技术，就能够在去找之前，先去查询其状态及摆放位置，这样一来将极大提升效率。
1.2确保了档案管理的高效性
文书档案具有极强的机密性，它切实记载了一个单位各个工作环节的开展情况、包括人员调动信息、财务信息等，所以加强对其管理十分重要。正是因为文书档案性质的特殊性，其管理工作的精确性就有了更高的要求，如果采取传统的管理模式，就会导致管理者工作量大、工作效率低下。而信息化建设，就能够很大程度上填补这一缺陷，确保了文书档案管理的高效性。
2、信息化背景下文书档案管理存在的问题
2.1对信息化背景下文书档案管理内涵的认识不足，管理理念陈旧
文书档案管理工作是档案管理的重要组成部分，因此加强文书档案的信息化管理是提升档案管理水平和管理效率的重要途径。但是有些档案管理领导和部门对文书档案管理现代化和信息化的重要性和必要性认识不到位，没有充分认识到电子信息技术对档案管理工作的推动作用，还用原来的管理理念和管理思维来开展工作。忽视了对文书档案管理信息化进程的规划，对档案管理人员的继续教育和培训，没有置办足够的现代化工作设备和技术等。
2.2文书档案信息化利用能力不足
文书档案信息化的运用并不只是，将企业内部的文书档案进行信息化管理即可，而是应该有统一的软件对其进行统一化的管理，但是目前很多企业没有思考到这一点，甚至在实现信息化的文书档案管理之后，并没有定期的对信息化的档案进行完善和修改，或者说只是习惯性用纸质档案的方式进行保存，从而忽略了对信息化文书档案进行完善的工作，降低了文书档案信息利用的能力。
2.3保密性有待进一步加强
将纸质文件转化为电子数据形式，也存在很大弊端。因为电子信息是很容易被更改的，同时其存在的形式也很容易变动，所以它们的保密性有待进一步加强。相较于一般的纸质信息，记录在电脑上的信息，要更改起来可就容易多了，所以当人们去获取它的时候，到底是不是真实的数据，就难以去判断了。可以说，电子格式的文件进行保密，完全不外漏，是很难去实现的。同时，文书档案不是属于一个部分，通常是汇集了多个部门的信息，所以当对不同部门的信息加以汇总的时候，因为需要保密，所以信息的共享就无法实现了。
3、信息化背景下文书档案管理创新的对策分析
3.1树立和贯彻信息化管理理念
任何活动的策划和开展都离不开一定的思想和理念作指导。文书档案管理的信息化进程同样需要有现代化的管理理念作指导。现代的文书档案管理工作应该充分利用信息技术及电子网络带来的便利。同时要有计划、有步骤的开展文书档案信息化管理的工作，并在人力、资金、基础设施等方面加大投入，切实将现代化的信息设备和技术应用于文书档案管理的各个流程之中，通过档案信息处理软件，逐步实现数字化、信息化档案管理模式。
3.2引入并完善信息化工具
首先，针对信息化文书档案的管理，需要积极地开发信息化管理系统，加强与相关企业之间的合作关系，并根据自身的企业的发展特点制定符合的管理软件，包括文书档案的分类建立、检索方式、档案的上传方式、档案的下载等多功能信息化工具都需要进行完善；其次，在信息化发展的今天，对文书档案的录入和管理需要有详细的目录、全文关键字句等方面的有效查询系统，并且制定修改和完善的具体期限，需要对文书档案中的内容进行定期的翻修和完善，促使所有的文书档案都能够新颖化，以此实现文书档案的信息化管理。比方说，在进行文书档案定期完善和翻修的时候，文书档案管理人员需要将需要翻修的文书档案告知领导，由领导审批允许之后，将这些档案下发给详细的部门之间，由各部门进行完善和翻修，并要求文书档案的翻修和完善在限定的时间期限内上交，逾期的实行相应的罚款，以此加强文书档案的翻修和完善效率，提高文书档案的管理质量；最后，可以使用远程控制和安全系统软件等工具，加强对文书档案使用安全的管理，实现信息化文书档案管理的安全性，加强其管理质量。
3.3建设高素质的档案管理队伍
文书档案管理水平是衡量某一单位档案管理水平的重要标志之一，而文书档案管理的水平有赖于档案管理队伍的整体素质。信息化背景下要求档案管理人员要逐步实现文书档案管理的信息化、数字化和规范化，档案管理人员既要懂得科学的档案管理，又要有较强的信息化意识，和熟练的计算机应用能力，这样才能够满足和达到信息化时代对文书档案管理工作的现实要求。首先，科学规划档案管理队伍。在文书档案管理现代化进程中，要保证档案管理对的科学性和合理性，既要保障有懂得档案管理的专业人才，又要有熟悉计算机信息技术的专门人才，以及两者相融合的复合型人才，从而满足文书档案管理的信息化要求。其次，加强档案管理队伍的培训。每一个档案管理者在具备应有的基础能力的同时，更要加强专业素养和计算机应用能力的培训。在转变工作理念和工作模式的同时，逐步树立文书档案信息化管理的思想，在实际的文书档案信息化、数字化变革过程中，针对自身的不足，有计划、有目的的进行相应的进修和培训，争取尽快成为一名合格的文书档案管理者。
4、结束语
企业管理是企業经营模块的重要组成部分，对企业的发展有着重要的作用。因此，企业管理人员的能力和素质对企业发展起着引导作用，企业发展需要企业管理人员自身的全面发展，不断更新知识储备，学习先进的管理经验和管理模式，从而促进企业的可持续发展。
参考文献：
[1]关于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J].牛佳.铁路采购与物流.2017（09）.
[2]文书档案计算机管理的利与弊[J].张端.科技传播.2016（10）.
（作者单位：国网内蒙古东部电力有限公司赤峰供电公司）
关键词：信息化；文书档案管理
1、文书档案管理信息化的优势
1.1让档案查阅速度更快、效率更高
在文书档案管理工作中，实施信息化建设，能够达到文书档案存储情况实时展现的效果。结合实际情况来说，信息化建设的实施，能够很大程度上加快文书档案的查阅效率，针对那些只需要简单查阅一些基础资料信息的让你来说，都不用专门去档案部，借助网络，就能实现对信息的获取。同时，如果想查看阅读某一个文件的时候，借助信息化技术，能够通过网络来完成，这省除了排队的麻烦；如果是需要查阅某一件音像产品，借助信息化技术，就能够在去找之前，先去查询其状态及摆放位置，这样一来将极大提升效率。
1.2确保了档案管理的高效性
文书档案具有极强的机密性，它切实记载了一个单位各个工作环节的开展情况、包括人员调动信息、财务信息等，所以加强对其管理十分重要。正是因为文书档案性质的特殊性，其管理工作的精确性就有了更高的要求，如果采取传统的管理模式，就会导致管理者工作量大、工作效率低下。而信息化建设，就能够很大程度上填补这一缺陷，确保了文书档案管理的高效性。
2、信息化背景下文书档案管理存在的问题
2.1对信息化背景下文书档案管理内涵的认识不足，管理理念陈旧
文书档案管理工作是档案管理的重要组成部分，因此加强文书档案的信息化管理是提升档案管理水平和管理效率的重要途径。但是有些档案管理领导和部门对文书档案管理现代化和信息化的重要性和必要性认识不到位，没有充分认识到电子信息技术对档案管理工作的推动作用，还用原来的管理理念和管理思维来开展工作。忽视了对文书档案管理信息化进程的规划，对档案管理人员的继续教育和培训，没有置办足够的现代化工作设备和技术等。
2.2文书档案信息化利用能力不足
文书档案信息化的运用并不只是，将企业内部的文书档案进行信息化管理即可，而是应该有统一的软件对其进行统一化的管理，但是目前很多企业没有思考到这一点，甚至在实现信息化的文书档案管理之后，并没有定期的对信息化的档案进行完善和修改，或者说只是习惯性用纸质档案的方式进行保存，从而忽略了对信息化文书档案进行完善的工作，降低了文书档案信息利用的能力。
2.3保密性有待进一步加强
将纸质文件转化为电子数据形式，也存在很大弊端。因为电子信息是很容易被更改的，同时其存在的形式也很容易变动，所以它们的保密性有待进一步加强。相较于一般的纸质信息，记录在电脑上的信息，要更改起来可就容易多了，所以当人们去获取它的时候，到底是不是真实的数据，就难以去判断了。可以说，电子格式的文件进行保密，完全不外漏，是很难去实现的。同时，文书档案不是属于一个部分，通常是汇集了多个部门的信息，所以当对不同部门的信息加以汇总的时候，因为需要保密，所以信息的共享就无法实现了。
3、信息化背景下文书档案管理创新的对策分析
3.1树立和贯彻信息化管理理念
任何活动的策划和开展都离不开一定的思想和理念作指导。文书档案管理的信息化进程同样需要有现代化的管理理念作指导。现代的文书档案管理工作应该充分利用信息技术及电子网络带来的便利。同时要有计划、有步骤的开展文书档案信息化管理的工作，并在人力、资金、基础设施等方面加大投入，切实将现代化的信息设备和技术应用于文书档案管理的各个流程之中，通过档案信息处理软件，逐步实现数字化、信息化档案管理模式。
3.2引入并完善信息化工具
首先，针对信息化文书档案的管理，需要积极地开发信息化管理系统，加强与相关企业之间的合作关系，并根据自身的企业的发展特点制定符合的管理软件，包括文书档案的分类建立、检索方式、档案的上传方式、档案的下载等多功能信息化工具都需要进行完善；其次，在信息化发展的今天，对文书档案的录入和管理需要有详细的目录、全文关键字句等方面的有效查询系统，并且制定修改和完善的具体期限，需要对文书档案中的内容进行定期的翻修和完善，促使所有的文书档案都能够新颖化，以此实现文书档案的信息化管理。比方说，在进行文书档案定期完善和翻修的时候，文书档案管理人员需要将需要翻修的文书档案告知领导，由领导审批允许之后，将这些档案下发给详细的部门之间，由各部门进行完善和翻修，并要求文书档案的翻修和完善在限定的时间期限内上交，逾期的实行相应的罚款，以此加强文书档案的翻修和完善效率，提高文书档案的管理质量；最后，可以使用远程控制和安全系统软件等工具，加强对文书档案使用安全的管理，实现信息化文书档案管理的安全性，加强其管理质量。
3.3建设高素质的档案管理队伍
文书档案管理水平是衡量某一单位档案管理水平的重要标志之一，而文书档案管理的水平有赖于档案管理队伍的整体素质。信息化背景下要求档案管理人员要逐步实现文书档案管理的信息化、数字化和规范化，档案管理人员既要懂得科学的档案管理，又要有较强的信息化意识，和熟练的计算机应用能力，这样才能够满足和达到信息化时代对文书档案管理工作的现实要求。首先，科学规划档案管理队伍。在文书档案管理现代化进程中，要保证档案管理对的科学性和合理性，既要保障有懂得档案管理的专业人才，又要有熟悉计算机信息技术的专门人才，以及两者相融合的复合型人才，从而满足文书档案管理的信息化要求。其次，加强档案管理队伍的培训。每一个档案管理者在具备应有的基础能力的同时，更要加强专业素养和计算机应用能力的培训。在转变工作理念和工作模式的同时，逐步树立文书档案信息化管理的思想，在实际的文书档案信息化、数字化变革过程中，针对自身的不足，有计划、有目的的进行相应的进修和培训，争取尽快成为一名合格的文书档案管理者。
4、结束语
企业管理是企業经营模块的重要组成部分，对企业的发展有着重要的作用。因此，企业管理人员的能力和素质对企业发展起着引导作用，企业发展需要企业管理人员自身的全面发展，不断更新知识储备，学习先进的管理经验和管理模式，从而促进企业的可持续发展。
参考文献：
[1]关于文书档案管理中电子信息化应用的思考[J].牛佳.铁路采购与物流.2017（09）.
[2]文书档案计算机管理的利与弊[J].张端.科技传播.2016（10）.
（作者单位：国网内蒙古东部电力有限公司赤峰供电公司）