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[摘 要] 本文在深入分析当前高校社会保险管理存在问题的基础上,阐述了实施高校社会保险管理信息化建设的重要意义,提出以高校社会保险管理信息系统为核心的信息化建设方案,并从系统目标、系统架构及系统功能等方面对建设方案作了详细说明。
[关键词] 高校社会保险管理;信息化建设;社会保险管理系统
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 03 . 032
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)03 - 0078- 02
1引言
高校人事部门主要处理的社保管理工作有:每月收集整理以及对外申报学校社保增减员名单、申报社保各项险种的待遇、维护参保人员基本信息以及统计核算社保各险种费用等。随着学校的发展,劳动合同制工人以及非事业编制的合同工人数不断增多,参保人员的数据在动态变化;同时,社会保险制度不断完善,社保所涵盖的5项险种:养老保险、工伤保险、生育保险、失业保险、医疗保险已全部建立,因此社保管理工作也日益繁重,传统的手工处理方式以及低层次的数据处理方式已经难以应付,迫切需要实施高校社保管理信息化建设,提供高层次、高效率的数据处理方式。
2目前高校社保管理存在的突出问题
经过调研分析,目前高校社保管理存在的突出问题有:
(1) 参保人数多、数据量大、出错率高。随着高校办学规模扩大,由于工作的需要以及编制的限制,劳动合同制工人以及非事业编制的合同工的数量也在不断增长,对参保基本信息的维护以及社保费用的计算如果采用手工或者借助办公软件Excel处理都频繁出现参保人员基本信息错误、费用计算结果不准确的情况,对社保管理工作影响较大。
(2) 数据难以及时更新、数据不一致性情况增多。劳动合同制工人以及非事业编制的合同工流动性强,经常需要进行停保、续保、参保等操作更改参保状态,同时在保人员基本信息如户口类型、户口所在地等也需频繁修改。但目前的参保人员数据由于没有实现统一的数据存储及提供有效的数据维护手段,数据往往得不到及时更新,同时数据存在多份拷贝,容易造成数据的不一致性。如下属单位管理的参保人员基本信息与学校管理单位所维护的参保人员数据常出现不一致情况,造成参保费用计算错误,反复工作增多。
(3) 无法提供灵活的数据查询方式。社保管理工作经常需要对参保人员基本信息、参保费用等数据分单位、分险种进行汇总计算查询,而办公软件Excel由于在多类信息进行关联计算查询以及按需输出查询结果的支持上操作较复杂,在一定程度上影响了数据查询的效率。
(4) 统计报表工作量大、效率低。高校社保管理工作每月需采集增减员数据,生成增减员上报名单以及生成下属单位参保费用核定表。其中参保费用核定表的生成涉及较多的计算规则,在参保人数增多的情况下,通过手工或借助办公软件Excel的情况下都需要较多的工作量,效率低下且出错概率高。
(5) 难以实现灵活的数据分析为社保管理工作提供决策支持。高校社保管理工作者希望能从大量的社保管理历史数据当中作一些数据分析,如分析学校每年参保人数变化,各下属单位用工情况,参保费用变化情况等,从中发现问题以及规律,可为更好地开展社保管理工作提供有力依据。
随着今后社保覆盖面的进一步扩大以及社保体系的不断完善,高校事业编制的干部和固定工人也必将纳入社保体系,可以预见,今后的高校社保管理工作将会越来越重要,因此有必要实施高校社保管理工作信息化建设,借助信息化技术手段提高社保管理效率,保证社保管理质量。
3高校社会保险管理信息化建设的重要意义
实施高校社会保险管理信息化建设的意义在于:
(1) 简化社保管理工作,提高工作效率。借助信息化技术可以让社保管理工作业务流程更加规范化、统一化、流程化,可以大大降低社保管理工作的复杂性,减轻管理人员工作负担,提高工作效率,同时降低出错可能性。如制作复杂的统计报表工作,可以借助计算机程序快速而准确地设计生成。
(2) 有效应对社保管理制度的不断变化。社保管理制度在不断健全,社保各险种参保费用的计算规则也在不断变化。目前的处理方式往往是在计费规则发生变化后,管理工作人员对照新规则重新计算参保费用,效率低且很难重现计费规则变动前的费用计算数据。而通过采用管理系统参数配置的方式可有效灵活地应对计费规则变化,同时对规则引入时间标记可重现任何时间的社保费用计算数据,从而降低了制度变化对管理工作带来的负面影响。
(3) 有利于社保管理数据的共用共享。高校社保管理工作涉及的部门和人员较多,这些部门和人员在业务权限范围内都有查看使用相关社保管理数据的需要,如能对社保管理数据提供统一的数据存储、具有网络分发或访问的功能将可以为各类参与人员提供数据共享的方便。
(4) 积累社保管理数据,为管理工作决策提供支持。社保管理工作是一项事务性很强的工作,随着工作的不断推进,将会积累许多跟社保管理有关的业务数据,从中可以进行一些有意义的数据分析,得到隐藏的知识和规律,这对于普通管理者或者具有决策权的管理者都具有很好的指导作用。
4高校社会保险管理信息化建设方案
信息管理系统可以提高数据管理工作效率,目前大部分行业部门的信息化建设都以构建若干个业务信息管理系统为核心内容。相应地,针对目前高校社会保险管理存在的主要问题,高校社会保险管理信息化建设方案也应以如何构建高校社保管理系统为核心内容,其中高校社保管理系统应在系统目标、系统架构、系统功能等3个方面符合下面要求:
(1) 系统目标。高校社保管理系统设计的目标在功能上应能够统一存储管理参保人员各类相关数据,提供社保管理数据的批量导入与导出,自动校验录入数据的合法性,能快速生成各类统计报表,并提供多种灵活的数据查询分析方法以及数据备份与恢复能力。在数据安全性方面应能够对系统的使用进行严格的验证,对各类用户分配数据访问使用权限,保证社保管理数据的绝对安全可靠。
(2) 系统架构。分析目前社保管理工作的业务特点,可以发现参与社保管理工作的人员涉及校级管理人员、下属各单位管理人员以及参保职工,共有3类用户角色。该3类用户都可以在自己的使用权限范围内访问统一的社保管理数据,如参保职工可查询参保基本信息、下属单位管理人员可以录入增减员名单等。多用户使用的特点决定了高校社保管理信息系统应为基于网络的架构,社保管理数据存储于校园网内的服务器中,同时能从校园网内的各计算机接入点使用该系统访问社保数据库服务器进行相应操作。
(3) 系统功能。为了满足目前高校社保管理工作的业务需要,社保管理信息系统应具备如下功能:① 基本信息维护功能。包括参保职工基本信息维护、参保单位基本信息维护、各险种缴纳费用计算参数维护、费用交纳账户信息维护、参保职工户口类型变动维护以及缴费工资变动维护等,其中各险种交纳费用计算参数维护是专门针对费用计算规则不断变化而设计的。② 缴费管理功能。包括各单位缴费登记、缴费查询功能。目的是保存各参保单位缴费历史数据,为后面的费用征收核对提供计算依据。③ 增减员申报确认功能。包括增员确认、减员确认功能。在下属各单位提交增减员名单后,可通过该功能进行基本信息的确认,最终生成增减员上报名单。④ 基本信息查询功能。该功能可以对参保数据进行多条件组合查询,并且可以将查询的结果按所需信息进行选择导出。⑤ 报表统计功能。可快速生成社保管理工作需频繁生成的报表,包括增员申报报表、减员申报报表、社会保险费用征收核定表等。⑥ 用户管理功能。该功能可以对系统各类用户设置访问操作权限,保证数据操作的安全性。⑦ 数据备份与恢复。可以定期备份社保数据库数据,避免由于误操作或者设备故障等原因造成数据丢失,同时可以选择相应的数据库备份文件恢复社保数据库数据。
5结语
综上所述,高校社保管理信息化建设是一项具有重要意义的工作,本文所提出的建设方案将对如何实施该项工作提供参考,相信高校社保管理信息化建设的最终实施将为做好高校社保管理工作起到很好的促进作用。
主要参考文献
[1] 綦开军.高校管理的信息化与国际化[J]. 黑龙江高教研究,2005(3):94-95.
[2] 杨恩明.浅论高校人力资源管理的信息化[J].学理论,2008(8):67-69.
[3] 吴菊.试论高校档案信息化建设面临的问题及对策[J].教育理论与实践,2005(14):62-63.
[关键词] 高校社会保险管理;信息化建设;社会保险管理系统
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 03 . 032
[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]1673 - 0194(2010)03 - 0078- 02
1引言
高校人事部门主要处理的社保管理工作有:每月收集整理以及对外申报学校社保增减员名单、申报社保各项险种的待遇、维护参保人员基本信息以及统计核算社保各险种费用等。随着学校的发展,劳动合同制工人以及非事业编制的合同工人数不断增多,参保人员的数据在动态变化;同时,社会保险制度不断完善,社保所涵盖的5项险种:养老保险、工伤保险、生育保险、失业保险、医疗保险已全部建立,因此社保管理工作也日益繁重,传统的手工处理方式以及低层次的数据处理方式已经难以应付,迫切需要实施高校社保管理信息化建设,提供高层次、高效率的数据处理方式。
2目前高校社保管理存在的突出问题
经过调研分析,目前高校社保管理存在的突出问题有:
(1) 参保人数多、数据量大、出错率高。随着高校办学规模扩大,由于工作的需要以及编制的限制,劳动合同制工人以及非事业编制的合同工的数量也在不断增长,对参保基本信息的维护以及社保费用的计算如果采用手工或者借助办公软件Excel处理都频繁出现参保人员基本信息错误、费用计算结果不准确的情况,对社保管理工作影响较大。
(2) 数据难以及时更新、数据不一致性情况增多。劳动合同制工人以及非事业编制的合同工流动性强,经常需要进行停保、续保、参保等操作更改参保状态,同时在保人员基本信息如户口类型、户口所在地等也需频繁修改。但目前的参保人员数据由于没有实现统一的数据存储及提供有效的数据维护手段,数据往往得不到及时更新,同时数据存在多份拷贝,容易造成数据的不一致性。如下属单位管理的参保人员基本信息与学校管理单位所维护的参保人员数据常出现不一致情况,造成参保费用计算错误,反复工作增多。
(3) 无法提供灵活的数据查询方式。社保管理工作经常需要对参保人员基本信息、参保费用等数据分单位、分险种进行汇总计算查询,而办公软件Excel由于在多类信息进行关联计算查询以及按需输出查询结果的支持上操作较复杂,在一定程度上影响了数据查询的效率。
(4) 统计报表工作量大、效率低。高校社保管理工作每月需采集增减员数据,生成增减员上报名单以及生成下属单位参保费用核定表。其中参保费用核定表的生成涉及较多的计算规则,在参保人数增多的情况下,通过手工或借助办公软件Excel的情况下都需要较多的工作量,效率低下且出错概率高。
(5) 难以实现灵活的数据分析为社保管理工作提供决策支持。高校社保管理工作者希望能从大量的社保管理历史数据当中作一些数据分析,如分析学校每年参保人数变化,各下属单位用工情况,参保费用变化情况等,从中发现问题以及规律,可为更好地开展社保管理工作提供有力依据。
随着今后社保覆盖面的进一步扩大以及社保体系的不断完善,高校事业编制的干部和固定工人也必将纳入社保体系,可以预见,今后的高校社保管理工作将会越来越重要,因此有必要实施高校社保管理工作信息化建设,借助信息化技术手段提高社保管理效率,保证社保管理质量。
3高校社会保险管理信息化建设的重要意义
实施高校社会保险管理信息化建设的意义在于:
(1) 简化社保管理工作,提高工作效率。借助信息化技术可以让社保管理工作业务流程更加规范化、统一化、流程化,可以大大降低社保管理工作的复杂性,减轻管理人员工作负担,提高工作效率,同时降低出错可能性。如制作复杂的统计报表工作,可以借助计算机程序快速而准确地设计生成。
(2) 有效应对社保管理制度的不断变化。社保管理制度在不断健全,社保各险种参保费用的计算规则也在不断变化。目前的处理方式往往是在计费规则发生变化后,管理工作人员对照新规则重新计算参保费用,效率低且很难重现计费规则变动前的费用计算数据。而通过采用管理系统参数配置的方式可有效灵活地应对计费规则变化,同时对规则引入时间标记可重现任何时间的社保费用计算数据,从而降低了制度变化对管理工作带来的负面影响。
(3) 有利于社保管理数据的共用共享。高校社保管理工作涉及的部门和人员较多,这些部门和人员在业务权限范围内都有查看使用相关社保管理数据的需要,如能对社保管理数据提供统一的数据存储、具有网络分发或访问的功能将可以为各类参与人员提供数据共享的方便。
(4) 积累社保管理数据,为管理工作决策提供支持。社保管理工作是一项事务性很强的工作,随着工作的不断推进,将会积累许多跟社保管理有关的业务数据,从中可以进行一些有意义的数据分析,得到隐藏的知识和规律,这对于普通管理者或者具有决策权的管理者都具有很好的指导作用。
4高校社会保险管理信息化建设方案
信息管理系统可以提高数据管理工作效率,目前大部分行业部门的信息化建设都以构建若干个业务信息管理系统为核心内容。相应地,针对目前高校社会保险管理存在的主要问题,高校社会保险管理信息化建设方案也应以如何构建高校社保管理系统为核心内容,其中高校社保管理系统应在系统目标、系统架构、系统功能等3个方面符合下面要求:
(1) 系统目标。高校社保管理系统设计的目标在功能上应能够统一存储管理参保人员各类相关数据,提供社保管理数据的批量导入与导出,自动校验录入数据的合法性,能快速生成各类统计报表,并提供多种灵活的数据查询分析方法以及数据备份与恢复能力。在数据安全性方面应能够对系统的使用进行严格的验证,对各类用户分配数据访问使用权限,保证社保管理数据的绝对安全可靠。
(2) 系统架构。分析目前社保管理工作的业务特点,可以发现参与社保管理工作的人员涉及校级管理人员、下属各单位管理人员以及参保职工,共有3类用户角色。该3类用户都可以在自己的使用权限范围内访问统一的社保管理数据,如参保职工可查询参保基本信息、下属单位管理人员可以录入增减员名单等。多用户使用的特点决定了高校社保管理信息系统应为基于网络的架构,社保管理数据存储于校园网内的服务器中,同时能从校园网内的各计算机接入点使用该系统访问社保数据库服务器进行相应操作。
(3) 系统功能。为了满足目前高校社保管理工作的业务需要,社保管理信息系统应具备如下功能:① 基本信息维护功能。包括参保职工基本信息维护、参保单位基本信息维护、各险种缴纳费用计算参数维护、费用交纳账户信息维护、参保职工户口类型变动维护以及缴费工资变动维护等,其中各险种交纳费用计算参数维护是专门针对费用计算规则不断变化而设计的。② 缴费管理功能。包括各单位缴费登记、缴费查询功能。目的是保存各参保单位缴费历史数据,为后面的费用征收核对提供计算依据。③ 增减员申报确认功能。包括增员确认、减员确认功能。在下属各单位提交增减员名单后,可通过该功能进行基本信息的确认,最终生成增减员上报名单。④ 基本信息查询功能。该功能可以对参保数据进行多条件组合查询,并且可以将查询的结果按所需信息进行选择导出。⑤ 报表统计功能。可快速生成社保管理工作需频繁生成的报表,包括增员申报报表、减员申报报表、社会保险费用征收核定表等。⑥ 用户管理功能。该功能可以对系统各类用户设置访问操作权限,保证数据操作的安全性。⑦ 数据备份与恢复。可以定期备份社保数据库数据,避免由于误操作或者设备故障等原因造成数据丢失,同时可以选择相应的数据库备份文件恢复社保数据库数据。
5结语
综上所述,高校社保管理信息化建设是一项具有重要意义的工作,本文所提出的建设方案将对如何实施该项工作提供参考,相信高校社保管理信息化建设的最终实施将为做好高校社保管理工作起到很好的促进作用。
主要参考文献
[1] 綦开军.高校管理的信息化与国际化[J]. 黑龙江高教研究,2005(3):94-95.
[2] 杨恩明.浅论高校人力资源管理的信息化[J].学理论,2008(8):67-69.
[3] 吴菊.试论高校档案信息化建设面临的问题及对策[J].教育理论与实践,2005(14):62-63.