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摘 要：虽然相对于传统的档案管理方式，现代的、新型的档案信息化管理具有明显的优势，但其安全问题仍旧更需要引起人们的关注。为应对档案信息化管理中所存在的安全问题，找到有效方法是十分必要的。唯有如此才能推进档案信息化管理的速度，才能更好、更有效地服务大众。
关键词：档案；信息化管理；优势；安全
一、档案信息化管理的优势
（一）档案管理的高效率和利用率
随着科技的发展和进步，新时期档案信息化管理更应注重档案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服务对象和档案信息的传递数量，方显档案信息化管理的优势。新时期档案信息管理的高效率主要体现在数字信息所占空间小，传递空间无限制，可以24小时连续服务等。无论在信息化管理的时间和空间方面，都增强了档案信息化管理的水平。而新时期档案信息化管理的高利用率主要是指同一档案可以为多个用户同时使用，且不影响保存质量和传递速度。
（二）信息查询快捷精确
传统的档案信息化管理查询方式主要是以档案工作者手动寻找为主，难免出现效率低、有纰漏甚至查询错误的现象。新时期档案信息化管理手段恰巧有效消除了这种弊端，无论是精确查询还是模糊查询，效率都是非常高的，其精确度也是人工无法比拟的。例如，在查询同一类型的档案资料时，只要输入信息关键字词，就可为档案管理工作者筛选出类似的资料，方便快捷，有效避免很多误差。
（三）信息运输和共享方便
传统的档案信息主要是到相关部门进行实际查询或者运用传真等方式进行运输共享，一定程度影响了工作效率，不利于紧急任务处理。新时期的档案信息在运输方面和共享方面都是十分方便的，它主要以网络为基础，自动检索就可以实现档案信息间的运输，不受地域和时间的限制，节约了人力、物力和财力。另外，对于同一份档案信息，可以实现多数人同时学习和借鉴，更可以同步完成档案信息的发文、归档以及使用。这些无不体现档案信息化管理的优势。
二、档案管理信息化的几点建议
（一）积极推进档案数字化建设
通常来讲，档案信息数字化是档案事业发展发展的必然趋势，是提高档案管理水平和服务水平的必由之路。档案工作实现现代化的一项重要条件就是档案数字化专项工作经费、数字档案室建设。档案工作数字化离不开数据库的建设，在进行数据库的建设时，要把握好数据库结构建设的规范性和科学性。通过多媒体图像、影像或是文字等工具对档案的管理形成统一性和集成化，并将传统的纸质文件转化为电子文档来实现档案的整合、记录和归档。通过以上方式使档案管理效率大幅度提升，也可直接对数据进行下载、检索和查询。
（二）畅通档案信息服务渠道
现阶段是一个信息化极强的时代，信息化已经充分融入到各行各业当中。档案管理要不断突破传统，充分利用互联网，逐步构建档案信息共享平台，将现代化的方式融入到管理中。档案管理要满足新时代的发展需求，通过建设局域网和档案管理网络推进共建共享，逐步形成“一站式”服务。档案管理要划分档案查阅权限，采取有效措施，逐步实现档案信息的共享利用。在共享的过程中，档案资料的需求度会大大提升，档案管理的工作效率也会得到大幅度提升。
（三）重视档案信息化的基础性工作
档案管理的信息化，首先要实现的就是档案目录的信息化，档案数字化、信息化的过程中，档案管理人员在进行档案目录管理时，要将目录信息尽可能的录入完整，包括档案资料的详细名称、建档时间、保存期限以及内容归类等，这样软件系统就会自动生成文件的具体存储位置以及简单摘要，大大提高备选信息检索效率。
三、提高档案信息化管理安全的几点建议
（一）增强档案工作者的安全意识
在现代社会，档案信息化管理工作是十分重要的，稍有不慎就会导致无法挽回的后果。因此，为提高档案信息化管理的水平，应做到以下两个方面：第一，加强学习保密性法规，以免出现误报信息现象，提高档案信息管理的安全性。第二，开展档案管理专业技能培训，提高档案管理工作者的文化水平和自身综合素质，进而全面提高其管理能力和工作水平。
（二）采用多样化的技术防范措施
为确保档案信息化管理工作的安全性，应采取相应的技术防范措施，主要注意以下几个关键点：第一，邀请专业的计算机程序员优化档案信息化管理的程序，以确保程序的安全质量。第二，为避免计算机病毒所带来的危害，选择正版的杀毒软件，定期对计算机进行有效合理的清理杀毒。第三，为保护档案信息和数据不被窃取、篡改或泄漏，可以采用相应的加密技术，电子文件签署技术、监控技术、防写技术以及限制档案管理工作者权限的控制技术等等。
（三）构建全面的档案信息安全保障系统
提升档案信息安全保护能力是加强档案信息安全管理、提升档案综合服务水平的重要内容，构建全面的档案信息安全保障系统，是档案信息自身保证安全性的重要手段之一。档案信息资源、原始档案等必须受到法律法规的安全保护，进而保证档案信息化管理的顺利运行。首先，贯彻并落实档案信息化管理的管理安全制度，构建健全的责任管理系统，明确有关部门和单位的责任和义务，进而避免出现相互推卸的情况；其次，挑选正版的杀毒工具和软件，防止档案信息数据库被病毒攻击感染；再次，优化档案信息化管理环节，招聘优秀的专业人才对程序进行管理和编制，在确保编制质量的同时为档案信息化管理的工作环节提供安全；最后，坚持纸质信息档案和电子档案同时保存，纸质档案不可能完全被电子档案所取代，电子档案主要是充分运用信息化利用的手段，而纸质档案强调的是最基本、最可靠的档案原始记录。两者之间具有不同的独特特点，相辅相成，要充分发挥纸质和电子档案的互补优势，构筑完善的信息工作管理服务平台。
四、结语
随着档案管理的迅速发展，档案信息化管理是顺应时代的必然发展趋势。传统的档案管理模式已经无法满足社会对其的需求，应积极建设档案信息化管理，构建全面的档案信息安全保障系统。
参考文献：
[1]刘禹鹏.档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J].城建档案，2017（01）：19-20.
[2]姚保华.事业单位档案信息化管理的有效途径[J].中国高新技术企业，2017（03）：179-180.
作者简介：谭潭，山东济宁大运河文化产业开发投资有限公司。
关键词：档案；信息化管理；优势；安全
一、档案信息化管理的优势
（一）档案管理的高效率和利用率
随着科技的发展和进步，新时期档案信息化管理更应注重档案信息化管理的效率和利用率。唯有增加檔案信息服务对象和档案信息的传递数量，方显档案信息化管理的优势。新时期档案信息管理的高效率主要体现在数字信息所占空间小，传递空间无限制，可以24小时连续服务等。无论在信息化管理的时间和空间方面，都增强了档案信息化管理的水平。而新时期档案信息化管理的高利用率主要是指同一档案可以为多个用户同时使用，且不影响保存质量和传递速度。
（二）信息查询快捷精确
传统的档案信息化管理查询方式主要是以档案工作者手动寻找为主，难免出现效率低、有纰漏甚至查询错误的现象。新时期档案信息化管理手段恰巧有效消除了这种弊端，无论是精确查询还是模糊查询，效率都是非常高的，其精确度也是人工无法比拟的。例如，在查询同一类型的档案资料时，只要输入信息关键字词，就可为档案管理工作者筛选出类似的资料，方便快捷，有效避免很多误差。
（三）信息运输和共享方便
传统的档案信息主要是到相关部门进行实际查询或者运用传真等方式进行运输共享，一定程度影响了工作效率，不利于紧急任务处理。新时期的档案信息在运输方面和共享方面都是十分方便的，它主要以网络为基础，自动检索就可以实现档案信息间的运输，不受地域和时间的限制，节约了人力、物力和财力。另外，对于同一份档案信息，可以实现多数人同时学习和借鉴，更可以同步完成档案信息的发文、归档以及使用。这些无不体现档案信息化管理的优势。
二、档案管理信息化的几点建议
（一）积极推进档案数字化建设
通常来讲，档案信息数字化是档案事业发展发展的必然趋势，是提高档案管理水平和服务水平的必由之路。档案工作实现现代化的一项重要条件就是档案数字化专项工作经费、数字档案室建设。档案工作数字化离不开数据库的建设，在进行数据库的建设时，要把握好数据库结构建设的规范性和科学性。通过多媒体图像、影像或是文字等工具对档案的管理形成统一性和集成化，并将传统的纸质文件转化为电子文档来实现档案的整合、记录和归档。通过以上方式使档案管理效率大幅度提升，也可直接对数据进行下载、检索和查询。
（二）畅通档案信息服务渠道
现阶段是一个信息化极强的时代，信息化已经充分融入到各行各业当中。档案管理要不断突破传统，充分利用互联网，逐步构建档案信息共享平台，将现代化的方式融入到管理中。档案管理要满足新时代的发展需求，通过建设局域网和档案管理网络推进共建共享，逐步形成“一站式”服务。档案管理要划分档案查阅权限，采取有效措施，逐步实现档案信息的共享利用。在共享的过程中，档案资料的需求度会大大提升，档案管理的工作效率也会得到大幅度提升。
（三）重视档案信息化的基础性工作
档案管理的信息化，首先要实现的就是档案目录的信息化，档案数字化、信息化的过程中，档案管理人员在进行档案目录管理时，要将目录信息尽可能的录入完整，包括档案资料的详细名称、建档时间、保存期限以及内容归类等，这样软件系统就会自动生成文件的具体存储位置以及简单摘要，大大提高备选信息检索效率。
三、提高档案信息化管理安全的几点建议
（一）增强档案工作者的安全意识
在现代社会，档案信息化管理工作是十分重要的，稍有不慎就会导致无法挽回的后果。因此，为提高档案信息化管理的水平，应做到以下两个方面：第一，加强学习保密性法规，以免出现误报信息现象，提高档案信息管理的安全性。第二，开展档案管理专业技能培训，提高档案管理工作者的文化水平和自身综合素质，进而全面提高其管理能力和工作水平。
（二）采用多样化的技术防范措施
为确保档案信息化管理工作的安全性，应采取相应的技术防范措施，主要注意以下几个关键点：第一，邀请专业的计算机程序员优化档案信息化管理的程序，以确保程序的安全质量。第二，为避免计算机病毒所带来的危害，选择正版的杀毒软件，定期对计算机进行有效合理的清理杀毒。第三，为保护档案信息和数据不被窃取、篡改或泄漏，可以采用相应的加密技术，电子文件签署技术、监控技术、防写技术以及限制档案管理工作者权限的控制技术等等。
（三）构建全面的档案信息安全保障系统
提升档案信息安全保护能力是加强档案信息安全管理、提升档案综合服务水平的重要内容，构建全面的档案信息安全保障系统，是档案信息自身保证安全性的重要手段之一。档案信息资源、原始档案等必须受到法律法规的安全保护，进而保证档案信息化管理的顺利运行。首先，贯彻并落实档案信息化管理的管理安全制度，构建健全的责任管理系统，明确有关部门和单位的责任和义务，进而避免出现相互推卸的情况；其次，挑选正版的杀毒工具和软件，防止档案信息数据库被病毒攻击感染；再次，优化档案信息化管理环节，招聘优秀的专业人才对程序进行管理和编制，在确保编制质量的同时为档案信息化管理的工作环节提供安全；最后，坚持纸质信息档案和电子档案同时保存，纸质档案不可能完全被电子档案所取代，电子档案主要是充分运用信息化利用的手段，而纸质档案强调的是最基本、最可靠的档案原始记录。两者之间具有不同的独特特点，相辅相成，要充分发挥纸质和电子档案的互补优势，构筑完善的信息工作管理服务平台。
四、结语
随着档案管理的迅速发展，档案信息化管理是顺应时代的必然发展趋势。传统的档案管理模式已经无法满足社会对其的需求，应积极建设档案信息化管理，构建全面的档案信息安全保障系统。
参考文献：
[1]刘禹鹏.档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J].城建档案，2017（01）：19-20.
[2]姚保华.事业单位档案信息化管理的有效途径[J].中国高新技术企业，2017（03）：179-180.
作者简介：谭潭，山东济宁大运河文化产业开发投资有限公司。