论文部分内容阅读
摘 要：随着近些年我国高等教育的迅猛发展，教学秘书工作的特点和重要性也日益凸显。但是教学秘书工作的开展却遇到诸多的阻碍。本文分析了教学秘书工作特点和重要性，从五方面总结了教学秘书工作现状，又针对工作中的各种不利条件提出了相应的建议和解决措施。
关键词：教学秘书 工作 措施 研究
随着我国高等教育规模和数量的迅猛发展，教学秘书正面临着工作量逐年增加和工作越来越不受重视和保护的挑战和困境以及晋升和职称评定的压力，教学秘书队伍也因此出现了工作态度倦怠、工作缺乏主动性和创新性、人员流动性大的问题。而教学秘书的工作质量将会影响到一个学院（系）的教学运行及管理情况，只有将教学秘书队伍整体面临的困境问题解决好，并调整好教学秘书的心态，稳定教学秘书队伍，才能为整个学校的教学工作打好基础，做好保障。
一、教学秘书的工作特点和重要性
教学秘书担负的是一个学院（系）的教学运行和管理工作，起着学校和教师、学校和学生、教师和学生之间的沟通和纽带作用。随着近些年我国高等教育的迅猛发展，教学秘书工作的特点和重要性日益凸显。
1.繁杂性
教学秘书负责本学院（系）的全部与教学有关的工作，工作范围广，事务性、琐碎性工作多，工作处处体现着繁杂性。如教学秘书要协助教学主任组织安排日常教学方面的事务性工作，负责教学方面相关会议的具体事宜；负责建立健全教学业务档案、学生作业电子档案，及有关教学、教学研究方面资料的收集、整理、归档和保管；负责办理经教学主任批准的补课、调课手续；审查学生考试资格，办理缓考手续；及时收集各科考试、重考、重修成绩，做好登录工作，管理本学院学生成绩库。这些工作都是日常性的工作，冗繁、琐碎、枯燥，需要耐心、严谨和细致的工作态度。
2.准确性
教学秘书工作中稍有差错，就可能会影响某一门课程的顺利进行或者某个学生的成绩档案，轻则扰乱正常的教学秩序，重则影响到一个学生的毕业和未来。所以教学秘书工作首要的特点就是准确性。如按照教务处的统一安排制定本学院（系）各班级期末考试安排表并将期末考试安排表通知有关师生；及时安排不及格学生的重考或重修，发放重考或重修通知，办理有关手续；负责本学院（系）教师的工作量统计、外聘教师资格的审核与课时费发放申请工作，并按要求报送教务处和人事处；按教学计划和学生实际人数协助教务处做教材的预定和分发工作。这些工作都不能出现一点纰漏，都需要按时准确地完成。
3.时效性
教学秘书工作处处体现出需要及时、迅速传达信息的特点。日常工作中会遇到很多突发的事件，这就要求教学秘书迅速地将情况反映给上级主管部门，并将上级的处理意见传达给老师和学生。如教师平时的调串课要第一时间汇报给教学质量科并通知学生，这样才不会影响正常的教学秩序；如学校因开运动会或节假日的串休，要第一时间通知到老师和学生；老师反映哪个教室的多媒体设备不好用，也要即刻反馈给相关部门维修，这样才不会影响授课质量。总之，很多日常的临时性事务都要在第一时间向有关部门或领导汇报、沟通并加以解决。
4.重要性
教学秘书要协助教学负责人做好现有专业的建设、调整、改造、拓宽工作，参与增设新专业的调研以及申报工作；协助教学负责人做好教学计划的制订（修订）、报送、执行工作；协助教学负责人组织教师制定或修订课程教学大纲、实验大纲、实习大纲等工作。这些工作要求教学秘书要熟悉本学院（系）的所有专业的培养方案和教学大纲，熟悉所有专业的发展动态和方向，是一项需要学科建设知识和文字能力的重要工作。
二、教学秘书工作现状
1.承担教学管理与教学、科研的双重工作
高校教学秘书属于行政岗位，协助教学主任维持本学院（系）日常的教学秩序，安排学院（系）教学工作的具体事宜，工作任务繁重，责任重大。与此同时，教学秘书还要承担教学工作，每学期有教学工作量的要求。另外，由于职称评定有成果要求，教学秘书也要抓好自己的科研工作。在教学管理与教学、科研的双重压力下，教学秘书面临分身乏术的困境，大多处于工作压力大、工作紧张和时间不够用的状态。
2.工作职责范围不明确
如前所述，教学秘书工作职责范围广，但是具体工作范围并不明确，这使得教学秘书的工作不仅仅限于教学工作。由于高校教师不坐班，本学院领导众多，完成领导临时布置的工作的任务自然就落到了教学秘书身上。教学秘书经常身处自己手中的工作还没忙完，那边又要完成领导指派的其他工作的紧张局面中。本学院（系）老师也经常会有临时的事情，遇到自身有课或者有事不能亲自来办的情况，也基本会让教学秘书代为办理。这些都导致教学秘书天天忙乱不堪，或者工作中不停地被打扰。
3.工作地位不受重视
在很多教师和学生眼中，教学秘书的工作就是简单的、重复性的劳动。教学秘书工作的服务性常常被老师和学生无限放大，忽视了教学秘书很多自主性和创新性的工作。很多人这样总结教学秘书工作：“打个表，画个格，跑个腿，学个舌”。几句话只是概括了教学秘书工作的表象，表象背后所付出的劳动和辛苦却被许多同事和学生忽视了，所以教学秘书的工作地位也常常得不到重视。
4.高校扩招，工作强度增大
近些年，随着高校的不断扩招，学生数量迅速增长，教师队伍相应地壮大，教学秘书的工作量也随之增加，工作强度增大。各种资料的归档、考试安排、工作量计算等一系列工作量都相应地翻倍。教学秘书成了学院里面最忙的人，时常要加班才能完成工作任务。
5.教学管理知识欠缺
教学秘书属于教学管理工作的组织者和执行者，要很好地履行自己的职责，顺利完成工作任务，需要积累多年的教学管理经验或者从事多年教学工作，熟悉教学工作的组织和运行流程。而目前高校中教学秘书岗位人员流动性大，新参加工作就来担任教学秘书的占很大比例，他们不熟悉本学院的专业和教学情况，对教学管理和组织工作缺乏经验和知识，使本来就繁重的工作面临更大的困难和挑战。
三、改进教学秘书工作现状和提高工作质量的措施 1.教学秘书专职化
随着高校本科教学评估的深入，高校教学管理水平的专业化和信息化程度不断提高，教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成部分，其专职化建设也势在必行。教学秘书专职化后就可以不必面对教学和科研的工作压力，只要专心做好教学运行和管理工作，这可以有效提高教学秘书整体工作质量，稳定教学秘书队伍，减轻教学秘书工作压力，这可谓稳定教学秩序、保证教学质量的有效途径。
2.由教务处统一领导
教学秘书的工作涉及到教学的方方面面，每个学院又只设有一个教学秘书，一个教学秘书常常面临几个领导的工作指示，这使得教学秘书在工作中常常失去重心和方向，没有归属感。教务处是整个学校教学管理的核心部门，各个学院的教学工作是由教务处负责管理和监督的。教学秘书的主要工作也都是按照教务处下达的工作计划执行，学院的领导因工作繁忙对教务处每时每刻布置的工作可能并不是及时了解，对教学秘书的工作情况也常常忽视。因此，为了更好地调动教学秘书工作的积极性，明确教学秘书的工作范围，使教学秘书找到工作后的成就感和归属感，更好地起到教学处和学院教学工作桥梁和纽带作用，应该由教务处领导直接管理各个学院（系）的教学秘书，这样也可以横向比较教学秘书的工作业绩，对年终评优也会给教学秘书公正的待遇。
3.提高教学秘书工作地位，设立奖励机制
教学秘书工作常被认为是日常的重复性和事务性工作，工作成绩不被广大教师和学生认可的现状是与学校的现行体制分不开的。学校应该从行政职务、权力和待遇上提高教学秘书在学校中的整体地位。在行政职务和权力方面，笔者认为，教学秘书应有一定的自主工作权利，不能永远处于被动服从命令的地位，教学秘书应该有明确的权力范围，这样工作起来更加方便。在待遇方面，如果实行教学秘书专职化，教学秘书将没有讲课费，应该增加一部分补贴，使教学秘书的工资水平达到同等职称专任教师的平均水平。
教学秘书岗位也应该设立奖励机制，在评定职称时将教学秘书这方面的得奖情况考虑进去，这样才能激励教学秘书的工作热情和信心。
4.根据各学院实际情况，增设教学秘书
随着高校扩招和评估工作的深入进行，按照各学院教师数和学生数来增设教学秘书已经势在必行。首先，教学秘书的工作强度确实随着学校和学院（系）的规模的扩大而在逐步增强，繁忙中出现差错的比例会相应增大。其次，很多精细的工作有一个帮手协助监督和检查不但会提高效率，还会提高准确率。如工作量的计算、期末考试的安排等。最后，按照各学院教师数和学生数来增设教学秘书是比较科学的，即每个教研室的教师数量是按照本教研室的课时量确定的。
5.组织定期培训和学习
教学秘书身处教学管理第一线，工作上既要有创新又要有章可循。学校应该定期组织教学秘书培训和学习学校关于教学管理和运行的文件、条例和章程，使教学秘书扎实掌握这些基础知识。为了提高教学秘书工作能力和增强工作积极性，开阔教学秘书的眼界和知识面，应组织教学秘书参加国家组织的各种培训课程，使工作更加系统，效率更高。
总之，高校教学秘书工作是高校教学管理工作的基础和关键，新时期高校教学秘书的工作质量直接影响着整个高校的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。因此，如何使教学秘书处于一个良好的工作环境和状态，如何激励教学秘书有更高的工作热情从而更出色地完成本职工作是新时期高校亟待解决的问题之一。
（作者单位：吉林建筑工程学院）
关键词：教学秘书 工作 措施 研究
随着我国高等教育规模和数量的迅猛发展，教学秘书正面临着工作量逐年增加和工作越来越不受重视和保护的挑战和困境以及晋升和职称评定的压力，教学秘书队伍也因此出现了工作态度倦怠、工作缺乏主动性和创新性、人员流动性大的问题。而教学秘书的工作质量将会影响到一个学院（系）的教学运行及管理情况，只有将教学秘书队伍整体面临的困境问题解决好，并调整好教学秘书的心态，稳定教学秘书队伍，才能为整个学校的教学工作打好基础，做好保障。
一、教学秘书的工作特点和重要性
教学秘书担负的是一个学院（系）的教学运行和管理工作，起着学校和教师、学校和学生、教师和学生之间的沟通和纽带作用。随着近些年我国高等教育的迅猛发展，教学秘书工作的特点和重要性日益凸显。
1.繁杂性
教学秘书负责本学院（系）的全部与教学有关的工作，工作范围广，事务性、琐碎性工作多，工作处处体现着繁杂性。如教学秘书要协助教学主任组织安排日常教学方面的事务性工作，负责教学方面相关会议的具体事宜；负责建立健全教学业务档案、学生作业电子档案，及有关教学、教学研究方面资料的收集、整理、归档和保管；负责办理经教学主任批准的补课、调课手续；审查学生考试资格，办理缓考手续；及时收集各科考试、重考、重修成绩，做好登录工作，管理本学院学生成绩库。这些工作都是日常性的工作，冗繁、琐碎、枯燥，需要耐心、严谨和细致的工作态度。
2.准确性
教学秘书工作中稍有差错，就可能会影响某一门课程的顺利进行或者某个学生的成绩档案，轻则扰乱正常的教学秩序，重则影响到一个学生的毕业和未来。所以教学秘书工作首要的特点就是准确性。如按照教务处的统一安排制定本学院（系）各班级期末考试安排表并将期末考试安排表通知有关师生；及时安排不及格学生的重考或重修，发放重考或重修通知，办理有关手续；负责本学院（系）教师的工作量统计、外聘教师资格的审核与课时费发放申请工作，并按要求报送教务处和人事处；按教学计划和学生实际人数协助教务处做教材的预定和分发工作。这些工作都不能出现一点纰漏，都需要按时准确地完成。
3.时效性
教学秘书工作处处体现出需要及时、迅速传达信息的特点。日常工作中会遇到很多突发的事件，这就要求教学秘书迅速地将情况反映给上级主管部门，并将上级的处理意见传达给老师和学生。如教师平时的调串课要第一时间汇报给教学质量科并通知学生，这样才不会影响正常的教学秩序；如学校因开运动会或节假日的串休，要第一时间通知到老师和学生；老师反映哪个教室的多媒体设备不好用，也要即刻反馈给相关部门维修，这样才不会影响授课质量。总之，很多日常的临时性事务都要在第一时间向有关部门或领导汇报、沟通并加以解决。
4.重要性
教学秘书要协助教学负责人做好现有专业的建设、调整、改造、拓宽工作，参与增设新专业的调研以及申报工作；协助教学负责人做好教学计划的制订（修订）、报送、执行工作；协助教学负责人组织教师制定或修订课程教学大纲、实验大纲、实习大纲等工作。这些工作要求教学秘书要熟悉本学院（系）的所有专业的培养方案和教学大纲，熟悉所有专业的发展动态和方向，是一项需要学科建设知识和文字能力的重要工作。
二、教学秘书工作现状
1.承担教学管理与教学、科研的双重工作
高校教学秘书属于行政岗位，协助教学主任维持本学院（系）日常的教学秩序，安排学院（系）教学工作的具体事宜，工作任务繁重，责任重大。与此同时，教学秘书还要承担教学工作，每学期有教学工作量的要求。另外，由于职称评定有成果要求，教学秘书也要抓好自己的科研工作。在教学管理与教学、科研的双重压力下，教学秘书面临分身乏术的困境，大多处于工作压力大、工作紧张和时间不够用的状态。
2.工作职责范围不明确
如前所述，教学秘书工作职责范围广，但是具体工作范围并不明确，这使得教学秘书的工作不仅仅限于教学工作。由于高校教师不坐班，本学院领导众多，完成领导临时布置的工作的任务自然就落到了教学秘书身上。教学秘书经常身处自己手中的工作还没忙完，那边又要完成领导指派的其他工作的紧张局面中。本学院（系）老师也经常会有临时的事情，遇到自身有课或者有事不能亲自来办的情况，也基本会让教学秘书代为办理。这些都导致教学秘书天天忙乱不堪，或者工作中不停地被打扰。
3.工作地位不受重视
在很多教师和学生眼中，教学秘书的工作就是简单的、重复性的劳动。教学秘书工作的服务性常常被老师和学生无限放大，忽视了教学秘书很多自主性和创新性的工作。很多人这样总结教学秘书工作：“打个表，画个格，跑个腿，学个舌”。几句话只是概括了教学秘书工作的表象，表象背后所付出的劳动和辛苦却被许多同事和学生忽视了，所以教学秘书的工作地位也常常得不到重视。
4.高校扩招，工作强度增大
近些年，随着高校的不断扩招，学生数量迅速增长，教师队伍相应地壮大，教学秘书的工作量也随之增加，工作强度增大。各种资料的归档、考试安排、工作量计算等一系列工作量都相应地翻倍。教学秘书成了学院里面最忙的人，时常要加班才能完成工作任务。
5.教学管理知识欠缺
教学秘书属于教学管理工作的组织者和执行者，要很好地履行自己的职责，顺利完成工作任务，需要积累多年的教学管理经验或者从事多年教学工作，熟悉教学工作的组织和运行流程。而目前高校中教学秘书岗位人员流动性大，新参加工作就来担任教学秘书的占很大比例，他们不熟悉本学院的专业和教学情况，对教学管理和组织工作缺乏经验和知识，使本来就繁重的工作面临更大的困难和挑战。
三、改进教学秘书工作现状和提高工作质量的措施 1.教学秘书专职化
随着高校本科教学评估的深入，高校教学管理水平的专业化和信息化程度不断提高，教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成部分，其专职化建设也势在必行。教学秘书专职化后就可以不必面对教学和科研的工作压力，只要专心做好教学运行和管理工作，这可以有效提高教学秘书整体工作质量，稳定教学秘书队伍，减轻教学秘书工作压力，这可谓稳定教学秩序、保证教学质量的有效途径。
2.由教务处统一领导
教学秘书的工作涉及到教学的方方面面，每个学院又只设有一个教学秘书，一个教学秘书常常面临几个领导的工作指示，这使得教学秘书在工作中常常失去重心和方向，没有归属感。教务处是整个学校教学管理的核心部门，各个学院的教学工作是由教务处负责管理和监督的。教学秘书的主要工作也都是按照教务处下达的工作计划执行，学院的领导因工作繁忙对教务处每时每刻布置的工作可能并不是及时了解，对教学秘书的工作情况也常常忽视。因此，为了更好地调动教学秘书工作的积极性，明确教学秘书的工作范围，使教学秘书找到工作后的成就感和归属感，更好地起到教学处和学院教学工作桥梁和纽带作用，应该由教务处领导直接管理各个学院（系）的教学秘书，这样也可以横向比较教学秘书的工作业绩，对年终评优也会给教学秘书公正的待遇。
3.提高教学秘书工作地位，设立奖励机制
教学秘书工作常被认为是日常的重复性和事务性工作，工作成绩不被广大教师和学生认可的现状是与学校的现行体制分不开的。学校应该从行政职务、权力和待遇上提高教学秘书在学校中的整体地位。在行政职务和权力方面，笔者认为，教学秘书应有一定的自主工作权利，不能永远处于被动服从命令的地位，教学秘书应该有明确的权力范围，这样工作起来更加方便。在待遇方面，如果实行教学秘书专职化，教学秘书将没有讲课费，应该增加一部分补贴，使教学秘书的工资水平达到同等职称专任教师的平均水平。
教学秘书岗位也应该设立奖励机制，在评定职称时将教学秘书这方面的得奖情况考虑进去，这样才能激励教学秘书的工作热情和信心。
4.根据各学院实际情况，增设教学秘书
随着高校扩招和评估工作的深入进行，按照各学院教师数和学生数来增设教学秘书已经势在必行。首先，教学秘书的工作强度确实随着学校和学院（系）的规模的扩大而在逐步增强，繁忙中出现差错的比例会相应增大。其次，很多精细的工作有一个帮手协助监督和检查不但会提高效率，还会提高准确率。如工作量的计算、期末考试的安排等。最后，按照各学院教师数和学生数来增设教学秘书是比较科学的，即每个教研室的教师数量是按照本教研室的课时量确定的。
5.组织定期培训和学习
教学秘书身处教学管理第一线，工作上既要有创新又要有章可循。学校应该定期组织教学秘书培训和学习学校关于教学管理和运行的文件、条例和章程，使教学秘书扎实掌握这些基础知识。为了提高教学秘书工作能力和增强工作积极性，开阔教学秘书的眼界和知识面，应组织教学秘书参加国家组织的各种培训课程，使工作更加系统，效率更高。
总之，高校教学秘书工作是高校教学管理工作的基础和关键，新时期高校教学秘书的工作质量直接影响着整个高校的教学质量，在高校教学管理中具有举足轻重的地位。因此，如何使教学秘书处于一个良好的工作环境和状态，如何激励教学秘书有更高的工作热情从而更出色地完成本职工作是新时期高校亟待解决的问题之一。
（作者单位：吉林建筑工程学院）