企业培训体系流程优化之培训执行

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  将戴明环理论引入企业的培训流程,可把培训过程分解为计划、实施、检查、处理四个环节并形成为一个封闭的循环。各环节互相制约,互为补充,且每一个循环都紧密衔接,周而复始,从而形成不断上升、持续改进的特点。其中,执行环节,是按计划环节各要素所规定的内容进行具体执行的过程,也是培训管理的关键。本文仅结合作者所在企业就培训流程中的执行环节设计加以探讨。
  一、培训执行中的机构分工
  (一)机构设置及其职责
  (1)项目管理部。①负责培训市场开发、业务联系和培训任务的下达;②负责组织项目部制定培训计划,完成培训任务;③负责学员管理工作的考核及项目组管理工作量的认定;④负责培训教学设施设备和住宿、就餐、交通的协调和落实;⑤完成上级安排的其它工作。
  (2)教学管理部。①负责培训方案和任课教师的审批工作;②负责教学工作的督导、测评及教学工作量的审核; ③负责组织培训教师的培训、评优、竞赛和外聘教师的管理等工作;④负责组织培训项目方案设计和培训教材的编写、选购等工作;⑤负责各种培训资料的收集管理和归档工作;⑥完成上级安排的其它工作。
  (3)综合管理部。①负责培训处行政事务办理和后勤保障工作;②负责协调培训费用的收缴和核销等工作;③负责安全管理和资产管理;④完成上级安排的其它工作。
  (4) 资源管理部。① 负责师资信息系统管理;② 负责教学资源管理(包括课程体系和课件资料库);③ 负责培训设备、培训环境的维护和管理;④ 负责培训学员食宿的管理;⑤ 完成上级安排的其它工作。
  二、培训资源支持
  (一)硬件支持。①教学设备。培训场地,教室,多媒体系统,教材,户外培训的器材、装备提供与维护等;要为学员提供舒适且满足学员要求的学习环境,保证安全前提下,还要保证多媒体设备、音响、照明,空调、供水等方面的良好运行,户外培训的,要保证户外场地和装备的完好安全;②食宿相关。培训公寓的住宿条件保障,培训餐厅的餐饮保障,课后娱乐设施保障、其它卫生保障等。
  (二)软件支持。①培训师师资队伍。按照结构合理、素质优良、相对稳定和以专职教师为骨干,兼职教师为主体的原则,建立起企业的各专业培训师资队伍。对于专职教师,在师资选配上,要注重考虑师德师风、知识面延伸、实际操作指导能力、生产实践经验、课堂驾驭能力等多个方面。此外,提倡和鼓励企业内部各专业技术负责人、有技术绝活的技师、副总工程师及以上领导带头讲学作为特聘的兼职培训师。对于培训师师资队伍的管理,应采用电子化方式,依照专业和课程建立系统的专兼职的培训师信息库,与课程体系相对应,以提高工作效率,实现科学管理。②培训管理队伍。在培训组织形式上,应实行项目负责制、可选聘组织能力强、专业技能熟练的教师担任项目负责人,组建一支过硬的项目管理队伍,对培训实现全过程跟踪控制。③课程和教材。应分类建立经营管理、专业技术和技能人才培训课程和教材体系。根据人才类别,按管理层次和岗位、职业资格等级标准,开发相应的培训课程,按照自主开发与外部选用相结合的原则,开发模块教材、案例教材和活页教材,以及资料包、多媒体课件等培训教材,做到形式多样,便于学习。
  三、培训执行相关体系文件
  (一)编写《员工培训管理办法》、《员工培训流程》、《员工培训档案管理办法》、《学员管理办法》、《兼职教师选拔,任用,培养,聘用实施细则》、《外聘教师任用办法》等,促进培训工作的职业化和规范化和标准化;(二)编写培训需求分析表;(三)编写培训计划表;(四)编写学员名单、培训通知等;(五)编写培训满意度调查表;(六)编写培训评估报告;(七)编写学员手册;(八)编写讲师手册。
  四、信息沟通和交流
  在培训执行阶段,培训管理者有很多的信息沟通和交流工作要逐一落实。
  (一)培训前要准备的工作清单:打印学员名单;发放书面培训通知;通知具体培训时间地点;检查确认培训场地和设备等。(二)培训上课前的准备工作:贴好座位标签;与培训师见面,沟通确认培训大纲及内容;编制学员手册或外购教材、资料;印制签到表,调查表、考核试卷、结业证书等;成立委班会,选举学习、体育、文艺、生活委员等,组织临时党支部,鼓励学员进行自主管理。(三)培训上课前的管理工作包括:茶水准备;学员签到;发放培训资料;引导学员按座位标签入座;学员心态引导;宣布课堂纪律,包括考勤制度、请假办法;介绍培训课程;介绍讲师;介绍后勤安排和时间安排等。(四)上课过程中的管理工作包括:器材和设备的维护;观察讲师的表情和学员的课堂反应;做好培训记录;协助上课、休息时间的控制、及时与讲师和学员沟通;做好考勤记录、发放培训满意度调查问卷;出现问题及时解决等。(五)培训后期的管理包括:向讲师致谢;回收培训满意度调查问卷;颁发结业证书;清理检查设备;培训记录整理;培训效果评估等。
  五、培训执行中的痕迹管理
  (一)在培训前期,印制培训学员通讯录。(二)在培训期间,可以利用网络优势,设置便于交流的QQ群,既为学员学习过程中的沟通搭建通道,也为培训工作质量追踪回访、调研提供很好的沟通平台。(三)在培训结束后,可以为每次培训项目建立档案。为了更好地提升培训管理水平,应该有一个科学高效的培训信息管理系统的支持,对每一位员工的知识水平,技能水平,本人所在的岗位工作要求,工作业绩,参加企业内外培训的经历等均详细记录,为员工建立培训档案库。对每一个培训项目的培训教案、课件、教材、师资等培训信息予以保留进行动态管理,并建立起开放的师资库、课程库、教材库等实现知识共享和传承。经过不断积累和整理、改善,这将成为企业自己特有的培训资源库。这样一个庞大的培训管理信息系统将更加有效的优化培训流程,提升培训质量,也能为企业的人力资源管理提供借鉴。
  六、培训执行运行控制
  在培训执行的过程中,需要对各方面的运行情况进行监督控制。(一)对各培训相关部门的监控。主要根据培训要求和有关制度及时掌握各部门的工作状态、保证各部门各司其职,保证各项目负责人的工作落实到位,任何环节都不能掉链子。(二)对培训执行的组织管理进行控制。控制培训计划的执行进度,指导培训组织管理部门按照培训设计方案要求进行培训的实施、组织和管理;对培训项目负责人的工作进行指导,保证学员在培训期间最基本的学习,活动、住宿和餐饮环境。
  七、培训中的应急准备和响应
  为了防止培训过程中潜在的事故或者紧急情况发生,并在意外发生时及时作出响应,还需要有相应的应急准备和响应措施。(一) 应急准备的内容。培训过程中的应急准备的内容包括师资配备、教材配备、教学场地调用、教学设备损坏、停水停电、暴雨、人身安全、火灾等。(二) 应急响应办法。师资配备、教材配备和教学场地调用、教学设备损坏的应急准备,要求相关部门提前做好预案,每一个培训项目所涉及到的软硬件资源需有好备选保障,以便临时调整。人身安全、停水停电、暴雨、火灾等的应急准备要求提前落实各方面的安全措施,比如拓展训练中的安全防护措施,停水停电后的备用系统、教学场地的高空悬挂物,逃生通道等设置、发生火灾后的灭火疏散救护指挥等。
  总之,为了更好地为企业人力资源建设服务,改进和提高企业内部员工培养的有效性,优化培训流程,尤其是培训执行中的各环节设计至关重要,认识到这一点,才能真正做到使培训服务于企业的长远战略发展。
  参考文献:
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