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［摘要］ 办公室作为一个综合部门，是承上启下、协调左右、连接内外的枢纽。办公室工作千头万绪、包罗万象。办公室工作开展得如何，直接制约和影响到整个单位工作的正常开展。随着办公室工作内容的不断丰富和发展，工作领域也越来越宽广，对文秘人员的素质要求也越来越高，文秘人员必须具备多方面的素质方能胜任此项工作。办公室要当好领导的参谋和助手，树立大局意识，从领导的角度思考问题，力求参到点子上，谋到关键处。要树立全心全意为人民服务的意识，把服务作为基本职能，把强烈的事业心和责任感转化为积极的参与意识，为领导提供最佳服务。
［关键词］ 办公室； 职能； 创新
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 11. 041
［中图分类号］F272.9 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）11- 0073- 01
办公室作为一个综合部门，是承上启下、协调左右、连接内外的枢纽。办公室工作千头万绪、包罗万象。办公室工作开展得如何，直接制约和影响到整个单位工作的正常开展。随着社会的发展和科技的进步，如何加强新形势下办公室工作，充分发挥办公室职能，是我们面临的一个新课题。
一、要有一支高素质的人才队伍
随着办公室工作内容的不断丰富和发展，工作领域也越来越宽广，对文秘人员的素质要求也越来越高。要很好地适应办公室工作，文秘人员必须具备以下素质。
（1） 扎实的文字功底。文秘工作的主要内容之一就是文稿起草、办文批文等。这就要求秘书有过硬的文字功夫，熟悉各种公务文稿的特点、性质和作用，这也是做秘书的最基本的条件。同时，要有良好的文化积淀，博学多才，善于积累。作为一个优秀的文秘人员，只有熟悉全面情况，才能写出真正有价值有水平的文章。
（2） 坚定的政治立场。坚持正确的政治信念和立场，这是从事秘书工作最根本的素质。只有在思想上和行动上与党保持一致，才能做到政令畅通、令行禁止。办公室作为单位的“窗口”，涉及的各项工作在很大程度上代表着部门的立场，反映着部门的形象。因此，文秘人员要不断地强化“窗口”意识，用一流的人格和人品，一流的工作态度，一流的工作作风，一流的工作业绩来塑造办公室的良好形象。
（3） 善于学习。办公室工作对文秘的文化素质要求是多方面的，因此文秘人员要特别注重学习和知识的积累，树立终身学习意识。结合自身实际有针对性地制订学习计划，利用一切可以学习的时间学习，既要学习理论知识，也要学习业务技能，优化知识结构。除了学习书本知识以外，还要善于在实践中学习，重视调查研究，善于分析和总结，真正从实践中获取知识。
（4） 作风严谨。办公室工作繁杂而琐碎，任何一个环节出现错误都会引发连锁反应。这就要求办公室工作人员要细心和耐心，在办文、办会、办事上一丝不苟。
二、较强的协调沟通能力
协调和沟通，对办公室工作来说具有十分重要的意义。充分认识协调沟通的重要性，有利于工作的开展、决策的执行和办事效率的提高。
（1） 沟通能力。沟通是开展一切工作的前提。由于办公室工作接触面广，接触的人员多而杂：知识水平参差不齐、能力高低不一、职业各式各样。这就对文秘人员的沟通能力提出了更高的要求。只有不断地加强学习，尽可能多地掌握多方面的知识，积极开发多种沟通渠道，熟练运用沟通技巧，善于争取别人的理解并适时发表自己的意见，与对方产生共鸣，从而达预期的目的。
（2）协调能力。协调是各项工作开展的基础。政策的落实、工作效率的提高都离不开较好的协调能力。办公人员要统筹兼顾，理顺各部门的关系，采取合理的方式达到协调的目的，从而促进各项工作平稳有序地开展。
协调沟通能力是办公室人员综合素质的体现，并贯穿于办公室工作的各个方面。在沟通的基础上协调，在协调的基础上更好地沟通。通过沟通，才能使个人在集体中充分发挥自己的才干，才能使全体干部职工在思想上同心，目标上同向，工作上同干，才能做到同舟共济，形成合力，体现整体形象，发挥整体优势，增强单位的凝聚力、向心力和战斗力。
三、做好领导的参谋和助手
办公室是领导的参谋和“智囊团”。当参谋贵在“参”字上下功夫，在“谋”字上花力气，力求参到点子上，谋到关键处。因此，办公室人员在为领导出主意、献计策的时候，要从领导的角度思考问题，树立大局意识，同时要具有较强的领会能力和对问题高度的敏感性。一是要有强烈的事业心和责任感。敢于讲真话、讲实话，对领导正确的决策要不折不扣地执行，当领导的决策不妥时要及时提醒，帮助领导做出正确的决策。二是要具有超前意识。领导没想到的，办公室人员要想到，领导想到的，办公室人员要想得更细更具体，并及时向领导提供信息并提出合理化建议。三是要多做调查研究。办公室要充分地利用自己的优势，深入实际，广泛征求广大职工的意见，搜集整理各方面信息，总结归纳，并及时地把情况反馈给领导。领导只有掌握了第一手资料和真实情况，才能做出正确的决策，避免失误。
四、强化服务意识
办公室的工作实质就是服务，为领导服务、为部门服务、为基层单位服务、为干部职工服务。办公室工作人员要自觉把服务作为自己的情感所系、职责所在、事业所求，寓服务于工作，寓工作于服务，不断提高服务水平。要树立全心全意为人民服务的意识，把服务作为基本职能，把强烈的事业心和责任感转化为积极的参与意识，为领导提供最佳服务。办公室工作一般都是幕后工作，这也是由办公室的服务性质决定的，要淡泊名利，甘当无名英雄，不能患得患失。
总之，作为一名新时期合格的办公室秘书，要具备良好的道德素质和职业素质， 不断提高自己的观察力、实践能力和协调沟通能力，不断提升自己的综合实力。工作中要与同事建立融洽的协作关系，增强信任感和认同感，同时，要认清形势、把握大局、立足大局、服务大局，提高工作的自觉性、主动性，出色地完成领导交办的各项任务，才能充分发挥办公室的职能作用。
［关键词］ 办公室； 职能； 创新
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 11. 041
［中图分类号］F272.9 ［文献标识码］A ［文章编号］1673 - 0194（2011）11- 0073- 01
办公室作为一个综合部门，是承上启下、协调左右、连接内外的枢纽。办公室工作千头万绪、包罗万象。办公室工作开展得如何，直接制约和影响到整个单位工作的正常开展。随着社会的发展和科技的进步，如何加强新形势下办公室工作，充分发挥办公室职能，是我们面临的一个新课题。
一、要有一支高素质的人才队伍
随着办公室工作内容的不断丰富和发展，工作领域也越来越宽广，对文秘人员的素质要求也越来越高。要很好地适应办公室工作，文秘人员必须具备以下素质。
（1） 扎实的文字功底。文秘工作的主要内容之一就是文稿起草、办文批文等。这就要求秘书有过硬的文字功夫，熟悉各种公务文稿的特点、性质和作用，这也是做秘书的最基本的条件。同时，要有良好的文化积淀，博学多才，善于积累。作为一个优秀的文秘人员，只有熟悉全面情况，才能写出真正有价值有水平的文章。
（2） 坚定的政治立场。坚持正确的政治信念和立场，这是从事秘书工作最根本的素质。只有在思想上和行动上与党保持一致，才能做到政令畅通、令行禁止。办公室作为单位的“窗口”，涉及的各项工作在很大程度上代表着部门的立场，反映着部门的形象。因此，文秘人员要不断地强化“窗口”意识，用一流的人格和人品，一流的工作态度，一流的工作作风，一流的工作业绩来塑造办公室的良好形象。
（3） 善于学习。办公室工作对文秘的文化素质要求是多方面的，因此文秘人员要特别注重学习和知识的积累，树立终身学习意识。结合自身实际有针对性地制订学习计划，利用一切可以学习的时间学习，既要学习理论知识，也要学习业务技能，优化知识结构。除了学习书本知识以外，还要善于在实践中学习，重视调查研究，善于分析和总结，真正从实践中获取知识。
（4） 作风严谨。办公室工作繁杂而琐碎，任何一个环节出现错误都会引发连锁反应。这就要求办公室工作人员要细心和耐心，在办文、办会、办事上一丝不苟。
二、较强的协调沟通能力
协调和沟通，对办公室工作来说具有十分重要的意义。充分认识协调沟通的重要性，有利于工作的开展、决策的执行和办事效率的提高。
（1） 沟通能力。沟通是开展一切工作的前提。由于办公室工作接触面广，接触的人员多而杂：知识水平参差不齐、能力高低不一、职业各式各样。这就对文秘人员的沟通能力提出了更高的要求。只有不断地加强学习，尽可能多地掌握多方面的知识，积极开发多种沟通渠道，熟练运用沟通技巧，善于争取别人的理解并适时发表自己的意见，与对方产生共鸣，从而达预期的目的。
（2）协调能力。协调是各项工作开展的基础。政策的落实、工作效率的提高都离不开较好的协调能力。办公人员要统筹兼顾，理顺各部门的关系，采取合理的方式达到协调的目的，从而促进各项工作平稳有序地开展。
协调沟通能力是办公室人员综合素质的体现，并贯穿于办公室工作的各个方面。在沟通的基础上协调，在协调的基础上更好地沟通。通过沟通，才能使个人在集体中充分发挥自己的才干，才能使全体干部职工在思想上同心，目标上同向，工作上同干，才能做到同舟共济，形成合力，体现整体形象，发挥整体优势，增强单位的凝聚力、向心力和战斗力。
三、做好领导的参谋和助手
办公室是领导的参谋和“智囊团”。当参谋贵在“参”字上下功夫，在“谋”字上花力气，力求参到点子上，谋到关键处。因此，办公室人员在为领导出主意、献计策的时候，要从领导的角度思考问题，树立大局意识，同时要具有较强的领会能力和对问题高度的敏感性。一是要有强烈的事业心和责任感。敢于讲真话、讲实话，对领导正确的决策要不折不扣地执行，当领导的决策不妥时要及时提醒，帮助领导做出正确的决策。二是要具有超前意识。领导没想到的，办公室人员要想到，领导想到的，办公室人员要想得更细更具体，并及时向领导提供信息并提出合理化建议。三是要多做调查研究。办公室要充分地利用自己的优势，深入实际，广泛征求广大职工的意见，搜集整理各方面信息，总结归纳，并及时地把情况反馈给领导。领导只有掌握了第一手资料和真实情况，才能做出正确的决策，避免失误。
四、强化服务意识
办公室的工作实质就是服务，为领导服务、为部门服务、为基层单位服务、为干部职工服务。办公室工作人员要自觉把服务作为自己的情感所系、职责所在、事业所求，寓服务于工作，寓工作于服务，不断提高服务水平。要树立全心全意为人民服务的意识，把服务作为基本职能，把强烈的事业心和责任感转化为积极的参与意识，为领导提供最佳服务。办公室工作一般都是幕后工作，这也是由办公室的服务性质决定的，要淡泊名利，甘当无名英雄，不能患得患失。
总之，作为一名新时期合格的办公室秘书，要具备良好的道德素质和职业素质， 不断提高自己的观察力、实践能力和协调沟通能力，不断提升自己的综合实力。工作中要与同事建立融洽的协作关系，增强信任感和认同感，同时，要认清形势、把握大局、立足大局、服务大局，提高工作的自觉性、主动性，出色地完成领导交办的各项任务，才能充分发挥办公室的职能作用。