知识型组织中的实践社团

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  [摘 要] 本文在对实践社团的概念和构成要素进行分析的基础上,探讨了在知识型组织中应该如何实施实践社团,并指出这一过程包含准备期、导入期、成长期、成熟期和转变期5个阶段。
  [关键词] 实践社团;知识型组织;实施过程;知识管理;知识共享
  
  在知识管理领域中,“实践社团”这一概念自被提出以来,就备受理论界和知识型组织的关注。这是因为它突破了传统的以技术为中心的知识管理模式,而将更多的重点放在了如何通过培养适当的环境来促进员工主动共享知识这一问题上。它将知识管理与组织学习有机地联系起来,不仅有效地提高了组织的学习能力,而且成为推动知识管理取得实质性进展的关键环节。目前,实践社团被认为是最理想的知识转移方式。本文在区分不同阶段的基础上,探讨了知识型组织如何利用实践社团来促进知识共享。
  
  1 实践社团的概念
  
  “实践社团”(CoP)最初是由美国学者埃蒂纳·温格(Etienne Wenger)和简·雷夫(Jean Lave)于1991年在其著作《Situated Learning》中提出的。这一理论和形成这种社会学习观点的哲学在他们后来出版的著作中以及很多其他学者,尤其是布朗(Brown)和杜规德(Duguid)的著作中得到了深化和发展。温格和施耐德对实践社团的定义是:人们可以在此以自由流动的创造性方式共享经验与知识,从而培养解决问题和改进的新方法,有助于推动战略、转移最佳实践、开发专业技能以及公司招募和保留员工。
  温格认为,加入实践社团的人群能够充满热情地共同关注某一件事情、一组问题,并且通过持续的相互沟通来深化自己的知识和专业技能。参与这种以社团为基础的知识创造活动就是在进行一种社会性的学习,而且人们在群体中能够更为有效地学习。
  与传统的正式组织不同,实践社团是一种非正式组织,具有自愿性、流动性、自组织性、问题导向性等特点。首先,加入和退出实践社团取决于个人意愿,只要员工对该社团中的主题有兴趣,便可参与进来。而进入和退出社团的自愿性也就决定了社团具有很强的流动性,即社团的成员往往是不固定的。自组织性是指实践社团不需要像传统组织一样设立专门的管理者,实践社团完全可以进行自我管理。这是因为,员工既是知识的创造者,又是知识的实践者,他们最清楚什么知识是实践中最需要的,只有他们才是最佳的知识管理者。从这一意义上讲,实践社团的知识创造活动也就是员工积极主动地进行自我管理的过程。问题导向性是指实践社团是由学科、问题或者具体情况定义的。这使得共同关注某一问题的、来自各相关学科领域的员工,能够汇集在同一个社团中,相互学习切磋。从这一角度上讲,实践社团是“异构”的。
  
  2 实践社团的基本要素
  
  尽管实践社团在实际中所采用的名称和组织形式各有不同,但它们却具有相同的基本结构。一个实践社团是定义一组问题的知识领域、关心这个领域的社团以及它们所发展的领域内有效的共同实践等3种基本元素的独立组合。
  
  (1)领域
  知识领域就是实践社团所认定的、要进行学习和发展的知识范围。它是由员工,尤其是社团中的专家协商确定的。当然,在确定知识领域的过程中,专家们也需要听取新成员和边缘成员(如那些可能参加多个社团而又不经常参与社团活动的“隐客”)的意见,以便于解释和强化知识领域。领域能够创造共同点和共同身份的感觉。一个明确的领域能够确定社团的目的以及对成员和外界的价值。同样,一个明确的领域可以鼓舞成员积极参与,为社团做出贡献。
  
  (2)社团
  社团是实现知识创造的社会结构,它是成员进行广泛学习的平台。一个强大的社团能够培养互动精神,培养基于相互尊重与信任的关系。它鼓励人们分享想法,暴露无知,提出困难和问题,并仔细倾听。社团的成员不仅包括经常参与的核心成员,还包括那些很少参与的边缘成员。社团的成员是实践社团中最活跃的因素,如何建立并处理好社团成员间的关系是实践社团所面临的重要课题,因为这直接影响到实践社团的知识创造活动的成效。
  
  (3)实践
  实践就是社团成员参与到专家和同行中进行积极主动学习的过程。社团鼓励成员积极使用各种学习工具开展彼此间的学习活动。这些学习工具包括各种文件、交流工具、web站点、博客、论坛、聊天室等。成员不一定要通过网络进行交流学习,也不一定每天都进行交流。实践的目的在于使他们通过分享彼此的经验、想法、资料,开拓视野,激发灵感,从而创造出更多、更有价值的知识产品,因而实践的过程也就是进行知识创造的过程。实践的成果可以是一组共同的方法和共享的标准,即关于一个特定领域内做事方式的一组社会定义,这些成果可被用来指导将来的实践活动。
  
  3 实践社团的知识创造活动
  
  众所周知,隐性知识的共享是组织实施知识管理的难点。一方面是因为隐性知识存储在人脑中,难以用语言表达,本身具有很强的个体依附性,因而也就很难通过直接的编码形式为他人所共享。另一方面,传统组织中复杂的等级结构和对个人知识占有量的强调,也不利于员工间进行有效的知识共享。实践社团正是克服传统组织中信息交流不畅的弊病、实现组织内部隐性知识共享的一种有效手段。通过组织营造宽松信任的知识共享文化,依靠现代信息技术,为员工提供学习交流的畅通渠道。同时,鼓励员工积极参与社团活动,与同行和专家进行跨部门、跨组织、跨地域的合作与交流。最重要的是,实践社团强调个人对组织的知识贡献量,而不是个人的知识占有量,这就促使存储在个人头脑中的隐性知识被积极地贡献出来,转化为组织的知识。
  与传统组织中的知识创造活动最大的不同就是,实践社团的知识创造活动更为重视集体智慧的作用。在宽松和信任氛围的支持下,员王们可以根据兴趣和实际工作的需要自愿加入不同领域主题的社团,积极与同行切磋和交流经验,解决问题的方法途径往往在各种思想交锋和碰撞的过程中产生。这种广泛的交流学习,不仅使员工自身开阔了视野,为个人的事业发展提供了新的平台,同时也有利于组织有效地积累知识资本,推动知识创新,提高竞争实力。
  


  员工是进行知识创造活动的主体,但由于实践社团是一种非正式组织,他们往往具有双重身份,即一方面拥有一个或多个社团成员的身份,另一方面又拥有组织中的正式身份。作为社团成员,员工结合自身已有的经验与其他同行和专家探讨知识领域中相关问题的解决途径,交流工作中的经验教训,分享最佳实践的成功秘诀,积极进行知识创新,并且将社团活动中沉淀下来的知识形成标准化的文件,为新一轮的知识创造活动进行知识积累。作为组织的一员,员王有责任完成组织中的任务。当遇到新问题时,他们通过社团交流活动探讨新的解决方法,并在实践中进行检验,从而为社团 积累宝贵的实践经验。员工的这种双重身份实现了知识在社团活动和业务活动中的循环,不仅有利于拓展员工自身的专业技能,提高其解决实际问题的能力,还很好地衔接了实践社团和组织对知识的要求,使组织的知识资本得到不断的积累。
  
  4 实践社团的实施过程
  
  开展实践社团活动是组织实施知识管理过程中的一个关键环节,根据实践社团的生命周期,可将具体实施流程分为准备期、导入期、成长期、成熟期和转变期等5个阶段。
  


  (1)准备期:这一阶段的目的是为培养实践社团打下基础,这一阶段的工作需要着重考虑以下两个方面: 是将组织战略同实践社团联系起来;二是考察技术环境。首先,尽管实践社团是一种以知识共享和创新为特征的非正式组织,但是要彰显自身的价值,它就必须将自身发展与组织战略紧密联系起来。在准备培养实践社团之初就应该明确一个出发点:不是为了培养社团而培养社团,而是要提高组织创新能力和核心竞争力。社团发起人需要通过分析组织战略与核心竞争力,明确组织在战略能力上的差距,将组织要实现的战略目标转化为若干知识领域,并以此作为实践社团的关键知识领域。这将有助于说明实践社团对组织的价值,进而赢得利益相关者的关注和活动资助者的初步支持,为接下来成功导入实践社团奠定基础。需要注意的是,知识领域的确立必须要将抽象的战略需要与日常王作和社团成员所关心的问题联系起来,以便使社团成员明确社团对他们的价值。其次,在准备期考察组织中现有的技术环境也是必不可少的一项内容。这是因为在很多情况下实践社团是借助现代信息技术开展知识创造活动的。信息技术工具有助于支持社团成员间的学习活动,为建立和维护社团知识库提供技术支持,同时还有助于在组织中为社团确立声誉和扩大影响。对于一个组织而言,实践社区的技术平台最好能够与组织中现有的平台相衔接,否则组织不仅要面临追加技术投资的问题,而且要面临熟悉现有技术工具的员工因不愿付出额外成本来学习使用新系统而不积极参与社团在线活动的境况,这将会为实践社团的发展带来消极影响。
  
  (2)导入期:导入阶段的主要任务是,围绕前阶段已经确定的关键知识领域,采取一定的模式导入实践社团。由于每个组织都具有其独特性,因而没有统一的导入模式。对于特定的组织而言,对导入模式的选择需要考虑战略上的急迫程度、组织文化以及现有的专业知识水平等因素。导入实践社团可以采取自上而下的模式,也可采取自下而上的模式;可以采取高可见度模式,也可采取低可见度模式;可以并行启动,也可串行启动;可以全面铺开,也可先试点,再推广。一般而言,采取获得高层管理者支持的自上而下的模式比采取自下而上的模式成功率相对要高,采取先进行小规模试点,取得成功后再全面铺开的低调谨慎的模式,成功的概率也会相对高些。总之,在选择实践社团导入模式的时候,必须要结合组织自身的实际情况。在导入实践社团的过程中,还需要注意以下几点:①明确社团中的几个关键角色。社团管理者,负责组织协调社团外部交流活动;社团推动者,负责推动社团的内部交流和互动;知识管理员,负责管理社团的显性知识来源,如召开会议、安排在线交流时间表等。组织可以考虑为这些角色提供必要的培训。②明确社团的目的和价值。在准备期的基础上,进一步明确社团所要解决的问题和要取得的成果,确定社团的运作方式,以便为组织增加价值。③营造信任的社团氛围。惟有在倡导知识共享的信任宽松的气氛中,社团成员们才能够畅所欲言地讨论实践中真正亟待解决的问题。
  
  (3)成长期:本阶段的目标在于巩固导入期所取得的成果,继续推动社团的稳步成长,扩大社团在组织中的影响力。要实现该目标,首先要保持社团成员的兴趣和参与度。判断一个实践社团是否成功,要看该社团成员是否能持续地对其感兴趣,并保持较高的参与度。社团管理者应该积极寻求各种途径来达到这一目的。如保持有活力、吸引人的风格和关注点;保持领域的合理性,在组织中发出自己的声音;为增进成员间信任关系,提供时间、资金等方面的保障:激励成员为社团建设作贡献。其次,整合并发展社团知识。由于组织中已存在多个相对独立的知识创造单元,而它们的领域又彼此渗透交叉,往往会造成资源的浪费,因而有必要对组织中的知识体系进行全面系统的整合,将这些知识创造单元的活动整合到一个统一的知识体系中。社团作为知识领域的管理者,在整合过程中具有关键作用。社团可以通过创建知识地图、建立知识库、识别并填补知识断层等活动,来整合与发展相关的知识。再次,保持社团的更新。由于外部环境的变化和社团内部发展的需要,社团成员的更换往往比较频繁,这使得社团总是需要招募新人。同样,在一段时间内,社团的不同角色(以及担任的职责)也将经常变换。所以,社团的新成员能否很快为大家所接受并融入其中也会影响到社团的成功与否。
  
  (4)成熟期:这一阶段的主要目标是,在巩固前几个阶段成果的基础上,将实践社团整合到组织的文化与行动中,使其在组织中的影响力进一步扩大、深化,并成为组织实现知识创新的重要方式。在该阶段需要注意以下几点:①将社团活动与组织的日常活动相结合。由于社团与组织的终极目标是一致的,最终都是要提升组织的核心竞争力,将社团的学习活动与组织的日常职能活动紧密结合,无疑会更大程度地发挥社团在组织知识创新中的推动作用。②管理社团的边界。经历了成长阶段的社团在成员范围上往往不仅仅局限于同一职业,而是扩展为包含更多、更广泛的志趣相投者,因此在定义新的、更广阔的边界时,社团必须以不脱离其核心目的为前提。③认真组织和管理社团的知识。随着社团形成更强的自我意识,核心成员开始认识到知识的真正前沿和社团知识的差距,感到需要更系统地定义社团的核心实践。在这一过程中,核心成员和知识管理者发挥了重要作用。此外,在制度上可以从赞助机制、赞誉机制以及支持机制等3个方面予以保障。首先,当中高层管理者对社团的价值普遍持肯定态度时,就会为其提供各种必要的资源,如将组织战略解释为以知识为中心的愿景、使社团工作在战略优先权上具有合法性、赋予社团话语权等。其次,社团提供了知识共享的平台,成员在分享知识的同时也建立了自己在社团中的威望。这种威望是一种社会认可,它既来自同行的承认,也来自组织对员工社团参与情况的评估。随着威望的提高,他们将更加乐于共享知识,从而更为积极地参与社团活动。最后,社团要以最佳的状态运作,还需确立支持机制,如资金支持、技术支持、专家支持等。
  
  (5)转变期:在这一阶段中,由于社团成员所从事的某项实践已告一段落,或者由于实践的不断发展,社团的知识领域被分为若干个子领域,原有的社团就会随之关闭或转变。不论出于何种原因,都应该充分认识原有社团所取得的成绩,并保留或转移社团活动所沉淀下来的知识,为组织继续开展知识创造活动提供知识积累。当然,原有社团的关闭并不意味着实践社团活动在组织中的衰退,而是涌现出更多新的社团。这些新社团通过确立与组织活动密切相关的知识领域,并围绕这些领域开展社团活动,为实现组织的战略目标而服务。无论是重新创建社团还是在分化的基础上建立社团,所建立的实践社团作为组织知识创造活动的核心,都会按照准备、导入、成长、成熟和转变的轨迹不断向前发展。
  
  5 结 语
  
  综上所述,在知识管理中,知识成为组织业务的核心推动力,而实践社团的出现,极大地推动了知识在组织范围内的共享与创新,因此,对组织实施有效的知识管理具有至关重要的意义。在实践社团的实施过程中,一方面应当注意正确把握建立实践社团的基本原则。作为组织中的一个非正式团体,实践社团需要有一个适当宽松的发展环境,而不应受到组织制度的约束。同时,作为组织开展知识管理活动中的有机组成部分,实践社团也要充分展现其对个人和组织的价值,既要吸引更多知识员工的参与,又要引起组织的充分重视。从而为其持续发展赢得更大的空间。另一方面,在实施过程中也要充分关注成员在社团活动中的心理特点。这是因为,由心理原因造成的交流障碍是很多社团最终归于失败的原因之一,所以应及时发现社团开展过程中所遇到的心理障碍,并采取适当措施给予解决,以确保实践社团成功地开展下去。我们应该理性地看待实践社团,既要肯定它作为一种工具在知识管理中所起到的作用,又要在运用过程中进行积极引导,尽量克服各种不利因素的干扰,使实践社团真正成为组织实施知识管理的有效工具。
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