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摘要：信息化时代的来临，给水利工程档案管理工作带来了发展和机遇。文章以某单位水利工程档案管理工作的现状为例，分析了水利档案工作目前存在的问题，并从“制度、环境、技术、人员、保密”几个方面，论述了如何做好档案管理工作，怎样开展水利工程档案管理信息化建设。
关键词：水利工程档案；管理；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-00-02
一、水利工程与水利工程档案
1.水利工程
水利工程是防洪、除涝、灌溉、发电、供水、围垦、水土保持、移民、水资源保护等工程（包括新建、扩建、改建、加固、修复）及其配套和附属工程的统称。用于控制和调配自然界的地表水和地下水，达到除害兴利目的而修建的工程。水是人类生产和生活必不可少的宝贵资源，但其自然存在的状态并不完全符合人类的需要。只有修建水利工程，才能控制水流，防止洪涝灾害，并进行水量的调节和分配，以满足人民生活和生产对水资源的需要。
水利工程有很强的系统性和综合性，对环境有举足轻重的影响。水利工程一般规模大、技术复杂、工期较长、投资较多，从而形成了大量的档案资料。提高水利工程档案的管理水平，对促进工程建设、保证工程建成后的运行与管理有着重大意义。
2.水利工程档案
水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。水利工程档案对于整个水利工程的开展有着举足轻重的作用。
水利工程档案管理是水利技术基础资料，它反映了水利工程建设的全过程，不仅准确地记录了工程建设情况，而且能为今后工程施工、运行、验收、维修、提供可靠依据。加强水利工程档案管理，为其它工程项目提供理论参考价值，更好地服务于水利事业。
3.水利工程档案的特点
（1）内容上涉及面广。在修筑堤防、兴建水库、开沟修渠、建设闸坝时，必然牵涉到农业、工业、交通、电力通讯等各个方面，水利专业本身又与建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此而形成的水利工程档案也是综合性很强的信息反映。
（2）历时周期长。根据不同的工程，水文地质条件不同，所确定的水利建设工程、周期长度亦不同，一般的农田水利工程，通常仅需几个月完成，而水库、防洪堤工程建设则需几年来完成。
（3）文书、科技档案一体化。水利工程是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因而形成业务性文书与科技档案联系密切，明显具有文书、科技档案一体的趋向。
二、某单位水利工程档案管理工作现状及出现的问题
1.工作现状
该单位成立近60年，设计的水利工程项目大大小小有1000余个，形成的水利工程档案至今有案卷7万余册、图纸20多万张。近年更是以每年案卷约2000册、图纸3000-4000张的速度增加。
该单位的水利工程档案工作大部分仍以手工操作为主，计算机运用于档案收集、档案整理、档案编目和检索、档案统计这些工作环节。但也多是利用计算机进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
2.存在的问题及原因
（1）思想观念上因循守旧。
（a）领导不重视，认为档案工作就是简单的体力劳动，档案工作人员就是仓库保管员，不能带来经济效益；
（b）档案工作人员自身因为待遇低，加上多年工作习惯，缺乏学习，对档案工作的发展认识不足，认为自己就是辛苦劳碌的劳动力，导致工作手段传统落后，不愿意改变；
（2）工作方式上，手段原始。
手工操作。从档案资料的收集、整理、装订、入库上架，到借阅，都是由工作人员手工操作。
档案载体传统。档案的载体绝大部分是纸质，只有近几年才开始收集档案的电子版本。
检索与查询利用方式单一。目前使用的检索方式是在电脑上进行档案目录检索，如果设计人员并不完全清楚自己所需档案的名称，而是只对某种类型工程某个专业某个部分的信息进行查询，在这种情况下，现有的检索方式就难以做到快速准确。这种情况下，设计人员不能准确检索到自己所需的档案，势必会调阅多份工程档案进行查询，这样就增加了档案工作人员的劳动量，工作效率降低。
开柜查阅，馆库尘封。 都是使用传统的方式进行工作。
（3）资金方面，投入不足，设备缺乏。
每年用于档案建设上的资金投入有限，库房内档案装具是多层铁制档案柜（底图柜），与密集架相比容量不足，无法满足档案数量日益增加的需求
资金不足，进行档案信息化的设备也不完备。计算机、大型扫描仪等进行档案资料数据处理的设备不能满足需求。
（4）人员方面，素质有待提高。
部分档案工作人员责任心欠缺，缺少把档案工作当作一项事业的事业心，不肯用心钻研业务，每天机械地重复着枯燥繁琐的简单劳动，业务水平不高。
三、水利工程档案工作与档案信息化建设
1.档案信息化的背景
现今的社会，是信息飞速发展的社会；如今的时代，是资讯时代，是“大数据时代”。
档案的信息化是由档案属性所决定，档案信息化是档案工作的自身要求。
信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案事业改革和发展创造了前所未有的契机和条件。水利工程建设的发展更是需要档案信息化加快步伐。
2.水利工程档案工作与信息化建设
（1）转变观念，变“仓库保管员”为“宝库管理者”。
实际上，档案是一个机关、单位、部门的重要知识财产资源，档案工作起着管理这些资源的作用。总的来说，档案是宝贵的财富，档案部門是财富集中的“宝库”，而档案工作人员则是宝库的“管理者”。 该单位水利工程档案，是几辈水利工作者的心血结晶。它们记载了该单位、全省乃至全国水利事业发展的历史，更承载着无数水利工作者的梦想与努力。所以，档案馆保存的绝非只是一本本报告、一张张图纸，而是无价之宝。档案工作人员的职责就是管理好这些宝藏，让它们发挥应有的作用，实现其自身的价值。而要更好地实现档案的价值，仅仅靠目前的以手工操作的工作方式是不够的，还要依靠现代化的设备和技术，实现档案信息化，才能够达到其追求的目的，实现档案的利用价值。
“把目光从纸质记录转向电子记录，从柜架存储转向数据仓库，从资料查阅转向网络资讯”，这不仅是档案工作人员需要做的，也是档案管理部门上级领导及其他部门人员需要共同做的。
（2）制度先行，建立健全档案管理制度，用制度来保障档案信息化工作的顺利进行。
以国家和地区的档案法律、法规为依据，结合水利工程档案的特点，制定本院的水利工程档案管理制度、操作规程、奖罚制度等。坚持“以法管理档案，以制度管理档案，以制度管人”。做到“有制度就要执行，执行需要监督”。制度—执行—监督，缺一不可。
（3）保障资金投入，配备齐全的设备。
除了转变观念、制度先行，还要有资金保证、设备齐全作为档案信息化工作的有力支持。
从物质条件方面讲，资金不足，设施落后，是制约档案信息化工作的重要原因之一。上述本院水利工程档案管理工作存在的问题中，多数与资金不足、设备设施不到位有关。不过，这些因素不是一朝一夕就能解决得了的，需要方方面面的共同努力，逐步加以解决。
3.档案馆如何进行水利工程档案信息化工作。
要从制度、环境、技术、人员、保密这几个方面，做好档案管理工作。
（1）制度方面，建立内部管理制度，严谨工作作风，明确工作责任，规范工作流程，提高工作效率。
要制订从档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用8项工作的管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范。做到坚持制度先行、以制度管档、以制度管人。要做到严格按制度办事；有错必惩，有错必纠；鼓励创新，有创新有成效就有奖励。制度的执行要有监督，不使制度成为一纸空文。
（2）环境方面，从网络环境建设、硬件基础设施建设、软件基础设施建设几个方面，为档案信息化建设提供良好的条件。
网络环境建设，是基于局域网面向档案馆工作人员和利用者的馆内档案利用服务平台。
该单位已有的局域网，为档案信息的利用创造了条件。
该单位的综合信息化管理系统中的“图档管理”模块，是从档案的收集、整编、检索到利用一系列工作环节相联系的模块。但目前因为这个系统使用的时间不长，有部分功能没有启用，尚不能完全发挥它的作用。而档案工作人员需要做的事情就是不断地补充完善这个系统，使其早日发挥应有的功效。这些工作需要添置档案数据处理设备并进行大量的数据处理工作才能最终完善。
硬件基础设施建设，包括档案数字化与输入设备、网络设备、存储设备、输出设备；软件基础设施建设包括系统软件和应用软件。这些要依靠资金投入不断完善。而档案工作人员要做的就是将现有的设备充分利用起来。
（3）技术方面，有了良好的环境，还要有相应的技术来运用相关设备，做到物尽所用，才能实现档案信息化建设的目标。
因此，档案工作人员不能只单一地掌握档案方面的知识，还要学习计算机及网络方面的知识。需要知道如何运用设备进行档案信息化工作。知道如何利用计算机建立多个数据库；如何使用扫描仪将档案资料的内容从纸张上的文字、数字、图表，转换到电脑上，成为数据；如何采集档案上的有用信息，建立多种检索方式，扩大档案的利用效率。这些都需要有一定的技术作为支撑。
当然，不能要求档案工作人员成为什么都懂的全才，涉及计算机和网络方面专业性较强的问题时，仍然需要相关专业人员的协作。因此，档案信息化工作是个要求多专业人员共同完成的工作。
（4）人员方面，建立健全人才引进与培养机制，建立责任心强、知识结构、学历层次、年龄层次合理的人员队伍。
数字化环境下档案管理人才要求是：信息资源的组织者、管理者、分析者、提供者、信息利用的导航者。要求档案工作人员要有较高的文化素养；除了有本职工作的基本技术技能之外，还要有与信息相关的技能，如对计算机的运用、对网络的熟悉等；要有较强的信息意识。
水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂科技档案，还要懂与水利工程相关的一些专业类别档案以及不同类别的档案的分类整理。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能，精通档案业务，同时，要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，当好使用者的参谋。培养良好的职业道德和心理素质，提高法律意识，做到依法治档；塑造复合型人才，既要有较高的档案管理专业能力，又要知晓计算机应用和网络信息管理，还应熟悉水利工程知识。使档案管理人员切实担负起水利档案的管理的重任。
档案工作要做好，必须强调人才队伍建设。档案部门是能够做成事、能够做大事的地方，但也容易成为“安乐窝”，成为“养人的地方”；强调振奋精神，“有为才有位”；突出拔尖人才、技術型人才培养，突出岗位成才，创造人才成长环境。
（5）保密方面，要成立保密委员会制定保密条例，并严格执行。要解决“保密”与“公开”之间的矛盾，各专业人员组成档案鉴定组，对馆藏档案进行鉴定，在不违反保密条例的条件下，对部分档案内容进行解密，将档案资料转变为资讯，加大档案的利用效率。
四、结语
做好档案信息化工作的条件，不外乎“人”、“财”、“物”三个方面，而其中最重要的是“人”的因素。
“人”是水利工程档案的产生者，也是管理者，更是利用者。这三种角色缺一不可。
在档案管理工作的每个环节中，“人”是主体，没有这个主体，一切都是空谈。要转变观念的是“人”；制定制度、执行制度的是“人”；提供财力、物力的是“人”；运用设备的是“人”；对档案进行管理的是“人”。这些“人”只有把观念转变了、把制度制定好了、执行到位了、提供了充足的设备、能够充分运用相应设备进行工作、把档案管理好了，才能适应时代的变化，做好档案信息化工作，让档案更好地为水利工程建设服务，充分发挥出档案的社会效益及隐性经济效益。
关键词：水利工程档案；管理；信息化
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）09-00-02
一、水利工程与水利工程档案
1.水利工程
水利工程是防洪、除涝、灌溉、发电、供水、围垦、水土保持、移民、水资源保护等工程（包括新建、扩建、改建、加固、修复）及其配套和附属工程的统称。用于控制和调配自然界的地表水和地下水，达到除害兴利目的而修建的工程。水是人类生产和生活必不可少的宝贵资源，但其自然存在的状态并不完全符合人类的需要。只有修建水利工程，才能控制水流，防止洪涝灾害，并进行水量的调节和分配，以满足人民生活和生产对水资源的需要。
水利工程有很强的系统性和综合性，对环境有举足轻重的影响。水利工程一般规模大、技术复杂、工期较长、投资较多，从而形成了大量的档案资料。提高水利工程档案的管理水平，对促进工程建设、保证工程建成后的运行与管理有着重大意义。
2.水利工程档案
水利工程档案是在水利工程建设活动中直接形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、数据等各种历史资料的记载，也是水利工程开展规划、勘测、设计、施工、管理、运行、维护、科研、抗灾等不同工作的重要依据。水利工程档案对于整个水利工程的开展有着举足轻重的作用。
水利工程档案管理是水利技术基础资料，它反映了水利工程建设的全过程，不仅准确地记录了工程建设情况，而且能为今后工程施工、运行、验收、维修、提供可靠依据。加强水利工程档案管理，为其它工程项目提供理论参考价值，更好地服务于水利事业。
3.水利工程档案的特点
（1）内容上涉及面广。在修筑堤防、兴建水库、开沟修渠、建设闸坝时，必然牵涉到农业、工业、交通、电力通讯等各个方面，水利专业本身又与建筑、水文、气象等专业联系紧密，由此而形成的水利工程档案也是综合性很强的信息反映。
（2）历时周期长。根据不同的工程，水文地质条件不同，所确定的水利建设工程、周期长度亦不同，一般的农田水利工程，通常仅需几个月完成，而水库、防洪堤工程建设则需几年来完成。
（3）文书、科技档案一体化。水利工程是科研、规划、设计、施工、管理一体化的运行机制，因而形成业务性文书与科技档案联系密切，明显具有文书、科技档案一体的趋向。
二、某单位水利工程档案管理工作现状及出现的问题
1.工作现状
该单位成立近60年，设计的水利工程项目大大小小有1000余个，形成的水利工程档案至今有案卷7万余册、图纸20多万张。近年更是以每年案卷约2000册、图纸3000-4000张的速度增加。
该单位的水利工程档案工作大部分仍以手工操作为主，计算机运用于档案收集、档案整理、档案编目和检索、档案统计这些工作环节。但也多是利用计算机进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。
2.存在的问题及原因
（1）思想观念上因循守旧。
（a）领导不重视，认为档案工作就是简单的体力劳动，档案工作人员就是仓库保管员，不能带来经济效益；
（b）档案工作人员自身因为待遇低，加上多年工作习惯，缺乏学习，对档案工作的发展认识不足，认为自己就是辛苦劳碌的劳动力，导致工作手段传统落后，不愿意改变；
（2）工作方式上，手段原始。
手工操作。从档案资料的收集、整理、装订、入库上架，到借阅，都是由工作人员手工操作。
档案载体传统。档案的载体绝大部分是纸质，只有近几年才开始收集档案的电子版本。
检索与查询利用方式单一。目前使用的检索方式是在电脑上进行档案目录检索，如果设计人员并不完全清楚自己所需档案的名称，而是只对某种类型工程某个专业某个部分的信息进行查询，在这种情况下，现有的检索方式就难以做到快速准确。这种情况下，设计人员不能准确检索到自己所需的档案，势必会调阅多份工程档案进行查询，这样就增加了档案工作人员的劳动量，工作效率降低。
开柜查阅，馆库尘封。 都是使用传统的方式进行工作。
（3）资金方面，投入不足，设备缺乏。
每年用于档案建设上的资金投入有限，库房内档案装具是多层铁制档案柜（底图柜），与密集架相比容量不足，无法满足档案数量日益增加的需求
资金不足，进行档案信息化的设备也不完备。计算机、大型扫描仪等进行档案资料数据处理的设备不能满足需求。
（4）人员方面，素质有待提高。
部分档案工作人员责任心欠缺，缺少把档案工作当作一项事业的事业心，不肯用心钻研业务，每天机械地重复着枯燥繁琐的简单劳动，业务水平不高。
三、水利工程档案工作与档案信息化建设
1.档案信息化的背景
现今的社会，是信息飞速发展的社会；如今的时代，是资讯时代，是“大数据时代”。
档案的信息化是由档案属性所决定，档案信息化是档案工作的自身要求。
信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案事业改革和发展创造了前所未有的契机和条件。水利工程建设的发展更是需要档案信息化加快步伐。
2.水利工程档案工作与信息化建设
（1）转变观念，变“仓库保管员”为“宝库管理者”。
实际上，档案是一个机关、单位、部门的重要知识财产资源，档案工作起着管理这些资源的作用。总的来说，档案是宝贵的财富，档案部門是财富集中的“宝库”，而档案工作人员则是宝库的“管理者”。 该单位水利工程档案，是几辈水利工作者的心血结晶。它们记载了该单位、全省乃至全国水利事业发展的历史，更承载着无数水利工作者的梦想与努力。所以，档案馆保存的绝非只是一本本报告、一张张图纸，而是无价之宝。档案工作人员的职责就是管理好这些宝藏，让它们发挥应有的作用，实现其自身的价值。而要更好地实现档案的价值，仅仅靠目前的以手工操作的工作方式是不够的，还要依靠现代化的设备和技术，实现档案信息化，才能够达到其追求的目的，实现档案的利用价值。
“把目光从纸质记录转向电子记录，从柜架存储转向数据仓库，从资料查阅转向网络资讯”，这不仅是档案工作人员需要做的，也是档案管理部门上级领导及其他部门人员需要共同做的。
（2）制度先行，建立健全档案管理制度，用制度来保障档案信息化工作的顺利进行。
以国家和地区的档案法律、法规为依据，结合水利工程档案的特点，制定本院的水利工程档案管理制度、操作规程、奖罚制度等。坚持“以法管理档案，以制度管理档案，以制度管人”。做到“有制度就要执行，执行需要监督”。制度—执行—监督，缺一不可。
（3）保障资金投入，配备齐全的设备。
除了转变观念、制度先行，还要有资金保证、设备齐全作为档案信息化工作的有力支持。
从物质条件方面讲，资金不足，设施落后，是制约档案信息化工作的重要原因之一。上述本院水利工程档案管理工作存在的问题中，多数与资金不足、设备设施不到位有关。不过，这些因素不是一朝一夕就能解决得了的，需要方方面面的共同努力，逐步加以解决。
3.档案馆如何进行水利工程档案信息化工作。
要从制度、环境、技术、人员、保密这几个方面，做好档案管理工作。
（1）制度方面，建立内部管理制度，严谨工作作风，明确工作责任，规范工作流程，提高工作效率。
要制订从档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用8项工作的管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范。做到坚持制度先行、以制度管档、以制度管人。要做到严格按制度办事；有错必惩，有错必纠；鼓励创新，有创新有成效就有奖励。制度的执行要有监督，不使制度成为一纸空文。
（2）环境方面，从网络环境建设、硬件基础设施建设、软件基础设施建设几个方面，为档案信息化建设提供良好的条件。
网络环境建设，是基于局域网面向档案馆工作人员和利用者的馆内档案利用服务平台。
该单位已有的局域网，为档案信息的利用创造了条件。
该单位的综合信息化管理系统中的“图档管理”模块，是从档案的收集、整编、检索到利用一系列工作环节相联系的模块。但目前因为这个系统使用的时间不长，有部分功能没有启用，尚不能完全发挥它的作用。而档案工作人员需要做的事情就是不断地补充完善这个系统，使其早日发挥应有的功效。这些工作需要添置档案数据处理设备并进行大量的数据处理工作才能最终完善。
硬件基础设施建设，包括档案数字化与输入设备、网络设备、存储设备、输出设备；软件基础设施建设包括系统软件和应用软件。这些要依靠资金投入不断完善。而档案工作人员要做的就是将现有的设备充分利用起来。
（3）技术方面，有了良好的环境，还要有相应的技术来运用相关设备，做到物尽所用，才能实现档案信息化建设的目标。
因此，档案工作人员不能只单一地掌握档案方面的知识，还要学习计算机及网络方面的知识。需要知道如何运用设备进行档案信息化工作。知道如何利用计算机建立多个数据库；如何使用扫描仪将档案资料的内容从纸张上的文字、数字、图表，转换到电脑上，成为数据；如何采集档案上的有用信息，建立多种检索方式，扩大档案的利用效率。这些都需要有一定的技术作为支撑。
当然，不能要求档案工作人员成为什么都懂的全才，涉及计算机和网络方面专业性较强的问题时，仍然需要相关专业人员的协作。因此，档案信息化工作是个要求多专业人员共同完成的工作。
（4）人员方面，建立健全人才引进与培养机制，建立责任心强、知识结构、学历层次、年龄层次合理的人员队伍。
数字化环境下档案管理人才要求是：信息资源的组织者、管理者、分析者、提供者、信息利用的导航者。要求档案工作人员要有较高的文化素养；除了有本职工作的基本技术技能之外，还要有与信息相关的技能，如对计算机的运用、对网络的熟悉等；要有较强的信息意识。
水利工程档案的科学性、服务性和技术性都很强，其管理工作更是一项复杂、细致而琐碎的工作，这就要求档案管理工作者具备较高的综合素质。从事水利工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂科技档案，还要懂与水利工程相关的一些专业类别档案以及不同类别的档案的分类整理。档案人员不但要学习档案理论知识和专业技能，精通档案业务，同时，要提高思想素质，提倡爱岗敬业，增强服务意识，当好使用者的参谋。培养良好的职业道德和心理素质，提高法律意识，做到依法治档；塑造复合型人才，既要有较高的档案管理专业能力，又要知晓计算机应用和网络信息管理，还应熟悉水利工程知识。使档案管理人员切实担负起水利档案的管理的重任。
档案工作要做好，必须强调人才队伍建设。档案部门是能够做成事、能够做大事的地方，但也容易成为“安乐窝”，成为“养人的地方”；强调振奋精神，“有为才有位”；突出拔尖人才、技術型人才培养，突出岗位成才，创造人才成长环境。
（5）保密方面，要成立保密委员会制定保密条例，并严格执行。要解决“保密”与“公开”之间的矛盾，各专业人员组成档案鉴定组，对馆藏档案进行鉴定，在不违反保密条例的条件下，对部分档案内容进行解密，将档案资料转变为资讯，加大档案的利用效率。
四、结语
做好档案信息化工作的条件，不外乎“人”、“财”、“物”三个方面，而其中最重要的是“人”的因素。
“人”是水利工程档案的产生者，也是管理者，更是利用者。这三种角色缺一不可。
在档案管理工作的每个环节中，“人”是主体，没有这个主体，一切都是空谈。要转变观念的是“人”；制定制度、执行制度的是“人”；提供财力、物力的是“人”；运用设备的是“人”；对档案进行管理的是“人”。这些“人”只有把观念转变了、把制度制定好了、执行到位了、提供了充足的设备、能够充分运用相应设备进行工作、把档案管理好了，才能适应时代的变化，做好档案信息化工作，让档案更好地为水利工程建设服务，充分发挥出档案的社会效益及隐性经济效益。