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[摘要]教育信息化、校务电子化环境下，高校档案如何应势发展，可以从建立新时期高校文件材料归档规范，实行“双轨五同步”管理，提升信息资源管理理念、努力实现高校档案管理的现代化等方面，探索校园网络环境下的高校档案管理模式。
[关键词]高校档案 管理模式 校园网络
随着教育信息化的深入，我国高等院校已基本完成担当着学校教学、科研、管理和对外交流等多种角色的校园网建设。校园网的建立和完善、网上OA系统的启用、与OA系统无缝对接的档案管理系统的开发、大量电子文件与有用的数字信息的普及，为高校档案馆（室）数字化、网络化提供有效平台的同时，也是对高校档案工作的极大挑战。笔者认为，高校档案馆（室）要在教育信息化、高校电子校务中发挥应有的作用，档案管理者必须改变档案工作传统观念和管理方式，探索校园网络环境下的高校档案管理模式。
一、建立新时期高校文件材料归档范围与保管期限表，使管理更标准、更规范
1.建立高校文件材料归档范围与保管期限表。参照最新颁布的国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合沿用了十几年的《高等学校档案工作规范》、《高校实体档案分类法》，按照“机构－归档范围－保管期限”的框架，确定文书档案的归档范围。各高校可结合“三定”方案中机构的设置，各机构按照职能顺序，依次确定和编排系统的、详细的、操作性强的归档范围明细表。
2.修订文件材料保管期限。《高等学校档案工作规范》中，档案保管期限存在明显偏长或偏短的情况，如财会类档案将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间过长，视内容修订为“30年”或“10年”即可。再如，教学类档案中的新生录取名单的保管期限为“长期”，而经常提供配套利用的在校学生名册、学生成绩总册、毕业证签领册等的档案保管期限则为“永久”。应当将“录取名单”的保存期限修订为“永久”，即与其他相关档案一致。总之，归档范围内的文件材料保管期限的划分，需要进行细致修订。
3.同步生成电子文件材料归档范围与保管期限表。目前，高校电子校务中形成的电子文件归档管理还处于一种随意、无序状态。因此，各高校在开发运用档案管理系统时，可以将已制作形成的电子文件材料归档范围与保管期限表设置于归档系统中，各职能部门的业务人员在判定归档与否时，系统会自动弹出与其业务相关的归档范围与保管期限列表，这样业务人员对于应归档的文件一目了然，只要用鼠标点击相关的条目，该文件保管期限就自动生成。档案人员也可以按照系统的提示督促业务人员按要求归档。
二、实行高校档案的“双轨五同步”管理模式
电子文件操作方便，传递快捷，存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势，但由于电子文件的完整性、有效性、安全性以及法律凭证作用还有待于进一步加强和完善，档案以纸介质归档将会与以电子化归档方式并存运转很长一段时期。在这个特殊的过渡时期，高校档案工作者应采取一手抓电子档案管理，一手抓纸质档案管理的“双轨制”管理，将两种档案的信息管理紧密结合并相统一，实行“五同步”，即“同步鉴定、同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”管理模式，为将来过渡到高校档案数字化奠定坚实的基础。
1.同步鉴定。文件材料鉴定通过两个阶段进行：第一阶段是在归档前，鉴别文件价值，界定保管期限。电子档案的鉴定不仅要对信息内容进行价值判断，由于电子文件的易修改性还需要对其真实性、可靠性及合法性作出准确把握。第二阶段是在档案管理过程中，其主要任务是对已到保管期限的档案重新审查鉴定，对失去保存价值的档案鉴定销毁。这两个阶段的鉴定工作互为联系、相辅相成，为将来的电子档案管理提供方便。
2.同步归档。在文件生成、运转过程中，各职能部门电子文件要制作纸质拷贝，纸质文件要进行数字化形成电子文件。文件归档时，由文书人员核对文件材料是否完整齐全，同时核对其电子版本的真实性与原始性，若不符合要求，文书人员重新制作电子文件，反之则将电子文件保存到计算机硬盘中进行物理归档。
3.同步著录。电子文件在收发文登记及其流转过程中按照公文处理的要求进行著录，并随文件的流转而补充和确认，文件归档后，按照归档文件整理要求补充与电子文件相对应的纸质文件应包含的档案信息，如全宗号、年度、机构分类号、保管期限、件号等，电子文件与其对应的纸质文件共享这些著录信息。未经收发文处理的归档文件及电子文件著录信息采取归档时集中录入的方式进行。
4.同步整理。同一份文件的电子版本和纸质版本应该采用相同的分类方法，具有相同的保管期限，形成相同的档号，编制对应的归档信息说明。档号设置固定位数，由“全宗号－年度－机构分类号－保管期限－件号”等著录信息生成。纸质档案应备注相同电子档案的存放路径，电子档案应编制归档信息说明，如：电子文件形成时间、形成责任者、相关背景等情况的说明；电子档案配套软硬件环境的说明；数据库分类方法、分类体系、分类编号的说明；存储（格式转换、压缩等）操作说明等。
5.同步利用。在文件查阅时利用者可以通过同一“档号”，检索到纸质和电子两种类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，将可公开的电子文件在网上直接提供利用，另外还可通过刻录光盘或复制软盘提供利用。由于电子文件的真实性、凭证作用、法律效力尚未根本解决，因此在需要发挥档案凭证性作用时，可按照同一件号调阅纸质文件。
“双轨五同步”管理模式可以最大化地利用归档文件材料成果，提高了电子文件归档齐全完整程度，实现文档一体化；可以使纸质文件及其电子版本建立准确、可靠、统一的标识关系；可以有效地发挥电子文件便于利用和资源共享的优势，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案的安全，是电子文件法律效力尚不明确阶段档案整理的较好模式。
三、提升信息资源管理理念，努力实现高校档案管理的现代化
校园网络、计算机和信息技术等手段的运用，使高校档案工作呈现出信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式计算机化、服务方式网络化的发展态势。高校档案工作者必须提高自身的信息资源管理理念，运用高科技知识与手段，全面开展高校档案的现代化管理，提高档案工作各个环节的效率和质量，更好地为学校教学、建设和发展服务。
1.加强基础数据库建设。根据档案主管部门提出“存量数字化，增量电子化”的要求，高校档案馆（室）不但要实现电子文件的归档、管理和利用，还要将馆（室）藏档案分批分次地数字化，加强基础数据库建设，逐步建成档案目录数据库、学生成绩档案数据库、学位论文数据库、照片档案数据库及重大科研成果数据库等有高校特色的基础档案数据库建设。
2.利用现代化技术对档案进行管理。采用条形码自动识别技术，实现档案资料查询和检索的自动化；应用光盘技术，扩大信息存贮量，减少库房压力；利用缩微和复制技术，延长档案使用寿命；运用指纹技术、水印技术、电子印章、电子签名等现代化技术手段对档案材料进行保护。
3.开展智能化的网络信息服务模式。高校档案工作者可开辟数据库查询、在线阅读、文件下载、电子邮件、档案论坛、网络会议等多种渠道，改变以往死守库房的被动管理模式为智能化的网络检索等信息服务模式，实现多方位、一体化的信息服务。
档案信息的数字化和档案工作的网络化是高校档案管理的重要发展方向，高校档案工作者面对机遇和挑战，应当勇于创新，不断探索档案管理新模式，让高校档案馆（室）真正成为档案信息资源中心和信息服务管理中心，使高校档案馆（室）信息服务迈上一个新台阶。
参考文献：
［1］薛四新.电子校务推动高校档案管理创新［J］.中国计算机用户，2005，（3）：43．
［2］陈永成.福建省档案局局长陈永成在全省档案局馆长会议上的讲话［J］.福建档案信息，2005，（增1）：5．
［3］金银海.网络环境下高校档案馆服务的新模式［J］.兰台世界，2006，（12）：53．
（作者单位：福建福州职业技术学院）
[关键词]高校档案 管理模式 校园网络
随着教育信息化的深入，我国高等院校已基本完成担当着学校教学、科研、管理和对外交流等多种角色的校园网建设。校园网的建立和完善、网上OA系统的启用、与OA系统无缝对接的档案管理系统的开发、大量电子文件与有用的数字信息的普及，为高校档案馆（室）数字化、网络化提供有效平台的同时，也是对高校档案工作的极大挑战。笔者认为，高校档案馆（室）要在教育信息化、高校电子校务中发挥应有的作用，档案管理者必须改变档案工作传统观念和管理方式，探索校园网络环境下的高校档案管理模式。
一、建立新时期高校文件材料归档范围与保管期限表，使管理更标准、更规范
1.建立高校文件材料归档范围与保管期限表。参照最新颁布的国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合沿用了十几年的《高等学校档案工作规范》、《高校实体档案分类法》，按照“机构－归档范围－保管期限”的框架，确定文书档案的归档范围。各高校可结合“三定”方案中机构的设置，各机构按照职能顺序，依次确定和编排系统的、详细的、操作性强的归档范围明细表。
2.修订文件材料保管期限。《高等学校档案工作规范》中，档案保管期限存在明显偏长或偏短的情况，如财会类档案将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间过长，视内容修订为“30年”或“10年”即可。再如，教学类档案中的新生录取名单的保管期限为“长期”，而经常提供配套利用的在校学生名册、学生成绩总册、毕业证签领册等的档案保管期限则为“永久”。应当将“录取名单”的保存期限修订为“永久”，即与其他相关档案一致。总之，归档范围内的文件材料保管期限的划分，需要进行细致修订。
3.同步生成电子文件材料归档范围与保管期限表。目前，高校电子校务中形成的电子文件归档管理还处于一种随意、无序状态。因此，各高校在开发运用档案管理系统时，可以将已制作形成的电子文件材料归档范围与保管期限表设置于归档系统中，各职能部门的业务人员在判定归档与否时，系统会自动弹出与其业务相关的归档范围与保管期限列表，这样业务人员对于应归档的文件一目了然，只要用鼠标点击相关的条目，该文件保管期限就自动生成。档案人员也可以按照系统的提示督促业务人员按要求归档。
二、实行高校档案的“双轨五同步”管理模式
电子文件操作方便，传递快捷，存储空间小，具有传统文件无可比拟的优势，但由于电子文件的完整性、有效性、安全性以及法律凭证作用还有待于进一步加强和完善，档案以纸介质归档将会与以电子化归档方式并存运转很长一段时期。在这个特殊的过渡时期，高校档案工作者应采取一手抓电子档案管理，一手抓纸质档案管理的“双轨制”管理，将两种档案的信息管理紧密结合并相统一，实行“五同步”，即“同步鉴定、同步归档、同步著录、同步整理、同步利用”管理模式，为将来过渡到高校档案数字化奠定坚实的基础。
1.同步鉴定。文件材料鉴定通过两个阶段进行：第一阶段是在归档前，鉴别文件价值，界定保管期限。电子档案的鉴定不仅要对信息内容进行价值判断，由于电子文件的易修改性还需要对其真实性、可靠性及合法性作出准确把握。第二阶段是在档案管理过程中，其主要任务是对已到保管期限的档案重新审查鉴定，对失去保存价值的档案鉴定销毁。这两个阶段的鉴定工作互为联系、相辅相成，为将来的电子档案管理提供方便。
2.同步归档。在文件生成、运转过程中，各职能部门电子文件要制作纸质拷贝，纸质文件要进行数字化形成电子文件。文件归档时，由文书人员核对文件材料是否完整齐全，同时核对其电子版本的真实性与原始性，若不符合要求，文书人员重新制作电子文件，反之则将电子文件保存到计算机硬盘中进行物理归档。
3.同步著录。电子文件在收发文登记及其流转过程中按照公文处理的要求进行著录，并随文件的流转而补充和确认，文件归档后，按照归档文件整理要求补充与电子文件相对应的纸质文件应包含的档案信息，如全宗号、年度、机构分类号、保管期限、件号等，电子文件与其对应的纸质文件共享这些著录信息。未经收发文处理的归档文件及电子文件著录信息采取归档时集中录入的方式进行。
4.同步整理。同一份文件的电子版本和纸质版本应该采用相同的分类方法，具有相同的保管期限，形成相同的档号，编制对应的归档信息说明。档号设置固定位数，由“全宗号－年度－机构分类号－保管期限－件号”等著录信息生成。纸质档案应备注相同电子档案的存放路径，电子档案应编制归档信息说明，如：电子文件形成时间、形成责任者、相关背景等情况的说明；电子档案配套软硬件环境的说明；数据库分类方法、分类体系、分类编号的说明；存储（格式转换、压缩等）操作说明等。
5.同步利用。在文件查阅时利用者可以通过同一“档号”，检索到纸质和电子两种类型的同一文件。在提供利用时以电子文件利用为主，将可公开的电子文件在网上直接提供利用，另外还可通过刻录光盘或复制软盘提供利用。由于电子文件的真实性、凭证作用、法律效力尚未根本解决，因此在需要发挥档案凭证性作用时，可按照同一件号调阅纸质文件。
“双轨五同步”管理模式可以最大化地利用归档文件材料成果，提高了电子文件归档齐全完整程度，实现文档一体化；可以使纸质文件及其电子版本建立准确、可靠、统一的标识关系；可以有效地发挥电子文件便于利用和资源共享的优势，又便于确保具有凭证依据作用的实体档案的安全，是电子文件法律效力尚不明确阶段档案整理的较好模式。
三、提升信息资源管理理念，努力实现高校档案管理的现代化
校园网络、计算机和信息技术等手段的运用，使高校档案工作呈现出信息载体多样化、管理对象信息化、工作方式计算机化、服务方式网络化的发展态势。高校档案工作者必须提高自身的信息资源管理理念，运用高科技知识与手段，全面开展高校档案的现代化管理，提高档案工作各个环节的效率和质量，更好地为学校教学、建设和发展服务。
1.加强基础数据库建设。根据档案主管部门提出“存量数字化，增量电子化”的要求，高校档案馆（室）不但要实现电子文件的归档、管理和利用，还要将馆（室）藏档案分批分次地数字化，加强基础数据库建设，逐步建成档案目录数据库、学生成绩档案数据库、学位论文数据库、照片档案数据库及重大科研成果数据库等有高校特色的基础档案数据库建设。
2.利用现代化技术对档案进行管理。采用条形码自动识别技术，实现档案资料查询和检索的自动化；应用光盘技术，扩大信息存贮量，减少库房压力；利用缩微和复制技术，延长档案使用寿命；运用指纹技术、水印技术、电子印章、电子签名等现代化技术手段对档案材料进行保护。
3.开展智能化的网络信息服务模式。高校档案工作者可开辟数据库查询、在线阅读、文件下载、电子邮件、档案论坛、网络会议等多种渠道，改变以往死守库房的被动管理模式为智能化的网络检索等信息服务模式，实现多方位、一体化的信息服务。
档案信息的数字化和档案工作的网络化是高校档案管理的重要发展方向，高校档案工作者面对机遇和挑战，应当勇于创新，不断探索档案管理新模式，让高校档案馆（室）真正成为档案信息资源中心和信息服务管理中心，使高校档案馆（室）信息服务迈上一个新台阶。
参考文献：
［1］薛四新.电子校务推动高校档案管理创新［J］.中国计算机用户，2005，（3）：43．
［2］陈永成.福建省档案局局长陈永成在全省档案局馆长会议上的讲话［J］.福建档案信息，2005，（增1）：5．
［3］金银海.网络环境下高校档案馆服务的新模式［J］.兰台世界，2006，（12）：53．
（作者单位：福建福州职业技术学院）