依法管理档案事业刍议

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  [摘要] 档案法制建设是建设法制政府 ,实现我国社会主义现代化建设不可或缺的组成部分,加强档案的法制建设对提高档案事业的管理水平,促进档案事业发展具有极其重要的意义。本文对近几年来新昌县档案局在档案法制建设中取得的成效和存在的问题进行了深入的研究,对今后如何加强档案法制建设提出了设想。
  [关键词] 档案事业 法制建设
  
  今年是《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)颁布23周年。《档案法》颁布实施20余年来,在各级领导的关心、重视、支持下,各级各部门严格执行《档案法》和《浙江省实施<档案法>办法》,认真开展学习宣传贯彻活动,进一步增强全民档案法律观念和档案法制意识,不断提高依法管理档案工作的能力,依法管理档案事业的局面正在逐步形成,推动和促进了我县档案事业的进一步发展。
  一、现状
  (一)取得的成绩
  《档案法》颁布实施20余年来,我县各级各部门和广大档案工作者紧紧围绕县委县政府中心工作和各单位重点,认真学习宣传、贯彻实施《档案法》,坚持依法治档,使档案工作领域不断拓展,档案管理制度不断完善,档案事业得以全面发展。档案工作在我县经济、政治、文化以及社会主义和谐社会建设中发挥了重要作用。
  1、组织领导不断得到加强。县政府把贯彻实施《档案法》列入议事日程,明确了档案管理部门的行政执法主体资格,将档案馆建设列入了国民经济和社会发展规划,列入了2008年县政府十大重点工程之一;县委、县政府明确了分管领导,并能每年定期听取档案部门的工作汇报,及时协调解决工作中的重大问题;每年召开的全县档案工作会议,县人大、县委、县政府、县政协、县委宣传部领导都能出席会议并作重要讲话;在县财政经费紧张的条件下,县政府千方百计增加对档案事业的投入,在人员、经费等方面能够保证档案工作的需要,特别是近几年来,除正常的预算外,每年都增拨几十万元,用于档案事业建设;在每年的档案执法检查中,县委、县政府分管档案工作领导都能亲自带队到基层检查。领导的重视和支持,有力地促进了档案事业的发展,为全县各单位领导重视档案工作树立了榜样。
  2、社会档案意识普遍提高。通过《档案法》的普及宣传,全社会的档案意识和档案法制意识逐步深入人心,依法建好、管好、用好档案的自觉性明显提高。全县机关、团体、企事业单位,还有许多民营企业,纷纷主动要求建立和规范档案工作,并不断提升档案管理等级和水平。一些社会人士及普通群众,主动向县档案馆捐赠珍贵档案资料已蔚成风气,依法治档和对历史负责的社会环境初步形成。
  3、业务建设取得显著成绩。一是县档案馆的业务水平得到不断提升。县档案馆于1996年以全省最高分首批通过了省一级档案馆考评验收,已成为集中统一管理我县各单位各类档案资料的基地、利用档案开展爱国主义教育的基地、已公开现行文件集中向社会公开的中心和档案信息服务中心。晋升为省一级馆后,着重抓好档案信息化建设,2002年建立了新昌档案信息网站,搭起了与社会各界信息交流的平台,提升了我县档案信息化建设水平; 2002年建立了全省首家县级文件资料查阅服务中心,向社会公民提供需要查询的政策性、法规性、公益性、服务性文件,架起了党委政府与人民群众沟通联系的桥梁。档案馆业务建设取得了新的成绩,不断丰富馆藏,“十五”以来,新增档案资料27864卷、29487件;注重档案开发利用工作,为社会各界提供利用档案资料8855人次、33758卷次;《调腔艺术档案》、《梁柏台作文、日记》被列为浙江省档案文献遗产。挖掘馆藏档案信息,每年编写1-2种编研材料,《新昌县档案馆馆藏珍品荟萃》、《长毛兔之乡》、《梁柏台遗墨》等编研材料在省市获奖,《千年新昌》图文集在第十届中国(新昌)天姥山文化旅游节暨新昌建县1100周年庆典活动中进行了首发式。1999年12月,县档案局(馆)被国家人事部、国家档案局评为“九五”期间全省唯一的全国档案系统先进集体。二是机关、企事业单位的档案工作得到进一步规范化。加强了各机关、企事业单位档案信息化建设,提高了工作效率。加强科研工作,《反倾销企业档案发展对策研究》等多项课题被列入省档案局、省市社科联课题项目计划,向全省、全市推广。档案工作目标管理活动的开展,促进了全县各单位档案工作的进一步规范化,县级机关中,有70个单位的档案工作目标管理通过县级以上认定检查,其中27个单位通过省二级以上达标验收;全县16个镇乡(街道)中除3个新建街道外全部通过了省三级以上达标验收,100%的行政村建立了档案工作,有120个行政村的档案工作达到了规范化建设标准,为农村社会稳定、农业经济发展、农民收入增加提供了有效服务;全县有40家企业的档案工作分别通过国二级、省级和县级达标验收;事业单位中有58个单位通过县级以上目标管理认定,其中有1个单位达到国家二级标准,有11个单位达到省级标准;全县12个社区全部通过了县三级以上达标验收。
  (二)存在的主要问题
  在贯彻实施《档案法》过程中,我县也存在一些不容忽视的困难和问题。主要是:
  1、县档案馆馆库建设已显落后。我县档案馆现有馆库建于1986年,当时建筑面积为1100平方米,1996年县政府虽投入一定经费对县档案馆进行了扩建改造,增加了300平方米,但现有库房面积仅为630平方米。随着我县档案事业的快速发展,档案接收数量的逐年增加,现有档案馆库房条件已经很难满足新形势下档案事业的进一步发展。目前,我县档案馆共有馆藏档案资料近10万卷(册),按照档案馆库房每平方米只能存放160卷档案的标准要求和馆藏实际,现有馆库实际上已处于饱和状态。鉴于此,前几年县档案局专门向县政府写了关于要求建造县档案馆新馆库的请示,县政府十分重视,将档案馆新馆建设列入了议事日程,列入了新昌县“十一五”文化设施建设规划和文化大县创建内容,与图书馆、博物馆一起被列入2008年县政府十大实事工程。2008年要完成项目立项、相关行政许可、建筑方案设计等前期工作,2009年动工建设,2010年建成投入使用,把县档案馆建设成为选址得当、功能齐全、结构合理、符合规范、面向社会开放的新型档案馆。
  2、档案信息化建设尚处于起步阶段。根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《浙江省档案信息化建设实施意见》和浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅《关于加强信息资源开发利用工作的实施意见》的要求,在“十一五”期间,县级以上党政机关的公文、档案、资料基本实现数字化,要建成一批“数字档案馆”,并把档案馆作为政府信息公开的重要场所。对照全国、全省档案信息化建设的要求,以及我县经济社会发展的大好形势,我县档案信息化建设力度还不够,差距还很大,主要表现在:一是全县档案数据库群还没有建立,尚没有全文数据库,成为目前数字档案馆建设的瓶颈;二是全县各单位档案数字化建设尚在起始阶段,个别部门重视不够,未配备档案管理软件;三是电子文件归档和电子档案管理还没有启动,购买电子档案管理软件尚需一定的投入;四是尚未建立档案信息资源共享的系统,信息交流尚不畅通。
  3、档案工作发展还不平衡。由于对《档案法》的学习宣传不够广泛深入,社会档案意识还有待于进一步加强,一些单位的领导对档案工作欠重视,档案工作必须的人员、经费、场地、装具未能得到有效落实。档案未能实行集中统一管理,许多重要档案分散于各科室之中,使档案的完整和安全存在隐患;档案人员没有及时落实或者更替频繁,不利于档案的开展;没有独立的档案室,或者把档案室当作杂物间,档案装具不安全;档案现代化管理未能跟上,未配备档案管理软件;没有形成健全的档案管理网络,对下属单位档案工作的监督指导不力。部分重点项目建设单位档案意识和档案法制意识仍然比较淡薄,没有把档案工作纳入项目管理之中,项目档案收集不齐全,一些重要申报材料以及有关部门的批复不齐全,或者只有复印件,整理不规范;建设项目单位档案人员业务素质有待提高;一些单位只保存了一套较为齐全的档案,验收后交城建档案室,本单位就没有了;一些建设单位没有依法严格执行档案专项验收制度等等。
  二、对策
  依法管理档案事业是一项系统工程,需要各级领导重视,社会各界档案法律意识的提高,资金和人才作为保障。要快速发展档案事业,做到依法管理档案事业,我们必须要以“三个代表”重要思想为指导,认真落实科学发展观,认真贯彻实施《档案法》,不断增加对档案事业的投入,以服务大局、服务发展、服务中心为重点,服务群众为落脚点,坚持依法治档,坚持改革创新,逐步实现档案工作管理法制化、档案资源结构多元化、档案基础工作信息化和档案服务利用社会化,更好地发挥档案和档案工作在建设和谐社会中的作用。
  1、坚持依法治档,依法监督、指导和管理全县档案事业。继续深入学习宣传和贯彻实施《档案法》《浙江省实施《档案法》办法》,自觉接受市、县人大常委会和人大代表的监督指导,及时落实代表意见和建议,进一步加大执法督查力度,增强全社会档案意识,把依法治档的各项具体措施落实到位。每年要有计划开展《档案法》系列宣传活动,组织各级各部门积极开展内容丰富、形式新颖、广大人民群众喜闻乐见的档案普法宣传和纪念活动,不断扩大档案工作的影响力,增强社会档案法制观念和意识。要依法开展档案执法监督检查工作,依法检查是手段,发展档案事业是目的。通过执法检查,以达到进一步规范各单位档案工作的目的。
  2、坚持围绕大局,不断提高档案工作服务水平。我们要牢固树立始终围绕中心、服务大局的工作理念,切实增强服务意识,提高服务水平。一是要着力抓好社会主义新农村建设档案工作。按照县委、县政府关于社会主义新农村建设的总体部署,认真落实《关于在社会主义新农村建设中进一步加强档案工作的通知》要求,紧扣农村现代产业体系、农村新社区、农村公共服务体系、现代农民素质培训、村务公开、民主管理和城乡统筹发展等内容,继续开展村级档案规范化建设,力争经过1-2年的努力,全面完成全县村级档案规范化建设为全县新农村建设作出新的贡献。二是要围绕构建和谐社会和建设文明城市,做好城市社区、园林城市创建、劳动就业、社会保障等重点部门、重点行业领域的档案工作,充分发挥档案服务社会、服务群众的作用。三是要着力抓好重大活动、重点建设项目、园区建设等重点领域的档案工作。档案部门要严格按管理《重大活动档案管理办法》,建立重大会议节庆、重大事件、重要人物来访、机构撤并、文明县城创建等重大活动档案实时接收进馆和集中统一保管利用制度,确保重大活动档案的完整、齐全和有效利用;重点建设项目是我县经济持续发展的核心增长点,要严格《新昌县建设项目(工程)档案管理办法》的要求,建立健全重点建设项目档案登记和专项验收制度,通过规范重点建设项目档案验收工作,促进重点建设项目顺利进行。四是要引导各类企业利用档案信息资源增强竞争力,逐步规范民营企业档案工作,为经济建设提供有效的服务。
  3、着力推进档案信息化建设。一是要加强档案馆信息化建设。要着力抓好馆藏档案和新接收进馆档案文件级条目计算机录入和专题目录数据库建设,使馆藏档案条目100%数字化,并探索档案全文数字化工作。二是要抓好机关、企事业单位的档案信息化建设。探索电子文件归档和接收工作,构建文档一体化和馆室一体化的电子档案管理系统,实行馆室之间档案信息共享。镇乡及县级机关各部门档案室要配备专用计算机和全文数字化档案管理软件,对原配备的档案管理软件要进行升级改造,当年归档的文件资料必须同步实行计算机条目录入工作,并逐步开展室藏档案条目和全文数字化工作。三是要规范现行文件中心建设。现行文件中心是县委、县政府和县级机关发布政务信息的窗口,是为企业和群众提供查询服务的重要场所。县级机关各部门及具有行政管理职能的事业单位要积极关心和支持县文件中心建设,要及时向县文件中心报送纸质现行文件和电子文件,建立起正常的现行文件报送机制。县文件中心要不断完善内部的公开管理制度,做好现行文件的收集、整理、编目、上传、利用服务工作,充分发挥现行文件中心的作用。四是要提升档案网站建设。积极提升基础网络平台水平,要优化档案网站设置,强化网站功能,确保档案信息网络平台畅通,进一步提高网站点击率。要进一步充实和完善档案信息网的数据和内容。逐步建立起一个内容丰富、门类众多、利用便捷的网上档案馆和网上现行文件中心,使档案网站成为政府发布已公开现行文件的平台,提供政务信息、宣传档案工作的窗口,研究历史、学术交流的载体,使档案网站的内在质量再上一个新台阶。
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