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摘 要：机关文书档案管理是办公室一项最经常、最基础性的工作，涉及档案收集、整理、立卷、归档、利用以及销毁等衔接有序的过程。针对机关文书档案管理特点，结合现状分析，从中查找问题所在，并提出相应的解决策略。
关键词：文书档案 归档 问题 策略
机关文书档案是指行政机关在行政事务管理活动中产生的，由通用文书转化而来的一部分档案的习惯称谓。它记录了一个行政机关所从事的各类管理活动，能够客观地反映一个行政机关党组织、行政实施的过程，也是工作业绩与管理水平的历史记载与再现，是一项繁琐而严密的工作，能为今后拓展业务奠定坚实的基础，是领导决策的重要依据。随着档案信息化建设的发展，现行的世纪科怡档案管理系统打破传统文书档案立卷方法，从档案工作的实际需要出发，集人性化、智能化和科学化为一体，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等，界面美观统一，流程一目了然，在灵活性和可扩展性上有了很大的发挥空间。下面，就如何在网络化和数字化的新形势下，进一步做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识和体会。
一、存在问题
1.归档文件材料鉴定不严。
1.1归档文件材料不真实。文书档案是行政机关工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录，因为在文件材料的形成过程中，受客观条件的限制或主观认识的干扰，有时不能全面反映单位历史真实，甚至夸大、缩小或歪曲历史事实，如工作成绩的夸大、统计数字的失准等等，这在不同历史时期都不同程度地存在。
1.2归档文件材料不完整。一是归档门类不全。因工作性质不同，产生文件材料的数量不一，不少单位除办公室形成的红头文件外，其他科室形成的材料少，往往长时间没有文件归档。如，我局形成的文书档案以办公室、政工科为主，而财务科以财务档案、经管科以机关房产档案、公车办以机关事业单位公车档案为主，文书档案则很少。二是归档文件内容不完整。编号文件本身接不起来，缺附件，少底稿，而且缺少的往往是核心内容和重要的部分。如，报市政府的请示报告，有时把批复当成附件放在次要位置，甚至没有归档。
2.缺乏统筹规划和协调。有的单位对文书档案管理工作不够重视，随意性大，工作开展成效不大、进展缓慢、系统零散。在档案信息资源接收上，投入的人力、物力、财力不足，购买档案设备（如电脑、扫描仪、打印机等）配置较低，录入档案数据达不到高标准、严要求。另外，由于对档案信息资源建设在认识上还存在一定局限性，没有形成与时代的发展相适应的观点，对文书档案电子化的形成带来巨大阻力。
3.员工培训不足，专业素养不高。许多单位档案管理人员缺乏专业培训，没有掌握文书档案管理的精髓，對档案分类、归档等技能掌握不够熟练，达不到当前文书档案管理工作要求，难以实现文书档案管理有效化。如，有的行政机关因人员少，档案管理员往往由文秘人员兼任，大大降低了文书档案管理工作的水准，从而导致文书档案收集范围不明确、归档不符合规范、材料真伪不分明、收集工作不及时、文书档案收集缺失以及档案保管期限划分不清等问题，致使文书档案管理工作滞后。
二、解决策略
1.抓好文书规范管理工作。文书规范管理是做好档案管理工作的基础，公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切，许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做，因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如，平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，要本着“随办随归”的原则，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成，避免每年年末对本年度所有公文进行一次性鉴定分类，从而减少工作环节，避免重复工作，降低出错率，保证文书和档案的统一协调。
2.强化归档文件材料准确性鉴定工作。一份文件经过一段时间的归整处理，待涉及的事务处理完毕，即可对其保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度进行初步的筛选和整理。如，我局文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。凡是由我局制发的行政经费管理、机关房产管理、机关事业单位公车编制管理等重要业务文件材料，关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级关于重要业务的批复、来文等文件材料属于永久保管；其他归档的文件材料属于定期保管，以备随时查阅和调用，使档案工作平时化、平常化。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作，在文件材料的形成过程中，受客观条件限制或主观认识干扰，存在不同程度的夸大、缩小或歪曲历史事实现象，这些失准的材料是片面认识、失误工作的真实反映。档案管理人员不可能也不允许改正档案材料原件内容，同时也有责任有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。在文件材料归档时，应由责任人进一步核实鉴别，并在案卷检查人栏签字或以其它形式确认归档文件的准确性。
3.加强对档案工作者的培训工作。行政机关应当广泛吸纳人才，加强档案领域人才数量的自身积累，要明确一名班子成员具体负责本单位档案工作的领导，并配备相应的具有档案专业知识和业务能力的工作人员，协助做好文件的收集、整理、归档、移交、鉴定、销毁等档案管理工作。同时，必须对档案管理人员实行统一的、高标准的正规化培训，让他们认真掌握和熟悉世纪科怡档案管理系统的使用方法，电子档案的形成过程和具体要求。另外，档案管理人员要加强自学，积极参加各种培训，特别是在电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，如收文中从签收、登记、拟办、打印、用印、分发等，每道环节都须按规定程序落到实处，任何一个环节出现问题都会影响到整体档案管理的质量。档案工作者在进行存档处理时，要对文件进行数字化扫描处理，上级批复文件、本机关请示、相关业务文件等要从上到下依次排列，以保证文书档案的准确性和原始性，卷内文件页号应按顺序连续排列，以免因材料的缺失，使一些文件材料不能最终归档。
4.严格考核制度。统一标准，规范建设，是实现电子档案管理系统建设的基本保证。机关文书材料归档工作时间紧，任务重，需建立必要的规章制度和行业标准，要将这一工作列入议事日程，认真贯彻执行上级管理部门的统一标准，提高认识，使机关文书档案的管理工作步入正轨。要把这项工作列入业务工作的考核之中，从领导到具体人员都形成责任感和主动性，档案主管部门也要随时进行指导，只有这样才能保证按时完整地完成机关文书档案管理工作。机关文书档案管理工作在行政机关事务管理工作中发挥着举足轻重的作用，只有充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，充分利用档案材料和档案信息的有效价值，指导和服务于日常业务工作。
参考文献：
[1]深圳市世纪科怡档案管理系统用户手册.
[2]赵魏 试论文书档案管理工作的信息化 黑龙江 史志 2012（12）.
[3]梁军萍 怎样做好机关文书档案管理工作 十堰职业技术学院学报 2010年8月.
[4]李佳琳 实施现代化档案管理 现代经济信息 2012（13）.
作者简介：姜海峰（1969.08—）；性别：男，籍贯：山东省乳山人，学历：本科，毕业于山东省委党校；研究方向：档案管理。
关键词：文书档案 归档 问题 策略
机关文书档案是指行政机关在行政事务管理活动中产生的，由通用文书转化而来的一部分档案的习惯称谓。它记录了一个行政机关所从事的各类管理活动，能够客观地反映一个行政机关党组织、行政实施的过程，也是工作业绩与管理水平的历史记载与再现，是一项繁琐而严密的工作，能为今后拓展业务奠定坚实的基础，是领导决策的重要依据。随着档案信息化建设的发展，现行的世纪科怡档案管理系统打破传统文书档案立卷方法，从档案工作的实际需要出发，集人性化、智能化和科学化为一体，以“文档一体、综合管理、馆室衔接”为原则，涵盖了档案业务处理的全过程，包括文件管理、档案管理和资料管理，以及业务处理流程中的收集、整理、保存价值鉴定、保管、统计、检索、编研、开发利用以及档案的移交和接收等，界面美观统一，流程一目了然，在灵活性和可扩展性上有了很大的发挥空间。下面，就如何在网络化和数字化的新形势下，进一步做好文书档案管理工作，谈几点粗浅的认识和体会。
一、存在问题
1.归档文件材料鉴定不严。
1.1归档文件材料不真实。文书档案是行政机关工作活动的原始记录，但不一定是真实的记录，因为在文件材料的形成过程中，受客观条件的限制或主观认识的干扰，有时不能全面反映单位历史真实，甚至夸大、缩小或歪曲历史事实，如工作成绩的夸大、统计数字的失准等等，这在不同历史时期都不同程度地存在。
1.2归档文件材料不完整。一是归档门类不全。因工作性质不同，产生文件材料的数量不一，不少单位除办公室形成的红头文件外，其他科室形成的材料少，往往长时间没有文件归档。如，我局形成的文书档案以办公室、政工科为主，而财务科以财务档案、经管科以机关房产档案、公车办以机关事业单位公车档案为主，文书档案则很少。二是归档文件内容不完整。编号文件本身接不起来，缺附件，少底稿，而且缺少的往往是核心内容和重要的部分。如，报市政府的请示报告，有时把批复当成附件放在次要位置，甚至没有归档。
2.缺乏统筹规划和协调。有的单位对文书档案管理工作不够重视，随意性大，工作开展成效不大、进展缓慢、系统零散。在档案信息资源接收上，投入的人力、物力、财力不足，购买档案设备（如电脑、扫描仪、打印机等）配置较低，录入档案数据达不到高标准、严要求。另外，由于对档案信息资源建设在认识上还存在一定局限性，没有形成与时代的发展相适应的观点，对文书档案电子化的形成带来巨大阻力。
3.员工培训不足，专业素养不高。许多单位档案管理人员缺乏专业培训，没有掌握文书档案管理的精髓，對档案分类、归档等技能掌握不够熟练，达不到当前文书档案管理工作要求，难以实现文书档案管理有效化。如，有的行政机关因人员少，档案管理员往往由文秘人员兼任，大大降低了文书档案管理工作的水准，从而导致文书档案收集范围不明确、归档不符合规范、材料真伪不分明、收集工作不及时、文书档案收集缺失以及档案保管期限划分不清等问题，致使文书档案管理工作滞后。
二、解决策略
1.抓好文书规范管理工作。文书规范管理是做好档案管理工作的基础，公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切，许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做，因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如，平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，要本着“随办随归”的原则，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成，避免每年年末对本年度所有公文进行一次性鉴定分类，从而减少工作环节，避免重复工作，降低出错率，保证文书和档案的统一协调。
2.强化归档文件材料准确性鉴定工作。一份文件经过一段时间的归整处理，待涉及的事务处理完毕，即可对其保存进行价值评估，根据公文的类别和重要程度进行初步的筛选和整理。如，我局文书档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。凡是由我局制发的行政经费管理、机关房产管理、机关事业单位公车编制管理等重要业务文件材料，关于机构、人事等凭证性文件材料以及上级、同级关于重要业务的批复、来文等文件材料属于永久保管；其他归档的文件材料属于定期保管，以备随时查阅和调用，使档案工作平时化、平常化。鉴定工作直接决定档案的存毁，是文书档案管理中非常重要同时也是难度最大的一项工作，在文件材料的形成过程中，受客观条件限制或主观认识干扰，存在不同程度的夸大、缩小或歪曲历史事实现象，这些失准的材料是片面认识、失误工作的真实反映。档案管理人员不可能也不允许改正档案材料原件内容，同时也有责任有义务对其进行鉴别、评价，以指导利用者。在文件材料归档时，应由责任人进一步核实鉴别，并在案卷检查人栏签字或以其它形式确认归档文件的准确性。
3.加强对档案工作者的培训工作。行政机关应当广泛吸纳人才，加强档案领域人才数量的自身积累，要明确一名班子成员具体负责本单位档案工作的领导，并配备相应的具有档案专业知识和业务能力的工作人员，协助做好文件的收集、整理、归档、移交、鉴定、销毁等档案管理工作。同时，必须对档案管理人员实行统一的、高标准的正规化培训，让他们认真掌握和熟悉世纪科怡档案管理系统的使用方法，电子档案的形成过程和具体要求。另外，档案管理人员要加强自学，积极参加各种培训，特别是在电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，如收文中从签收、登记、拟办、打印、用印、分发等，每道环节都须按规定程序落到实处，任何一个环节出现问题都会影响到整体档案管理的质量。档案工作者在进行存档处理时，要对文件进行数字化扫描处理，上级批复文件、本机关请示、相关业务文件等要从上到下依次排列，以保证文书档案的准确性和原始性，卷内文件页号应按顺序连续排列，以免因材料的缺失，使一些文件材料不能最终归档。
4.严格考核制度。统一标准，规范建设，是实现电子档案管理系统建设的基本保证。机关文书材料归档工作时间紧，任务重，需建立必要的规章制度和行业标准，要将这一工作列入议事日程，认真贯彻执行上级管理部门的统一标准，提高认识，使机关文书档案的管理工作步入正轨。要把这项工作列入业务工作的考核之中，从领导到具体人员都形成责任感和主动性，档案主管部门也要随时进行指导，只有这样才能保证按时完整地完成机关文书档案管理工作。机关文书档案管理工作在行政机关事务管理工作中发挥着举足轻重的作用，只有充分重视此项工作，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，充分利用档案材料和档案信息的有效价值，指导和服务于日常业务工作。
参考文献：
[1]深圳市世纪科怡档案管理系统用户手册.
[2]赵魏 试论文书档案管理工作的信息化 黑龙江 史志 2012（12）.
[3]梁军萍 怎样做好机关文书档案管理工作 十堰职业技术学院学报 2010年8月.
[4]李佳琳 实施现代化档案管理 现代经济信息 2012（13）.
作者简介：姜海峰（1969.08—）；性别：男，籍贯：山东省乳山人，学历：本科，毕业于山东省委党校；研究方向：档案管理。